Webinar: lo sviluppo di obiettivi ed indicatori nelle ammistrazioni locali

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Per accedere alla registrazione del seminario vai a questo link: http://goo.gl/Rt9S5b

I webinar del Progetto Valutazione delle Performance (http://goo.gl/8cRWaU) sono una occasione di formazione per chiunque sia interessato al performance management nella PA.

I seminari on line sono dedicati anzitutto ai Comuni delle Regioni Obiettivo Convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia).

Organizzati dal Dipartimento della funzione pubblica,con la collaborazione di FormezPa, i webinar integrano il percorso di affiancamento delle amministrazioni che hanno aderito al Progetto e sono rivolti, in particolar modo, agli attori principali del Ciclo di gestione della performance nei Comuni, ovvero ai direttori generali, segretari generali, dirigenti, funzionari apicali e ai componenti degli Organismi indipendenti di valutazione (Oiv).

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Webinar: lo sviluppo di obiettivi ed indicatori nelle ammistrazioni locali

  1. 1. Progetto Valutazione delle Performance Lo sviluppo di obiettivi ed indicatori 5 febbraio 2013 h. 14.30 – 16.00 Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
  2. 2. AGENDA DEI LAVORI - DRAFT 14.20 – 14.30 Avvio del collegamento e accoglienza dei partecipanti 14.30 – 14.40 Introduzione al tema - Laura Massoli, DFP 14.40 – 15.30 Lo sviluppo di obiettivi ed indicatori - Fabrizio Bocci, Mario Bolognani, Referenti ROC 14.40 – 15.15 Introduzione, Metodologie e criteri per la definizione degli indicatori, Obiettivi ed indicatori di servizio 15.15 – 15.50 Metodologie e criteri per la definizione degli obiettivi, Inquadrare gli obiettivi e gli indicatori di servizio nel PdP, Conclusioni 15.50 – 16.00 Chiusura dei lavori - Delia Zingarelli, FormezPA Moderatore: Mirko Tedde Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
  3. 3. Progetto Valutazione delle Performance L A U R A M A S S O L I D I P A R T I M E N T O F U N Z I O N E P U B B L I C A D I R I G E N T E S E R V I Z I O P E R L A G E S T I O N E D E L L E P E R F O R M A N C E 0 5 / 0 2 / 2 0 1 3 Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
  4. 4. Il Progetto nella seconda fase (2012-2013) Obiettivi Completamento del Ciclo della performance, attraverso il rafforzamento della capacità delle amministrazioni di effettuare la valutazione dei risultati e la loro rendicontazione (Relazione della Performance) Rafforzamento del CdP, puntando all’integrazione con la programmazione finanziaria e alla copertura degli obiettivi di servizio (QSN 2007-2013) Partecipanti 43 amministrazioni delle ROC - Calabria, Campania, Puglia e Sicilia - partecipano alla seconda fase (39 dalla prima fase + 4 capoluoghi di provincia) 2
  5. 5. A che punto siamo 1.  43 check list ricevute  43 piani di azioni di miglioramento ricevuti Comuni Check list PAM Calabria 5 5 Campania 9 9 Puglia 16 16 Sicilia 13 13 Totale 43 43 3
  6. 6. A che punto siamo 2. • Tutti i comuni sono impegnati nell’avvio dei Piani di Azioni di Miglioramento (PAM), veri e propri progetti di miglioramento che richiedono forti competenze di analisi, programmazione, monitoraggio e valutazione dei risultati • Avviato la settimana scorsa il primo ciclo di webinar a supporto dello sviluppo delle competenze nei comuni e parte integrante del percorso di affiancamento 4
  7. 7. Il tema di oggi: Lo sviluppo di Obiettivi ed Indicatori 5 Sviluppo degli indicatori e degli obiettivi nella costruzione dei sistemi di gestione delle performance nelle amministrazioni pubbliche e del loro effettivo utilizzo a supporto delle decisioni strategiche ed operative Condividere un linguaggio comune: linee di mandato, obiettivi strategici e operativi, dall’obiettivo all’indicatore all’azione, le tipologie di indicatori Approfondire concetti: il processo di misurazione di un indicatore – dal che cosa si misura alla raccolta e presentazione dei dati Un focus specifico sugli Obiettivi del Quadro strategico Nazionale (QSN) 2007-2013: istruzione, servizi di cura per gli anziani e per l'infanzia, gestione dei rifiuti urbani, servizio idrico integrato
  8. 8. A C U R A D I F A B R I Z I O B O C C I 0 5 / 0 2 / 2 0 1 3 05/02/2013 1 Progetto "Valutazione delle performance" Lo sviluppo di obiettivi ed indicatori GLI OBIETTIVI Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
