Business case memberikan gambaran proyek TI untuk menentukan kelayakannya. Ringkasan utama mencakup pembentukan tim inti, penetapan tujuan ukur yang jelas, identifikasi alternatif solusi, analisis kelayakan dan biaya/manfaat untuk mendukung rekomendasi terbaik.

1. Business Case
20 Maret 2019

2. BAB/SUB BAB
HALAMAN

3. BUSINESS CASE
HALAM
AN
• Gambaran umum suatu proyek sebagai konsumsi dari high level
management untuk menentukan disetujui tidaknya proyek
tersebut.
• Inisiasi awal suatu perencanaan proyek untuk menghasilkan produk
TI dan mengelola proses proyek.
• Business Case adalah analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya,
manfaat, dan risiko dari rencana proyek.

4. BUSINESS CASE
HALAM
AN
Atribut dari Business Case yang baik:
Rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat
Jelas membandingkan alternatif
Secara obyektif mencakup semua informasi yang
berhubungan dengan project
Sistematis dalam hal merangkum temuan.

5. Proses Business Case
HALAM
AN

6. 1. SELECT CORE TEAM
HALAM
AN
• Tim inti harus mencakup Manajer, ahli bisnis, ahli IT (yang memahami
peluang, keterbatasan, dan risiko terkait dengan IT) dan bahkan melibatkan
pengguna yang memahami requirement yang harus dipenuhi.
• Dengan demikian ada beberapa keuntungan yang bisa diperoleh:
 Adanya kredibilitas dari tim proyek
 Selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek
 Adanya akses ke biaya yang sesungguhnya
 Adanya kepemilikan (ownership) dan rasa memiliki proyek
 Adanya persetujuan terhadap apa yang terjadi dalam proyek
 Membangun jembatan antara pekerja proyek dengan organisasi

7. 2. DEFINE
MEASURABLE ORGANIZATION VALUE
HALAM
AN

9. Langkah membuat MOV
1. Identifikasi area yang ingin diubah
2. Identifikasi manfaat proyek TI yang diusulkan terhadap area tersebut
(better, faster, cheaper).
3. Mengembangkan target/tujuan sesuai Metric , apakah menambah atau
mengurangi.
 Metric: Uang, persentase, nilai numeric.
4. Menetapkan waktu (time frame ) kapan MOV dicapai.
5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek.
Manajer proyek dan tim hanya dapat membimbing pproses.
6. Summarize MOV dalam sebuah pernyataan singkat dan jelas, atau dalam
bentuk table.
DEFINE MOV

10. Valu e of Project
Identifikasi nilai yang diinginkan bagi organiasi. Apakah ia:
Better - Lebih baik (meningkatkan kualitas atau efektivitas),
Faster - Lebih cepat (meningkatkan kecepatan atau
mengurangi waktu siklus),
Cheaper - Lebih murah (mengurangi biaya),
Do More - Melakukan lebih (perkembangan atau ekspansi).
Fokus pada kualitas, efektivitas, dan efisiensi untuk
perkembangan sebuah sistem di organisasi.
DEFINE MOV

11. Develo p Metric
• Menentukan metric/ ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau
berkurang (dalam satuan uang, persentase, atau angka numerik).
1. Memberikan target yang jelas kepada tim proyek
2. Menetapkan alternatif kemungkinan diantara semua stakeholder.
3. Mengevaluasi apakah proyek tersebut suksesdi kemudian hari atau tidak.
• Semua stakeholder harus sepakat tentang ukuran dari proyek
yang akan dikerjakan.
DEFINE MOV

12. T ime Frame MOV
 Setelah Anda memiliki kesepakatan mengenai target metrik
yang akan memberikan dampak yang diinginkan untuk
organisasi, langkah berikutnya adalah untuk menyepakati
sebuah proyek untuk jangka waktu tertentu.
 Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat fokus pada
peningkatan keuntungan atau mengurangi biaya, tapi
pertanyaannya adalah kapan hasil tersebut dapat dicapai?
Kapan project manager dan sponsor sepakat untuk
mengevaluasi project?
DEFINE MOV

13. 3. Identify Alternatives
HALAM
AN
• Gambaran umum business case terlebih dahulu tentang kondisi
organisasi jika tidak melakukan investasi apapun.
• Buat Kemungkinan Strategi Alternatif:
• Ubah proses yang sudah ada tanpa investasi di bidang TI.
• business process engineering
• Adopsi / Adaptasi sistem dari daerah organisasi lainnya.
• Mengembangkan Sistem yang sudah ada (faster, better).
• Pembelian paket aplikasi off-the-shelf.
• Membangun Solusi Baru (sistem informasi)

14. 4. DEFINE FEASIBILITY
HALAM
AN
1. Analisis Kelayakan
• Kelayakan ekonomi
• Kelayakan teknis
• kelayakan Organisasi
• Kelayakan yang lain
2. Menilai Resiko
• Identifikasi Resiko
• Penilaian/ assesment (dampak resiko)
• Respon (bagaimana organisasi menghindari atau meminimal resiko)

15. 5. Total Cost of Ownership
HALAM
AN
• Penilaian Biaya dan manfaat
yang terkait dengan pembelian
komponen TI secara langsung
dan tidak langsung.
• Mendapatkan angka efektif
dari sebuah pembelian, setelah
mempertimbangkan semua
hal.

