2. О вебинаре
• Вебинары – онлайн-семинары.
• Организатор:
– учебный центр Luxoft
– www.luxoft-training.ru
• Преподаватель:
– Панкратов Вячеслав, руководитель учебного центра
Luxoft Украина
– E-mail: VPankratov@luxoft.com
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
3. Цели вебинара: зачем?
• Научиться планировать рабочий день и
неделю
• Отработать и зафиксировать навыки
планирования различных типов
• Узнать о распространенных ошибках и
понять как их избегать
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
4. Содержание вебинара: что?
• Как работает мозг человека: незакрытые циклы и
принципы GTD
• Категории задач – как разделить «что» и «когда»
• Недельное планирование против планирования
«на каждый день»
• Инструменты: доска, маркеры, MS Outlook и
телефон
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
5. Формат вебинара: как?
• Рассмотрим достаточно большую
практическую задачу
• Рассмотрим типичные ошибки и поймем,
как их избегать
• Постараемся зафиксировать естественные,
работающие практики
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
6. 5 минут «психиатрии»
• Как работает голова человека
• Без чего рано говорить об управлении
временем
• Как запустить естественный режим
эффективности
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
7. Как работает голова человека
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Волна
Дела
8. Если дела делаются
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Готовность браться
за новые дела
Удовольствие
«С новыми силами!»
9. Если НЕ дела делаются
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Усталость
Вы стараетесь не забыть
«Незамкнутые циклы»
10. Что делать?
• Выбросить всё из головы
• Разобрать почту
• Разобрать вещи
• Навести порядок
• Записать в виде задач и напоминалок
– GTD: getting things done (Дэвид Аллен)
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
12. Практическая задача
• Из заданного списка задач, который будет расти с
течением времени, с учетом приоритетов и
возможности делегирования, составить рабочее
расписание
– Как показывает опыт, после недели-двух активного
применения предлагаемого подхода, решение
подобной задачи занимает около 10-15 минут
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
13. Вводная
• Вы – Сергей, руководитель ИТ-отдела компании в которой работает
1.500 сотрудников, 7 офисов в России, Украине и Казахстане. У вас 45
подчиненных в 7 проектах, в каждом проекте есть свой ПМ, все ваши
подчиненные собраны в Киевском офисе.
• Вы подчиняетесь напрямую ИТ-директору Павлу.
• Александр: менеджер проектов по внедрению в Алмаате, ваш
подчиненный.
• Петр: менеджер проектов, ваш подчиненный и потенциальный
заместитель.
• Иванов: ведущий разработчик в проекте Александра.
• София: ваш секретарь.
• Другие лица, которым вы можете поручить выполнение задач.
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
14. Вводная в картинках
Вы, Сергей
Руководитель
IT отдела
Павел,
IT-директор
София,
секретарь
Александр,
ПМ, Алма-
Ата
Петр, ПМ,
ваш
будущий
заместитель
Иван,
разработчик
Другие лица
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
15. Дано: список задач
1. Почитать RSS: (примерно) 30 мин
2. Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин
3. Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15-45 минут, если зацепимся
про показатели Иванова
4. Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых
представлений в Oracle 9i: 45 мин.
5. Забронировать билеты в театр: 30 мин
6. (!)Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут
7. Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков (пишут пургу): 15
мин (разобраться как)
8. Составить план на день: 10 мин
9. Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова: 1.5 часа
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
16. Дано: список задач - 2
10. Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин
11. Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников)
12. Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля
сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового
техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли)
13. Провести встречу 1:1 с Ивановым: час
14. Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до колла:
15 мин (один вопрос)
15. Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений
старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два).
16. Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на
почту: 15 мин
17. Звонить в Алмаату? 45 мин.
18. В 18-30 выбежать из офиса и ехать в Театр, если будут пробки – выезжать
в 18-00.
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
17. Что здесь не так?
• Суммарный объем требуемого времени
превышает 12 часов
• Объем задач будет расти с течением дня
• Некоторые задачи могут быть недооценены или
переоценены
• В одном списке присутствуют задачи по работе и
личные
• В жизни так и бывает
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
18. Assumption
• На практике, к этим решениям
слушатели приходят поэтапно,
решая усложняющуюся задачу в
рабочих группах на тренинге
• Такой подход позволяет понять
сложности и самостоятельно
найти решения
• Находясь в формате вебинара,
мы с вами многие решения
получаем в готовом виде
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
19. Как будем решать
• Проведем очистку и сортировку
• Отделим «что» от «когда»
• Выделим приоритеты
– Что можно передать
– Чтобы понять что относиться к «когда»
• Попробуем что-то передать
• Попробуем получить расписание
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
20. Думаем вместе: №1
• Почитать RSS: (примерно) 30 мин
• Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин
• Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15
или 45 минут, если зацепимся про показатели Иванова.