  9. 9. Obiettivi nella gestione della performance 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 2 Ciò che si desidera ottenere/conseguire Un fine, uno scopo, un proposito che si desidera raggiungere Quale è il significato del termine obiettivo I progressi ottenuti nel perseguimento di un obiettivo Cosa misurare
  10. 10. Obiettivo - Indicatori - Valori Attesi 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 3 Obiettivo Indicatore Valore atteso Incrementare la produttività N. di pratiche per addetto 120 pratiche al mese Ciò che si intende conseguire Ciò che si usa per monitorare i progressi ottenuti La quantificazione dell’obiettivo (incremento della produttività) nella dimensione misurata dall’indicatore (pratiche per addetto) Un obiettivo senza uno o più indicatori ed i relativi valori attesi, rimane un intento puramente qualitativo
  11. 11. Esprimere un obiettivo 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 4 Migliorare la qualità di un servizioMigliorare Come esprimere un obiettivo Aumentare l’efficienza di una unità organizzativaAumentare Ridurre il numero di erroriRidurre Minimizzare i costi di gestioneMinimizzare Ottimizzare l’uso del parco autoOttimizzare Sviluppare le competenze degli addetti ai servizi socialiSviluppare Mantenere i livelli di qualità a fronte di risorse ridotteMantenere
  12. 12. Esprimere un obiettivo 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 5 Rispettare gli standard definiti dal regolatoreRispettare Come esprimere un obiettivo Contribuire al raggiungimento degli obiettivi di servizioContribuire Creare nuovi canali di comunicazione con il cittadinoCreare Diminuire il tasso di assenteismoDiminuire Facilitare l’accesso ad un servizioFacilitare Incrementare il numero dei controlli della Polizia LocaleIncrementare Assicurare il rilascio di una licenza entro tempi stabilitiAssicurare
  13. 13. Obiettivi e azioni 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 6 Ciò che si desidera ottenereObiettivi La differenza tra obiettivo ed azione Le iniziative a supporto del perseguimento degli obiettiviAzioni Alcune volte il completamento di un’azione può essere considerato come un obiettivo da raggiungere Non sempre c’è una chiara e netta differenza tra obiettivo ed azione
  14. 14. La definizione degli obiettivi 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 7 Aree strategiche di intervento Linee programmatiche di mandato Obiettivi strategici Macro Obiettivi operativi Obiettivi operativi
  15. 15. 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 8 Aree strategiche di intervento Linee di mandato Obiettivi strategici La definizione degli obiettivi Documento descrittivo Città che tutela il proprio capitale sociale Città che promuove la cultura come motore di sviluppo Città dell’integrazione, partecipazione, cooperazione Città dello sviluppo Città che genera sicurezza Città che rende i giovani protagonisti e considera lo sport come un diritto di tutti Città che dà valore all’etica e ad una PA di qualità Contribuire a sostenere lo sviluppo occupazionale Contribuire a sostenere lo sviluppo economico Contribuire a sviluppare una mobilità integrata e sostenibile Contribuire a migliorare la qualità della vita e dell’ambiente Sviluppare e conservare il territorio urbano Sviluppare e razionalizzare il sistema turistico locale
  16. 16. 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 9 Aree di intervento Obiettivi strategici La definizione degli obiettivi Città dello sviluppo Contribuire a sostenere lo sviluppo occupazionale Contribuire a sostenere lo sviluppo economico Contribuire a sviluppare una mobilità integrata e sostenibile Contribuire a migliorare la qualità della vita e dell’ambiente Sviluppare e conservare il territorio urbano Sviluppare e razionalizzare il sistema turistico locale Macro obiettivi operativi Promuovere un confronto stabile con gli attori locali attraverso il Tavolo per il Patto per lo sviluppo locale Promuovere accordi con i centri di ricerca ed altri partner per attrarre investimenti a favore delle imprese Promuovere la vocazione internazionale della città per facilitare l’insediamento di aziende internazionali Promuovere la vocazione internazionale della città facilitando l’internazionalizzazione delle imprese locali
  17. 17. 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 10 Obiettivi strategici La definizione degli obiettivi Contribuire a sostenere lo sviluppo economico Macro obiettivi operativi Promuovere un confronto stabile con gli attori locali attraverso il Tavolo per il Patto per lo sviluppo locale Promuovere accordi con i centri di ricerca ed altri partner per attrarre investimenti a favore delle imprese Promuovere la vocazione internazionale della città per facilitare l’insediamento di aziende internazionali Promuovere la vocazione internazionale della città facilitando l’internazionalizzazione delle imprese locali Obiettivi operativi Sviluppare la collaborazione con l’ICE Informare le imprese locali sui percorsi di internazionalizzazione
