The document discusses the role and responsibilities of the Office of the CIO (Chief Information Officer) in a company. It aims to ensure IT governance and alignment of IT with business objectives. It oversees various IT functions including project management, information security, and ensures all systems and processes are optimized to provide value to stakeholders.

1. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬
‫סיכום מפגש – שולחן עגול בנושא ‪Office of the CIO‬‬
‫)‪ ,IT Governance‬ניהול פורטפוליו, ניהול דרישות, ניהול משאבים, כלים ועוד (‬
‫במפגש נכחו ארגוני משתמשים מתעשיות שונות. נציגי הארגונים היו: מנהלי מחלקות ‪Office of the‬‬
‫‪ ,PMO/CIO‬מנהלי מערכות מידע, אגף פיתוח, יישומים ארגוניים, ועוד. מטרת הדיון הייתה להעלות נושאים,‬
‫אשר רב ארגני ה-‪ IT‬מתמודדים עמם כיום במסגרת ניהול ה-‪ ;IT‬לחלוק את הניסיון הקיים בתחום זה; וכן לבחון‬
‫את בשלות הכלים הקיימים.‬
‫מהו מקור חשיבותו של ‪?(ITG) Office of the CIO‬‬ ‫•‬
‫הארגונים הסכימו, כי ניהול ה-‪ IT‬הנו נושא חשוב ומרכזי. התלות גוברת של התעשיות ב-‪ IT‬תובעת מארגוני ‪IT‬‬
‫להפסיק להיות quot;קופסא שחורהquot; בידי ההנהלה. המשתמשים דורשים כיום לדעת ולהבין את הקצאת הכספים ב-‬
‫‪ ,IT‬וכן את ההחזר האמיתי על ההשקעה ב - ‪.IT‬‬
‫המשפט המתאר את ‪ IT‬בצורה הטובה ביותר הנו: quot;הסנדלר הולך יחףquot;... לארגוני ה - ‪ IT‬אין כיום כלים בשלים,‬
‫המאפשרים להפיק את כל המידע הנדרש לניהול ‪ .IT‬בעוד ש - ‪ IT‬אחראי על רוב המשאבים בארגון, עדיין אין‬
‫מידע אמיתי וזמין בכל עת לגבי מצב האמיתי של המשאבים. יותר מתמיד, ‪ IT‬מחפש מידע ‪ ,online‬המרכז‬
‫את כל הנתונים והאירועים על מנת לקבל אינפורמציה רלוונטית מראש, ולא ככלי לניתוח אירוע שכבר קרה.‬
‫‪ IT‬זקוק למידע על כל המשאבים הנמצאים ברשותו בכל רגע נתון, וכמו כן עליו לזהות את המשאב המהווה את‬
‫quot;צוואר הבקבוקquot;. בנוסף, ‪ IT‬צריך לקבל תמונה מלאה לגבי תכנון, תקציבים, סטאטוס של פרויקטים קיימים,‬
‫הזמנות, תקלות ועוד. הכלים הקיימים לניהול פרויקטים ופורטפוליו אינם מספקים פתרון מלא ואינם מהווים כלי‬
‫אמיתי לקבלת החלטות, כזה המסוגל להציג את הבעיות למנמquot;ר עוד לפני שהן תקרנה. בגדול, מדובר בכלי ‪,BI‬‬
‫אשר מאפשרים לרכז את המידע הנדרש במקום אחד- על ה-‪ Dashboard‬של מנהלים.‬