16. TCO dapat dikategorikan menjadi :
 Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost) :
pembayaran awal untuk semua perangkat keras, perangkat lunak,
peralatan telekomunikasi, biaya pengembangan atau instalasi,
biaya konsultasi, dsb
 Biaya berjalan (ongoing cost) : gaji, biaya training, biaya
upgrade, maintenance, supply, dsb.
 Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat
berkurangnya procuktivitas, biaya akibat adanya kegagalan
sistem, biaya audit peralatan, quality assurance, dan PIR (Post
Implementation Review).
TCO harus dibandingkan dengan manfaat kepemilikan
keseluruhan (total benefits of ownership, disingkat TBO)
secara
untuk
menentukan kelayakan dari sebuah pembelian.
Total Cost of Ownership

17. 6. Define Total Benefits of Ownership
HALAM
AN
• Beberapa macam benefit suatu proyek dapat kita analisis sebagai berikut :
 Increasing high-value work (misal adanya teknologi yang mengurangi
pekerjaan dengan kertas).
 Improving accuracy and efficiency (misal mengurangi kesalahan, duplikasi, atau
jumlah tahap dari suatu proses bisnis).
 Improving decision-making (misal dengan menyediakan informasi yang
akurat dan tepat waktu).
 Improving customer service (misal adanya produk atau layanan baru, layanan
menjadi lebih cepat dan lebih handal, dsb)

18. 7. Analyze Alternatives
HALAM
AN
• Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat kita gunakan
untuk menghitung pembobotan tiap alternatif yang kita buat, antara lain:
payback, break even, returnon investment, netpresent value.

19. Payback
Payback Period =InitialInvestment
Net Cash Flow
=$100,000
$20,000
=5 years
payback period dapat diartikan sebagai jangka waktu
kembalinya investasi yang telah dikeluarkan, melalui keuntungan
yang diperoleh dari suatu proyek yang telah direncanakan.
7. Analyze Alternatives

20. Materials (putter head, shaft, grip, etc.) $12.00
Labor (0.5 hours at $9.00/hr) $ 4.50
Overhead (rent, insurance, utilities, taxes, etc.) $ 8.50
Total $25.00
If you sell a golf putter for $30.00 and it costs $25.00 to make, you have
a profit margin of $5.00:
Breakeven Point = Initial Investment / Net Profit Margin
= $100,000 / $5.00
= 20,000 units
Break Even
BreakEvenPoint(BEP)adalah titik impas di mana keadaan jumlah
pendapatan dan biaya sama atau seimbang sehingga tidak
terdapat keuntungan ataupun kerugian.
7. Analyze Alternatives

21. Return of Investment
adalah rasio uang yang diperoleh atau hilang pada suatu investasi,
relatif terhadap jumlah uang yang diinvestasikan.
ROIbisa juga diartikan sebagai rasio laba bersih terhadap biaya.
7. Analyze Alternatives

22. Net PresentValue
NPV = -I0 +  (Net Cash Flow / (1 + r)t)
I = Total Cost or Investment of the Project
r = discount rate
t = time period
Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4
Total Cash Inflows $0 $150,000 $200,000 $250,000 $300,000
Total Cash Outflows $200,000 $85,000 $125,000 $150,000 $200,000
Net Cash Flow ($200,000) $65,000 $75,000 $100,000 $100,000
7. Analyze Alternatives

23. Net PresentValue
Time Period Calculation
Discounted Cash
Flow
Year 0 ($200,000) ($200,000)
Year 1 $65,000/(1 + .08)1 $60,185
Year 2 $75,000/(1 + .08)2 $64,300
Year 3 $100,000/(1 + .08)3 $79,383
Year 4 $100,000/(1 + .08)4 $73,503
Net Present Value (NPV) $77,371
7. Analyze Alternatives

24. Weighted Scoring Model
Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis
dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.
1. Identifikasi kriteriayang penting
2. Tentukan bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan score pada tiap kriteria
4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot
total
5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.
7. Analyze Alternatives

25. Weighted Scoring Model
Pembobotan untuk setiap alternative solusi, pilih berdasarkan bobot yang paling menguntungkan.
7. Analyze Alternatives

26. Weighted Scoring Model
Pembobotan untuk setiap alternative solusi, pilih berdasarkan bobot yang paling
menguntungkan.
7. Analyze Alternatives

27. 8. Propose & Support Recommendation
HALAM
AN
• Mengajukan dokumen business case kepada high
level management untuk dibandingkan dengan
proyek lainnya.

28. Business Case
Template

29. Business
Case
SUMMARY
 Select Core Team:Mengumpulkan para ahli menjadi1 tim.
 Define MOV: Menetapkan goal, dimana goal tersebut harus :
dapat diukur, menyediakan manfaat bagi perusahaan, disetujui
oleh stakeholder, dapat diverifikasi.
 IdentifyAlternatives:menetapkan semua alternatif skenario
penyelesaian masalah.
 Define feasibilities:tiap alternatif harus dianalisis resikonya dan
apakah tiap alternatif itu bermanfaat.
 Define Total Cost of Ownership : menetapkan laba
perusahaan.
 Define total benefit of ownership :
menetapkan laba perusahan.
 Propose and support recommendation : mengusulkan
alternative solusi yangtelah ditentukan.