1. KOMUNIKASI ADMKOMUNIKASI ADM
KomunikasiKomunikasi ,, kata latin ”comunication”kata latin ”comunication”
yang berarti pemberitahuan atauyang berarti pemberitahuan atau
pertukaran pikiran.pertukaran pikiran.
Istilah Comunication ini bersumber padaIstilah Comunication ini bersumber pada
kata communis yang artinya samakata communis yang artinya sama
maksudnya adalahmaksudnya adalah kesamaan maknakesamaan makna
2. Komunikasi organisasi (scott)Komunikasi organisasi (scott)
Komunikasi adalah suatu proses yangKomunikasi adalah suatu proses yang
mencakup penyampaian dan penyalinan ide,mencakup penyampaian dan penyalinan ide,
data atau berita secara cermat dengandata atau berita secara cermat dengan
maksud menimbulkan tindakan untukmaksud menimbulkan tindakan untuk
mencapai tujuan organisasi secara efektifmencapai tujuan organisasi secara efektif
3. Tahap-tahap komunikasiTahap-tahap komunikasi
• Tahap idiasiTahap idiasi
• Tahap encodingTahap encoding
• Tahap pengiriman /transmitting).Tahap pengiriman /transmitting).
• Tahap penerimaaan (penerimaan pesan melaluiTahap penerimaaan (penerimaan pesan melalui
proses mendengarkan, membaca, atauproses mendengarkan, membaca, atau
mengamati tergantung pada saluran dan mediamengamati tergantung pada saluran dan media
yang kita inginkan).yang kita inginkan).
• Tahap decoding. ( pesan yang diterima tentuTahap decoding. ( pesan yang diterima tentu
akan diinterprestasikan).akan diinterprestasikan).
• Tahap tindakan (dilakukan oleh komunikanTahap tindakan (dilakukan oleh komunikan
sebagai respon terhadap pesan-pesan yangsebagai respon terhadap pesan-pesan yang
diterimanya.diterimanya.
6. Tujuan tata hubungan kantorTujuan tata hubungan kantor
• Kemahiran kerja
kemampuan seseorang menyediakan
keterangan
• Kemauan kerja
mengusahakan sikap yang diperlukan
bagi tercapainya dorongan kerjasama dan
kepusaan dalam pekerjaan
8. 6 dimensi layanan6 dimensi layanan
adanya informasi yang jelas ( keterbukaan)adanya informasi yang jelas ( keterbukaan)
prosedur dan persyaratan layanan yang sederhanaprosedur dan persyaratan layanan yang sederhana
(kesederhanaan)(kesederhanaan)
informasi waktu, biaya dan petugas yang jelas ( kepastian)informasi waktu, biaya dan petugas yang jelas ( kepastian)
perhatian yang sama terhadap pelanggan ( keadilan)perhatian yang sama terhadap pelanggan ( keadilan)
hasil produk pelayanan memenuhi kualitas dan teknis danhasil produk pelayanan memenuhi kualitas dan teknis dan
jaminan secara administrasi (keamanan dan kenyamanan)jaminan secara administrasi (keamanan dan kenyamanan)
perilaku petugas yang tanggap, peduli dan tidakperilaku petugas yang tanggap, peduli dan tidak
mempersulit untuk mencari keuntungan pribadimempersulit untuk mencari keuntungan pribadi
(ketanggapan)(ketanggapan)
9. Prinsip yang harus dipertimbangkan dalam
hubungan antar manusia
Kebutuhan untuk diperlakukan sebagai manusia
yang layak ( Equity), menghargai, memberi
kesenangan dan lain-lain.