‫אחד הארגונים ציין, כי ‪ IT‬נכנס לתחום של ניהול פורטפוליו בעקבות לטיפול בנושא אחר: ניהול הספקים‬
‫בפרויקטי מיקור חוץ אסטרטגיים, כולל תחזוקה וניהול שינויים. לשם כך, נבנו כלים ייעודיים. לאחר איסוף וניתוח‬
‫הנתונים שהצטברו במערכת ה- ‪ ,EPM‬ראה המנמquot;ר שלטובת שיפור ניהול ה-‪ IT‬נדרש כלי תומך בקבלת‬
‫החלטות, אשר יאפשר מהלך של שיפור מתמיד הן בנראות פנימית, והן כלפי quot;לקוחותquot; ה - ‪ IT .IT‬חייב להיות‬
‫מנוהל בדומה לבית עסק. כאמור, המנמquot;ר זקוק כיום ל – ‪ ,Dashboard‬המציג בפניו את מדדים העיקריים של‬
‫‪ ,IT‬את התקדמות הפרויקטים הגדולים, ואת ניצולת התשתיות.‬
‫יחידת ה-‪ IT‬נבחנת כיחידת רווח והפסד לכל דבר: הוצאות ה-‪ IT‬לעומת ערך עסקי, איכות שירותי ‪ IT‬ועוד. כיוון‬
‫שערך ה - ‪ IT‬נמדד כעת בקפדנות, נוצר קושי בקבלת תקציבים לצרכים הפנימיים של ‪ .IT‬חלק מהרווחים של‬
‫‪ IT‬באים ממתן שירותי מיקור חוץ ללקוחות, וחלק אחר מקורם בעשיית הפרויקטים עבור הלקוחות. לרוב, ‪IT‬‬
‫מנוהל ללא כלים מתוחכמים, זאת אף על פי שהוא פועל בסביבה מאוד דינאמית. בדיוק כמו הארגון העסקי, הוא‬
‫חייב להיות ערוך לשינויים עסקיים תמידיים, תקציבים ותוכניות עבודה משתנים לעיתים כליל בעקבות רכישות‬
‫חברות חדשות או התמודדות עם המתחרים.‬
‫ארגון גלובלי עם מספר שלוחות המפוזרות בכל העולם מתאר מצב דומה. הארגון דורש התייעלות מתמדת מה-‬
‫‪) IT‬הורדת עלויות פר עובד(. גם בארגון מבוזר רוצים להגיע לניהול ‪ IT‬מרכזי. נכון להיום, קיימות בחברה‬
‫מחלקות הנתפסות כמקורות רווח, כמו מרכז ההדרכה, ולכן קל להן לקבל תקציבים ומשאבים. המטרה היא‬
‫לגרום לארגון לראות בצורה דומה גם את ה-‪ ,IT‬ומכאן שעל ה - ‪ IT‬להיות מסוגל להראות את הערך העסקי‬
‫לחברה. ‪ IT‬חייב להתחיל לייחצן את עצמו כלפי הארגון. בשלב זה, ‪ IT‬נמצאים תמיד בסוף סדרי העדיפויות.‬
‫לפעמים, המצב הוא אבסורדי עד כדי כך שקל יותר לקבל תקציבים לעובדי השמה מאשר לקבל משאבים‬
‫נוספים ל-‪.IT‬‬

2. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬
‫עולם ה - ‪ IT‬עבר אבולוציה, אשר מאפשרת ואפילו דורשת למחשב את התהליכים בתוך יחידות ה‪ .IT‬היום יותר‬
‫מתמיד חסר ניהול אמיתי של ‪ :IT‬הפרויקטים אינם מתנהלים כראוי, אין נראות אמיתית של תוכנית עבודה, אין‬
‫תהליכים מסודרים לתעדוף ההשקעות, ואין יכולת ניתוחית של סטאטוס הפרויקט.‬
‫מסיבה זו, חשוב לבדוק כלים לניהול תהליכי ה-‪ .IT‬כלי שיתמוך בקבלת החלטות של ‪ IT‬בתכנון של תוכניות‬
