Несколько банальных советов по event managment. Хоть и очевидные, но позволяют избежать популярных граблей.

1. Events…
Татьяна Ландо

2. О себе
Учеба
• СПбГУ, ФилФак, Матлингвистика, 2002-2007
Работа
• ИТМО, студия QD 2007-2008
• Всякая фигня, включая Siemens 2007-2008
• Яндекс, Москва 2008-по н.в.
Менеджер лингвистических проектов

3. Мои ивенты
• 2005-2007 студенческие конференции
• 2007 Как обучать компьютерных лингвистов
• 2007 International Linguistic Olympiad
• 2008 Большая встреча инноваторов в
Смольном
• 2007 – по н.в. NLPseminar
• 2008-2011 RuSSIR
• 2012-2013 AINL

4. Как обучать компьютерных
лингвистов
• 120 человек, 4 часа
• Формат: OpenSpace
• Участники: студенты, преподаватели,
«целевой» бизнес
• Подготовка: 5 чел/2 месяца
• Бюджет: 5 т.р. 
• Площадка: актовый зал ФилФака

5. Большая встреча инноваторов в
Смольном
• 180 человек, 5 часов
• Формат: авторский, OpenLesson
• Участники: стартапы, эксперты от бзнеса и
инвесторов
• Подготовка: 3+5чел/3 месяца
• Бюджет: небольшой
• Площадка: зал в Смольном
• Специфика: поддержка ИТМО и лично ректора

6. NLPseminar
• 70 семинаров
• Формат: 1,5 часа, слайды и видео на сайте,
онлайн трансляция
• Участники: студенты, аспиранты, разработчики
• Подготовка: 3 чел
• Бюджет: разный, как повезет
• Площадка: аудитория на ФилФаке
• Специфика: регулярный семинар

7. RuSSIR
• 100 человек, 5-6 дней
• Формат: летняя школа, 5-6 курсов
• Участники: студенты, аспиранты,
разработчики
• Подготовка: ~ 10 чел/8 месяцев
• Бюджет: приличный, спонсоры из
индустрии
• Площадка: в университетах

8. AINL 2012
• 150 человек, 12 часов,
• Формат: конференция, 24 доклада
видео, слайды на сайте, трансляция
• Участники: студенты, преподаватели,
«целевой» бизнес, заинтересованные
• Подготовка: 2+2 чел/2 месяца
• Бюджет: очень большой, за счет I-Free
• Площадка: арендованный зал

9. Чего не хватает на слайдах?

10. Зачем все это?
• Как обучать компьютерных лингвистов?
– Чтобы изменить программу на кафедре
• Большая встреча инноваторов
– Познакомить инвесторов и стартапы,
верифицировать проекты
• NLPseminar, RuSSIR, AINL
– (Само)Образование и повышение грамотности
– Обмен опытом в индустрии

11. Что самое главное в
организации мероприятий?

12. Здравый смысл!
А еще важно понимать цели.

13. Так как же сделать хорошее
мероприятие?
Немного банальностей

14. Вопросы, которые надо задать себе
или заказчику:
• Зачем я это делаю? Даже для
академических
• Для кого я это делаю? ивентов
• Что я хочу, чтобы получилось в итоге?
И только потом:
• Какой у нас бюджет?
Варианты!
• На какой площадке будем делать?
• Как донесем информацию?

15. Keep things simple
Если можно сделать просто,
не надо делать сложно
• Google Docs – идеальный инструмент для
совместной работы, в них можно делать
даже регистрацию
• Вокруг всегда есть пара юр.лиц для
провода денег, надо только спросить ;)
• Собственный сайт – не панацея

16. Бес в мелочах
• Вспомните все, что вас раздражало на
мероприятиях, и не делайте так! ;)
• Аккуратно выбирайте все, даже бейджи
• Следите за документооборотом, особенно
за почтой. Не забывайте отвечать на все
письма
• И еще раз
Здравый смысл!

17. Сроки
• Времени всегда мало…
• Главное, чтобы не катастрофически!
– Например, 2 месяца на конференцию…
• Сроки всегда срываются, но вашим
участникам не обязательно об этом знать
• Всегда есть временная черта, за которой
что-то разрулить уже поздно

18. Команда
• Выбирайте людей, которым доверяете
• Доверяйте людям, которых выбрали
• Доверяй, но проверяй - Still valid!
• Чтения мыслей не бывает, договоритесь
заранее о разделении работы,
ответственности и рамках
«самодеятельности»
• Волонтеры будут лучше, если их будет
самих интересовать происходящее

19. Money Tips&Tricks
• Большие компании сводят бюджет в ноябре
текущего года на весь следующий.
• В конце года у них могут оказаться излишки
денег (а могут и не оказаться)
• Пока вы не подписали спонсорский договор
компания Х вам ничего не должна
• Заработать на мероприятии очень сложно

20. Feedback
• После завершения мероприятия работа не
заканчивается
• Надо обработать фото/видео/слайды…
• Пост-релизы
• Написать ключевым участникам
благодарственные письма
• И не забыть поблагодарить свою команду, в
конце концов без них ничего не было.

21. Почему я этим занимаюсь?
• Адреналин ;)
• Известность в нужных кругах
• Социальная ответственность
• Я правда верю, что мир становится лучше

22. Спасибо!