Документ описывает проблемы и недостатки современного электронного документооборота и необходимость создания новых систем для улучшения процессов. Рассматриваются ключевые факторы, влияющие на будущее систем управления документами, включая сложность и удовлетворенность пользователей. Также обсуждаются тенденции, такие как «консумеризация» облачных сервисов и необходимость упрощения управления доступом к информации.

1. Проблемы и недостатки современного электронного документооборота или зачем строить новую СЭД Вадим Ипатов +7 (495) 956 7928 [email_address]

2. Предпосылки для изменений. Опыт эксплуатации Рабочие группы Предприятие Управление делами Распредленная архитектура Сквозной документооборот Юридическая значимость «Сквозной» контроль Сквозные процессы уровня предприятия Общие и локальные хранилища Прямое электронное взаимодействие подразделений Сквозные процессы подразделений Электронные оригиналы Единые нормы и правила Прямой доступ к содержанию Коллективная подготовка Собственные модули Поиск по множеству баз данных Управление доступом Регистрация документов. •Информирование заинтересованных лиц Постановка на контроль. • Подготовка аналитических справок и построение отчетов Объемы документов Число участников Номенклатура документов Сложность системы Сложность нахождения Нагрузка на систему Производительность Масштабируемость «Находимость» информации Удовлетворенность пользователей Линейные подразделения

3. 4 группы факторов, которые будут определять ближайшее будущее ЕСМ. Прогнозы от AIIM «Цифровые свалки становятся все более трудно обрабатываемыми» ( Проблема контроля/доступа – одна из важнейших на ближайшие 5 лет) «Сложное побеждает простое» (Простота использования, простота внедрения, простота интеграции – названы наиболее востребованными. Прослеживается неудовлетворенность сложностью существующих решений) «Фокусируясь на упрощении решений, необходимо избегать возврата к простым, но устаревшим моделям прошлого» (Прослеживается перенос бумажных подходов в электронную среду) «Они все еще не знают, чего они не знают». (Опрос AIIM среди малых компаний показал, что 89% опрошенных считают управление электронной информацией важным или чрезвычайно важным. При этом 63% (!) уверены или почти уверены, что у них с этим делом обстоит все хорошо.) John F. Mancini President AIIM

4. Видение Gartner стратегических тенденций Контекстно ориентированные приложения Мобильный прицел приложений и интерфейсов Аналитика следующего поколения «Большие данные»: Объем, сложность форматов и скорость доставки превышают сегодня возможности традиционных технологий управления данными Облачные сервисы «Консьюмеризация» Безопасность и конфиденциальность

5. Распределенное размещение и потребление контента по адресно-целевому принципу – повышение быстродействия, масштабируемости, доступности «Контент должен быть проиндексирован как корпоративный ресурс, но он должен находиться ближе к пользователю» Майк Бьер. Интеллектуальное ведение и сопровождение бизнеса.

6. Сети и сайты ЭДО Сайт 1 Сайт 2 Сайт 3 Сеть 1 Сеть 2 Сайт 11 Сайт 12 Сайт 21 Сайт 22 Сеть 2 Сайт 3 Сайт 12 Распределение нагрузки Повышение доступности документов Упрощение управления доступом

7. Персонализация делового контента и интерфейса рабочего места пользователя – контекстный подход к документированию

8. Привычный механизм Информация Создание документов Поиск и обнаружение Вычисление прав доступа Предоставление

9. Персональные коллекции документов Базы индивидуального пользования Динамическое наполнение облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД Вычисление прав доступа однократное

10. Как это работает Планы Календарь Контроль Документы в работе Решения Реакция сотрудников Действия помощников Электронная почта Корреспонденция Распоряжения Мероприятия Планы Новости Сигналы от процессов Отчеты и сводки Каналы Активности ПКД

11. «Просвещение внедрять с умеренностью, по возможности избегая кровопролития» из «Устава о свойственном градоправителю добросердечии», сочинения градоначальника Беневоленского ( М.Е.Салтыков-Щедрин. История одного города )