‫העבודה ויאפשר לסווג את השקעות ‪ IT‬על פי היעדים האסטרטגים של הארגון. על ‪ IT‬קיים לחץ להורדת עלויות‬
‫ומשאבים, למרות שהדרישות רק עולות.‬
‫דפוסי העבודה השכיחים בארגונים, הכלים הנמצאים בשימוש והמלצות‬ ‫•‬
‫אחד הארגונים ציין, שבתוך יחידת ה-‪ IT‬קיים משרד ‪ ,Office of the CIO‬האחראי על תוכנית אסטרטגית ל-‪,IT‬‬
‫ניהול חוזים, וכן ניהול שירות לקוחות פנימיים ברמת שקיפות גבוהה הן מבחינה התקציבית והן מבחינה רמת‬
‫השירות. ניהול הפעילות הנquot;ל מבוצעת בעזרת פתרון ‪ Project and Portfolio Mngt Center‬של ‪IT ) HP‬‬
‫‪ Governance‬של מרקורי וקינטנה לשעבר(.‬
‫ההטמעה של כלי ל-‪ IT Governance‬באה בעקבות ההבנה, כי בעוד שכל אחד עובד על גיליונות האקסל‬
‫הפרטיים שלו - אין כלי אחד שמרכז את כל הדרישות של המשתמשים, מראה את הסטאטוס של דרישות‬
‫פתוחות, תומך בקבלת החלטות ובתהליכי אישורים, ומציג את כל המידע באופן מרוכז. גם אחרי שתוכנית‬
‫העבודה גובשה ויצאה לפועל, ניתן לעקוב אחרי התקדמות המימושים ביתר יעילות בעזרת הכלי. אנשים‬
‫מדווחים על סיום המשימה, על סטאטוס ההתקדמות וכquot;ד. בנוסף נבנה מוצר וובי שהתחבר ל-‪ ITG‬לדיווח‬
‫שעות. השעות מדווחות לפי חבילות העבודה כולל סיום המשימות.‬
‫בסופו של דבר, ההטמעה של פתרון ‪ ITG‬לא הייתה מוצלחת כפי שקיוו. נעשה ניסיון לכפות על הכלי את שיטת‬
‫העבודה המטריציונית שכבר קיימת בחברה, וכמו כן ניסו לאלץ את הכלי לעבוד בדיוק לפי תהליכי העבודה‬
‫הקיימים, מה שהפך אותו לכבד מאוד ובעל זמני תגובה איטיים. בנוסף, הטמעה והדרכה לקחו זמן רב, שכן היה‬
‫קשה לשנות הרגלים של אנשי שטח שנדרשו לדווח על כל פעילותם. מנהלים רוצים לקבל מידע מהימן על סמך‬
‫הדיווחים מהשטח ולכן יש חשיבות רבה לכך, שהכלי יהיה ‪ .user friendly‬כאשר מטמיעים פתרון מסוג זה,‬
‫חייבים להתחשב לא רק בצרכי ההנהלה, אלא גם בנוחותם של אנשי השטח.‬
‫בפתרון קיימים 2 מודולים ו – ‪ ,Dashboard‬המותאם לצרכים עסקיים ומוצג בצורה של פורטלים; ‪Workbench‬‬
‫– כלי דמוי ‪ .Project‬ידוע, כי משתמשים מעדיפים לעבוד עם ‪ ,MS Project‬ו-‪ ITG‬לא התממשק בצורה טובה‬
‫ל - ‪ .Project‬חשוב לציין, שבגרסה החדשה של ‪ Portfolio Center‬נעשים סנכרון וייצוא הנתונים בצורה‬
‫הרבה יותר טובה, מה שמאפשר למשתמשים להמשיך לעבוד עם ‪ Project‬ולראות את כל התמונה בצורה‬
‫מסודרת במודול של ‪ ITG‬לניהול דרישות.‬
‫נכון להיום, ייזום של פרויקט חדש עובר ב-‪ ITG‬המון שלבים של אישורים – דבר המסרבל את המימוש הטכני,‬
