Minit mesyuarat

1. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘ 15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 1/2014
Tarikh : 18 September 2014
Hari : Khamis
Masa : 3.30 – 5.30 petang
Tempat : Makmal Tahun Satu, Bangunan Geologi
 Perkara Berbangkit : Membentuk Sekretariat, mengariskan matlamat dan keperluan
program serta membuat kertas kerja program.
Agenda :
1. Melantik Majlis Tertinggi Sekretariat.
2. Menjelaskan mengenai tujuan program dan tanggungjawab serta tugas setiap ahli
sekretariat.
3. Membuat draf kertas kerja untuk kelulusan Pusat Khidmat Siswa ( SSC )
4. Merancang publisiti untuk program.
5. Merancang tarikh perlaksanaan program

2. Matlamat yang dicapai daripada mesyuarat :
1. Senarai nama Majlis Tertinggi Sekretariat :
Ketua Pengarah : Mohammad Syahir bin Jamaluddin ( A141676 )
Timbalan Ketua Pengarah I : Nabilah bt Mohamed Zainuddin ( A145599 )
Setiausaha : Hamizah bt Saari (A145602 )
Bendahari : Aifa Syahirah bt Sulaiman ( A145621 )
Pengarah Program : Muhammad Farhan bin Shafei (A145615 )
Timbalan Pengarah Program : Siti NorAishah bt Mohd Azli ( A145610 )
Pengarah Pemasaran : Afiq Farhan bin Abdul Rahim (A146697 )
Timbalan Pengarah Pemasaran I : Nurul Afiqah bt Mohammad Zahir ( A145594 )
Timbalan Pengarah Pemasaran II : Nur Amalina bt Rosdi ( A145600 )
Pengarah Protokol : Jumaini Silamuddin (A145614 )
Timbalan Pengarah Protokol : Amaleina bt Mohd Kamarudin ( A145597 )
Pengarah Teknikal : Mohamad Arif Fawwaz bin Abd. Rahman
(A145607 )
Timbalan Pengarah Teknikal : Muhammad Syahiran bin Ahmad Karmidi
(A145604 )
Pengarah Logistik : Muhammad Azman bin Aseri (A145590)
Timbalan Pengarah Logistik : Ahmad Barril Hakami bin Ahmad Nazeri
( A145626 )
Pengarah Cenderamata : Nadhirah bt Omar (A145612 )
Timbalan Pengarah Cenderamata : Nur Emilia Qistina bt Muhd Anua ( A145606 )
Pengarah Tugas-tugas Khas (TTK) : Muhammad Khairel Izzuan bin Ismail (A145608)
Timbalan Pengarah (TTK) : Intan Syahira bt Mohamed Hazanee ( A145625 )
Pengarah Multimedia : Muhammad Sufi bin Musa (A145622 )
Timbalan Pengarah Multimedia : Mohd Syafiq bin Mat Isa ( A145878 )
Pengarah Jamuan : Hamizah bt Mohamad (A145605)
Timb.Pengarah Jamuan : Mohd Al-Hadi bin Mohamad Roslan (A145613 )

3. Pengarah Persembahan : Ibnu Yakhzan ( A146657 )
Timbalan Pengarah Persembahan : Mohamad Yusof bin Kamaruzaman ( A146512 )
2. Tujuan Majlis diadakan :
Bagi meraikan dan menghargai jasa dan pengorbanan mahasiswa/I Geologi, terutama
mahasiswa/i tahun akhir, para pensyarah, kakitangan sokongan serta semua warga
Geologi Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM). Program ini juga bertujuan untuk
membuat perjumpaan semula bersama warga alumni geologi pada setiap 5 tahun.
3. Misi, matlamat, objektif dan perancangan tentatif telah di draf untuk menghasilkan
kertas kerja.
4. Melakukan publisiti melalui facebook, paparan digital UKM, twitter, banner.
5. Pemilihan Tarikh : ( Dalam Perancangan )
Tarikh : 4 April 2015
Disediakan oleh,
-----------------------------
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Sekretariat Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia.

4. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 2/2014
Tarikh : 26 September 2014
Hari : Jumaat
Masa : 8.30 – 11.00 malam
Tempat : Makmal Tahun Satu, Bangunan Geologi
 Perkara Berbangkit : Pemilihan Ahli Jawatankuasa (AJK) Sekretariat baru dan
menjelaskan gerak kerja.
Agenda :
6. Melantik AJK baru Majlis Tertinggi Sekretariat.
7. Menjelaskan mengenai matlamat program dan melaksanakan pembahagian tugas-tugas
kepada AJK baru.
8. Membincangkan mengenai pengurusan dan persediaan program.
9. Pemberitahuan nama penyelia bagi program.
Matlamat yang dicapai daripada mesyuarat :
6. Perlantikan dan pembahagian tugas AJK baru : ( Berikut nama AJK baru )
Tahun Satu Geologi UKM :
 Timbalan Pengarah II : NurMuhammad Haposan ( A147203)
 Timbalan Setiausaha : Syafrin Aqhasha bt Rahmat (A149633)
 Timbalan Bendahari : Faiqah bt Muniri (A149374)

5. 7. Semua pelajar tahun satu menjadi ahli jawatankuasa bagi program ini.
8. Membincangkan nama yang sesuai untuk program.
9. Menyenaraikan syarikat-syarikat bagi melakukan kerja pemasaran.
10. Pemberitahuan nama penyelia/penasihat program iaitu Dr. Mohd Rozi bin Umor.
Disediakan oleh,
-----------------------------
( SYAFRIN AQHASHA BT RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Sekretariat Fiesta Gala Geologi’15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia.

6. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 3/2015
Tarikh : 10 Oktober 2014
Hari : Jumaat
Masa : 9.00 malam – 11.30 malam
Tempat : Makmal Tahun 1, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Mengariskan matlamat dan keperluan program
Agenda:
1. Membincangkan tentatif aktiviti Family day dan mencadangkan tema bagi makan malam Fiesta
Gala Geologi ’15.
2. Pelajar tahun 1 dibahagikan ke dalam pos-pos yang telah ditetapkan untuk membincangkan tugas
yang akan dilaksanakan bersama pelajar tahun 2.
3. Setiap ketua pos menerangkan tugas-tugas yang akan dijalankan untuk persiapan program ini.
Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat:
1. Family day Fiesta Gala Geologi ‘15
Masa : 8.00 pagi hingga 1.30 tengah hari
Tema : ‘James Stone’
Nama-nama batuan akan digunakan sebagai nama setiap rumah sukan. Pelajar geologi tahun 1
hingga 4 dan alumni akan terlibat dalam aktiviti ini.
Tema makan malam yang dicadangkan:
1) Tradisional
2) Bollywood Night
3) Retro Romance
4) Arabic Night
5) Classic English
6) Hawaiian Night