  18. 18. ... e gli Obiettivi di Servizio del QSN? 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 11 Aree strategiche di intervento Obiettivi strategici Capitale Sociale Ambiente e territorio La questione giovanile Servizi per gli anziani e per l’infanzia Servizio idrico integrato Gestione raccolta rifiuti Istruzione Tutelare e migliorare la qualità dell’ambiente in relazione al sistema di gestione dei rifiuti urbani Elevare le competenze degli studenti e la capacità di apprendere della popolazione e ridurre gli abbandoni scolastici Tutelare e migliorare la qualità dell’ambiente in relazione servizio idrico integrato Aumentare i servizi per l’infanzia e di cura per gli anziani per favorire la partecipazione femminile al mercato del lavoro
  19. 19. ... e gli Obiettivi di Servizio del QSN? 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 12 Obiettivi strategici Tutelare e migliorare la qualità dell’ambiente in relazione al sistema di gestione dei rifiuti urbani Indicatori Rifiuti urbani pro-capite smaltiti in discarica Valore atteso 2013 230 Quota raccolta differenziata 40% Frazione umida trattata da impianti di compostaggio 20% Macro Obiettivi operativi Realizzare la raccolta differenziata porta a porta Obiettivi operativi Realizzare piano di comunicazione Definire piano di raccolta N volantini illustrativi distribuiti / N nuclei familiari Completamento del piano x% Entro y % raccolta porta a porta su totale raccolta z%
  20. 20. … e le attività ordinarie? 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 13 Aree strategiche di intervento Linee programmatiche di mandato Obiettivi strategici Macro Obiettivi operativi Obiettivi operativi Obiettivi di efficienza Obiettivi di efficacia …… Obiettivi di accessibilità In ciascun servizio/settore:
  21. 21. ... e le attività ordinarie? 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 14 Aree strategiche di intervento Obiettivi strategici Macro Obiettivi operativi Obiettivi operativi Una PA di qualità Razionalizzare e migliorare la macchina amministrativa Ottimizzare i processi in tutte le unità operative Potenziare le funzionalità del SUAP / dell’URP / dello Sportello unico al cittadino Migliorare il controllo di gestione Governare il processo di «decertificazione» ………… Ridurre i tempi di rilascio di una concessione edilizia Incrementare i controlli contro l’abusivismo edilizio Migliorare la gestione economico finanziaria Valorizzare e promuovere la trasparenza amministrativa
  22. 22. Conclusioni 05/02/2013Progetto "Valutazione delle performance" 15  Dalle linee di mandato, identificare le aree di intervento  Tradurre gli intenti espressi nelle linee di mandato in obiettivi strategici (con relativi indicatori e target)  Declinare gli obiettivi strategici in macro-obiettivi operativi (con relativi indicatori e target)  Individuare le unità operative responsabili del perseguimento dei macro obiettivi operativi  Declinare i macro obiettivi operativi in obiettivi operativi (con relativi indicatori e target)  Completare la mappatura degli obiettivi tenendo conto delle attività ordinarie che non hanno valenza strategica
  23. 23. Progetto "Valutazione delle Performance" Lo sviluppo di obiettivi ed indicatori A C U R A D I M A R I O B O L O G N A N I 0 5 / 0 2 / 2 0 1 3 GLI INDICATORI Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
  24. 24. Misurare e valutare  MISURARE: assegnare numeri ai fenomeni osservati (secondo regole standard e con continuità)  VALUTARE: analisi dei risultati delle misure (attività episodica)  MISURARE LA PERFORMANCE: è l’insieme delle attività finalizzate a quantificare la performance 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  25. 25. Le cinque attività del processo di misurazione 1. Definire l’oggetto della misura e le sue dimensioni 2. Selezionare gli indicatori 3. Raccogliere dati 4. Stesura di rapporti informativi per chi deve valutare e decidere 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance" 5. Garantire la qualità del processo di misurazione
  26. 26. 1. Definire l’oggetto della misura e le sue dimensioni 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance" Un fenomeno a più dimensioni: “performance” ogni dimensione va misurata!