‫משום שחייבים לעבור פורמטים רבים בדרך. המשתתפים המליצו להפוך את תהליך האישורים לפשוט יותר.‬
‫‪ Workflow‬מסובך אינו משרתת את טובת הכלל אלא מקשה, בסופו של דבר, על האדם האחראי על‬
‫התהליך הכולל להתקדם. עוד ממליצים הלקוחות לרדת ברמת הדיווח על המשימות. ככל שהתהליך יהיה‬
‫פשוט יותר ומסורבל פחות, כך קיים סיכוי טוב יותר להירתמות של משתמשים ולקבלת הנתונים מהימנים.‬
‫נושא חשוב נוסף הוא חיבור למערכת התקציב ‪) ERP‬דוגמת ‪ ,(Oracle Application‬שמתאים לפרויקטים‬
‫ללקוחות חיצוניים אך לא נותן פתרון לפרויקטים פנימיים של ארגון. גם ארגון שהשתמש ב-‪ PS‬של ‪ SAP‬ציין,‬
‫שהפתרון אינו מתאים לניהול פרויקטים פנימיים ומכיל בתוכו מידע רב שאינו שימושי.‬
‫המשתתפים גם המליצו על שימוש במוצר ‪ BAC‬של מרקורי הנותן מידע מצוין לגבי מצב המערכות. ‪ BAC‬הנו‬
‫מוצר שבודק את חווית המשתמש הסופי, )‪ ,(end user experience‬מאמת את פעולות המשתמש הסופי,‬
‫ומגלה תקלות שהיו מתפספסות בעבר.‬

3. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬
‫לפתרון בעיית הקושי במדידת איכות הפיתוח פותחה תוכנה, הבודקת את התוכנות החדשות לפי‬
‫פרמטרים קבועים מראש של איכות התוכנה. הפרמטרים נקבעים בטרם מועברת התוכנה לבדיקה. פרקטיקה‬
‫זו הצליחה לתרום לירידה בתקלות בייצור בגובה עשרות אחוזים. דוגמה ליחסים בין ‪ QA‬לבין אנשי הפיתוח‬
‫בארגון הנו 007:04.‬
‫ארגון נוסף גילה, כי הוא נמצא בשלב האחרון של הטמעת הכלי ‪ PS Next‬של ‪ ,Xioma‬אשר עבר יישום מוצלח‬
‫ב-‪ ,IT‬ועומד להיות מותקן בכל הארגון. מערכת זו מאפשרת לכל הגורמים לדווח על כמות השעות שהושקעו‬
‫לפי פרויקט ולפי סוג הפעילות: תחזוקה, פיתוח חדש, וכquot;ד. ניתוח השקעת השעות נעשה ברמה מערכתית ולא‬
‫ברמת העובד הפרטני. בנוסף, קיימת אינטגרציה בין מערכת שעות לבין ‪ .PSNEXT‬דיווח השעות הנו באחריות‬
‫המתכנתים ונעשה בסוף היום – שכן התגלה, כי לדיווח שעות חד שבועי אין כמעט כל ערך. לעומת זאת, כיום‬
‫מדווחים במערכת כ - %79 מהפעילות, כולל דיווח של עובדי קבלנים, ובקרה על אמינות הדיווח.‬
‫דיווח שעות לפי פעילות חשף תהליכים לא יעילים, ולכן בעקבות השימוש במערכת ו-‪ Dashboard‬של מדדים‬
‫קריטיים, הצליח ‪ IT‬לשפר תהליכי עבודה רבים ולהוביל לצמצום האחוז שהופנה לפעילות תחזוקתית לעומת‬
‫הפיתוח מ-%07 ל-%04. תקציב ה-‪ IT‬מתחלק כיום לרוב ל-%03 תחזוקה, %02 - ‪– CR- change request‬‬
‫דרישות לא מתוכננות מראש, ו-%05 לפיתוח.‬
