Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. SMAN 5 Kota Tangerang membutuhkan sistem informasi baru untuk mendaftarkan calon siswa secara online agar prosesnya lebih efisien dan mengurangi beban bagi pihak sekolah. 2. Studi kelayakan dilakukan untuk sistem informasi pendaftaran peserta didik baru berbasis web, dengan menilai faktor kelayakan teknis, ekonomi, dan operasional. Hasil studi menunjukkan sist

1. STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI APLIKASI PENDIDIKAN
PENERIMAAN SISWA BARU (SIAP PSB) PADA SMAN 5 KOTA
TANGERANG
I. Pendahuluan
Dari tiap tahunnya, SMA Negeri 5 Kota Tangerang menerima banyak pendaftar calon
siswa yang ingin melanjutkan studinya ke SMA Negeri 5 Kota Tangerang. SMA Negeri 5 Kota
Tangerang melakukan proses Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) online secara terpusat di
PPDB Kota Tangerang (ppdb.tangerangkota.go.id). Dalam pelaksanaannya calon siswa dari SMA
Negeri 5 Kota Tangerang ini harus tetap melakukan verifikasi pendaftaran secara offline dengan
langsung ke sekolah dan menyerahkan SHUN asli.
Proses tersebut akan sangat membebankan pihak manajemen SMA Negeri 5 Kota
Tangerang karena harus menyimpan data – data calon siswanya apabila terdapat banyak calon
siswa yang mendaftar. Proses tersebut akan sangat memberatkan jika perlu diproses lagi oleh
pihak manajemen secara online.
Berangkat dari permasalahan itulah dibutuhkan suatu aplikasi dengan sistem yang dapat
mempermudah itu semua. Aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran Online Berbasis Web adalah
solusinya. Aplikasi ini bernama SIAP PSB Online, adalah sebuah sistem yang dirancang untuk
melakukan otomasi seleksi penerimaan siswa baru (PSB), mulai dari proses pendaftaran, proses
seleksi, hingga pengumuman hasil seleksi, yang dilakukan secara online dan berbasis waktu nyata
(realtime).
II. Bahan dan Metodde
2.1. Konsep dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang
sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara
orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk
merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK),
tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung
proses bisnis.
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja
tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi
harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan
(relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang
tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi
merupakan sampah (garbage).
2.2. Studi Kelayakan

2. Studi kelayakan merupakan suatu survey tentang ketersediaan dan persediaan akan
keunggulan dan kelemahan suatu sistem. Studi kelayakan dilakukan dengan survey yang
menghasilkan dokumen-dokumen kebutuhan. Berdasarkan dokumen kebutuhan dan studi
kelayakan, dapat disusun persyaratan perangkat lunak. Studi kelayakan berguna untuk
memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber
daya, dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak
terhadap lingkungan sekeliling terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam
usulan proyek pengembangan sistem.
2.3. Faktor Kelayakan
Faktor kelayakan yang digunakan untuk mengukur kelayakan sistem adalah faktor
kelayakan TELOS yaitu dalam aspek kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, kelayakan legal
atau hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan schedule atau jadwal. Berikut adalah
sebagian dari TELOS yaitu Kelayakan Teknis, Ekonomi dan Operasionalnya.
2.3.1. Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek
teknologi yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk
pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat
pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bias dinyatakan
layak (Al fatta, 2007).
2.3.2. Kelayakan Ekonomi
Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan
ekonomi. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada
perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan.Dengan demikian aspek untung
rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi
berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat
kembali (Al fatta, 2007).
2.3.3. Kelayakan Operasional
Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah
sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak
di dalam orgnisasi (Jogianto, 2008).
2.4. Menilai Faktor Kelayakan
Semakin tinggi nilai faktor kelayakan TELOS, semakin besar pula peluang untuk suatu
sistem dapat mencapai kesuksesan. Sebaliknya, semakin rendah nilai faktor kelayakan TELOS,
semakin tinggi resiko pengembangan sistem. Para penilai (evaluator) terdiri dari manajer
proyek, beberapa profesionalis sistem, dan minimal satu orang perwakilan user.
2.4.1. Menilai Kelayakan Teknik
Cara menilai kelayakan teknis adalah jika sistem baru dapat digunakan dan
dipakai pada teknologi yang terkenal, nilai dapat berada antara 9.5 atau 10.0. Jika
teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, atau tidak standar (untuk industri
maupun perusahaan); atau teknologi merupakan keluaran pertama vendor; atau
beberapa vendor terlibat; atau menggunakan sistem jaringan yang terlalu kompleks,
maka satu atau kombinasi dari hal-hal yang disebutkan nilai antara 6.0 hingga 8.0.

