Successfully reported this slideshow.
Elektronische facturatie binnen Heineken22 mei 2012     iFloris van der HulstProcess Improver Source to Pay HNL
Agenda♦   Geschiedenis♦   Aanleiding♦   Factuurproces Heineken♦   Scope en opzet project♦   Oplossing in detail♦   Supplie...
Geschiedenis    1864       De Heineken familie koopt de Hooiberg brouwerij te Amsterdam    1889       Heineken® wint 2 G...
Heineken internationaal                          >140 brouwerijen                          in 71 landen.                  ...
Aanleiding♦   Heineken besluit in 2009 de volgende stap te maken in het optimaliseren van het    factuurproces.♦   Cijfers...
Factuurproces HeinekenScan applicatie                                Elektronische facturen         SAP Scanning & OCR   ...
Scope en opzet project♦   Scope project:     ■   Start mei 2010     ■   75.000 facturen     ■   800 leveranciers♦   Keuze ...
Oplossing in detail♦   Leverancier heeft 3 mogelijkheden:                       Webportaal     ■   Webportaal: directe inv...
Supplier adoption♦   Certipost verantwoordelijk voor supplier adoption.♦   Opzet van een landing page met alle relevante i...
Resultaten # leveranciers.♦ Aantal leveranciers die                            Aantal berichten via portal en  elektronisc...
Wat levert het ons nu op?♦   Kwaliteit van factuurdata zorgt voor hoger matchingpercentage op PO-facturen.     ■   Minder ...
Lessons learned♦   E-invoicing is nieuw voor veel leveranciers.♦   Sommige leveranciers hebben hierdoor extra aandacht nod...
Elektronische facturatie binnen heineken
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Elektronische facturatie binnen heineken

2,332 views

Published on

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Elektronische facturatie binnen heineken

  1. 1. Elektronische facturatie binnen Heineken22 mei 2012 iFloris van der HulstProcess Improver Source to Pay HNL
  2. 2. Agenda♦ Geschiedenis♦ Aanleiding♦ Factuurproces Heineken♦ Scope en opzet project♦ Oplossing in detail♦ Supplier adoption♦ Resultaten♦ Wat levert het ons nu op?♦ Lessons learned♦ Vragen2
  3. 3. Geschiedenis 1864  De Heineken familie koopt de Hooiberg brouwerij te Amsterdam 1889  Heineken® wint 2 Gouden Medailles bij de Grand Prix Paris  Eerste lading Heineken® naar de VS na opheffen alcoholverbod 1933  Heineken neemt de Amstel brouwerij over 1968  Opening brouwerij Zoeterwoude: grootste in Europa  Overname van BBAG, Scottish & Newcastle, FEMSA Cerveza 1982 2003- 20103
  4. 4. Heineken internationaal >140 brouwerijen in 71 landen. 70,000 werknemers Groep Bier Volume in 2011: 214 miljoen hl4
  5. 5. Aanleiding♦ Heineken besluit in 2009 de volgende stap te maken in het optimaliseren van het factuurproces.♦ Cijfers 2009 ■ Totaal 453.000 fact ren 453 000 facturen ■ 286.000 EDI/XML ■ 167.000 167 000 papier♦ Medio 2009 RFP traject met 5 partijen gestart.♦ E-auction met 3 partijen  Keuze Certipost Certipost.5
  6. 6. Factuurproces HeinekenScan applicatie Elektronische facturen SAP Scanning & OCR  EDI/XML  Posting invoices SAP HNL XML Invoice scanningg Invoice SAP Corporate posting Scan applicatie Basware SAP Export SAP HeiCore Invoice approval SAP Horeca Matching & workflow6
  7. 7. Scope en opzet project♦ Scope project: ■ Start mei 2010 ■ 75.000 facturen ■ 800 leveranciers♦ Keuze voor Certipost als message broker. K C i l b k♦ Eén standaard factuurformaat.♦ Directe import in factuursysteem. p y♦ Gratis webportaal voor leveranciers. Eenmalige mapping factuur- formaat7
  8. 8. Oplossing in detail♦ Leverancier heeft 3 mogelijkheden: Webportaal ■ Webportaal: directe invoer door leverancier via een beveiligde webpagina. ■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit Geïntegreerde leverancier systeem leverancier en mapping door Certipost naar Heineken formaat. ■ Roaming: factuurbericht via ander platform platform.♦ In alle gevallen voor Heineken één ingang! XML, EDI, flat file , , Roaming8
  9. 9. Supplier adoption♦ Certipost verantwoordelijk voor supplier adoption.♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie informatie.♦ Correcte masterdata noodzakelijk voor juiste opzet accounts.♦ Gezamenlijk effort in het opzetten van geïntegreerde leveranciers.♦ Na initiële benadering leveranciers in scope opgeknipt in 4 waves. ■ Per wave “wens” veranderen in “must”. ■ Na iedere wave starten met “bouncen” van papieren facturen. ■ Na iedere wave sterke groei aantal facturen.♦ Opzet van escalatieproces met inkoop, administratie en Certipost.9
  10. 10. Resultaten # leveranciers.♦ Aantal leveranciers die Aantal berichten via portal en elektronisch kunnen geïntegreerd factureren: 516♦ Aantal geïntegreerde periode 04/11 - 04/12 leveranciers: 12 3000♦ Stand april 2012: 60 240 60.240 facturen jaarlijks! 2500♦ Gemiddelde stijging van 2000 elektronische facturen antal afgelopen jaar: 8,7 % per Aa 1500 maand geïntegreerd♦ Stijging totaal in 1 jaar: Portal 1000 160 % 500 0 201104 201105 201106 201107 201108 201109 201110 201111 201112 201201 201202 201203 201204 10
  11. 11. Wat levert het ons nu op?♦ Kwaliteit van factuurdata zorgt voor hoger matchingpercentage op PO-facturen. ■ Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling♦ Business case inmiddels positief!♦ Best practices binnen Heineken Heineken.♦ Cijfers heden: ■ Totaal 495.000 facturen 495 000 ■ 327.000 EDI ■ 60.240 via Certipost  80,3 % van projectscope ■ 107.760 papier11
  12. 12. Lessons learned♦ E-invoicing is nieuw voor veel leveranciers.♦ Sommige leveranciers hebben hierdoor extra aandacht nodig!♦ Fasering loont in focus voor organisatie en snelheid inrol.♦ Samenwerking met inkoop is essentieel.♦ Opzet stuurgroep voor overall commitment.♦ E-invoicing als vereiste opnemen in contracten en/of g p / inkoopvoorwaarden.♦ Correcte masterdata is echt noodzakelijk!♦ Verander indien mogelijk “wens” in “must”!12

×