‫ניהול בקשות ומעקב אחרי החלטות מנוהל בעזרת ‪Action Base‬‬
‫ניהול דרישות מבוצע בעזרת פיתוח ייעודי, אשר מתקשר אל מערכת ה ‪ PSNEXT‬וממכן את תהליך העברת‬
‫הדרישות דרך רפרנטים שנמצאים בכל מחלקה ומסבירים את הצורך העסקי של פרויקטים. מיכון התהליך עוזר‬
‫לתעדף ביתר הקלות בין הפרויקטים. ל-‪ IT‬יש היום יכולת לתמחר את הפרויקט הנדרש, כך שלעיתים לקוח,‬
‫שרואה את כמות ההשקעה הנדרשת לביצוע פרויקט לפני תחילתו, יכול גם להחליט שהשקעה זו גבוהה ממה‬
‫שחשב, וכדאי לו לוותר עליה לטובת פרויקט יותר קריטי למחלקתו.‬
‫ישנם ארגונים שה-‪ IT‬שלהם נמצא במיקור חוץ. היתרון הבולט של מיקור חוץ הוא בכך, שהדבר מאלץ את‬
‫הארגון לעבוד בצורה מבנית ומסודרת, ומפנה להנהלת ה-‪ IT‬זמן להחלטות אסטרטגיות ובקרה שוטפת אחרי‬
‫הביצועים תפעוליים, כגון: עומס על שרתים, ניצול דיסקים, דיווחי תקלות, זמני טיפול בבעיות ועוד. כאשר‬
‫הנהלת ה-‪ IT‬אינה נדרשת לעסוק בתפעול היומיומי, היא מתפנה לניהול ה-‪ IT‬ובחירה במתודולוגיות ושיטות‬
‫ניהוליות, כולל בחינת כלים התומכים בתהליכים אלה. חשוב לציין, שכלים לניהול הפורטפוליו הארגוני נבחנו‬
‫בעבר ונפסלו בשל עלות גבוהה מידי.‬
‫דוגמה נוספת באה לתאר מבנה ארגוני בכולל יחידת ‪ PMO‬בכל חטיבה )וגם ב-‪ .(IT‬משתתפים התריעו על כך‬
‫שלניהול יעיל של ארגון ה-‪ IT‬חסר היום הוא ‪ ERP‬ל-‪ ERP .IT‬עם צד פיננסי חזק ומוכוון פיתוח - ‪core‬‬
‫‪ .business‬אולם, אחרי בדיקה של רב הכלים הנמצאים כיום בשוק, מבינים שאין כלי אחד שנותן את כל‬
‫הפתרון באופן מלא ל-‪ .IT‬כמובן שאפשר להמשיך לעבוד עם ‪ Project‬ו-‪ ,Excel‬אך פתרון זה אינו מספק‬
‫נתונים בזמן האמת, פרויקטי ‪ IT‬גדלים כל הזמן, וב-‪ IT‬כבר יש ערבוב בין כלים ותשתיות רבים. הלקוחות ציינו,‬
‫שפתרון יבוא מבניית ממשקים בין מערכות לניהול פרויקטים, דיווח שעות, תקציבים ניהול דרישות; הכול‬
‫יתממשק ל-‪ CMBD‬אחד מרכזי ול-‪ .BAC‬לפני שמחברים מספר מערכות יחד ורוצים לשקף נתונים מכמה‬
‫עולמות ב- ‪ Dashboard‬אחד, חייבים להחליט עד לאיזו רזולוציה רוצים באמת לרדת, מהן המטרות שרוצים‬
‫להשיג, איפה ניתן יהיה לראות תיעדוף של כולם ועוד. בנוסף, חסרה ל-‪ IT‬גם תוכנה לניהול תקציבי ה-‪,IT‬‬
‫תוכנות ארגוניות לתכנון התקציב אינן מתאימות לצרכי ה-‪ .IT‬חיפשו להוריד מהאינטרנט תוכנה לא גדולה‬
‫עם ‪ WF‬לא מורכב עבור אישורים אך ללא הצלחה.‬
‫ארגון נוסף ביצע בדיקה של כלים ‪ IT Governance‬ו - ‪ , PPM‬כלים שאמורים להוריד את הזמן המושקע כיום‬
