Cost Management Processes in a nutshell as outlined by PMBOK

1. PPrroojjeecctt CCoosstt
MMaannaaggeemmeenntt
SSeeccttiioonnss ooff tthhiiss pprreesseennttaattiioonn wweerree aaddaapptteedd
ffrroomm AA GGuuiiddee ttoo tthhee PPrroojjeecctt MMaannaaggeemmeenntt
BBooddyy ooff KKnnoowwlleeddggee 33rrdd EEddiittiioonn,, PPrroojjeecctt
MMaannaaggeemmeenntt IInnssttiittuuttee IInncc..,, © 22000044

2. PPrroojjeecctt CCoosstt MMaannaaggeemmeenntt
““TThhee pprroocceesssseess iinnvvoollvveedd iinn ppllaannnniinngg,,
eessttiimmaattiinngg,, bbuuddggeettiinngg,, aanndd ccoonnttrroolllliinngg
ccoossttss ssoo tthhaatt tthhee bbuuddggeett ccaann bbee ccoommpplleetteedd
wwiitthhiinn tthhee aapppprroovveedd bbuuddggeett””

3. WWhhyy DDoo WWee MMaannaaggee CCoosstt??
PPaarrtt ooff ttrriippllee ccoonnssttrraaiinntt,, ccaann’’tt mmaannaaggee oonnee wwiitthhoouutt
tthhee ootthheerrss ((ssccooppee,, ttiimmee,, aanndd qquuaalliittyy))
PPlloottss ooff ccoosstt aanndd ssccooppee aaggaaiinnsstt ppllaann ccaann hheellpp ssppoott
pprroobblleemmss eeaarrllyy
Cumulative
Value
Time
Planned
Value (PV)
Actual
Costs (AC)
Earned
Value (EV)
Today
Is this project
over/under budget?
Is it ahead of/behind
schedule?

4. CCoosstt MMaannaaggeemmeenntt KKeeyy TTeerrmmss
PPVV -- PPllaannnneedd VVaalluuee,, eessttiimmaatteedd vvaalluuee ooff tthhee ppllaannnneedd wwoorrkk
EEVV –– EEaarrnneedd VVaalluuee,, eessttiimmaatteedd vvaalluuee ooff wwoorrkk ddoonnee
AACC –– AAccttuuaall CCoosstt,, wwhhaatt yyoouu ppaaiidd
BBAACC –– BBuuddggeett aatt CCoommpplleettiioonn,, tthhee bbuuddggeett ffoorr tthhee ttoottaall jjoobb
EEAACC ––EEssttiimmaattee aatt CCoommpplleettiioonn,, wwhhaatt iiss tthhee ttoottaall jjoobb
eexxppeecctteedd ttoo ccoosstt??
EETTCC –– EEssttiimmaattee ttoo CCoommpplleettee,, ffoorreeccaasstteedd ccoossttss ttoo ccoommpplleettee
jjoobb
VVAACC –– VVaarriiaannccee aatt CCoommpplleettiioonn,, hhooww mmuucchh oovveerr//uunnddeerr
bbuuddggeett ddoo wwee eexxppeecctt ttoo bbee??

5. HHooww DDoo WWee MMaannaaggee CCoosstt??
TThhrreeee pprroocceesssseess
 CCoosstt EEssttiimmaattiinngg
 CCoosstt BBuuddggeettiinngg
 CCoosstt CCoonnttrrooll
Cost
Estimating
Cost
Budgeting
Cost
Control

6. CCoosstt EEssttiimmaattiinngg
Enterprise
Environmental
Factors
Organizational
Process Assets
Project Scope
Statement
Inputs Tools & Techniques Outputs
Analogous estimating
Determine resource cost
rates
Bottom up estimating
Parametric estimating
Project management
software
Vendor bid analysis
Reserve analysis
Cost of quality
Work Breakdown
Structure
WBS Dictionary
Cost
Estimating
Cost
Budgeting
Cost
Control
Project
Management Plan
•Schedule Mgmt Pln
•Staffing Mgmt Pln
•Risk Register
Activity Cost
Estimates
Activity Cost
Estimates
Supporting Detail
Requested Changes
Cost Management
Plan Updates