• Досмотреть курс-презентацию по созданию
индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин.
• Забронировать билеты в театр: 30 мин
– Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в театр: 30
мин
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Чистим и сортируем
Потом, дома?
Это моя работа?
Только я могу?
Это моя работа?
Какой спектакль?
21. Думаем вместе: №2
• Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут
• Отписаться от рассылки пресс-релизов
поставщиков: 15 мин (разобраться как)
• Составить план на день: 10 мин
• Вызвонить ресторан для отмечания
рождения дочки у Иванова: 1.5 часа
• Согласовать темы докладов Петра и
Александра на конференцию осенью: 1 час.
• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Чистим и сортируем
Много мусора +
могут быть задачи
Не горит.
Да!
Только я могу?
Только я могу?
Потом.
22. Думаем вместе: №3
• Провести анализ сводной информации по
последнему перфоманс-ревью всех проектов: ???
• Назначить рабочее совещание всех менеджеров
проектов: 30 мин – 1 час (агенда не написана).
• Ответить на вопросы интервью для
Комерсанта: 45 мин
• Провести совещание всех менеджеров
проектов: 1 час.
• Согласовать бюджет на расширение
команды в Алмаате: 1 час
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Чистим и сортируем
Только я могу?
Поручить?
Только я могу?
Когда?
Только я могу?
23. Думаем вместе: №4
• Сделать персональные визитки: 30 мин
(+30 мин на поиск печатников)
• Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-
схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за
развала, до следующего планового техобслуживания еще
3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого
знает Петр)
– Спросить у Петра телефон Коли
• Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час.
• Ответить на письмо Сулейманова про
тех.задание для Алматы до колла: 15 мин
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Чистим и сортируем
Поручить!
Только я могу?
Поручить?
Только я могу?
24. Думаем вместе: №5
• Совещание в 4 часа дня про бюджет
планового ремонта помещений старого
офиса в Новосибирске (часа на полтора-два).
• Попытаться назначить созвон с Алмаатой
про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин
• Звонить в Алмаату? 45 мин.
• В 18-30 выбежать из офиса и ехать в Театр,
если будут пробки – выезжать в 18-00.
– Посмотреть пробки в 18-00
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Чистим и сортируем
Я то тут причем?!
Если надо будет!
Этой задачи пока нет
Если, то...
25. Распространенные ошибки
• Если совещание назначили, значит надо идти.
• Если письмо пришло, его надо прочесть сейчас же.
• Хочешь чтобы что-то было сделано хорошо – ...
• Если кто-то поставил письму приоритет «Важно!» то это
приоритет задачи для меня.
• Надо распланировать весь день по минутам.
• Задачи все равно будут падать, планы становятся
неактуальными, не будем делать планы.
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
26. Распространенные ошибки
• Если совещание назначили, значит надо идти.
• Если письмо пришло, его надо прочесть сейчас же.
• Хочешь чтобы что-то было сделано хорошо – ...
• Если кто-то поставил письму приоритет «Важно!» то это
приоритет задачи для меня.
• Надо распланировать весь день по минутам.
• Задачи все равно будут падать, планы становятся
неактуальными, не будем делать планы.
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
27. А теперь еще раз
• Отделим «что» от «когда»
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
28. Введем дополнительные
обозначения
• Задача (просто ставим в Task)
• Встреча или другое Временное событие (ставим в Calendar)
• Вопрос (ставим в Task как «Задать вопрос»)
• Поручено (ставим в Task как «Поручить» или «Отследить»)
• Список связанных задач
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
T
В
?
→
T
T
29. Думаем вместе: №1
• Почитать RSS: (примерно) 30 мин
• Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин
• Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15 или 45
минут, если зацепимся про показатели Иванова.
• Досмотреть курс-презентацию по созданию
индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин.
• Забронировать билеты в театр: 30 мин
• Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в
театр: 30 мин
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
«Что» и «Когда»
T
T
В
?
T
T
30. Думаем вместе: №2
• Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут
• Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков
(пишут пургу): 15 мин (разобраться как)
• Составить план на день: 10 мин
• Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у
Иванова: 1.5 часа
• Согласовать темы докладов Петра и Александра на
конференцию осенью: 1 час.
• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
«Что» и «Когда»
T
T
T
T
T
T
31. Думаем вместе: №3
• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.
• Провести анализ сводной информации по последнему
перфоманс-ревью всех проектов: ???