  27. 27. Dimensioni del servizio 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  28. 28. 2. Selezionare gli indicatori Sensibilial cambiamento (p. e. non vanno bene gli indicatori si/no) Definiticon precisione Comprensibili dagli utenti Documentati Rilevanti cioè riflettono dimensioni importanti del fenomeno Tempestivi se servono a prendere decisioni La raccolta, l’analisi dei dati e il reporting devono essere fattibili 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  29. 29. 3. Raccogliere dati Registrazioni esistenti e aggiuntive in-house Raccolta di opinioni (indagini) Autovalutazioni (self-assessment) con approcci qualitativi e quantitativi Misure tecniche effettive (p. e. qualità dell’aria) Valutazioni di osservatori specializzati Altre organizzazioni pubbliche o private Dati statistici nazionali e internazionali 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  30. 30. 4. Rapporti informativi (i numeri non parlano da soli) Confronto con la norma (target) definita in base al tempo (tra un anno) e per confronto con altre organizzazioni Scomposizione o aggregazione dei dati per analisi più approfondite (p. e. il dato dei laureati disoccupati non tiene conto di chi prosegue gli studi oltre il triennio) Ricerca delle cause di bassa performance (p. e. assenteismo varia con il genere o con la distanza dal luogo di lavoro?) 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  31. 31. Tipologie di indicatori (performance come processo produttivo) 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance" Outcome / Risultati /Impatto = effetti esterni indiretti (p. e. benessere organizzativo): intermedi (a breve) o finali (a lungo termine) Efficienza = input/output Efficacia = output /risultati Economicità = input / risultati Utilità e sostenibilità = confronto tra bisogni e risultati (indicatori di Qualità)
  32. 32. Indicatori singoli e rapporti Indicatori singoli: Indicatori di input (cosa entra nel sistema? Che risorse si usano? Indicatori di output (che prodotti/servizi escono? Quale è la loro qualità?) Indicatori di outcome intermedi (misurano effetti dell’output a breve?) Indicatori di outcome finali (misurano effetti ultimi degli output?) Indicatori ambientali (variabili esterne che influenzano gli outcome?) Rapporti efficienza, efficacia, economicità, produttività Indicatori compositi o aggregati Algoritmi che combinano diversi indicatori singoli (p. e. performance di un servizio) 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  33. 33. Categorie di indicatori di output 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance" 1. Tasso di assenteismo 2. Capacità di apprendimento 3. Quantità rifiuti smaltiti/persona 1. n. di reclami
  34. 34. Scheda anagrafica di indicatore 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance" Codice dell’indicatore 001 Nome dell’indicatore Stato di attuazione Descrizione dell’indicatore Rileva lo stato di avanzamento dell’azione a cui si riferisce Razionale Si utilizza tale indicatore ogni qualvolta sia necessario misurare attività complesse Obiettivo/Processo/Progetto Si applica a diversi obiettivi/processi/progetti Area Si applica a diverse aree di attività della Mappa strategica Processo di servizio Si applica a diversi processi di servizio della Mappa strategica Tipo misura E’ una misura di efficacia ed efficienza Legami con altri indicatori Nessun collegamento Data di approvazione dell’indicatore Data di approvazione del Piano delle Performance Tipo di calcolo / Formula / Formato Attività completate su attività previste e tempi di realizzazione Fonte/i dei dati Responsabile dell’azione Qualità dei dati Disponibilità informazioni oggettive sullo stato di avanzamento Priorità Strettamente legata al tipo di obiettivo Frequenza di rilevazione Variabile a seconda calendario attività previste Target (valore desiderato) Dipende dal piano dell’azione Benchmarking (valore di riferimento) Responsabile dell’indicatore Struttura Tecnica di supporto all’OIV Responsabile della performance legata all’indicatore Responsabile dell’azione Che cosa sarà fatto? Monitoraggio continuo e rispetto delle scadenze Note:
  35. 35. Un database di indicatori 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  36. 36. Obiettivi e indicatori QSN 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"  Quadro Strategico Nazionale (QSN) 2007-2013 definisce Obiettivi di Servizio per quattro ambiti di servizi essenziali per i cittadini:  istruzione,  servizi di cura per gli anziani e per l'infanzia  gestione dei rifiuti urbani  servizio idrico integrato  Richiede alle otto Regioni del Mezzogiorno e al MIUR (per istruzione) il raggiungimento al 2013 di obiettivi quantificati e misurati da un set di 11 indicatori collegati a premi per un ammontare complessivo di € 3 miliardi  http://www.dps.mef.gov.it/obiettivi_servizio/ml.asp.
