MOV

1. 1
Mengevaluasi Kasus Bisnis/ Business
Case Investasi Teknologi Informasi
Business Case adalah dokumen yang berisikan analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya,
manfaat, dan risiko dari rencana proyek teknologi Informasi. Business case merupakan kumpulan
asumsi tentang bagaimana nilai diciptakan. Asumsi ini harus diuji untuk memastikan bahwa hasil
yang diharapkan dapat dicapai. Business case juga harus didasarkan pada indikator kualitatif dan
kuantitatif yangmemperkuat asumsi dan memberikan dukungan bagi pengambil keputusan dalam
menetapkaninvestasi di masadatang.Businesscase terdiriatasinputsumberdayayangterbagi atas
3 aliran kerja yaitu kemampuan teknikal, kemampuan operasional dan kemampuan bisnis. Setiap
aliran kerja ini harus didokumentasikan dengan data untuk mendukung keputusan investasi dan
proses manajemen portfolio yaitu: inisiatif, biaya, resiko, asumsi, hasil dan metrik.
Tujuan dari business case adalah untuk menghasilkan manajemen bisnis dengan semua informasi
yang diperlukan untukmembuatkeputusanapakahsuatuproyekteknologi informasi harus didanai.
Business Case yang baik memuat :
 Rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat
 Jelas membandingkan alternatif
 Secara obyektif mencakup semua informasi yang berhubungan
 Sistematis dalam hal merangkum temuan

2. 2
Kemudianbagaimanalangkah-langkah dalam menyusun suatu dokumen business case? Dapat kita
lihat pada gambar di atas yang terdiri dari beberapa tahap :
1. Memilih tim inti
Yang perlu diperhatikan dalam memilih anggota tim adalah perlunya melibatkan stakeholder /
pemangkukepentingandari pemilikproyeksebagai anggotaproyek.Dengandemikianadabeberapa
keuntungan yang bisa diperoleh :
– adanya kredibilitas dari tim proyek
– selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek
– adanya akses ke biaya yang sesungguhnya
– adanya kepemilikan (ownership) dan rasa memiliki proyek
– adanya persetujuan terhadap apa yang terjadi dalam proyek
– membangun jembatan antara pekerja proyek dengan organisasi
2. Mendefinisikan MOV (measurable organisational value)
Proyek teknologi informasi yang berjalan harus sesuai dengan & mendukung visi, misi dan tujuan
organisasi.
Syarat MOV haruslah : dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi, disetujui, dapat diverifikasi

3. 3
Bagaimana proses untuk menyusun MOV :
 Pertama : Identifikasi area pengaruh yang diinginkan. Terdapat beberapa area yang
berpotensi antara lain strategi, customer, finansial, operasional, atau sosial
 Kedua: Identifikasi nilai yangdiinginkan bagi organiasi, apakah ia lebih baik (meningkatkan
kualitas atau efektivitas), lebih cepat (meningkatkan kecepatan atau mengurangi waktu
siklus), lebih murah (mengurangi biaya), melakukan lebih (perkembangan atau ekspansi).
 Ketiga : Menentukan metric / ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau berkurang
(dalam satuan uang, persentase, atau angka numerik)
 Keempat : Menentukan target waktu untuk mencapai MOV
 Kelima : Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder proyek karena PMdan
tim proyek hanya dapat memandu proses ini.
 Keenam : Meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas misal : Proyek ini akan
memberikan 20% Return on Investment 500 pelanggan baru dalam tahun pertamanya
beroperasi

4. 4
3. Identifikasi alternatif
Dalam business case harus terdapat beberapa alternatif yang dicantumkan. Pertama perlu dibuat
base case terlebih dahulu tentang kondisi organisasi jika tidak melakukan apa pun (proyek tidak
berjalan),kemudiandibuatbeberapastrategi alternatif yangmemungkinkan(misal merubah proses
yang sekarangtanpainvestasi di TI,businessprocessengineering,adopsi sistem dari area organisasi
lain, membeli software package baru, atau membuat solusi dari nol).
4. Mendefinisikan kemungkinan (feasibility)
Kemungkinanbisatidaknyasuatuproyekdijalankan (feasibility) perlu dianalisis dari sisi ekonomis,
teknis,organisasi dansebagainya.Begitupuladenganrisikoyangperludianalisisdari sisi identifikasi,
asessment dan response dari risiko tersebut.
5. Mendefinisikan TCO (total cost of ownership)
TCO dapat dikategorikan menjadi :
 Biayalangsungatau biayadi depan(direct& up-frontcost) : pembayaran awal untuk semua
perangkat keras, perangkat lunak, peralatan telekomunikasi, biaya pengembangan atau
instalasi, biaya konsultasi, dsb
 Biayaberjalan(ongoingcost) :gaji,biaya training, biaya upgrade, maintenance, supply, dsb
 Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat berkurangnya procuktivitas, biaya
akibat adanya kegagalan sistem, biaya audit peralatan, quality assurance, dan PIR / Post
Implementation Review
6. Mendefinisikan Total Benefit of Ownership
Beberapa macam benefit suatu proyek dapat kita analisis sebagai berikut :
 Meningkatkan pekerjaan dengan value tinggi (misal adanya teknologi yang mengurangi
pekerjaan dengan kertas)

5. 5
 Meningkatkan akurasi dan efisiensi (misal mengurangi kesalahan, duplikasi, atau jumlah
tahap dari suatu proses bisnis)
 Memperbaiki pengambilan keputusan (misal dengan menyediakan informasi yang akurat
dan tepat waktu)
 Memperbaiki pelayanan pelanggan (misal danya produk atau layanan baru, layanan yang
lebih cepat dan lebih handal, dsb)
7. Menganalisis alternatif menggunakan model finansial dan model penilaian
Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat kita gunakan untuk menghitung
pembobotantiap altenatif yang kita buat, antara lain : payback, break even, return on investment,
net present value (mungkin tidak akan kita bahas satu per satu di tulisan ini).
Berikut contoh perhitungan dan pembobotan untuk setiap alternatif untuk kemudian dapat kita
perhitungkan mana yang akan dipilih berdasarkan bobot yang paling menguntungkan.

6. 6

7. 7
Pembobotan Model Skoring
8. Mengajukan & mendukung rekomendasi
Langkah terakhir adalah mengajukan business case ini kepada high level management untuk
dibandingkan dengan proyek lainnya.

8. 8