• Назначить рабочее совещание всех менеджеров проектов:
30 мин – 1 час (агенда не написана).
• Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин
• Провести совещание всех менеджеров проектов: 1 час.
• Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате: 1
час
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
«Что» и «Когда»
T
T
?
T
T
? →
32. Думаем вместе: №4
• Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск
печатников)
• Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-
схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за
развала, до следующего планового техобслуживания еще
3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого
знает Петр)
• Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час.
• Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для
Алматы до колла: 15 мин (один вопрос)
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
«Что» и «Когда»
→
T
? →
?
33. Думаем вместе: №5
• Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта
помещений старого офиса в Новосибирске (часа на
полтора-два).
• Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не
ответит на почту: 15 мин
– Звонить в Алмаату? 45 мин.
• В 18-00 посмотреть пробки
– Выбежать из офиса
• В 18-30 посмотреть пробки
– Выбежать из офиса
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
«Что» и «Когда»
?
→
В
В
34. Распространенные ошибки
• Пытаться вести два несинхронизируемых
календаря дома и на работе
• Пытаться вести все на доске
• Пытаться планировать только стикерами
• Ставить задачи без даты «До когда»
• Вести список задач без категорий
• Пытаться все «запихнуть» в календарь
– При настроенной синхронизации с телефоном вы получаете непрерывно
пиликающий телефон
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
35. И еще раз!
• Поручаем и отслеживаем
Вы, Сергей
Руководитель
IT отдела
Павел,
IT-директор
София,
секретарь
Александр,
ПМ, Алма-
Ата
Петр, ПМ,
ваш
будущий
заместитель
Иван,
разработчик
Другие лица
Назначить встречи
Уточнить статус
Записаться на СТО
Купить билеты в театр
Заказать личные визитки
Забронировать ресторан для Ивана
Провести «1:1» с Иваном
Прочесть статью по технологии
Расширение команды
Коммуникации по проекту
Доклады на конференцию
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Решить вопрос с бюджетом
Стартовать направление
36. Думаем вместе: №1
• Почитать RSS (до конца недели)
• Прочитать статью про виртуализацию
– Александр сделает доклад про виртуализацию
• Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15 или 45 минут, если
зацепимся про показатели Иванова.
– Получить результаты «1:1» от Петра
– Договориться про встречу Петра (ПМ Ивана) и Павла
• Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых
представлений в Oracle 9i: 45 мин.
– Петр сделает доклад
• Забронировать билеты в театр: 30 мин
• Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в театр: 30 мин
– Попросить жену купить билеты в театр
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
T
→
→
→
→
T
Делаю и поручаю
37. Думаем вместе: №2
• Разобрать инбокс и спланировать день
• Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков
(пишут пургу): 15 мин (разобраться как)
• Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у
Иванова: 1.5 часа
• Согласовать темы докладов Петра и Александра на конференцию
осенью: 1 час.
– Петр даст две темы по себе и по Саше
• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
T
T
→
→
T
Делаю и поручаю
38. Думаем вместе: №3
• Провести анализ сводной информации по последнему перфоманс-
ревью всех проектов: ???
– Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала
– Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам
• Назначить рабочее совещание всех менеджеров проектов: 30 мин – 1
час (агенда не написана).
– Сделать вопросы на встречу мендежеров проектов
– Назначить совещание
• Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин
• Совещание менеджеров проектов
• Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
→
T
T
→
T
В
→
Делаю и поручаю
39. Думаем вместе: №4
• Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников)
– Попросить жену заказать визитки
• Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля
сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего
планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон
есть у Коли, которого знает Петр)
– Попросить жену записаться на тех.станцию
• Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час.
• Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до
колла: 15 мин (один вопрос)
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
→
→
Делаю и поручаю
40. Думаем вместе: №5
• Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений
старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два).
– Спросить Павла зачем я нужен на совещании
• Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на
почту: 15 мин
• Звонить в Алмаату? 45 мин.
• В 18-00 посмотреть пробки
– Выбежать из офиса
• В 18-30 посмотреть пробки
– Выбежать из офиса
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
В
В
T
Делаю и поручаю
41. Что у нас получилось?