  37. 37. Sei indicatori QSN  Servizi di cura per l’infanzia e per gli anziani  % di Comuni con servizi per l'infanzia: dal 21% al 35%  % di bambini che usufruiscono di servizi di cura per l'infanzia: dal 4% al 12%  % di anziani beneficiari di assistenza domiciliare integrata (ADI): da 1,6% a 3,5%  Gestione dei rifiuti urbani  Quantità dei rifiuti urbani smaltiti in discarica: dai 395 Kg procapite a 230 Kg  Quota dei rifiuti urbani oggetto di raccolta differenziata: dal 9% al 40%  Quota di frazione umida trattata in impianti di compostaggio: dal 3% al 20% 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  38. 38. Indicatore S.07 - Rifiuti urbani smaltiti in discarica 5/2/2013Progetto "Valutazione delle Performance"
  39. 39. Il percorso dei webinar Delia Zingarelli Progetto "Valutazione delle Performance Progetto Valutazione delle Performance Seconda Fase Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
  40. 40. Il primo webinar: alcuni riscontri Il tema : “Il ciclo della performance: le direzioni di sviluppo individuate dal progetto” I partecipanti : 39 presenze su 63 iscritti I sondaggi on line: risposte dei 2/3 delle amministrazioni partecipanti Il questionario di gradimento : 25 risposte Progetto "Valutazione delle Performance "
  41. 41. I sondaggi (1) Sondaggio 1 - Quali dei seguenti elementi di base ritiene siano ad oggi presenti nel Ciclo della Performance della sua amministrazione? Progetto "Valutazione delle Performance " 0. L'amministrazione ha redatto il Piano della Performance 2013-2015 1. Nel Piano in essere sono presenti anche obiettivi pluriennali 2. Il PDP contiene almeno uno degli obiettivi di servizio del QSN 3. L'amministrazione ha redatto la Relazione sulla Performance 2012 4. La Relazione 2012 (2011) ha struttura e contenuti del Piano 2012 (2011)
  42. 42. I sondaggi (2) Sondaggio 2 - Quale fra i seguenti elementi andrebbe ulteriormente approfondito mediante l'organizzazione di un webinar ad hoc? Progetto "Valutazione delle Performance " 0. Integrazione tra programmazione finanziaria e ciclo della performance 1. Ruolo svolto da OIV – NdV 2. Aggiornamento del sistema di misurazione 3. Informatizzazione del ciclo di gestione 4. Modalità di comunicazione e trasparenza
  43. 43. Il parere dei partecipanti Progetto "Valutazione delle Performance " Rilevanza del tema Chiarezza delle relazioni Utilità delle relazioni Qualità della discussione Efficacia della modalità webinar Adeguatezza dei tempi 4,5 4,5 4,5 4,1 3,8 4,3
  44. 44. I prossimi webinar Martedì 12 febbraio dalle ore 14,30 alle ore 16,00 : “Lo sviluppo del sistema dei controlli ed il Ciclo della performance” Marzo: quarto e quinto webinar Riferimenti pon_performance@formez.it Progetto "Valutazione delle Performance "
  45. 45. L’area di lavoro del progetto Progetto "Valutazione delle Performance " I materiali http://www.qualitapa.gov.it/iniziative-in- corso/valutazione-performance/area-riservata/webinar/
  46. 46. Grazie per l'attenzione e buon lavoro Progetto "Valutazione delle Performance Progetto Valutazione delle Performance Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro

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