Kebutuhan akan pengakuan (recognition) yaitu
pengakuan atas jasa, kepandaian dan kelebihan
seseorang
Kebutuhan akan keamanan, seseorang merasa
tidak terganggu dan aman dalam berhubungan
dengan orang lain
Kebutuhan untuk supervising (mengatasi masalah)
10. obyektivitas dan kualitas sebuah informasiobyektivitas dan kualitas sebuah informasi
yang diberikan :yang diberikan :
Obyektivitas menyangkut fakta yang benarObyektivitas menyangkut fakta yang benar
dan relevandan relevan
impartialitas( seimbang/netralimpartialitas( seimbang/netral
11. hal yang perlu diperhatikan dalamhal yang perlu diperhatikan dalam
berkomunikasiberkomunikasi
Mudah dimengerti ( adanya kesamaan bahasaMudah dimengerti ( adanya kesamaan bahasa
antara komunikator dengan komunikan)antara komunikator dengan komunikan)
Harus lengkap, jelasHarus lengkap, jelas
Tepat waktu dan sasaranTepat waktu dan sasaran
Hindari kata-kata yang kurang enakHindari kata-kata yang kurang enak
Pemilihan media yang tepatPemilihan media yang tepat
IntonasiIntonasi
Adanya itikad baik dan tenggang rasaAdanya itikad baik dan tenggang rasa
12. Komunikasi tertulis
• Laporan dapat didefinisikan sebagai
keterangan, data informasi yang
diperoleh dari pengamatan,
penyelidikan studi yang dikumpulkan
diolah dan hasilnya disajikan secara
tertulis.
13. Tujuan
laporan
- Mengatasi masalah.
- Mengambil keputusan.
- Mengetahui
perkembangan/kemajuan.
- Mengadakan pengawasan,
pengendalian, atau
perbaikan.
- Menemukan teknik-teknik
baru.
14. Fungsi laporan
• Bukti otentik, yang dapat
dipertanggung jawabkan oleh
sipembuat laporan
• Laporan sebagai sumber informasi
• Laporan dapat membantu sesorang
pimpinan untuk mengambil keputusan
• Laporan sebagai alat pembina
kerjasama
• Laporan sebagai alat memperluas ide
dan tukar menukar pengalaman.
15. Peranan laporanPeranan laporan
- Penyampaian informasi.Penyampaian informasi.
- Pertanggung jawaban danPertanggung jawaban dan
pengawasan /pengendalian.pengawasan /pengendalian.
- Bahan pengambilan keputusan.Bahan pengambilan keputusan.
- Alat pembina kerjasama.Alat pembina kerjasama.
- Alat pengembangan cakrawalaAlat pengembangan cakrawala
wawasan.wawasan.
16. Syarat yang harus dimiliki orangSyarat yang harus dimiliki orang
yang membuat laporanyang membuat laporan
Jujur (agar isi laporan sesuai dengan kenyataan yangJujur (agar isi laporan sesuai dengan kenyataan yang
terjadi/ tidak mengada-ada/ABS/AIS.terjadi/ tidak mengada-ada/ABS/AIS.
Menguasai masalah (lebih jelas, terperinci dan cermat)Menguasai masalah (lebih jelas, terperinci dan cermat)
Mampu menggunakan kata-kata/ istilah yang mudahMampu menggunakan kata-kata/ istilah yang mudah
dimengerti sehingga tidak terjadi kesalah pahamandimengerti sehingga tidak terjadi kesalah pahaman
atau masalah pengertian terhadap isi laporan)atau masalah pengertian terhadap isi laporan)
Mempunyai minat/ kesanggupan dalam menganalisa,Mempunyai minat/ kesanggupan dalam menganalisa,
kooperatof dan open minded.kooperatof dan open minded.
Mampu berfikir objektif dan bersikap impertialitas yaituMampu berfikir objektif dan bersikap impertialitas yaitu
laporan harus jauh dari pertimbangan-pertimbanganlaporan harus jauh dari pertimbangan-pertimbangan
subjektif (seimbang dan netral serta menyajikan faktasubjektif (seimbang dan netral serta menyajikan fakta
yang benar dan relevan).yang benar dan relevan).
17. Syarat-syaratSyarat-syarat sebuahsebuah
laporanlaporan
- Benar dan objektif.Benar dan objektif.
- Jelas dan cermat.Jelas dan cermat.
- Langsung mengenai sasaran.Langsung mengenai sasaran.
- lengkap.lengkap.
- Tegas dan konsisten.Tegas dan konsisten.
- Diusahakan secepatnya.Diusahakan secepatnya.
- Tepat penerimanya.Tepat penerimanya.
18. Langkah-langkahLangkah-langkah
pembuatan laporanpembuatan laporan
- MenentukanMenentukan
persoalan (subyekpersoalan (subyek
laporan).laporan).
- MengumpulkanMengumpulkan
fakta dan data.fakta dan data.