3. Contohnya alternatif perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan
teknologi baru yang standar dalam industri dan terbukti dapat berjalan (nilai 9.0).
2.4.2. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pada penilaian kelayakan ekonomi, yang perlu dilihat adalah apakah komitmen
manajemen tertinggi mendukung proyek pengembangan sistem yang lengkap dengan
sumber-sumber yang sesuai. Jika manajemen tertinggi mendukung sistem, tetapi tidak
ada biaya untuk penyelesaiannya, nilai dapat berada antara 5.0 sampai 8.0, bergantung
pada keadaan dan catatan manajemen tertinggi dalam mendukung proyek sistem
sebelumnya. Jika biaya ada, nilai berada di 9.0 sampai 10.0.
Contohnya dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan
tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.0.
2.4.3. Menilai Kelayakan Operasional
Sistem yang berbasis lokal atau kelompok lebih mudah dioperasikan
dibandingkan dengan sistem yang sangat melebar (enterprisewide), karena sistem seperti
itu lebih kecil dan lebih sederhana dan hanya ada beberapa orang yang mengendalikan.
Sistem yang enterprisewide yang menjadi sistem standar yang terkenal, nilainya lebih
tinggi dari sistem yang berbasis lokal atau kelompok yang unik atau berpengalaman.
Kuncinya adalah keberadaan (availability) dari user yang terlatih baik (welltrained) dan
sesuai.
Contohnya sistem berbasis kelompok yang tidak dikenal oleh beberapa user. Dan
beberapa usernya adalah pegawai baru dan belum dilatih untuk pekerjaan tersebut.
Nilainya menjadi 6.0.
III. Hasil dan Pembahasan
Hasil dari analisa kelayakan sistem informasi pendaftaran peserta didik baru berbasis web
pada SMA Negeri 5 Kota Tangerang adalah berdasarkan tiga dari aspek TELOS yang ada yaitu dari
aspek kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, dan kelayakan operasional.
3.1. Kelayakan Teknis
Kelayakan teknik menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi
yang akan digunakan, untuk penerapan PPDB SIAP PSB Online. Karena Sistem informasi
yang akan dibuat adalah Sistem Informasi berbasis web maka diperlukan beberapa
perangkat yang perlu dinilai yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat
jaringan.

4. 3.1.1. Perangkat Keras
Berikut adalah tabel kebutuhan Perangkat Keras :
3.1.2. Perangkat Lunak
Berikut adalah table kebutuhan perangkat Lunak :
3.1.3. Perangkat Jaringan
Berikut adalah table kebutuhan perangkat lunak :

5. 3.1.4. Menilai Kelayakan Teknik
Sistem yang hamper sama sudah pernah di implementasikan sebelumnya
sehingga user dan manajemen proyek lebih familiar dalam penggunaannya (nilai
8.0).
3.2. Kelayakan Ekonomi
Untuk melakukan analisa biaya dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu
komponen biaya dan komponen manfaat.
3.2.1. Komponen Biaya
Biaya – biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini yaitu
biaya pengadaan, biaya pengembangan dan biaya operasi
Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat
keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system
dioperasikan.
Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem
yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisa sistem, biaya tahap desain
sistem dan biaya tahap penerapan sistem.
Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk
menjalankan sistem, yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat
keras dan perangkat lunak.
3.2.2. Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai
berikut :
Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa
penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam
bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain :
a. Pengurangan biaya operasi
b. Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya perlengkapan
Keutungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang
sulit atau tidak muugkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut
antara Iain :
a. Keandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya
3.2.3. Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta
mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada,
tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana
sehingga nilai dapat diberikan 7.8.
3.3. Kelayakan Operasional
Analisis kelayakan operasional dilakukan dengan menggunakan pendekatan
PIECES framework. PIECES sendiri merupakan singkatan dari Performance, Information,
Economics, Control, Efficiency, Service. PIECES dikembangkan oleh James Wetherbe dan

6. bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan
dengan baik atau tidak di dalam organisasi.
3.3.1. Performance
Performance atau kinerja merupakan jumlah kerja selama periode
waktu tertentu. Dalam kasus ini, jika dibandingkan sistem yang lama dengan yang
baru, maka; dengan sistem yang lama, waktu yang dibutuhkan untuk
menghasilkan 1 pekerjaan misalnya menyediakan formulir untuk diisi dan
dikumpulkan kembali akan relatif lama karena prosesnya secara manual (calon
peserta didik harus mengambil formulir ke sekolah, mengisinya, dan
mengumpulkannya). Sedangkan dengan sistem yang baru, waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang sama akan lebih cepat karena
tinggal mengakses secara online, input data pada formulir online, dan submit.
3.3.2. Information
Jika dibandingkan sistem yang lama dengan sistem yang baru,
Information atau informasi yang dihasilkan belum tentu akurat karena alasan-
alasan tertentu (misalnya kecerobohan), serta sulit untuk disusun atau diakses.
Sedangkan dengan sistem yang baru, informasi akan dapat dengan cepat diproses
oleh sistem secara otomatis sehingga sudah pasti akurat dan disajikan dalam
bentuk yang mudah dibaca (misalnya adanya fitur cari).
3.3.3. Economy
Dalam segi ekonomi, sistem yang lama sudah pasti akan menghasilkan
pengeluaran biaya yang besar karena kebutuhan sumber daya manusia,
kebutuhan adminitrasi seperti kertas, alat tulis, dan sebagainya, serta apabila
terjadinya kesalahan akan menghasilkan cost yang lebih pula. Lain hal dengan
sistem yang baru karena selain hemat sumber daya, dengan bantuan sistem akan
lebih meminimalisir terjadinya kesalahan.
3.3.4. Control
Control atau pengendalian dalam hal ini adalah tingkat pengendalian
terhadap aliran data pada tingkat keamanan tertentu. Pada sistem yang lama,
akan sulit mengatasi informasi penting yang tidak ada/belum ada, adanya
kemungkinan data yang berlebih atau tidak konsisten, serta mudahnya dalam
mengakses data pribadi milik orang lain. Pada sistem yang baru, pengendalian
aliran data ada pada validasi informasi yang diinputkan apakah sudah lengkap
atau belum, serta adanya pembatasan hak akses untuk masing-masing pengguna.
3.3.5. Efficiency
Efisiensi adalah untuk mengukur penggunaan secara maksimum sumber
daya yang tersedia. Pada sistem yang lama, tingkat efisiensi sangat rendah karena
kemungkinan suatu proses yang sama terjadi dalam waktu yang berbeda pasti
ada. Misalnya dalam mengisi formulir data diri untuk 2 tujuan yang berbeda. Lain
halnya dengan sistem yang baru dimana akan lebih efisien karena data yang
sudah dimasukkan dapat kembali diakses dengan mudah sehingga lebih efisien.

7. 3.3.6. Services
Service atau layanan adalah untuk mengukur ketersediaan sistem dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada sistem yang lama, kepuasan akan layanan
yang disediakan kecil karena membutuhkan waktu untuk menunggu dalam
memproses data. Sedangkan pada sistem yang baru, proses pengolahan data
relative cepat sehingga tidak perlu menunggu.
3.3.7. Nilai Kelayakan Operasional
Karena sistem tidaklah baru dan sudah dikenal oleh sebagian besar user,
maka Nilainya menjadi 9.0.
IV. Kesimpulan dan Saran
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari studi kelayakan yang telah dilakukan, maka dapat
disimpulkan bahwa hasil dari analisa studi kelayakan sistem informasi pendaftaran
online peserta didik baru berbasis web, dengan aspek kelayakan teknik, kelayakan
operasional, dan kelayakan ekonomi pada SMA Negeri 5 Kota Tangerang dinyatakan
layak untuk dikembangkan lebih lanjut serta digunakan nantinya dalam proses
pendaftaran peserta didik baru.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka dapat disarankan agar analisa studi
kelayakan selanjutnya dapat lebih lengkap dengan tambahan aspek kelayakan hukum
dan kelayakan jadwal, dilanjutkan dengan analisa dalam aspek faktor stategis PDM
(produktivitas, diferensiasi, manajemen) dan faktor desain.