Personlig mestring av oppgave- og informasjonsstrøm ved hjelp av innbokskontroll

1. Norengros ledergruppa, Ålesund, 15.juni 2015
Jørn Kippersund
Allmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund

2. Hvorfor
innbokskontroll?
Hva er
innbokskontroll?
Hvordan
innbokskontroll?

3. Hva er
innbokskontroll?
Få meldinger i
innboks, kontroll
med de som er der

5. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

6. Nyhetsstrøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem

10. Til innboks
Nyhetsstrøm
Referanseinfo

14. Nyhetsstrøm
Arkiv

15. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

16. Hvorfor
innbokskontroll?
- mindre stress
- mer etterrettelig
- mindre tid på
e-post

18. Stress
tanken på uløste
oppgaver

20. 2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Når klientene klager, 11 %

22. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

24. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

25. For mange oppgaver,
for lite tid?

26. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

29. skille uløst fra løst

30. skille uløst fra løst

31. skille ulest fra lest

33. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

34. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

35. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

37. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

38. fjerne løstefiske uløste

39. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

40. Til innboks
Nyhetsstrøm

45. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

46. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

49. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

52. fjerne løste
vs
fiske uløste

53. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

54. Jobbe mer?

55. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

56. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

57. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

58. Hver e-post er
en oppgave

59. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

60. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

61. Hver e-post er
en oppgave

63. Handling
eller
Referanse?

64. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

66. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

67. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

68. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

69. Varsel eller
originalinformasjon?

71. Kreves
handling?
Info jeg får
bruk for?
Orginalinfo
eller varsel?

72. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

73. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

75. Forsvinner oppgaven?

76. Blir oppgaven lettere med tiden?

81. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

86. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

87. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

88. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

89. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

90. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

91. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

92. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

93. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

94. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

96. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

97. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

99. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

100. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

101. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

102. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

103. Tøm innboksen!

104. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

106. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

107. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en
håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?

108. ”Jeg får 250 e-post
hver dag. Etter at jeg
tok i bruk
innbokskontroll har
jeg full kontroll i
innboksen – og
kontroll med uløste
oppgaver”
Alain M.C. Fasotte
Partner i Tribe A/S

109. Ta med hjem
- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver
der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene
helt ferdig ved første gangs håndtering

110. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)