Komputer perkantoran

1. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 1
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
BAB 10
PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SEDERHANA
MENGGUNAKAN FUNGSI HYPERLINK PADA MS. EXCELL
Database atau basis data dapat dibayangkan ibarat sebuah lemari arsip. Jika anda bekerja di perkantoran tentu sangat banyak arsip-arsip atau dokumen kantor yang disimpan ke dalam lemari tersebut. Sering anda melihat bahwa penempatan arsip didalam lemari tidak dilakukan secara sembarangan/acak, tapi diberi pembeda antara satu arsip dengan arsip yang lainnya. Pembedanya dapat berupa nomor urut, warna sampul, urutan letak atau berdasarkan tanggal dan lain sebagainya. Begitu juga halnya dengan buku telpon/alamat yang anda punyai, biasanya diatur menurut abjad nama atau kategori tertentu, seperti teman, keluarga, klien dan lain sebagainya. Semuanya disimpan dan diatur menurut aturan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Upaya anda untuk menyusun dan melakukan hal diatas baru akan terasa kalau data arsip dan daftar alamat yang dimiliki sudah banyak. Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam mencari atau mengambil data tertentu dalam arsip maupun buku alamat tadi secara Cepat dan mudah. Bayangkan kalau semua arsip atau daftar buku alamat tersebut tidak diatur penyusunannya, tentu akan sangat sulit untuk mencari arsip atau nomor telpon tertentu. Tidak saja sulit tapi akan sangat membutuhkan waktu yang lama.
Secara konseptual, database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data- data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. Sebuah informasi yang berdiri sendiri tidaklah dikatakan database. Contoh : Nomor telpon seorang pelanggan, disimpan dalam banyak tempat apakah itu di file pelanggan, di file alamat dan di lokasi

2. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 2
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
yang lain. Antara file yang satu dengan file yang lainnya tidak saling berhubungan, sehingga apabila salah seorang pelanggan berganti nomor telpon dan anda hanya mengganti di file pelanggan saja, maka akibatnya akan terjadi ketidakcocokan data, karena di lokasi yang lain masih tersimpan data nomor telpon yang lama. Dalam sistem database hal ini tidak boleh dan tidak bisa terjadi, karena antara file yang satu dengan file yang lain saling berhubungan, jika suatu data yang sama anda ubah, maka data tersebut di file yang lain akan otomatis berubah juga. Sehingga tingkat keakuratan/kebenaran data sangat tinggi. Secara prinsip, dalam suatu database tercakup dua komponen penting, yaitu Data dan Informasi. Jadi tujuan akhir anda adalah bagaimana mengelola data sehingga mampu menjadi informasi yang diinginkan dan dapat dilakukan proses pengambilan, penghapusan, pengeditan terhadap data secara mudah dan cepat (efektif, efisien dan akurat) Data sedangkan informasi adalah data yang telah diolah sehingga bernilai guna dan dapat dijadikan bahan dalam pengambilan keputusan. Data adalah fakta, baik berupa sebuah obyek, orang dan lain-lain yang dapat dinyatakan dengan suatu nilai tertentu (angka, symbol, karakter tertentu, dll). Informasi Merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
A. Merancang Aplikasi Database dengan Hyperlink
Fasilitas pendukung lain yang disediakan oleh Excel adalah penghubung antar data (Link). Link atau tautan sangat membantu kita untuk menuju suatu halaman pada excell, baik dalam satu lembar kerja, antar lembar kerja (worksheet) atau antar file. Link bisa mempercepat akses apabila kita memiliki lembar kerja

3. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 3
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
yang luas atau banyak tanpa harus mencari secara manual. Kita dapat menaruh link dimana saja hingga pada file yang berbeda, sehingga kita dapat menemukan cell yang dituju dan membukanya dengan mudah. Putra (2005: 160) menyebutkan bahwa Link adalah hubungan suatu data dengan yang lainnya dan menyebabkan antar data tersebut menjadi satu kesatuan yang saling berkaitan.
Pada bagian ini akan dibahas pemakaian fasilitas Hyperlink antar sheet untuk merancang aplikasi database. Hyperlink artinya melompat ke dokumen lain atau serangkaian teks ataupun citra yang dapat membawa ke posisi lain dalam suatu dokumen atau ke bagian lain. Sumber informasi tersebut tidak hanya berupa teks, dapat juga berupa grafiks, citra, audio dan video, yang sering disebut hypermedia (Elvina, 2009).
Berikut akan dijelaskan langkah-langkah menggunakan fasilitas Hyperlink untuk perancangan aplikasi database kemahasiswaan.
1. Menentukan Entity yang dibutuhkan
Untuk merancang sebuah aplikasi database kemahasiswaan, terlebih dahulu yang harus dilakukan adalah menetukan entity. Entity merupakan sesuatu yang dapat diidentifikasi dari suatu sistem database, bisa berupa objek, orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya akan disimpan dalam database. Misalnya pada sistem database akademik, yang menjadi entity adalah, mahasiswa, dosen, matakuliah fakultas, jurusan, lokal dan lain sebagainya. Dalam aplikasi, penggunaan istilah Entity sering di samakan dengan istilah Tabel. (Entity = table). Disebut tabel, karena dalam merepresentasikan datanya di atur dalam bentuk baris dan kolom. Baris mewakili 1 record dan kolom mewakili 1 field. Dalam system database tradisional, entity/table ini disebut juga dengan file.

4. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 4
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Maka secara sederhana, anda dapat menentukan tiga entity utama yang terlibat dalam proses kegiatan akademik, yaitu : 1. Entity Mahasiswa, berfungsi untuk menyimpan data mahasiswa. 2. Entity Dosen, berfungsi untuk menyimpan data dosen, dan 3. Entity Matakuliah, untuk menyimpan data matakuliah.
Gambar 10.1. Entity pada sistem informasi akademik
Proses menentukan entity ini memang agak sulit tapi akan menjadi mudah apabila sering latihan terhadap berbagai macam kasus database.
2. Menentukan Attribut Setiap Entity
Setelah menentukan entity-entity yang terlibat pada sistem database yang dirancang, langkah berikutnya adalah menentukan atribut yang melekat pada entity tersebut. Atribut adalah ciri khas yang melekat pada suatu entity dan menunjukkan item sejenis. Sama halnya dalam menentukan entity, dalam menentukan atribut ini juga banyak kemungkinan, maka anda harus memilah- memilah atribut apa saja yang diperlukan oleh sistem database yang dirancangan. Berikut beberapa atribut yang mungkin pada entity mahasiswa : No. Bp Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Fakultas Jurusan/Program Studi Agama
Mahasiswa
Mata Kuliah
Dosen

5. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 5
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Jenis Kelamin Tanggal Masuk Asal SMU Alamat Nama Orang Tua Pendidikan Orang Tua Dan seterusnya.
B. Worksheet Database
Pada bagian ini, kita akan memulai untuk membuat Aplikasi sistem informasi akademik untuk Program Studi Pendidikan EkonomiAplikasi sistem informasi akademik yang akan dirancang membutuhkan 8 worksheet yaitu worksheet Menu, Mahasiswa, Dosen dan Mata kuliah (Mata kuliah bersama, MK. Pendidikan Akuntansi, MK. Adm. Perkantoran, MK. Tata Niaga dan MK. Ekonomi Koperasi). Adapun langkah-langkah untuk menyiapkan worksheet tersebut adalah sebagai berikut:
1. Buka lembar kerja excel.
2. Pada tampilan lembar kerja excel terdapat 3 sheet yang sudah disediakan. Karena kita membutuhkan 8 sheet, maka perlu menambah 5 (lima) sheet lagi dengan cara klik pada lambang Insert worksheet yang terdapat disebelah Sheet 3. Menambah sheet ini juga dapat dilakukan dengan menekan tombol Shift + F11.

6. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 6
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Gambar 10.2. Menambah sheet baru
3. Agar kita tidak ragu dengan data yang terdapat dalam setiap sheet, maka sebaiknya nama sheet tersebut diganti sesuai dengan rancangan yang sudah ditetapkan, yaitu worksheet untuk Menu, Mahasiswa, Dosen dan Mata Kuliah.
Untuk mengganti nama setiap sheet tersebut dapat dilakukan dengan cara klik kanan sheet yang akan diganti namanya, pilih Rename dan langsung ketik nama sheet yang baru. Gambar berikut akan memperlihatkan hasilnya.
Gambar 10.3. Mengganti nama sheet
Setelah mempersiapkan semua sheet yang dibutuhkan untuk Program Aplikasi Sistem Informasi Akademik ini, langkah berikutnya adalah menginput semua data yang dibutuhkan di semua sheet. Pada pembahasan terdahulu nama sheet ini disebut dengan entity. Entity pertama yang kita input adalah untuk mahasiswa. Pada latihan ini kita cukup menginputkan data untuk 10 mahasiswa saja.

7. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 7
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Tabel 10.1. Data Mahasiswa No. Nobp Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Fakultas Program Studi 1 2 3 4 5 6 7
1
1202001
Robert Rivia
Padang
12-Jan-93
Ekonomi
Pendidikan Ekonomi
2
1202002
Ice Maria
Pekan Baru
25-Agust-93
Ekonomi
Ekonomi Pembangunan
3
1202003
Nevika Aditya
Padang
30-Mar-94
Ekonomi
Pendidikan Ekonomi
4
1202004
Dewi Nilla Sari
Padang
02-Feb-92
Ekonomi
Manajemen
5
1202005
Sonya Khristy
Jakarta
05-Mei-92
Ekonomi
Akuntansi
6
1202006
Sinta Rahayu
Bukittinggi
23-Mar-93
Ekonomi
Manajemen
7
1202007
Surya Edo Saputra
Medan
04-Des-93
Ekonomi
Akuntansi
8
1202008
Mardi Reski
Payakumbuh
17-Sep-93
Ekonomi
Ekonomi Pembangunan
9
1202009
Wirendi Indra
Bukittinggi
18-Okt-93
Ekonomi
Akuntansi
10
1202010
Ari Gusti Naldi
Padang
08-Jan-93
Ekonomi
Pendidikan Ekonomi
Lanjutan ... Agama Jenis Kelamin Tanggal Masuk Asal SMU Alamat 8 9 10 11 12
Islam
Laki-Laki
24-Sep-12
SMA 1 Padang
Jl. Gajah Mada 12 Padang
Kristen
Perempuan
25-Sep-12
SMK 2 Padang
Jl. Hamka 12 Padang
Islam
Perempuan
26-Sep-12
SMA 10 Padang
Jl. Belibis 3 Padang
Islam
Perempuan
27-Sep-12
SMA 1 Bukittinggi
Jl. Sawahan 8 Padang
Kristen
Perempuan
28-Sep-12
SMA 2 Padang
Jl. Adinegoro 25 Padang
Islam
Perempuan
29-Sep-12
SMK 1 Bukittinggi
Jl. Patenggangan 3 Padang
Islam
Laki-Laki
30-Sep-12
SMA 1 Tebing Tinggi
Jl. Polonia 7 Padang
Islam
Laki-Laki
01-Okt-12
SMA 1 Payakumbuh
Jl. Andalas 1 Padang
Kristen
Laki-Laki
02-Okt-12
SMA 2 Padang
Jl. Linggar Jati 5 Padang
Islam
Laki-Laki
03-Okt-12
SMA 1 Padang
Jl. Enggang 22 Padang
Lanjutan ... Nama Orang Tua Pendidikan Orang Tua 13 14
Setiadi
SMA
Budiman Weri
SMA
Dedi Seto
SMA
Burhanudin
S1
Jurin
SMA
Wasis
SMA
Prambudi Sani
S1
Geno Wijaya
SMA
Susanto Mardi
SMA
Bujang
SMP
Setelah menginput semua data di atas, berikutnya tampilan sheet mahasiswa perlu diperindah sesuai dengan kebutuhan. Adapun tampilan pada sheet Mahasiswa tersebut adalah sebagai berikut:

8. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 8
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Gambar 10.4 Tampilan Data Mahasiswa yang sudah diketik
Pada tampilan sheet Mahasiswa di atas, kita memerlukan sebuah tombol yang bisa diberi nama tombol “Home” yang berfungsi sebagai jalan untuk kembali ke halaman utama aplikasi (Cara membuat tombol Home ini ada pada bagian 2 setelah pembahasan ini, yaitu “Membuat Tombol”).
Setelah menyelesaikan input data untuk entity mahasiswa, maka langkah selanjutnya adalah menginput data untuk entity dosen. Berikut 10 data dosen yang bisa di input sebagai bahan latihan:
Tabel 10.2. Data Dosen No. NIDN NIP NAMA Tempat Lahir Tanggal Lahir 1 2 3 4 5 6
1
23456
19800512 200312 2 0 10
Ani Suwandi, SE, MM
Padang
12-Mei-80
2
34567
19780511 200312 2 0 11
Sudiro Husodo, SE, M.Si
Surabaya
11-Mei-78
3
12345
19800412 200312 2 0 12
Mahyudi Iskandar, SE, M.Si
Jakarta
12-Mar-80
4
45678
19801212 200312 2 0 13
Supriati Nensi, SE, MM
Malang
12-Des-80
5
11223
19791109 200312 2 0 14
Patrisia Rahmi, S.Pd, M.Pd
Padang
09-Nop-12
6
12232
19800720 200312 2 0 15
Sudarma Ali, S.Pd, M.Pd
Padang
20-Jul-80
7
23213
19780111 200212 2 0 16
Gerry Yahya, SE, MM
Payakumbuh
11-Jan-80
8
24242
19800512 200312 2 0 17
Susanti Utami, SE, M.Si. Ak
Bukittinggi
12-Mei-80
9
23332
19760224 200012 2 0 18
Dr. Hayati Pratiwi, M.Pd
Padang
24-Feb-76
10
21222
19770722 200012 2 0 19
Herawati, SE, MM
Padang
22-Jul-77

9. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 9
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Lanjutan ... Fakultas Jurusan Agama Jenis Kelamin Golongan Alamat 7 8 9 10 11 12
Ekonomi
Manajemen
Islam
Perempuan
III B
Jl. Andalas 1 Padang
Ekonomi
Ekonomi Pembangunan
Islam
Laki-Laki
III C
Jl. Pramuka 12 Padang
Ekonomi
Ekonomi Pembangunan
Islam
Laki-Laki
III C
Jl. A. Yani 34 Padang
Ekonomi
Manajemen
Islam
Perempuan
III C
Jl. Gajah Mada 8 Padang
Ekonomi
Pendidikan Ekonomi
Islam
Perempuan
III B
Jl. Patenggangan 6 Padang
Ekonomi
Pendidikan Ekonomi
Islam
Laki-Laki
III B
Jl. Poloni 24 Padang
Ekonomi
Manajemen
Islam
Laki-Laki
III B
Jl. Sudirman 9 Padang
Ekonomi
Akuntansi
Islam
Perempuan
III B
Jl. Khatib Sulaiman 42 Padang
Ekonomi
Pendidikan Ekonomi
Islam
Perempuan
III C
Jl. Adinegoro 7 Padang
Ekonomi
Manajemen
Islam
Perempuan
III C
Jl. Khatib Sulaiman 12 Padang
Setelah menginput semua data di atas, berikutnya tampilan sheet Dosen perlu diperindah sesuai dengan kebutuhan sama seperti sheet Mahasiswa. Adapun tampilan pada sheet Dosen tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 10.5 Tampilan Data Dosen yang sudah diketik
Sama seperti sebelumnya pada tampilan sheet Dosen di atas, kita memerlukan sebuah tombol yang bisa diberi nama tombol “Home” yang berfungsi sebagai jalan untuk kembali ke halaman utama aplikasi (Cara membuat tombol Home ini ada pada bagian 2 setelah pembahasan ini, yaitu “Membuat Tombol”).

10. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 10
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Entitiy selanjutnya yang harus diselesaikan adalah untuk mata kuliah. Pada latihan ini data untuk mata kuliah dikelompokkan pula menjadi 5 bagian, yaitu 1) MK. Fakultas, 2) MK. Pendidikan Akuntansi, 3) MK. Adm. Perkantoran, 4) MK. Tata Niaga dan 5) MK. Ekonomi Koperasi.
Tabel 10. 3 Mata Kuliah Tingkat Fakultas No Kode MK Mata Kuliah SKS
1). Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian (MPK)
a. Wajib
1
UNP024
Bahasa Inggris
3
2
UNP030
Pendidikan Agama
3
3
UNP031
Pendidikan Kewarganegaraan
3
4
UNP032
Bahasa Indonesia
3
Jumlah SKS
12
b. Pilihan 2-4 sks
1
UNP015
Pendidikan jasmani kesehatan
2
2
UNP016
Pendidikan sejarah perjuangan bangsa
2
3
UNP018
Kuliah Kerja Nyata
4
Jumlah SKS
8
2). Mata Kuliah Keilmuan dan Keterampilan (MKK)
1
EKO001
Pengantar ekonomi mikro
3
2
EKO002
Pengantar ekonomi makro
3
3
EKO003
Pengantar akuntansi 1
3
4
EKO004
Pengantar akuntansi 2
3
5
EKO005
Pengantar bisnis
3
6
EKO006
Pengantar manajemen
3
7
EKO007
Matematika ekonomi
3
8
EKO008
Statistik 1
3
9
EKO009
Statistik 2
3
10
EKO010
Pengantar aplikasi komputer
2
11
EKO011
Pengantar ekonomi pembangunan
3
12
EKO013
Bahasa inggris bisnis
3
13
EKO014
Perkoperasian
2
14
EKO082
Kewiraswastaan
3
15
EKO084
Metodologi penelitian pendidikan
3
16
EKO136
Pengetahuan administrasi
2
Jumlah SKS
45
4). Matakuliah Perilaku Berkarya (MPB)
1
EKO104
Micro Teaching
3
2
EKO135
Pengelolaan kelas
2
3
EKO162
Evaluasi Hasil Belajar Ekonomi
2
4
EKO163
Strategi Pembelajaran Ekonomi
2
5
EKO164
Media Pembelajaran ekonomi
1
Jumlah SKS
11
5). Mata kuliah Berkehidupan Bersama
a. Wajib
1
UNP033
Ilmu sosial dan budaya dasar
3
2
UNP034
Ilmu kealaman dasar
3
Jumlah SKS
6

11. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 11
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
Tampilan sheet untuk MK. Fakultas juga perlu diperindah setelah menginput semua data di atas sesuai dengan kebutuhan. Dan tampilan pada sheet MK. Fakultas tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 10.6 Tampilan Data MK. Tingkat Fakultas yang sudah diketik
Sama seperti sebelumnya, kita juga membutuhkan tombol HOME untuk kembali ke halaman utama Program aplikasi ini. Berikutnya adalah data yang akan kita input pada sheet MK. Pend. Akuntansi seperti yang terdapat pada Tabel 10.4 berikut ini:
Tabel 10. 4. Mata Kuliah Pendidikan Akuntansi No. KODE MATA KULIAH A. Keahlian Pendidikan Akuntansi SKS a. Wajib
1
EKO016
Akuntansi keuangan 1
3
2
EKO017
Akuntansi keuangan 2
3
3
EKO018
Akuntansi keuangan lanjutan 1
3
4
EKO019
Akuntansi keuangan lanjutan 2
3
5
EKO020
Teori akuntansi
3
6
EKO021
Sistem informasi akuntansi
3
7
EKO023
Akuntansi biaya
3
8
EKO024
Akuntansi manajemen
3
9
EKO025
Pemeriksaan akuntansi 1
3
10
EKO026
Pemeriksaan akuntansi 2
3
11
EKO027
Hukum pajak
2
12
EKO029
Komputerisasi akuntansi
2
13
EKO030
Manajemen keuangan 1
3
14
EKO031
Sistem pengendalian manajemen
3
15
EKO033
Bank dan lembaga keuangan
2

12. Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Page 12
Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP
16
EKO083
Analisis informasi keuangan
3
17
EKO138
Perpajakan
2
18
UNP013
Skripsi
0
19
UNP101
Pengantar pendidikan
3
20
UNP102
Perkembangan peserta didik
3
21
UNP104
Profesi kependidikan
3
22
UNP105
Praktek lapangan kependidikan
4
Praktek Non Kependidikan
4
Jumlah SKS
70
b. Pilihan (2 sks)
1
EKO145
Anggaran perusahaan
2
2
EKO146
Manajemen audit
2
3
EKO147
Manajemen biaya
2
4
EKO118
Pendidikan kependudukan dan lingkungan hidup
2
Jumlah SKS
8
Setelah selesai input data dan di edit untuk memperindah tampilannya, tidak lupa ditambahkan pula tombol HOME, maka tampilan sheet MK. Pend. Akuntansi dapat dilihat seperti tampilan berikut:
Gambar 10.6 Tampilan Data Mata Kuliah Pend. Akuntansi
Kelompok berikutnya adalah Mata Kuliah Untuk Administrasi Perkantoran yang akan diinput pada sheet MK. Adm Perkantoran. Data-data Mata kuliah Administrasi Perkantoran adalah sebagai berikut: