Presentazione del metodo dei Project Work per la pianificazione e realizzazione di obiettivi complessi (= nuovi, trasversali) nelle organizzazioni sanitarie

1. COINVOLGERE, MOTIVARE E CENTRARE GLI OBIETTIVI
Il metodo del Project Work
Ettore Turra
Trento, aprile 2015
ettore.turra@apss.tn.it

2. supportare i professionisti
• nell’analisi e precisazione di obiettivi “critici”,
d’integrazione tra ruoli e strutture
• per aiutarli a realizzare le attività richieste per
raggiungere gli obiettivi
OBIETTIVO

3. Limitata TEMPESTIVITÀ
nella definizione e condivisione degli obiettivi
gli obiettivi gestionali sono considerati poco fattibili a parità di
risorse e rispetto alla qualità clinica richiesta e pertanto vengono
“subiti”
ridotta possibilità di ottenere miglioramenti già nel corso
dell’anno e limitata capacità di prevedere dall’inizio quali
risultati complessivi saranno ottenuti
la gestione dei vincoli organizzativi ed economici limita / frustra
la propria dimensione professionale e le proprie aspettative di
sviluppo ed innovazione
- crescente integrazione degli obiettivi della rete ospedaliera
- necessità di maggiore integrazione Ospedale e Territorio
- forte cambiamento per realizzare i modelli di cura integrati
- difficoltà di conciliare risultati parziali e complessivi
Bassa MOTIVAZIONE dei professionisti
verso la responsabilità gestionale
Forte COMPLESSITA’ ed INTERDIPENDENZA
ESIGENZE CONCRETE

4. SOLUZIONI
mettere il clinico al centro del processo partendo dalle
migliori scelte cliniche possibili, ma anche ricercando, al suo
livello o ad un livello organizzativo superiore, le soluzioni
organizzative ed economiche migliori
anticipare il più possibile la definizione di un budget di alto
livello e lasciare tempo e spazio all’analisi nel merito ed alla
condivisione di obiettivi ambiziosi ma raggiungibili
passare dalla logica “a cascata” di “contrattazione + verifica” del
budget a una logica di supporto nella gestione della
complessità
Limitata TEMPESTIVITÀ
nella definizione e condivisione degli
obiettivi
Bassa MOTIVAZIONE dei professionisti
verso la responsabilità gestionale
Forte COMPLESSITA’ ed
INTERDIPENDENZA

5. Entrare nel merito delle questioni
cliniche evitando di restare su
posizioni generiche e di principio
Permettere ai professionisti di
misurarsi su target fattibili e
condivisi
Lavorare, già ad inizio anno,
sugli obiettivi specifici e gli
standard
Confrontarsi su criteri, standard
e fattibilità, ricercando un
equilibrio tra esigenze specifiche e
complessive, di breve e di medio
periodo
COINVOLGIMENTO TRASVERSALE DEI
PROFESSIONISTI A TUTTI I LIVELLI
e definizione di qualche “progetto” ingaggiante
OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI DEL PROCESSO DI
BUDGET
marzo - definizione del budget
giugno/luglio - prima revisione
INTEGRAZIONE TRA ASPETTI CLINICI E ASPETTI
GESTIONALI, tra strategia “dichiarata” dall’alto e
strategia “agita” dall’organizzazione
> RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI A LIVELLO
COMPLESSIVO
ATTIVAZIONE DI INTERVENTI CORRETTIVI IN CASO
DI SCOSTAMENTI
BENEFICI

6. PROJECT WORK – PROCESSO (MACRO)
Linea
Project
Work
Obiettivo
individuato
Assegnazione
obiettivo
Pianificazione
di dettaglio Monitoraggio
Attività/risultati
Realizzazione
obiettivo
Chiusura
obiettivo
Risultato
conseguito
Concetti, decisione
Revisione obiettivo /
Piano di attività
SAL
Feedback

7. Definizione
TO BE 2
7
Direzione
• Definizione elementi macro
• Spalmatura macro obiettivi
sulle strutture coinvolte
Project Work
(gruppo di lavoro in aula)
• Definizione TO BE 1
• Verifica di coerenza con
obiettivo macro
Strutture Ospedaliere,
Distretti, Dipartimenti
PROJECT WORK – PROCESSO (MICRO)
La Direzione definisce obiettivi
generali aziendali e loro declinazione
sulle varie strutture coinvolte al fine
di avere macro obiettivi, macro
indicatori e linee guida di azione,
con una sommatoria di risorse
necessarie minore o uguale a quelle
disponibili.
•Analisi situazione attuale
(AS-IS), del contesto e delle
attività svolte (risorse, offerta,
domanda attesa, vincoli
qualitativi e quantitativi,
ecc…);
•definizione standard ottimali
di funzionamento clinico
organizzativo;
•confronto tra questi standard
e situazione attuale;
•identificazione delle
opportunità di miglioramento a
parità di risorse e attività;
•stima del risultato atteso
ottimizzato (TO BE 1).
Se questo target, ambizioso
ma fattibile, è coerente con gli
obiettivi ed i vincoli, il
processo è concluso.
Se il target non è coerente con gli obiettivi
ed i vincoli, è necessario definire degli
scenari alternativi (maggiori risorse,
riduzione di altre attività, cambiamenti
strutturali di medio periodo) e condividerli
con il livello superiore (TO BE 2).
• Analisi AS-IS e definizione
standard
• Obiettivi complessi e di rete
Attuazione (monitoraggio e supporto)
SINO I macro obiettivi
sono coerenti?
Condivisione
MARZO
GIUGNO

8. I Modulo
2 mezze giornate
Analisi della
situazione,
definizione
opportunità di
miglioramento
(ambito) e obiettivi
progettuali
II Modulo
2 mezze giornate
Definizione
Soluzioni
e Piani di Attività
(metriche e
indicatori)
Verifica sul
campo:
•analisi,
•soluzioni
•Piano di
Azione
III Modulo
mezza giornata
Analisi degli Stati di Avanzamento dei
risultati e delle attività; analisi di
eventuali scostamenti; definizione
azioni correttive
Implementazione
progetto e
preparazione
Stato di
Avanzamento
(obiettivi e attività)
Validazione
Piani di
Attività
sulla base
dell’impatto
globale atteso
Monitoraggio
(coordinamento centrale)
Schematizzazione dell’intervento
Pianificazione
Settimana 1 Settimana 4
Settimana 20
Supervisione /
monitoraggio
•scostamenti
•attività a finire
(coordinamento centrale)
Febbraio
Giugno

9. Realizzazione della Rete Chirurgica
Il governo della domanda per particolari condizioni e gruppi di pazienti
Attuazione TAVI in Unità Operativa Cardiologia
Riorganizzazione Servizi Veterinari
Incremento appropriatezza delle prescrizioni farmacologiche nel rispetto del budget
9
ESEMPI APPLICATIVI – casi selezionati

10. PROJECT WORK - REALIZZAZIONE DELLA RETE CHIRURGICA PROVINCIALE
Obiettivo: definire i criteri per una gestione uniforme del paziente chirurgico,
consolidare le azioni per ottimizzare la capacità produttiva della rete
chirurgica
Approccio: scelta delle condizioni da gestire; analisi della situazione attuale; definizione
degli standard di riferimento e dei target (R.A. ottimizzato, raggiungibile nel
corso del 2014) e elaborazione dei piani di azione (entro marzo)
Gruppo di lavoro:
professionisti del Dipartimento Anestesia e rianimazione; Ortopedico;
Chirurgico; Materno-infantile, Referenti dipartimentali, Direttori di struttura
ospedaliera
ESEMPIO APPLICATIVO – Integrazione Rete Ospedaliera

11. ESEMPIO APPLICATIVO – Integrazione Socio Sanitaria
PROJECT WORK - IL GOVERNO DELLA DOMANDA PER PARTICOLARI
CONDIZIONI E GRUPPI DI PAZIENTI
Obiettivo: sviluppare programmi integrati tra i servizi sanitari e sociali del territorio,
rivolti a facilitare l'accesso e la presa in carico delle persone con bisogni
complessi, nelle seguenti aree di fragilità e cronicità: disabilità (adulti e
minori), demenza, anziano fragile, dimissione protetta
Approccio: analisi del contesto di riferimento e scelta delle condizioni e dei gruppi di
pazienti da gestire; definizione dei programmi, degli standard e dei target
d’intervento; elaborazione dei piani di azione e dei risultati attesi nel 2014
(entro marzo), monitoraggio (entro giugno)
Gruppo di lavoro:
professionisti del territorio (Distretti), della rete ospedaliera (SOP), della
medicina primaria (MMG), dei servizi sociali (Comune di Trento)
dell’Integrazione Socio Sanitaria (Area di Governance)

12. RISULTATI
• coinvolgimento dei professionisti nello sviluppo degli obiettivi d’integrazione
(costruzione partecipata)
• approccio ritenuto utile dai partecipanti e consigliato ad altri colleghi
• ottimizzazione dei tempi di budget
• precisazione dei risultati attesi e indicatori di monitoraggio
• integrazione tra aspetti clinici e aspetti gestionali
Strategia dichiarata
Coinvolgimento interno Supporto dell’alta direzione
Strategia agita

13. CONCLUSIONI
• i metodi di programmazione “tradizionali” (top-down) sono poco utili per
pianificare le interdipendenze
• il coinvolgimento diretto dei professionisti è fondamentale
• approccio flessibile, applicabile ad ogni contesto “nuovo” e “trasversale”
• è stato diffuso, su richiesta dei professionisti, ad altri ambiti
• non richiede costi di implementazione
• “know-how” facilmente trasferibile all’interno o all’esterno di APSS