- MenyusunMenyusun
kerangka.kerangka.
- Menulis laporan.Menulis laporan.
19. Macam-macam laporanMacam-macam laporan
• Laporan informatifLaporan informatif
• Laporan eksaminasionalLaporan eksaminasional
( menyampaikan informasi disertai( menyampaikan informasi disertai
pendapat)pendapat)
• Laporan analitis ( memberikanLaporan analitis ( memberikan
sumbangan pikiran pada pimpinan)sumbangan pikiran pada pimpinan)
• Laporan pertanggung jawabanLaporan pertanggung jawaban
( atas wewenang yang telah( atas wewenang yang telah
diberikan atau dilimpahkan )diberikan atau dilimpahkan )
20. Menyusun kerangka laporanMenyusun kerangka laporan
- RingkasanRingkasan
- Pendahuluan.Pendahuluan.
- Batang tubuh laporan.Batang tubuh laporan.
- Kesimpulan.Kesimpulan.
- Saran.Saran.
- Lampiran dan sumber rujukan.Lampiran dan sumber rujukan.
21. Pengetikan laporan
Pedoman :
- Ukuran kertas.
- Batas margin.
- Bab (sub bab) dan rinciannya.
- Jarak pengetikan judul, bab, dan rinciannya.
- Cara pengetikan kalimat.
- Tipe huruf yang dipakai
- Penomoran halaman.
22. Stenografi
Stenografi termasuk sebuah ketrampilan
dalam berkomunikasi tertulis yang
menggunakan simbol tertentu.
Meskipun mesin dikte, tape recorder makin
banyak digunakan bukan berarti ketrampilan
steno tidak diperlukan lagi. Tulisan ini akan
bermanfaat ketika membuat notula rapat,
intruksi kilat dan catatan rahasia
24. Surat menyuratSurat menyurat
korespondensikorespondensi
Arti suratArti surat
Fungsi suratFungsi surat
Jenis suratJenis surat
a. menurut isi dan asal ( resmi, niaga, pribadi,a. menurut isi dan asal ( resmi, niaga, pribadi,
semi dinas)semi dinas)
b. maksud dan tujuan ( pemberitahuan,b. maksud dan tujuan ( pemberitahuan,
peringatan, perjanjian, lamaran kerja, claimperingatan, perjanjian, lamaran kerja, claim
dsb)dsb)
25. • Menurut Wujudnya (Kartu Pos, Surat
Bersampul, Nota, Teleg Dsb)
• Menurut Banyak
Sasarannya(biasa,edaran,
pengumuman)
• Berdasarkan jaminan keamanannya
( surat biasa, rahasia, edaran )
• Menurut urgensi penyelesaiannya
(kilat khusus, segera dan biasa)
26. Bentuk 2 suratBentuk 2 surat
Syarat dan ciri dari surat yang baikSyarat dan ciri dari surat yang baik
Langkah-langkah penyususnan suratLangkah-langkah penyususnan surat
mulai dari perencanaan, sampai menelitimulai dari perencanaan, sampai meneliti
kembali apakah surat itu sudah baikkembali apakah surat itu sudah baik
27. Bagian-bagian surat dan fungsinyaBagian-bagian surat dan fungsinya
Pengurusan dan pengendalian suratPengurusan dan pengendalian surat
( mempersiapkan surat, melipat surat,( mempersiapkan surat, melipat surat,
mengarsipkan)mengarsipkan)
Membuat laporan, berita acara dllMembuat laporan, berita acara dll
28. Model dan lipatan surat yang umum dipakai
dalam kantor modren adalah :
Full Block Style
Block Style
Semi Block Style
Indented Style
Hangging Paragraph Style
Official Style
Gaya Depdikbud
29. • Sedangkan macam-macam lipatan suratSedangkan macam-macam lipatan surat
yang lazim digunakan adalah :yang lazim digunakan adalah :
• Standard Fold (lipatan baku)Standard Fold (lipatan baku)
• Low Standard FoldLow Standard Fold
• Low Accordion FoldLow Accordion Fold
• Arcodion FoldArcodion Fold
• Paralel double FoldParalel double Fold
• Single FoldSingle Fold
• French FoldFrench Fold
• Baronial FoldBaronial Fold
