Många verksamheter har idag en förvaltningsmodell på pappret. Men hur ser det egentligen ut i verkligheten? Är IT-portföljen verkligen synliggjord och har vi genom det skapat bästa möjliga incitament för effektivt arbete med våra IT-stöd?

1. … visar vägen till rätt beslut
DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
SYNLIGGÖR DIN SYSTEMFÖRVALTNING
MED HJÄLP AV LEDNINGSSTÖD
2015-10-28

2. … visar vägen till rätt beslut
Marcus Adamsson
Kontaktuppgifter
E-post: marcus.adamsson@dirsys.com
Telefon: 031-701 67 50

3. … visar vägen till rätt beslut
AGENDA
• Introduktion och genomgång av enkätsvar
• Varför behövs systemförvaltning?
• Införande av förvaltningsmodell, steg-för-steg
• Live demo i Stratsys
• Möjlighet att ställa frågor

4. … visar vägen till rätt beslut
KORT OM DIRSYS
• Bolaget bildades 2005
• Idag sju konsulter
• Fokus på kunder inom offentlig förvaltning
• Erbjuder tjänster inom tre områden

5. … visar vägen till rätt beslut
KORT OM DIRSYS

6. … visar vägen till rätt beslut
INTRODUKTION
• Systemförvaltning
– 80% av total kostnad

7. … visar vägen till rätt beslut
INTRODUKTION
• Systemförvaltning
– Processer (planering, ändringshantering, användarstöd, etc.)
– Ordning och reda
– Rör hela IT-portföljen

8. … visar vägen till rätt beslut
ENKÄTFRÅGOR
• Två områden
– Transparens
– Förutsättningar
• 9 svar

9. … visar vägen till rätt beslut
TRANSPARENS I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat transparens och synliggjort
1

10. … visar vägen till rätt beslut
TRANSPARENS I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat transparens och synliggjort
2

11. … visar vägen till rätt beslut
TRANSPARENS I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat transparens och synliggjort
3

12. … visar vägen till rätt beslut
TRANSPARENS I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat transparens och synliggjort
4

13. … visar vägen till rätt beslut
FÖRUTSÄTTNINGAR I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat förutsättningar för
5

14. … visar vägen till rätt beslut
FÖRUTSÄTTNINGAR I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat förutsättningar för
6

15. … visar vägen till rätt beslut
FÖRUTSÄTTNINGAR I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat förutsättningar för
7

16. … visar vägen till rätt beslut
FÖRUTSÄTTNINGAR I DIN ORGANISATION
I vilken utsträckning har din organisation skapat förutsättningar för
8

17. … visar vägen till rätt beslut
VARFÖR BEHÖVS SYSTEMFÖRVALTNING?
• Vi måste säkerställa att IT-systemen utgör bra stöd till
verksamheten
– Fler och fler gemensamma system
– Fler och fler kopplingar och beroenden
– Informationen ska vara korrekt, användbar
och tillförlitlig
– Systemen ska följa rådande lagkrav
– Högre förväntningar från användare

18. … visar vägen till rätt beslut
VARFÖR BEHÖVS SYSTEMFÖRVALTNING?
• Stor variation i arbetssätten
• Har vi koll på hela IT-portföljen?
– Fakturor som rör IT-system
– Samhälls- och verksamhetskritiska system
– Uppgraderingar (tvingande/önskade)
– Konsultberoenden
– Kompetensnivå och användarnöjdhet
– Vad som händer framåt
– ..
• Vem är det egentligen som kör?

19. … visar vägen till rätt beslut
PROBLEMET
• Förvaltningsmodell som pappersprodukt
• Styrningen av IT hanteras i ett antal dokument
• Svårt att följa upp och överblicka

20. … visar vägen till rätt beslut
VAD KAN GÖRAS?
• Vi måste kunna visa att vi har överblick och kontroll
• Men det måste bli lättare och mer naturligt för våra
verksamheter att hantera frågan
– Förankring i verksamheten
– Ledningsstöd

21. … visar vägen till rätt beslut
INFÖRANDE AV FÖRVALTNINGSMODELL
Steg-för-steg
Nulägesanalys
Utveckling
Etablering Förvaltning
Omvärldsbevakning
 Studiebesök
 Kundreferenser
 Ansvarsområden
 Styrstruktur
 Ekonomimodell
 Modellbeskrivning
 Förankring
 Utredningar
 Behovsanalys
 Målbildsanalys
 Budgetunderlag
 Förankring
 Bemanning
 Förvaltningsplaner
 Stödmaterial
 Ledningsstöd
 Projektplanering
 Metodstöd
 Kvalitetssäkring
 Utbildning
 Arbete enligt modell
 Överlämning till modellansvarig
 Ständiga förbättringar
 Utbildning
Fastställande av
modellen
Förvaltningsplaner
godkända
Beslut om införande
Projektavslut
Utvärdering
 Utvärdering
 Slutrapport
 Leveransgodkännande

22. … visar vägen till rätt beslut
ETABLERING
Mognadstrappan
1
2
3
4
Ägarskap
Kostnader och avtal
Process och IT
Planeringsprocess
Mål
Uppföljning
Aktivitetsbudget
Tidsåtgång
Nyckeltal
”Vi är bäst”
”Vi är jämförbara”
”Vi planerar och
följer upp”
”Vi har koll”
Ständiga förbättringar
Nytänkande

23. … visar vägen till rätt beslut
LEDNINGSSTÖD
• Verksamhetsplanering
• Målstyrning
• Uppföljning
• Stratsys
– Ett exempel på tillämpning

24. … visar vägen till rätt beslut
Frågor