Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske uløste. Det gir både større oppgavesikkerhet, og mer tidseffektiv oppgavehåndtering. Med oversikt over dine uløste oppgaver, blir du også i stand til å velge hvilke oppgaver du skal prioritere. Fra sending til deling. Mindre støy, bedre kunnskapsdeling og prosjektflyt. Ved bruk av delingsplattformer i stedet for epost, åpnes kommunikasjonen opp og gjøres tilgjengelig kontekstuelt, i stedet for å bli låst inne hos enkeltmedlemmer i organisasjonen. Epost egner seg som varslingskanal, men ikke til formidling av originialinformasjon 

1. Lederkonferanse - legevaktforum
Oslo, 16.mars 2017
Jørn Kippersund
Foredragsholder, legevaktsjef, allmennlege
Volda
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

10. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

11. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

13. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

16. Hvordan kommer oppgavene til deg?

17. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

18. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

19. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

23. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

24. Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?
Hvor havner oppgavene i en innboks?
Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?
Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør
glippe?

26. E-post ulik en tradisjonell innboks?

30. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

32. Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”

34. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

35. Har du noensinne glippet på en oppgave fordi du
ikke håndterte aktuell e-post i tide?
Har du irritert deg over andre, i egen organisasjon,
som ikke svarer på e-post?

36. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

37. Etterrettelighet
”En leder uten innbokskontroll
er en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm,
2013)

39. skille uløst fra løst

40. skille ulest fra lest

42. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

44. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

45. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

47. fjerne løstefiske uløste

48. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

52. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

53. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

54. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

55. Man Tir Ons Tor Fre

56. Man Tir Ons Tor Fre

59. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

60. fjerne løste
vs
fiske uløste

61. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

62. Jobbe mer?

63. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

64. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

65. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

66. Hver e-post er
en oppgave

67. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

68. HURTIGTASTER

69. System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)

70. System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser

71. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

72. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

73. Hver e-post er
en oppgave

75. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

76. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

77. Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en
kollegial handling!
Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller
ikke skrive) er ukollegialt!

78. Handling
eller
Referanse?

80. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse

81. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

83. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

84. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

85. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

86. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

87. Tilføre verdi

88. Tilføre verdi

89. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??

90. System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser

91. Varsel eller
originalinformasjon?

92. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

93. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

94. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

96. Forsvinner?

97. Lettere med
tiden?

100. Neste skritt

103. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

104. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

105. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

106. Oppgave
Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

107. Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?

108. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

109. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

110. Større skrivebord =
større produksjon?

111. Løsning – større skrivebord?

112. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

113. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

114. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

115. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

116. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

121. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

122. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

123. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

124. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

126. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

129. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

132. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

133. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

134. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

135. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

136. Tøm innboksen!

137. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

138. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

139. Rasjonell arkivering /
Hurtigtaster

140. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

141. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Del informasjon kontekstuelt

142. Sende eller dele?
Lederkonferansen Norsk
legevaktforum
Oslo, 16.mars 2017
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda
www.innbokskontroll.no

143. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

144. Vær raus med hvem
du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få
behov for å skylde på.

145. KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN

149. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

150. Your inbox is your castle!
I N B O X

152. Hva har vi i midten??

153. sende dele

154. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

155. Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement
• Vaktliste, leger
• Pasientjournal
• Agendadokument, faste møter
• Kalender
• CRM-verktøy

156. E-post
Pas.journal E-postE-post
E-post
Portal?
Prosedyresamling
Kalender

158. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?

159. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

160. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn
originalinformasjon!

161. Tilføre verdi

162. Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

163. Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?

164. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Del informasjon kontekstuelt

165. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)