‫בבקרה היומיומית, להפנות אותו למשימות אסטרטגיות יותר.‬
‫באופן כללי, קיימת תחושה שהכלים הנם ‪ Over spec‬לדרישות הבסיסיות ועלותם גבוהה. הארגון אינו בשל‬
‫לכלי שלם ומורכב, כפי שמציעים הספקים, וזאת למרות שההתרשמות לאחר בדיקה של ‪Rational ,HP‬‬
‫ו- ‪ Portfolio Microsoft‬שהכלים הקיימים מציגים חזון שהארגון מאוד מעוניין בו.‬

4. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬
‫לעת עתה הוחלט להתמקד ביצירת תרבות ארגונית אשר תואמת את המנגנונים של ‪ , IT Governance‬וזאת‬
‫על ידי יצירת מתודולוגיה וכלים quot;ביתייםquot; אשר יאפשרו בעתיד להטמיע כלים כגון אלה ביתר קלות.‬
‫המתודולוגיה הנוכחית מאפשרת להם למסד תהליכים כגון בקרת פרויקטים וניהול תוכניות עבודה.‬
‫אם זאת יש רצון להרחיב את :‬
‫• אופן בחירה ותעדוף של ההשקעות ‪.IT‬‬
‫• יכולת ההצגה של התפלגות ההשקעות.‬
‫• יכולת לדרג את הפרויקטים לפי הערך העסקי שהם מביאים )היום מתבסס על תחושת בטן(.‬
‫• ביצוע תכנון מסודר יותר של תוכנית העבודה השנתית עם רמת בקרה אוטומטיות יותר.‬
‫שיטת העבודה בארגון נוסף: בתחילת השנה, עושים חשבון של רמת ה - ‪ capacity‬של ה-‪ .IT‬לאחר מכן,‬
‫מחשבים את כמות ימי העבודה נטו, מורידים מהם את הזמן שנדרש לתחזוקה השוטפת )מחושב על סמך נתוני‬
‫העבר( וכך יודעים מהו quot;התקציבquot; של ימי פיתוח שיש ללקוחות בימי עבודה. עבודות התחזוקה )טיפול בבאגים‬
‫לרוב( נקבעות בעקבות ישיבות המתרחשות אחת לחודש בין ראשי צוות לבין התוכניתנים. בנוסף, בארגון קיים‬
‫משרד של ‪ 3) PMO‬אנשים( האחראי על בניית הגאנטים, תקציבים, וניהול הלקוחות הפנימיים. כלים לניהול‬
‫‪ Project Server :IT‬ואקסלים לניהול גאנטים ודיווח שעות. ראשי צוות ותוכניתנים מדווחים על כל המשימות:‬
‫,תחזוקה, מחלות, ימי חופש לתוך המערכת. הדיווח נעשה גם לפי חלוקה למשימות שוטפות ומשימות פיתוח.‬
‫חשוב שדיווח על משימות ושעות ייעשה דרך מסך אחד וצורה נוחה דרך ‪ SharePoint‬למשל.‬
‫לקוח ממליץ של שימוש ב-‪ ,SharePoint‬שם קל מאוד לבנות את הטפסים הנדרשים, קיים מיני ‪,workflow‬‬
‫ניתן לבנות קטלוג דוquot;חות, משתמשים יכולים לראות בקלות את כל השעונים ומדדים, ניתן לחשוף להם את אבני‬
‫הדרך של פרויקטים. נכון להיום, רק ‪ IT‬מדווח על שעות בצורה וובית.‬
‫מה שחסר עדיין, זהו כלי לניהול דרישות )נעשה היום באקסל(. בעיה בכלים כדוגמת ‪ test director‬לניהול‬
‫דרישות שאין להן עדכון אוטומטי של נתונים.‬