Задачи
• Почитать RSS (до конца недели)
• Поручить Александру сделать доклад про виртуализацию
• Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра
(ПМ Ивана) и Павла
• Поручить Петру сделать доклад по созданию индексируемых
представлений в Oracle 9i
• Попросить жену купить билеты в театр
• Разобрать инбокс и спланировать день
• Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков
• Поручить Петру вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у
Иванова
• Поручить Петру согласовать две темы на осеннюю конференцию
• Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера
• Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала
• Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам
• Сделать вопросы (агенду) на встречу мендежеров проектов
• Назначить совещание
• Ответить на вопросы интервью для Комерсанта
• Совещание менеджеров проектов
• Поручить Александру согласовать бюджет на расширение команды в
Алмаате
• Попросить жену заказать визитки
• Попросить жену записаться на тех.станцию
• Спросить Павла зачем я нужен на совещании
Встречи
• Совещание менеджеров проектов
• В 18-00 посмотреть пробки
• В 18-30 посмотреть пробки
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
ВT
42. Мысли вслух
• Человек тратит много энергии на переключение из одного
контекста задач в другой
• Задачи нужно делать в какой-то
последовательности: в зависимости от их приоритетов
• Не все задачи надо сделать именно
сегодня или сейчас
• Нельзя забывать о порученных задачах
• Ваши коллеги и другие лица, которым вы
можете делегировать задачи, тоже хотят
иметь план
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
Нужны категории задач!
Нужны какие-то приоритеты
«Сегодня» это хорошая категория
«Контроль» это тоже категория
Нужны «пакеты задач»
43. Пакетирование
• Задачи удобно пакетировать по людям и местам
– Встреча с кем-то (Иванов, Петров)
– Поручено кому-то (Сидоров, Сулейманов)
– Купить (магазин, рынок)
• Задачи удобно покатерировать по контексту
– Конкретный проект
• Дача
• Машина
– Конкретный тип деятельности
• Пишу
• Звоню
• Читаю
• Контролирую
• Планирую
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
44. Спакетируем задачи по «кто»
• Я сам
Разобрать инбокс и спланировать день
Спросить Павла зачем я нужен на совещании
Сделать вопросы (агенду) на встречу менеджеров проектов
Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам
Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра
(ПМ Ивана) и Павла
Ответить на вопросы интервью для Комерсанта
Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера
Почитать RSS
Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
45. Спакетируем задачи по «кто»
• Петр, Александр
Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова
Согласовать две темы на осеннюю конференцию
Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате
Сделать доклад про виртуализацию
Сделать доклад по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i
Провести оценку персонала
• Жена
Заказать визитки
Записаться на тех.станцию
Купить билеты в театр
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
46. Спакетируем задачи по «когда»
• Сегодня
– Разобрать инбокс и спланировать день
Спросить Павла зачем я нужен на совещании
– Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала
– Сделать вопросы (агенду) на встречу мендежеров проектов
Назначить совещание
– Поручить Петру вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у
Иванова
– Поручить Петру согласовать две темы на осеннюю конференцию
– Поручить Александру согласовать бюджет на расширение команды в
Алмаате
– Поручить Александру сделать доклад про виртуализацию
– Попросить жену купить билеты в театр
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
47. Спакетируем задачи по «когда»
• Неделя
– Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера
– Почитать RSS
– Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков
– Попросить жену заказать визитки
– Попросить жену записаться на тех.станцию
– Ответить на вопросы интервью для Комерсанта
– Поручить Петру сделать доклад по созданию индексируемых
представлений в Oracle 9i
• Контроль
– Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра
(ПМ Ивана) и Павла
– Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
48. Пакетирование на практике
• Заводим в аутлуке категории
– Сегодня
– Неделя
– Контроль
– Опционально (заметки, не забыть)
• Название задачи
– Кто + Что
– Жена: заказать визитки
• Дата
– [до]Когда
– Due date
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
49. Автоматическое пакетирование
• Категории
– Настраивается для любого списка
• Люди
– Фильтр в поиске задач
– «Я», «Жена», «Иванов», «Петров»
• Дата
– Готовые фильтры в аутлуке
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
50. Зафиксируем подход
• Проход по задачам
– Очистка и сортировка (здравый смысл)
– Отделим «что» (задачи) от «когда» (встречи)
– Категоризируем (сегодня, неделя, контроль)
– Спакетируем по людям и проектам (поиск)
– Попробуем что-то передать (контроль)
– Получим расписание в задачах и встречах
– Осталось только взять и сделать
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
51. Что мы прошли сегодня
• Как работает мозг человека: незакрытые циклы и
как от них избавляться
• Категории задач – как разделить «что» и «когда» и
в какую коробку все это сложить
• Инструменты: доска, маркеры, MS Outlook и
телефон
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru
52. Спасибо!
• Вебинар
– «Управление временем для менеджеров проектов»
• Организатор:
– учебный центр Luxoft
– www.luxoft-training.ru
• Преподаватель:
– Панкратов Вячеслав, руководитель учебного центра
Luxoft Украина
– E-mail: VPankratov@luxoft.com
Учебный центр Luxoft: www.luxoft-training.ru