7. 2. Pos program:
i) Family day akan disatukan dengan makan malam dalam satu program dan akan
dilaksanakan dalam satu hari.
ii) Alumni-alumni akan terlibat dalam kedua-dua aktiviti dalam program ini iaitu Family
day dan makan malam.
Pos protokol:
i) Menyenaraikan nama-nama alumni untuk dijemput hadir ke program ini.
ii) Memastikan program berjalan dengan lancar.
iii) Melantik pengacara majlis dan dayang-dayang untuk membawa dulang serta
menyediakan teks ucapan pengacara majlis.
iv) Menyediakan kad jemputan program.
Pos pemasaran:
i) Mengeluarkan idea-idea untuk mendapatkan duit atau sumbangan.
ii) Setiap pelajar akan membayar lebih kurang RM40 seorang. Bagi pensyarah dan staff
geologi akan membayar sebanyak RM70 seorang. Manakala alumni akan membayar
RM100 untuk seorang.
iii) Ketua pos mencadangkan bahawa syarikat-syarikat geologi yang ada kaitan dengan ibu
bapa pelajar, pelajar tersebut seharusnya mendapatkan sumbangan daripada syarikat itu.
Di samping itu, syarikat tersebut akan mendapat kebaikan sepertisyarikat tersebut akan
dipromosikan kepada pelajar-pelajar geologi UKM.
iv) Setiap pelajar perlu mengumpulkan dana sebanyak RM4000 atau lebih secara
berkumpulan mengikut tahun pelajar. Dana tersebut perlu dikumpulkan empat bulan
sebelum program dijalankan.
Cara-cara mengumpulkan dana:
1) Street marketing
2) Garage sale
3) Fund raising (menjual barang terpakai)
Pos jamuan:
i) Bagi aktiviti Family day, makanan akan diberi dua kali iaitu sarapan dan makan tengah
hari. Manakala makan malam pula, hidangan makanan akan mengikut tema makan
malam.
ii) Hidangan makanan untuk makan malam belum dapat ditentukan kerana tema makan
malam belum ditetapkan lagi.
Pos longistik:

8. i) Mendapatkan jumlah bilangan pelajar, pensyarah, staff dan alumni geologi yang akan
hadir ke program ini untuk membuat penyewaan bas.
ii) Menyediakan penginapan seperti hotel kepada alumni sekiranya mereka memerlukannya.
Pos persembahan:
i) Menjemput penari-penari dari kolej-kolej untuk membuat persembahan.
ii) Artis negara berkemungkinan akan dijemput hadir ke program ini untuk membuat
persembahan.
iii) Persembahan pada malam itu juga akan mengikut tema makan malam.
Pos teknikal:
i) Penyediaan PA system mengikut hotel atau dewan makan yang disewa. Sekiranya tidak
disediakan, ahli jawatankuasa pos teknikal akan menyediakannya sendiri.
Pos multimedia dan publisiti:
i) Mereka bina untuk dewan makan malam.
ii) Menghebahkan program ini secara beramai-ramai.
iii) Mereka baju-T untuk setiap rumah sukan, kad jemputan program dan buku program.
iv) Menyediakan video gimik family day dan makan malam.
Pos tugas-tugas khas:
(Ditangguhkan untuk sementara waktu)
Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia

9. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 4/2015
Tarikh : 17 Oktober 2014
Hari : Jumaat
Masa : 11.00 pagi – 1.00 petang
Tempat : Bilik Mesyuarat, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Menggariskan maklumat dan keperluan program
Agenda :
1. Setiap ketua pos menerangkan perkembangan tugasan yang telah dijalankan oleh ahli
jawatankuasa masing-masing.
2. Membincangkan mengenai perasmi untuk program.
3. Pemilihan tema bagi program.
Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat:
Pos Program:
-mencadangkan beberapa tempat program.
Tempat yang dicadangkan : Dewan De Sri Endon dan Hotel Marriot
-perlu dimasukkan beberapa anugerah untuk alumni.
-cadangan perasmi : Dato’ Yunus bin Abdul Razak (Ketua Pengarah Jabatan Mineral dan Geosains)
-Menyediakan tentatif program
Pos Pemasaran :
-menyediakan strategi unuk mendapatkan pendapatan.
Cadangan strategi pemasaran : 1. Bayaran daripada semua peserta
2. Meminta sumbangan dikalangan pelajar atau syarikat-syarikat kecil
3. Mendapatkan tajaan daripada syarikat-syarikat besar.
4. Menjual kerepek di setiap kolej-kolej kediaman (telah dijalankan)
Pos Protokol:

10. -senarai alumni yang dapat dari tahun 1974-2011
-pembahagian nam-nama alumni kepada semua pos untuk dihubungi.
Pos Jamuan:
-tiada perkembangan
Pos persembahan :
-mencadangkan persembahan dri tahun 1,2 dan 3
Pos Teknikal :
-memerlukan PA system dan bagaimana rupa dewan/tempat
Pos Tugas-tugas Khas:
-Tiada perkembangan
Pos Publisiti :
-kad jemputan sudah direka dan menunggu kepastian untuk mencetak
- cadangan : program ini perlu diiklankan di papan digital UKM.
Bendahari :
-Penerangan belanjawan bagi setiap program
-Perbelanjaaan bagi Dewan De Seri Endon merangkumi lebih 40k
Pos Cenderamata:
-cadangan untuk cenderamata dalam proses
Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi

11. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 5/2015
Tarikh : 13 November 2014
Hari : Khamis
Masa : 9.30 pagi – 11.00 pagi
Tempat : Makmal Tahun 1, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Menggariskan maklumat dan keperluan program Family Day
Agenda :
4. Setiap ketua pos menerangkan perkembangan tugasan yang telah dijalankan oleh ahli
jawatankuasa masing-masing.
Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat:
Pos Program:
Tentatif program telah disediakan. Seperti yang dimaklumkan, program berjalan dari pukul 8 pagi
sehingga 1.30 petang. Terdapat 13 permainan yang akan dimainkan semasa program Family Day. Semua
peralatan yang diperlukan untuk permainan akan disediakan secepat mungkin. Tempat yang akan
digunakan untuk program ini ialah padang ragbi UKM. Padang tersebut akan ditempah sebulan sebelum
program dijalankan.
Pos Protokol:
Setakat ini, alumni geologi UKM tidak dapat dihubungi. Walau bagaimanapun, ahli jawatankuasa pos ini
akan cuba dapatkan nombor telefon atau emel alumni-alumni tersebut.
Pos Jamuan:
Sarapan dan makan tengah hari akan disediakan tetapi masih memerlukan jumlah peserta yang tetap
untuk ditempah. Untuk sarapan, dicadangkan untuk menyediakan roti dan air mineral.
Pos Tugas-tugas Khas:
Pos ini dipertanggungjawabkan untuk menghias padang dan pentas untuk Family Day. Barang untuk
perhiasan akan disediakan secepat mungkin. Khemah untuk setiap rumah sukan akan dihias oleh peserta
sendiri. Refri dan usher untuk sukaneka diperlukan.

12. Pos Plubisiti:
Semuanya berjalan dengan lancar. Bina, banting dan poster akan direka dan disiapkan secepat mungkin.
Baju untuk setiap rumah sukan belum ditentukan lagi.
Pos Cenderamata:
Hamper untuk pemenang sukaneka akan disediakan sama ada ditempah di kedai atau membeli barangan
hamper dan akan dibungkus oleh ahli-ahli jawatankuasa. Terdapat tiga tempat pemenang untuk setiap
permainan.
Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia

13. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 6/2015
Tarikh : 5 Disember 2014
Hari : Jumaat
Masa : 8.30 malam – 10.30 malam
Tempat : Makmal Geostruktur, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Menggariskan maklumat dan keperluan program makan malam dan Family
Day
Agenda :
1. Mewujudkan Misi 100K dan misi ini perlu dicapai sebulan sebelum program berlangsung.
2. Menentukan tema bagi makan malam dan hiasan dewan.
3. Setiap ketua pos menerangkan masalah yang dihadapi dan membincangkan cara penyelesaiannya.
Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat:
1. Misi 100K diwujudkan oleh Ketua Pengarah program Fiesta Gala Geologi ’15 untuk memastikan
dana yang diperlukan mencukupi sebulan sebelum program berlangsung. Selain usaha daripada
pos pemasaran,ahli jawatankuasa dan majlis tertinggi juga perlu berusaha mencari dana. Setiap
pos diminta untuk cuba mengurangkan bajet yang diperlukan.
Anggaran sumbangan yang akan diterima : RM 98,200.00
Anggaran dana yang diperlukan : RM 98,023.00
Pembayaran yang perlu dilaksanakan :
 Dewan makan malam : RM15,000
 Jamuan makan malam : RM54,000 (850 orang termasuk alumni dan pelajar)
2. Tema bagi makan malam dan hiasan dewan yang dicadangkan :
 Winter
 Garden

14.  English style
 Retro 90an
Tema makan malam yang telah dipersetujui : Retro 90an
3. Pos pemasaran :
 Membuat penjualan ‘pre-loved items’ atau barangan terpakai di mana-mana karnival
 Hubungi alumni untuk mendapatkan sumbangan
 Cari syarikat yang boleh beri penajaan dan pakej penajaan kepada syarikat yang
menyumbang ialah menjadi perasmi atau tetamu kehormat.
 ‘Street Marketing’ akan dilancarkan sekiranya dana masih belum mencukupi pada bulan
Januari 2015.
Pos tugas-tugas khas :
 Hiasan khemah Family day akan dihias oleh peserta seharisebelum program berlangsung
 Dewan akan dihias mengikut tema yang telah ditentukan iaitu Retro 90an.
Pos protokol :
 Tetamu akan ditentukan dan akan dijemput untuk menghadiri Family day
 Perasmiuntuk Family day ialah Dr Azimah Hassan.
 Pengacara majlis rasmi dan tidak rasmi serta pembaca doa untuk Family day perlu disediakan
 Alumni sukar dihubungi, tetapi ada beberapa alumni dapat dihubungi.
 Gimik perasmian Family day akan dilakukan mengikut tema
 Alternatif lain untuk mencari alumni akan dilakukan kerana 400 alumni perlu dicari sebulan
sebelum program berlangsung
Pos multimedia:
 Poster untuk makan malam telah disiapkan
 Baju rumah sukan akan direka dan disediakan
Pos cenderamata :
 Hadiah bagi pemenang setiap permainan mempunyai tiga tempat pemenang
 Cari syarikat yang boleh menyumbang hadiah atau hamper
 Beberapa kategori anugerah akan diberikan kepada alumni, pesara,tetamu kehormat,
perasmi, dan pelajar yang mendapat dekan.
Pos pogram :
 Padang ragbi UKM akan ditempah sebulan sebelum family day berlangsung
 Peralatan permainan akan disediakan secepat mungkin

15.  Pelan tindakan perlu disediakan untuk perincian setiap slot
 Pelan kedudukan khemah dan pentas perlu disediakan
 Pelajar tahun 1,2 dan 3 yang akan terlibat dalam Family day
 Nama untuk rumah sukan akan mengikut warna rumah sukan masing-masing
 Pelan tindakan untuk makan malam telah disiapkan dan dimuat naik ke dalam Facebook
Pos jamuan :
 Makan tengah hari untuk Family day ialah nasi tomato dan lauk-lauknya iaitu RM4.50
seorang di kafe Kolej Pendeta Zaba
 Roti dan air mineral akan cuba diminta sebagaitajaan daripada syarikat atau alumni
 Menu makan malam akan dipilih mengikut tema
 Makan secara hidangan buffet iaitu RM35 seorang
 Harga yuran makan malam untuk alumni dan pensyarah ialah RM100 dan akan ditetapkan
pertukarannya pada bulan Februari 2015. Bagi pelajar pula RM60 seorang.
Pos logistik :
 Dua bas akan disediakan untuk pelajar dan bagi sesiapa yang mempunyai kenderaan sendiri
tidak perlu menaiki bas supaya dapat mengurangkan kos
 Menyediakan tempat penginapan untuk alumni yang tiba lebih awal
Pos persembahan :
 Senamrobik akan dilakukan oleh pelajar untuk Family day
 Artis jemputan untuk makan malam masih dalam pencarian
Pos teknikal :
 PA system akan dipinjam dari Pusat Kebudayaan atau Palapes UKM
 Sekiranya tidak dapat pinjam, akan disewa.
 Untuk majlis makan malam, walkie talkie dan ‘smoke machine’ akan disediakan

16. Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia

17. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 7/2015
Tarikh : 25 Februari 2015
Hari : Rabu
Masa : 8.00 malam – 11.00 malam
Tempat : Makmal Peta, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Mengariskan matlamat dan keperluan program Fiesta Gala Geologi ‘15
Agenda :
1. Setiap ketua pos menerangkan tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan masalah yang dihadapi.
2. Perkembangan mengenai kehadiran alumni-alumni.
Perkara yang dicapai daripada mesyuarat :
Perkembangan setiap pos mengenai alumni :
Pos protokol :
 Batch 1988/1989/2007/2013, hanya batch 2013 dapat dihubungi dan kebanyakan alumni
ingin datang tetapi ada juga tidak mahu meghadiri
 Batch 2007- Cuma dapat Faceboo sahaja dan tiada respon yang baik
 Batch 2009/2012 – ramai nak menghadiri program ini.
 Kebanyakan alumni bertanyakan mengenai tema program.
Pos tugas-tugas khas :
 Batch 2005- 11orang yang dapat dihubungi dan 4 orang yang respon, seorang tak dating
 Batch 1997/1998 – hanya 6 orang dapat dihubungi dan kesemua tiada respon.
Pos program :
 Batch 1974/1980- dapat dihubungi hanya 21 orang, seorang yang datang dan 4 yang hanya
respon sahaja.
 Batch 2011/2012 – dapat hubungi seorang sahaja dan melalui facebook dan tiada respon.
Pos cenderamata :

18.  Tiada respon dari alumni—alumni.
Pos jamuan :
 Batch 1999/2004- hanya 3 orang tak datang dan kesemua yang lain tiada respon
Pos longistik :
 Batch 2000/2003 – dapat hubungi 12 orang dan hanya 3 orang yang datang.
Pos teknikal :
 Batch 2009/1983/1984 – 12 orang yang respond an ingin mengetahui tema.
Pos persembahan :
 Batch 2001/2002 – tidak dapat dihubungi.
Pos pemasaran :
 Batch 1981/1982/2011 – hanya seorang tidak dapat hadir dalam program ini dan yang lain
tiada respon.
Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia

19. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 8/2015
Tarikh : 2 Mac 2015
Hari : Isnin
Masa : 12.00 tengah hari – 1.00 petang
Tempat : Makmal Peta, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Menggariskan maklumat dan keperluan program Family Day
Agenda :
3. Setiap ketua pos menerangkan tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan masalah yang dihadapi.
Perkara yang dicapai daripada mesyuarat :
1. Pos protokol :
 Pengacara majlis rasmi dan tidak rasmi telah ditetapkan dari pelajar tahun 1.
Pengacara rasmi : Muhammad Firdaus dan Muhammad Asyraf
Pengacara tidak rasmi : Loh Kah Kit
 Hanya beberapa alumni sahaja yang memberi respon untuk menghadiri makan malam. 13
Mac 2015 ialah tarikh akhir untuk mendapatkan respon daripada alumni.
Pos tugas-tugas khas :
 Pentas akan dihias setelah pentas dan khemah dipasang di padang.
 Barangan untuk menghias pentas sedang disediakan oleh ahli-ahli jawatankuasa yang lain
 Setiap resit barangan yang dibeli akan disimpan dan diberikan kepada bendahari.
Pos program :
 Tentatif yang terbaru telah disiapkan. Permainan sukaneka telah dikurangkan daripada 13
kepada 7 permainan sahaja yang akan dimainkan.
 Pelan tindakan untuk setiap permainan telah disiapkan.
 Peralatan permainan telah dibeli dan permainan tersebut akan dicuba terlebih dahulu
 Khemah akan ditempah seminggu sebelum program berlangsung

20. Pos cenderamata :
 Kos untuk membeli hadiah akan dikurangkan
 ‘Door gift’ akan disediakan untuk anak-anak yatim
Pos jamuan :
 ‘Door gift’ akan diisikan dengan roti dan air mineral
 Sarapan pada pukul 10 pagi, mihun goreng akan disediakan
 Makan tengah hari pula, nasi tomato dan lauk-lauknya serta pencuci mulut(tembikai)
 Sebanyak 185 orang yang akan terlibat dalam Family day termasuk pelajar(130 orang),
tetamu kehormat(20 orang) dan anak-anak yatim serta pengiringnya(35 orang).
Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia

21. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 9/2015
Tarikh : 5 Mac 2015
Hari : Khamis
Masa : 9.30 malam – 11.00 malam
Tempat : Bilik PMFST, FST
 Perkara berbangkit : Mengariskan matlamat dan keperluan program Family day
Agenda :
4. Setiap ketua pos menerangkan tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan masalah yang dihadapi.
Perkara yang dicapai daripada mesyuarat :
2. Pos protokol :
 Pengacara majlis rasmi dan tidak rasmi telah ditetapkan dari pelajar tahun 1.
Pengacara rasmi : Muhammad Firdaus dan Muhammad Asyraf
Pengacara tidak rasmi : Loh Kah Kit
 Skrip untuk pengacara majlis akan disediakan
 Beberapa ‘usher’ diperlukan untuk menguruskan bahagian pentas
 Tempat untuk tetamu kehormat akan ditandakan pada kerusi yang disediakan
Pos tugas-tugas khas :
 Pentas akan dihias setelah pentas dan khemah dipasang di padang.
 Barangan untuk menghias pentas sedang disediakan oleh ahli-ahli jawatankuasa yang lain
Pos program :
 Tentatif yang terbaru telah disiapkan. Permainan sukaneka telah dikurangkan daripada 13
kepada 7 permainan sahaja yang akan dimainkan untuk menjimatkan kos dan masa.
 Pelan kedudukan di padang diubah iaitu kedudukan khemah akan diubah
 Percubaan permainan telah dibuat dan semuanya berjalan dengan lancar.
 Padang yang telah ditempah ialah padang D(ragbi) UKM.

22.  Tetamu kehormat akan menilai khemah rumah sukan yang telah dihias selepas upacara
perasmian dilakukan.
 Pelajar-pelajar akan menghias khemah rumah sukan masing-masing sehari sebelum hari
kejadian
 Barangan terpakai akan digunakan sebagai peralatan permainan. Tali untuk permainan tarik
tali akan dipinjam daripada pusat sukan UKM atau sekolah-sekolah yang berdekatan.
 Senamrobik yang akan dilakukan selama 20-30 minit seramai5 orang yang akan mengetuai
 Sekiranya hujan, ‘indoor games’ perlu dijadikan sebagai perancangan tambahan.
Pos cenderamata :
 Terdapat tiga tempat pemenang untuk setiap permainan
 Empat tetamu kehormat iaitu, Dr Azimah Hassan sebagaiperasmi, pengiring anak yatim,
pengerusi Kelab Geologi UKM dan ketua pengarah Family day.
Pos jamuan :
 Penajaan roti dan minuman isotonik akan disediakan
 Sarapan pada pukul 10 pagi, mihun goreng akan disediakan
 Makan tengah hari pula, nasi tomato dan lauk-lauknya serta pencuci mulut(tembikai)
 Sebanyak 185 orang yang akan terlibat dalam Family day termasuk pelajar(130 orang),
tetamu kehormat(20 orang) dan anak-anak yatim serta pengiringnya(35 orang).
Pos longistik :
 Pentas akan dipinjam daripada JPPelyang bersaiz 16 x16
 Barangan yang terdapat di dalam stor di bangunan geologi akan diguna pakai supaya dapat
menjimatkan kos
Pos teknikal :
 Walkie talkie akan disediakan dan akan dipinjam secepat mungkin
 PA system juga akan dipinjam daripada palapes atau pusat kebudayaan
 Sekiranya hujan, PA system akan ditutup dengan plastik hitam(plastik sampah). Plastik hitam
akan disediakan.

23. Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia