De workshop rond “Key Performance Indicators (KPI’s) in bibliotheken?” werd gegeven door Frederic Vandoolaeghe, Pauls Sijsmans en Gijs Noels. Inhoud: Enkele vragen die ons (hopelijk) allemaal bezighouden zijn, “doen wij ons werk goed? werken we efficiënt? en vooral… zijn onze eindgebruikers tevreden?” Binnen het huidige tijdskader waarbij steeds minder resources ter beschikking gesteld worden, blijken de antwoorden op deze vragen geen evidentie te zijn. Daarom willen we in deze sessie enerzijds dieper ingaan op het belang van “meten en weten” in functie van het bereiken van de instellingsgebonden strategische doelstellingen en anderzijds de mogelijkheden in Alma Analytics inzake out of the box KPI reports en benchmarking demonstreren.

1. KPI’s in Bibliotheken
LIBISnet Gebruikersdag 2019
Frederic Vandoolaeghe, Paul Sijsmans & Gijs Noels

2. 22
Doel?
Enkele vragen die ons (hopelijk) allemaal
bezighouden zijn, “doen wij ons werk goed? werken
we efficiënt? en vooral… zijn onze eindgebruikers
tevreden?”
Binnen het huidige tijdskader waarbij steeds minder
resources ter beschikking gesteld worden, blijken
de antwoorden op deze vragen geen evidentie te
zijn.
Daarom willen we in deze sessie enerzijds dieper
ingaan op het belang van “meten en weten” in
functie van het bereiken van de instellingsgebonden
strategische doelstellingen en anderzijds de
mogelijkheden in Alma Analytics inzake out of the
box KPI reports en benchmarking demonstreren.

3. 3
KPI’s in Bibliotheken
Stand van zaken KU Leuven Bibliotheken
Frederic Vandoolaeghe & Paul Sijsmans

4. 44
KU Leuven Bibliotheken rapporteert over de dienstverlening aan de hand
van een beperkte set van relevante indicatoren.
Statistieken worden nu vooral gebruikt voor rapportage op beleidsniveau en
jaarverslagen. We willen werken aan een beperkte set van indicatoren waarvan de
betekenis heel duidelijk is en die breed gedragen worden in de organisatie. Door
regelmatig naar deze indicatoren (KPI’s) te verwijzen en hier helder over te
communiceren, kunnen we meebouwen aan een bedrijfscultuur waarin het
kwaliteitsbewustzijn voortdurend wordt gevoed en versterkt.
KU Leuven Bibliotheken legt in breed overleg een set indicatoren vast die relevant zijn
voor het beleid en voor de kernprocessen.

5. 55
Indicatoren voor strategische
doelstellingen
• Expertengroep kwaliteit: “Wat zijn indicatoren?”
• Quality Challenge VCK met Ilse Gilio (Allanta)
• Indicatoren actielijn docenten en studenten
• Simultaan: uitwerken kwaliteitsbarometer BASSO

6. 66
Wat is een KPI?
KPI = Key Performance Indicator / Kritieke Prestatie
Indicator
• Variabelen waaraan valt af te lezen of een organisatie op
koers ligt wat betreft haar doelstellingen:
• Kernprestaties van organisaties analyseren
• Gericht op het sturen van doelstellingen
• Focus op verbetering
• Beperkt in aantal (dashboard)
• Kwantitatief (uitgedrukt in een getal)
• Gerelateerd aan een norm of target

7. 77
Indicatoren: definitie?
Alternatief:
Criteria waaraan informatie moet voldoen om te kunnen
spreken van indicatoren

8. 88
Criteria voor indicatoren (Voorstel expertengroep
24/05/2018)
• Vertrekt vanuit een expliciete doelstelling
• De kosten voor de uitvoering van de meting zijn
aanvaardbaar
• Een duidelijke functie (signaal-, evaluatie-, communicatie-)
• Heldere definitie
• De interpretatie van de indicatorwaarde is ondubbelzinnig
• De indicatorwaarde wordt regelmatig berekend,
geanalyseerd, geëvalueerd en gecommuniceerd
• Concreet (waarde, aantal, som, gemiddelde, …)
• Het is mogelijk om een concrete streefwaarde te definiëren
(optioneel)
• Zinvolle vergelijking mogelijk in de tijd

9. 99
Actielijn docenten en studenten
• Curriculaire inbedding van onze onderwijsondersteuning
versterken
• Projecten in functie hiervan zijn:
Expertise samenbrengen, uitwisselen, opleiding
Project Heatmap
Project Tutorial
Project KUBIC
Project Leganto

10. 1010
Voorgestelde KPI’s
Informatiegeletterdheid is een vast onderdeel
in het onderwijscurriculum van de
bacheloropleidingen
% bachelor-
opleidingen
% bachelor-
studenten
Informatiegeletterdheid is een vast onderdeel
in het onderwijscurriculum van de
schakelopleidingen
% schakel-
opleidingen
% schakel-
studenten

11. 1111
Extra kwantitatieve gegevens (input)
De bibliotheek/het leercentrum organiseert 'Teach-the-
teacher'-sessies (bv. sessies gericht op onderzoekers en/of
docenten)
Aantal
Sessies
Aantal
uren*
Aantal
deelnemers
De bibliotheek/het leercentrum organiseert introducties (bv.
infosessesie over zoeksystemen, databanken, bibgebruik,…)
Aantal
Sessies
Aantal
uren*
Aantal
deelnemers
De bibliotheek/het leercentrum organiseert rondleidingen
in het kader van informatiegeletterdheid
Aantal
Sessies
Aantal
uren*
Aantal
deelnemers
De bibliotheek/het leercentrum organiseert in het kader van
informatiegeletterdheid andere specifieke sessies
Aantal
Sessies
Aantal
uren*
Aantal
deelnemers
Totale vormingsaanbod en het bereik ervan in het kader van
informatiegeletterdheid
Aantal
Sessies
Aantal
uren*
Aantal
deelnemers

12. 1212
PDCA

13. 1313
18 indicatoren rond 6 kwaliteitsdoelstellingen
Meetinstrumenten worden ontwikkeld
Kwaliteitsbarometer
Bibliotheken Associatie

14. 1414
Cashless-project aan de balie van KU Leuven
Evaluatiecriteria projecten "Scan On Demand" & "In Transit"
Voorbeelden van het
gebruik van indicatoren

15. 1515
KPI's Bron Doel / verwachting
Tevredenheid van de gebruikers over
document delivery
Libqual+ Local question over
IBL
Libqual minstens 7/9; lokale bevraging minstens 70% tevreden of
zeer tevreden
Inzetten op digitale ipv fysieke levering Statistieken requests 60% van de document leveringen aan onze gebruikers gebeurt
digitaal
Transit: Cancelled tijdens levering,
geweigerd (cf. binnenstad) of niet-
opgehaald
bij te houden door de balies Minder dan 5% van de aanvragen
Gemiddelde levertijd Scan On Demand Alma Analytics (sept - jan) Doel Scan On Demand = binnen 48 uur
Gemiddelde levertijd In Transit Alma Analytics (sept - jan) Doel in Transit = drie werkdagen (Kortrijk max. 5 weekdagen
wegens pendel)
Te monitoren (totaal + per bibliotheek) Aantal aanvragen Scan On Demand: afweging tussen beperkingen instellen of meer
middelen inzetten.
Te monitoren bij de tussentijdse
evaluaties
Aantal aanvragen In Transit in vgl. aantal fysieke interne IBL-aanvragen 2018 in
dezelfde periode

16. 1616
Procesmanagement (1)
DOMEIN KWALITEITSZORG
• SD 1: KU Leuven Bibliotheek analyseert en stroomlijnt
(nieuwe) processen met aandacht voor efficiëntie,
effectiviteit en klantgerichtheid
o OD 1.1: Ontwikkelen van een methodisch kader aangepast aan onze
organisatie, en dit toepassen op een testcase
o OD 1.2: Selectie van processen waarop het methodisch kader kan
toegepast worden
DOMEIN PERSONEEL
o OD 2.2: Medewerkers betrekken bij de doorlichting en verbetering van de
werkprocessen

17. 1717
Procesmanagement (2)
17
Doel: inzicht krijgen in het proces

18. 1818

19. 1919
Processen beschrijven (1)
“Hoeveel processen?”
• X-aantal output = X-aantal processen
 6 producten/vormen van dienstverlening = 6 processen
• (Deel)processen
 Maximaal 10 activiteiten per proces
• Naamgeving: zelfstandig naamwoord + werkwoord
 vb: ‘abonnementen bestellen’
• Code i.f.v. ontsluiting
 vb: PRC-ORG-TS = Beheer tijdschriften
19

20. 2020
Processen beschrijven (2)
(Zelf)beheer tijdschriften (7 deelprocessen)
• PRC-ORG-TS-H = Abonnementen hernieuwen
• PRC-ORG-TS-B = Abonnementen bestellen
• PRC-ORG-TS-A = E-toegangen activeren
• PRC-ORG-TS-O = Print issues ontvangen
• PRC-ORG-TS-F = Abonnementsfacturen ontvangen
• PRC-ORG-TS-CP = Print issues claimen
• PRC-ORG-TS-CE = E-toegangen claimen

21. 21
Voorbeeld

22. 22
Voorbeeld

23. 2323
• Datum laatste update
• Doelstelling
• Tijdslijn PRC
• Indicator + meetpunten
• Historiek procedure
• Gerelateerde documenten
23

24. 2424
Project intranet – Acties (PDCA)
 Projectgroep samenstellen
 Principes vastleggen rond het gebruik van de betrokken platformen
(= Plone, Sharepoint & gedeelde netwerkschijven)
 Mappenstructuur uittekenen (Plone en Sharepoint)
 Afspraken vastleggen rond het beheer daarvan
 Huidige content: evaluatie & (de-)selectie (Plone en Sharepoint)
 Communicatie
 Conversie van de huidige content naar de nieuwe structuur
 Implementatie / Opleidingen
 Analyse / rapporteren
 Bijsturen / optimaliseren
24

25. 25
KPI’s in Bibliotheken
Alma Analytics als tool voor benchmarking
Gijs Noels

26. 2626
Alma Analytics
Benchmarking: Data sharing profile -> 1e vereiste!

27. 2727
Alma Analytics
DEMO: KPI Dashboard

28. 2828
Alma Analytics
Vragen of interesse?
Helpdesk LIBISnet !