Bpm Round Table Summary
•
0 likes•268 views
1. The document discusses how BPM (Business Process Management) can help organizations improve processes and systems. 2. It provides examples of how BPM was used to streamline an ERP system implementation and ensure compliance with SOX regulations. 3. The document recommends that the company discussed should implement BPM to document processes, integrate systems, and continuously improve operations.
More Related Content
What's hot
What's hot (14)
Viewers also liked
Viewers also liked (17)
Similar to Bpm Round Table Summary
Similar to Bpm Round Table Summary (17)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
Bpm Round Table Summary
- 1. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax פברואר 7002 סיכום מפגש BPM משתתפי הדיון הנם מנהלי מחלקות שונות ב- ) ITתשתיות, אפליקציות( מסקטורים שונים. תחום ה- BPMעדיין בחיתוליו, ולכן חלק מהמשתתפים הנם בשלבי חשיבה על כניסה לתחום, וחלקם התנסו בשימוש בכלי BPMלצורך ממוקד. התועלות ממוצרי ה- BPMאינן ברורות עדיין רוב המשתתפים ציינו כי התועלות משימוש בכלי BPMאינן ברורות להם עדיין. גם נושא ההגדרה של מהם בדיוק כלי BPMאינו לגמרי ברור, ובמיוחד מבלבלת היא השאלה – מהו תפקידן של חבילות האפליקציות? מהי פונקציונאליות ה- BPMשחבילות אלה כוללות כיום ויכללו בעתיד? האם יש מקום ליישום חבילות Best of Breedחיצוניות ואם כן, לאיזה צורך? הועלתה השאלה האם כלים מסוג אלה צריכים לטפל בנושא ה Activationשל תהליכים – או שכדאי להשאיר נושא זה לטיפול החבילות האפליקטיביות? אחד המשתתפים ציין כי לדעתו לא מושם מספיק דגש על נושא התועלת למשתמש ולארגון. כמה תועלות שהמשתתפים ציינו כתועלות ברורות של יישום :BPM • יישום כלי BPMמספקים לארגון יכולת להפריד בין ניהול התהליך לבין הפרזנטציה, כך שאם יש שינוי בלוגיקה העסקית לא תהיה לזה השפעה quot;כואבתquot; • כלי BPMמאפשרים יצירת שפה משותפת בארגון – גם בין המחלקות העסקיות וגם בין ה- ITלביזנס • פיתרון שיכול להתאים לצרכי SOXבארגון גישות שונות ליישום כאמור, רק חלק ממשתתפי הדיון יישמו כלי BPMבפועל, ולכל ארגון הייתה גישה שונה ליישום. כמה דוגמאות של יישומי BPMבארגונים: • יישום מוצר מידול תהליכים ) (BPAלצורך העלאת ERP SAPלאוויר. מה שאפיין את יישום ה- ERPהוא האופי הלא סטנדרטי שלו, לא ניתן היה להעלות Best Practice קיים )לכן גם לא נבחר ה (Solution Managerוהיה צורך לבצע הרבה התאמות. מוצר ה- BPMיושם על מנת לקשר בין התהליכים המתוכננים לאופן שבו ישתקפו במערכת. כיום המוצר עובד, כמה אנשים מהארגון עברו הכשרה כדי לעבוד איתו ולעדכן שינויים ותהליכים באופן שוטף, וכמו כן, נהלי החברה מופקים כיום מתוך המערכת )בצורה טקסטואלית + שרטוט( • יישום מוצר מידול תהליכים ) (BPAבמסגרת שדרוג גרסת ה- ERPהארגוני, ובין השאר גם לוודא כי נהלי החברה אכן משוקפים ב- ERP • מיכון מספר תהליכים באמצעות כלי BPMתשתיתי )כולל טבלאות חוקים, הרשאות, תיעוד היסטוריה של התהליכים(. בארגון זה נושא ניתוח התהליכים )על ידי מחלקת האוquot;ש( נעשה בכלי אחר וכעת בוחנים שילוב/ קישור בין שתי הסביבות – סביבת המידול וסביבת המיכון, גם אם מדובר בשני כלים טכנולוגיים שונים צריך להיות חיבור ביניהם דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel 4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax
- 2. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax • אקטיבציה של תהליכים מאוד בסיסיים – התהליכים הנם אדמיניסטרטיביים פנים ארגונים )כלומר, לא תהליכי ליבה( הארגונים שכבר התנסו ביישום ציינו כי לדעתם חשוב מאוד לא לצאת מנקודת מבט של תהליכים קיימים )לקחת תהליכים קיימים ולמכן אותם(, אלא לחשוב על תהליכים חדשים, לעסוק בתכנון מחדש. לדעת רוב המשתתפים נושא התיעוד והתכנון של התהליכים נתפש כחשוב, נושא הסימולציות באופן ספציפי נתפש כפחות חשוב )ארגון אחד אף ציין שניסה ליישם כלי סימולציות בעבר והיישום לא צלח(. כלל המשתתפים הסכימו על חשיבות קיומו של גוף אוquot;שי בארגון שיהווה quot;לקוחquot; ליוזמה מסוג זו. מחסור במחלקת אוquot;ש חזקה: לקוח של ה-BPM בחלק מהארגונים אין למעשה מחלקת אוquot;ש, ואם ישנה מחלקה כזו – לעתים זוהי תת- מחלקה במחלקת משאבי אנוש שכותבת נהלים אשר ברוב המקרים נשארים quot;על הניירquot; ואינם מוטמעים במערכות. כלומר, לעתים מחלקת האוquot;ש חלשה מדי, לעתים היא מנותקת משאר הארגון, ולעתים כלל אינה קיימת. כמובן שבמצב זה יישום BPMכמעט נידון לכישלון. בקרב משתתפי הדיון היה שוני מאוד גדול בנושא מחלקות האוquot;ש שלהן ולא היה ממש מכנה משותף: לארגון אחד אין מחלקת אוquot;ש פנימית וישנה חברה חיצונית שמגדירה נהלים חוצי ארגון, בארגון אחר ישנה הפרדה בין מחלקה שמגדירה שיטות עבודה להנדסת ניהול , בארגון אחר גדול ומבוזר בכל תת חברה קיים גוף אוquot;שי משלה, באחד מהארגונים עד לא מזמן מחלקת האוquot;ש ישבה ביחידת ה- ITוגם כיום ישנו קשר טוב בין המחלקות הנפרדות, בארגון אחר מחלקת האוquot;ש יושבת תחת מחלקת משאבי אנוש ואינה דומיננטית בארגון. אחד המשתתפים ציין כי מציאת גורם אחד שאחראי על תהליך רוחבי חוצה מערכות הוא נושא מאוד בעייתי וכמעט בלתי אפשרי. הארגון בנוי בצורה כזאת שאין quot;אינטגרטור עסקיquot; אחד שאחראי על כל התהליכים. כלים שונים לצרכים שונים שוק ה- BPMהנו אחד השווקים הצפופים ביותר – מעל 051 ספקים בעולם, ומעל 02 הפעילים בארץ. יש לזכור שכל ספק בתחום ה- ITנוגע בתחום ה- BPMבצורה כלשהיא )ספקי פלטפורמה ואינטגרציה, ספקי אפליקציות, ספקי ,BPM Best of Breedספקי BPM העוסקים רק במידול, ספקי BPMהעוסקים רק באקטיבציה, וכו'(. משתתפי הדיון דיברו על הכלים המוטמעים בארגונם, כאשר בחלקם ישנם כמה כלים, כל אחד לצורך שלו. כמה דוגמאות מהדיון לשימושי כלים שונים לצרכים שונים: ARISלצורך מידול, ביזטוק לצורך ניהול תהליכים מחוץ ל- WF ,SAPפנימי של SAPלצרכי עולם ה- WF ,SAPשל סיבל לצרכי עולם הסיבל, AgilePointלצרכי WFפנים ארגוניים וכו', IBM Process Serverלצורך מיכון תהליכים, SAPלצורך אקטיבציה, XIשל SAPלצורך ניהול תהליכים פנימי ב .SAP כלומר, לא מצאנו דוגמה בה מוצר BPMאחד מספק את כלל הצרכים בארגון אחד, ואין זה מפתיע, במיוחד כאשר מדובר בארגונים הטרוגניים בעלי 2-3 סביבות עיקריות. דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel 4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax
- 3. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax שאלות רבות, מעט תשובות המשתתפים העלו שאלות ביחס לתחום ה-:BPM • מה הערך המוסף של יישום ?BPM • מהם השינויים שהארגון צריך לעבור על מנת להיכנס לתחום ה-?BPM • מתי הזמן הנכון להיכנס ליישום כלי כזה? האם יישום ERPחדש זו סיבה טובה או שהוספת כלי מידול לפרויקט רק מוסיפה quot;רעשquot;? האם כדאי לחכות שהשוק יבשיל? • מה הקשר בין עולם המידול לבין עולם האקטיבציה? • האם ישנם ארגונים שעושים שימוש מלא בסוויטה הכוללת הן את נושא המידול והן את נושא האקטיבציה בפלטפורמה אחת? • מהם התהליכים המתאימים ביותר ליישום ) ?BPMקטנים? גדולים? תהליכי ליבה? תהליכים אדמיניסטרטיביים?( תובנות שמשתתפים העלו להלן כמה תובנות שמשתתפי הדיון העלו לגבי התחום: • יש לחשוב על תהליכים חדשים ולא לצאת מנקודת המבט המוגבלת של התהליכים הקיימים. זה כמעט חסר תועלת לתעד תהליכים קיימים. יש לחשוב כיצד תהליכים צריכים להיראות ולתכנן אותם מחדש • לא מושם מספיק דגש על נושא התועלת למשתמש ולארגון )איך המשתמש הסופי יכול להפיק תועלת, כיצד יישום BPMתורם לארגון( • תשתיות ה- BPMהקיימות כיום מתאימות לנישות – לתחומים מסוימים. יש להן מגבלות, ביניהן חוסר האינטגרטיביות בין סביבת המידול לבין סביבת האקטיבציה • לכלי מידול תהליכים יש כוח חשוב אפילו רק בכך שהם יוצרים שפה ארגונית משותפת. כולם מדברים באותה שפה, והתקשורת בין ה- ITלמתכננים העסקיים עולה • לשימוש בכלי BPMיש quot;מחירquot; שמתבטא במיוחד בצורך מתמיד של תחזוקה – יש לתעד כל תהליך חדש ושינוי בתהליכים קיימים. זוהי נקודה שיש לקחת בחשבון מראש • התנגדויות פנימיות בארגון ליישום כלי BPMנובעות מהצורך המתמיד בתחזוקה. יש לזכור כי לאחר היישום הראשוני בעצם מתחיל המבחן האמיתי – יש צורך מתמיד לתחזק כל הזמן כל שינוי, וזה באופן טבעי גורם להתנגדויות • התנגדויות פנימיות בארגון ליישום כלי BPMנובעות גם מנושא השקיפות של התהליכים. ישנם משתמשים שמאוד נוח להם שהתהליכים אינם מוגדרים, ויש גם כאלה שטוענים שאין כלל צורך ותועלת בתיעוד – quot;הכל בראשquot; • נושא ה- SOXהוא נושא שעשוי לדחוף את נושא ה- BPMבתוך הארגון, אנשי הכספים מתחילים לבדוק את הנושא • BPMזו השכבה העליונה ביותר במודל האינטגרציה. מודל זה מורכב משכבת אינטגרציית נתונים, שכבת אינטגרציית טרנזאקציות, ושכבת אינטגרציית פרזנטציה. מעל שכבות אלה נמצאת השכבה העליונה ביותר – שכבת ה-BPM דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel 4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax
- 4. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax יש ליצור Repositoryשל שירותים )מתקשר לעולם ה- .(SOAאחת המשתתפות ציינה • כי בארגונה ישנו גוף שאחראי על quot;בנק שירותיםquot; שעליו להבין לוגיקה עסקית וכן לגשר על תחומים בעייתיים )כגון פורמטים שונים( BPMהנו חלק מעולם ה- ,SOAבסופו של דבר תפקידו להרכיב אפליקציות משירותים • צרכים ופרויקטים עתידיים רוב המשתתפים כאמור בתחילת הדרך, כאשר כמה מהם כבר נכנסו לפרויקטים מסוימים ומתכננים את המשך דרכם. להלן כמה דוגמאות לתחומים בהם משתתפי הדיון רוצים לטפל: • יצירת quot;שרוול פיתוחquot; – מיכון תהליך בקשת דרישות לפיתוח • שילוב בין סביבת מידול קיימת לסביבת מיכון קיימת )2 סביבות נפרדות( תוך שימוש בסטנדטרט ה- ) BPELכלומר, הפיכת ה- BPELשמתקבל משרטוט התהליך ל-BPEL שסביבת האקטיבציה מקבלת ומפעילה( • תיעוד מסמכי התהליכים • המשך תיעוד מתמיד של שינויים בתהליכים לסיכום, שוק ה- BPMהוא שוק שנמצא עדיין בחיתוליו, אינו בשל, מספר הספקים גדול ומבלבל והתועלות ממנו עדיין לא ברורות. יחד עם זאת, ברור כי ל- BPMיש תפקיד חשוב בעולם ה- SOAוהשירותים, לנושא המידול ישנן תועלות יותר ברורות בצורת יצירת שפה משותפת והתכנסות בארגון, ורוב הארגונים מביעים רצון להיכנס לתחום אך מביעים התלבטות לגבי התזמון ודרך הכניסה. דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel 4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax