share untuk korang.... untuk kegunaan bersama....

1. C03 FILLING ADMINISTRATION
(Pengenalan Kepada Penyediaan
Keperluan Sistem Pemfailan
Organisasi)
Disediakan Oleh :
Kelbon Jassua

2. Pelatih-pelatih mesti boleh
• Nyataan maksud sistem fail dan tujua
sistem pemfailan
• Nyatakan fungsi sistem pemfailan
• Jelaskan warna kulit fail
• Terangkan jenis pengelasan fail,
engelasan sistem fail
• Huraikan ciri-ciri sistem fail

3. Maksud Sistem Fail
• Satu proses menyimpan segala rekod dan
dokumen untuk simpanan selamat atau
rantaian
• Proses mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan, damn menyelanggara fail-fail
• Memudahkan pengurusanya apabila
diperlukan

4. Tujuan Sistem Pemfailan
• Melicinkan dan melancarkan perjalanan
organisasi
• Menyimpan rekod-rekod dokumen,
dokumen penting
• Rekod mudah dicari apabila diperlukan
• Mudah disediakan dan disimpan

5. FUNGSI SISTEM
PEMFAILAN
• Menambah kecekapan mentadbir dan
mengurus dan membuat rujukan
• Menjimatkan masa dan meningkatkan
keberkesanan untuk membuat segala
urusan

6. Warna Kulit Fail Terbuka
• Putih-terbuka
• Putih dan tercatat perkataan terhad sulit
• Hijau dan tercatat sulit rahsia
• Merah jambu berpalang dan tercatat
perkataan rahsia
• Kuning dan berpalang besar merah dan
tercatat perkataan rahsia besar

7. Jenis Pengelasan Fail
• Rahsia Besar (kuning berpalang merah)
• Rahsia (merah jambu)
• Sulit (Hijau)
• Terhad (putih tetapi ditanda/cop perkataan
terhad)
• Terbuka (putih)
• Sampul Kecil (kuning)
• Fail timbul (putih)

8. Pengelasan Fail
1.Pengelasan mengikut abjad
2.Pengelasan mengukut perkara
3.Pengelasan Mengikut angka
4.Pengelasan Mengikut tempat,lokasi atau
kawasan

9. Ciri-ciri sistem fail
• Dokumen mudah dicari dan diperolehi
dengan segera
• Mudah difahami dan tidak mengelirukan
• Fail noleh diubahsuai jika perlu
• Memerlukan kos dan ruang untuk
penyimpanan fail
• Dokumen yang difailkan perlu mendapat
perlindugan keselamatan

10. Sampul Surat
• Fail sementara yang dibuka apabila fail
asal tidak ditemui
• Mengandungi satu tajuk sahaja

11. Sistem Doket
• Pergerakan fail yang mudah dikesan
• Boleh dipanggil bila-bila masa
• Memerlukan satu pendaftaran berpusat
yang dinamakan Central Registry
• Borang am89 diguakan
• Tiap-tiap pergerakan dicatat
• Direkodkan dalm doket
• DIkembalikan semula kepada pegawai
yang menjaga fail

12. Penutupan Fail
• Ditutup apabila telan mengandungi 100
kandungan atau terlalu tebal
• Hendaklan dicatat dengan Jilid 1
• Fail baru dibuka dan dicatat Jilid 2
• Nombor fail yang sama digunakan
• Nombor siri surat menggunakan nombor
baru iaitu bermula dengan satu (1)

13. Rujukan
• John Harison,10th edition, 1996,
Secretarial Duties., ISBN 9780582278448

14. ANY QUESTION ?