Доклад на митапе Recruiter's Tech Camp. Как организовать небольшой митап или крупную конференцию, как работать со спикерами, участниками, партенерами, что нужно делать и чего делать не нужно.

1. IT events: how to?

2. Ирина Божик
16 IT конференций
11 IT meet-ups
8 IT мастер-классов
2 IT чемпионата
4 European Materials Research Society Conferences

4. Наши ивенты

5. Что будет
• Этапы организации мероприятия
• Поиск и работа со спикерами
• Работа с участниками, продвижение
• Работа с партнерами/спонсорами, инфо партнерами
• Как проходит само мероприятие
• Что делать после мероприятия

6. Этапы организации мероприятия

7. Идея

8. Тема, название, логотип, ЦА

9. Дата

10. Спикеры, доклады

11. Спикеры, доклады
• Приглашать никогда не рано
• Удобный способ коммуникации для спикера
• Все моменты прописываем, согласовываем
• Договариваемся о дедлайнах
• Отвечаем вовремя, сообщаем о всех процессах, но не надоедаем
• Сообщаем о тех. и орг. моментах
• После: благодарность, высылаем фото, видео, фидбек от
участников (если есть)

12. Спикеры, доклады

13. Помещение

14. Помещение
• Сколько участников?
• Сколько потоков/залов нужно?
• Место для регистрации
• Место для чая/кофе/снеков
• Вентиляция/кондиционирование/отопление
• Звукоизоляция
• Есть все удобства
• Удобная навигация
• Как добраться?

15. Спонсоры, партнеры
• Win-win
• Все договоренности – в договоре
• Обязательное выполнение всех пунктов договоренности
• Отчет с фото и скриншотами

16. Продвижение, регистрация, продажа билетов

17. Поиск подрядчиков
• Фото
• Видео
• Звуковое и другое оборудование
• Интернет
• Печатная продукция
• Кейтеринг
• Трансфер

18. Печатная продукция

19. Печатная продукция

20. Печатная продукция

21. Печатная продукция

22. Работа с участниками

23. Работа с волонтерами

24. • Идея
• Тема, название, логотип, ЦА
• Дата
• Спикеры, доклады
• Помещение
• Спонсоры/партнеры
• Продвижение, регистрация, продажа билетов
• Работа с инфо партнерами
• Работа с участниками
• Поиск подрядчиков (фото, видео, оборудование, печатная продукция, etc.)
• Работа с волонтерами
• День X
• Afterwards
Этапы организации мероприятия

25. Checklist

26. День X

27. 0. Привоз участников
1. Регистрация
2. Открытие
3. Доклады – перерывы – обед – доклады
4. Закрытие
5. Afterparty
День X

28. Регистрация

29. Регистрация
• Рассчитать время на регистрацию 1 чел.
• Какое количество потоков на регистрации оптимально?
• Избегать толп, длинных очередей
• Быстрое решение вопросов/проблем на месте
• Заранее проверить все отпечатанные бейджи и подготовить
пустые
• Достаточно мест в гардеробе

30. Открытие

31. Доклады-перерывы-обед-доклады
• Выдерживать тайминг, не задерживаться
• Доклад не длиннее 30-40 мин.
• Перерывы
• Удобное пространство для кофе-брейков и смены обстановки в
перерывах
• Активности и отдых, как альтернатива докладам

32. Риски
• Спикер опоздал
• Спикер не выходит на связь
• Спикер сообщил, что не приедет
• «Упал» Wi-Fi
• Не хватило всем еды
• Сработала пожарная сигнализация во время мероприятия

33. Fails
• Напечатали устаревший логотип партнера на всей продукции
• Спикеру нужна была виза в Украину – заранее не подумали
• Анонсировали место проведения, но не забронировали его
• Ланч боксы вместо полноценного горячего обеда

35. Закрытие

36. Afterparty

37. Что нужно сделать после мероприятия
• Благодарность: спикерам, партнерам/спонсорам, команде
• Обратная связь от участников
• Фото, видео, презентации
• Финансы, бюджет
• Отчеты партнерам, спонсорам
• Анализ с командой
• Отдохнуть 
полезная ссылка

38. Обратная связь
полезная ссылка

40. Полезные ресурсы
• http://uxevent.com/
• http://www.eventmanagerblog.com/
• Как сделать конференцию, на которую придут
• Чеклист «Как подготовить конференцию»
• Чеклисты для организации серийного события

41. iryna.bozhyk@gmail.com
irina.bozhyk
irusia_b
irinka_b