Denis Shemyakin: Управління стратегічними проєктами Мінекономіки. Шлях до сталості процесу (UA) Ukraine Online PMO Day 2023 Autumn Website – www.pmday.org/pmo Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference

1. Управління стратегічними
проєктами Мінекономіки.
Шлях до сталості процесу
Денис Шемякін
Директор Команди
підтримки реформ
Мінекономіки
PMO DAY 2023-09-23

2. 2

3. Досвід
3

5. Хронологія. Стратегія МЕ 2023
Стратегічна
сесія
Лютий
Погоджено 21-у
картку проєктів на
рівні Міністра
Квітень Травень
Зустріч з
Керівництвом,
Zoom для всіх
співробітників
Міністерства
Доповненно Срат.
план Міністерства -
Проєкти воєнного
часу
Квітень
Оцінка
факту 2 кв
Серпень
Липень
Стратегічна Сесія.
Перегляд
пріоритетів
24.07.2023
Презентація Проєкту
Економічної стратегії
5
14 карток
Страт.проєктів

6. Формат для ТОП Міністра і заступників + формат для Держслужбовці

7. Переваги Можливі покращення
1. Моніторинг подається керівництву Міністерства 2
рази на місяць – до 15 та до 30/31 числа місяця
2. Встановлені KPI на рік і кожний квартал є
реальними та досяжними
3. За результатами опитування середня оцінка
оновленого підходу до роботи зі стратегічними
проєктами складає 4.1 бали із 5
1. Виділення окремого проєктного менеджера під кожен
проєкт або групу проєктів
2. Підсилення проєктного офісу для централізованого
управління проєктами, контролю за термінами,
навчання та обміну знаннями, ведення регулярної
звітності для керівництва
3. Розробка та реалізація комунікаційного плану для
висвітлення результатів для ширшої аудиторії в межах
міністерства та на зовнішню аудиторію
Для кожного проєкту
встановлено KPI на
рік та на кожний
квартал
1
За кожним проєктом
закріплено
відповідальну особу
2
Для кожного проєкту у поточному портфелі встановлено KPI на рік та на кожний квартал та закріплено
відповідальну особу
Для ефективного управління пріоритетними проєктами був запроваджений
відповідний процес моніторингу їх реалізації…

8. Переваги Можливі покращення
1. Інформація у розрізі кожного проєкту подається
один раз на два тижні (до 13 та 27 числа місяця)
шляхом забезпечення відповідальним виконавцем
проєкту внесення інформації до паспорту проєкту
2. Регулярний моніторинг та фіксація прогресу і статусу
кожного проєкту, ризиків та проблем для їх
подальшого розгляду та усунення
1. Відображення графіку проєкту з відміткою пройдених
етапів для відслідковування прогресу та планових,
прогнозних і фактичних строків
2. Відображення інформації щодо взаємопов’язаних
проєктів
3. Деталізація інформації щодо використання ресурсів та
бюджету проєкту за ключовими етапами проєкту
Фіксується статус фактичних досягнень
за кожним завданням проєкту
2
Фіксуються оцінки
прогресу досягнення
індикаторів та статусу
виконання кроків
щодо виконання завдань
проєкту у заплановані строки
1
Фіксуються ризики та потреби
проєкту
3
Відомості про
регулювання питань
проєкту
4
Статус реалізації подається у розрізі кожного проєкту та містить дані щодо:
• фактичних досягнень за кожним завданням проєкту
• прогресу досягнення встановлених індикаторів та дотримання запланованих строків
…що дозволяє керівництву Міністерства «тримати руку на пульсі» та вчасно реагувати
на можливі загрози

9. Станом на сьогодні більшість проєктів в поточному портфелі мають суттєві проблеми або
ризики порушення плану*
№ Напрямок Проєкт Куратор
Статус
проєкту
1 Дерегуляція МРГ + єДозвіл + Дерегуляція
2 Вступ в ЄС Вільний доступ до ринків ЄС + Гармонізація регулювання
3 Вступ в ЄС Управління державною власністю
4 Інвестиції у відновлення Індустріальні парки + Інвест Няня плюс
5 Інвестиції у відновлення Страхування інвестицій
6 Інвестиції у відновлення ДПП
7 Інвестиції у відновлення Закупівлі як інструмент стимулювання українського бізнесу
8 Інвестиції у відновлення Структурування фонду для залучення приватних інвестицій
9 Інвестиції у відновлення Гуманітарне розмінування
10 Наближення перемоги Санкції
11 Наближення перемоги Держматрезерв
12 Наближення перемоги Експортний контроль + Military Tech (включно з дронами)
13 Люди
Зайнятість через МСБ: єРобота + Гранти + Інтеграція ветеранів та
підтримка вразливих категорій населення
14 Люди Активні програми зайнятості + Армія відновлення
15 Люди Навчання / перенавчання
16 Люди Дерегуляція ринку праці
17 Люди Економічна міграційна політика
18 Наближення перемоги Економічна стратегія
19 Люди Іпотека
20 Інвестиції у відновлення Інтелектуальна власність та інновації
21 Інвестиція у відновлення Гранти на переробку
×
×
×
×
!
×
×
×
×
×
✔
!
!
✔
!
×
×
×
×
×
×
71%
Суттєві проблеми, ризики або
порушення плану, що потребують
перегляду проєкту
Суттєві проблеми або ризики порушення
плану, що можуть бути компенсовані в
рамках плану та бюджету
10%
Суттєві проблеми відсутні, проєкт
виконується у відповідності до плану або
порушення несуттєві
19%
×
!
✔
*Моніторинг страт.проєктів Мінекономіки 2023.
Факт 2кв2023.

10. Що думають відповідальні про статус управління проєктами?
№ z Напрямок Проєкт Куратор
Пріоритетність
проєктів
Успішність
реалізації
Забезпеченість
ресурсами для
реалізації
1 Дерегуляція МРГ + єДозвіл + Дерегуляція 4 3 5
2 Вступ в ЄС
Вільний доступ до ринків ЄС + Гармонізація
регулювання
5 3 2
3 Вступ в ЄС Управління державною власністю 4 4 2
4 Інвестиції у відновлення Індустріальні парки + Інвест Няня плюс
5 Інвестиції у відновлення Страхування інвестицій 5 3 2
6 Інвестиції у відновлення ДПП
7 Інвестиції у відновлення
Закупівлі як інструмент стимулювання
українського бізнесу
8 Інвестиції у відновлення
Структурування фонду для залучення
приватних інвестицій
9 Інвестиції у відновлення Гуманітарне розмінування 5 3 3
10 Наближення перемоги Санкції 3 3 1
11 Наближення перемоги Держматрезерв 5 5 5
12 Наближення перемоги
Експортний контроль + Military Tech (включно
з дронами) 5 4 4
13 Люди
Зайнятість через МСБ: єРобота + Гранти +
Інтеграція ветеранів та підтримка вразливих
категорій населення 5 4 4
14 Люди
Активні програми зайнятості + Армія
відновлення 4 4 5
15 Люди Навчання / перенавчання 4 3 1
16 Люди Дерегуляція ринку праці 5 4 4
17 Люди Економічна міграційна політика 5 3 3
18
19
20
21

11. Що думають відповідальні про статус управління проєктами?
№ Напрямок Проєкт Куратор
Пріоритетність
проєктів
Успішність
реалізації
Забезпеченість
ресурсами для
реалізації
1 Дерегуляція МРГ + єДозвіл + Дерегуляція 4 3 5
2 Вступ в ЄС
Вільний доступ до ринків ЄС + Гармонізація
регулювання
5 3 2
3 Вступ в ЄС Управління державною власністю 4 4 2
4 Інвестиції у відновлення Індустріальні парки + Інвест Няня плюс
5 Інвестиції у відновлення Страхування інвестицій 5 3 2
6 Інвестиції у відновлення ДПП
7 Інвестиції у відновлення
Закупівлі як інструмент стимулювання
українського бізнесу
8 Інвестиції у відновлення
Структурування фонду для залучення приватних
інвестицій
9 Інвестиції у відновлення Гуманітарне розмінування 5 3 3
10 Наближення перемоги Санкції 3 3 1
11 Наближення перемоги Держматрезерв 5 5 5
12 Наближення перемоги
Експортний контроль + Military Tech (включно з
дронами) 5 4 4
13 Люди
Зайнятість через МСБ: єРобота + Гранти +
Інтеграція ветеранів та підтримка вразливих
категорій населення 5 4 4
14 Люди Активні програми зайнятості + Армія відновлення 4 4 5
15 Люди Навчання / перенавчання 4 3 1
16 Люди Дерегуляція ринку праці 5 4 4
17 Люди Економічна міграційна політика 5 3 3
18 Наближення перемоги Економічна стратегія 5/4 4 /4 4/2
19 Люди Іпотека
20 Інвестиції у відновлення Інтелектуальна власність та інновації 4 4
21 Інвестиція у відновлення Гранти на переробку

12. ~ 20% МЕ задіяно у страт. проєктах
~ 31% МЕ (без сервісних функцій) задіяно у
страт.проєктах
липень 2023

14. Комунікації для підтримки процесу + Бюрократія
14

15. 15

16. Помилки, які не варто робити
16
• Зупинки
• Спроба працювати
однаково якісно з усіма
Заступниками
• Перфекціонізм

17. o Фокусуємось на відмінниках
o Підтримка і інформування з різних
джерел – Заступники, Держсекретар,
Публічна комунікація
o Порядок перемагає клас.
o Ескалація питань.
Інструменти дипломатії та адміністративні важелі для
закріплення нової поведінки
Віталій Петрук
Держсекретар Мінекономіки

19. Методика на папері VS Цифровізація
19

20. SRP Матриця
20
Дороня карта підвищення
ефективності продажів
Довільний
процес
Неформальний
процес
Формальний
процес
Динамічний
процес
Довірений
партнер
Стратегічиний
учасник
Консультатн по
рішенням
Кращий
продавець
Погоджений
постачальник

21. 21