7. EEssttiimmaattiinngg MMeetthhooddss
AAnnaallooggoouuss ((TToopp DDoowwnn)) eessttiimmaattiinngg –– MMaannaaggeerrss
uussee eexxppeerrtt jjuuddggmmeenntt oorr ssiimmiillaarr pprroojjeecctt ccoossttss
[[qquuiicckk,, lleessss aaccccuurraattee]]
BBoottttoomm--UUpp eessttiimmaattiinngg –– PPeeooppllee ddooiinngg wwoorrkk
eessttiimmaattee bbaasseedd oonn WWBBSS,, rroolllleedd uupp iinnttoo pprroojjeecctt
eessttiimmaattee [[ssllooww,, mmoosstt aaccccuurraattee]]
PPaarraammeettrriicc eessttiimmaattiinngg –– UUssee mmaatthheemmaattiiccaall mmooddeell
((ii..ee.. ccoosstt ppeerr ssqq fftt)).. [[aaccccuurraaccyy vvaarriieess]] TTwwoo ttyyppeess::
RReeggrreessssiioonn aannaallyyssiiss –– bbaasseedd oonn aannaallyyssiiss ooff mmuullttiippllee
ddaattaa ppooiinnttss
LLeeaarrnniinngg CCuurrvvee –– TThhee ffiirrsstt uunniitt ccoossttss mmoorree tthhaann tthhee
110000tthh,, ffoorreeccaassttss eeffffiicciieennccyy ggaaiinnss

8. EEssttiimmaattiinngg MMeetthhooddss
VVeennddoorr BBiidd AAnnaallyyssiiss –– EEssttiimmaattiinngg uussiinngg bbiiddss ++
aalllloowwaanncceess ffoorr ggaappss iinn bbiidd ssccooppee [[ssllooww,, aaccccuurraaccyy
ddeeppeennddss oonn ggaappss]]
RReesseerrvvee AAnnaallyyssiiss –– AAddddiinngg ccoonnttiinnggeennccyy ttoo eeaacchh
aaccttiivviittyy ccoosstt eessttiimmaatteess aass zzeerroo dduurraattiioonn iitteemm [[ssllooww,,
oovveerrssttaatteess ccoosstt]]

9. CCoosstt BBuuddggeettiinngg
Project Scope Statement Cost aggregation
Reserve analysis
Parametric estimating
Inputs Funding limit reconciliation
Outputs
Tools & Techniques
Cost
Estimating
Cost
Budgeting
Cost
Control
Cost Baseline
Project Funding
Requirements
Cost Management
Plan Updates
Requested Changes
Work Breakdown Structure
WBS Dictionary
Activity Cost Estimates
Activity Cost Estimates
Supporting Detail
Project Schedule
Resource Calendars
Contract
Cost Management Plan

10. CCoosstt BBuuddggeettiinngg
BBuuddggeettiinngg iiss aallllooccaattiinngg ccoossttss ttoo wwoorrkk ppaacckkaaggeess
ttoo eessttaabblliisshh aa ccoosstt bbaasseelliinnee ttoo mmeeaassuurree pprroojjeecctt
ppeerrffoorrmmaannccee
RReemmeemmbbeerr CCoonnttiinnggeennccyy iitteemmss aarree ffoorr uunnppllaannnneedd
bbuutt rreeqquuiirreedd cchhaannggeess iitt iiss nnoott ttoo ccoovveerr tthhiinnggss
ssuucchh aass::
 PPrriiccee eessccaallaattiioonn
 SSccooppee && QQuuaalliittyy CChhaannggeess
FFuunnddiinngg LLiimmiitt RReeccoonncciilliiaattiioonn –– SSmmooootthhiinngg oouutt
tthhee pprroojjeecctt ssppeenndd ttoo mmeeeett mmaannaaggeemmeenntt
eexxppeeccttaattiioonnss

11. CCoosstt CCoonnttrrooll
Cost Baseline
Project Funding
Requirements
Performance
Reports
Inputs Tools & Techniques Outputs
Cost change control system
Performance measurement
analysis
Forecasting
Project performance reviews
Project management
software
Variance management
Work Performance
Information
Approved Change
Requests
Cost
Estimating
Cost
Budgeting
Cost
Control
Project
Management Plan
Cost Estimate
Updates
Cost Baseline
Updates
Performance
Measurements
Forecasted
Completion
Requested Changes
Recommended
Corrective Actions
Organizational
Process Assets
Updates
Project Management
Plan Updates

12. EEaarrnneedd VVaalluuee
PPrrooggrreessss iiss ccoommppaarreedd aaggaaiinnsstt tthhee
bbaasseelliinnee ttoo ddeetteerrmmiinnee wwhheetthheerr
pprroojjeecctt iiss aahheeaadd ooff oorr bbeehhiinndd ppllaann
PPeerrcceenntt ccoommpplleettee ccaann bbee ddiiffffiiccuulltt
ttoo mmeeaassuurree,, ssoommee mmaannaaggeerrss uussee
rruulleess
 5500//5500 RRuullee –– AAssssuummeedd 5500%%
ccoommpplleettee wwhheenn ttaasskk ssttaarrtteedd,, ffiinnaall
5500%% aatt ccoommpplleettiioonn
 2200//8800 RRuullee –– 2200%% aatt ssttaarrtt
 00//110000 RRuullee –– NNoo ccrreeddiitt uunnttiill ccoommpplleettee
PPllaannnneedd VVaalluuee
((PPVV)) –– BBuuddggeetteedd
CCoosstt
EEaarrnneedd VVaalluuee
((EEVV)) –– AAccttuuaall
wwoorrkk ccoommpplleetteedd
AAccttuuaall CCoosstt ((AACC))
–– CCoossttss iinnccuurrrreedd
EEssttiimmaattee ttoo
CCoommpplleettee ((EETTCC))
–– WWhhaatt’’ss LLeefftt
EEssttiimmaattee aatt
CCoommpplleettiioonn ((EEAACC))
–– WWhhaatt ffiinnaall ccoosstt
wwiillll bbee

13. EEaarrnneedd
VVaalluuee
GGrraapphh
Variance at
Completion
(VAC)
Target
Cost &
Schedule
Schedule
Variance
(Time)
Planned
Value (PV)
Earned
Value (EV)

14. EEaarrnneedd VVaalluuee FFoorrmmuullaass
NNAAMMEE FFOORRMMUULLAA NNOOTTEESS
CCoosstt VVaarriiaannccee ((CCVV)) EEVV--AACC NNeeggaattiivvee == OOvveerr bbuuddggeett
PPoossiittiivvee == UUnnddeerr bbuuddggeett
SScchheedduullee VVaarriiaannccee
((SSVV))
EEVV--PPVV NNeeggaattiivvee == BBeehhiinndd SScchheedduullee
PPoossiittiivvee == AAhheeaadd ooff SScchheedduullee
CCoosstt PPeerrffoorrmmaannccee
IInnddeexx ((CCPPII))
EEVV//AACC HHooww mmuucchh aarree wwee ggeettttiinngg ffoorr eevveerryy
ddoollllaarr wwee ssppeenndd??
SScchheedduullee PPeerrffoorrmm
IInnddeexx ((SSPPII))
EEVV//PPVV PPrrooggrreessss aass %% aaggaaiinnsstt ppllaann
EEssttiimmaattee ttoo CCoommpplleettee
((EETTCC))
EEAACC--AACC HHooww mmuucchh mmoorree ddoo wwee hhaavvee ttoo
ssppeenndd??
VVaarriiaannccee aatt
CCoommpplleettiioonn ((VVAACC))
BBAACC--EEAACC AAtt tthhee eenndd ooff tthhee ddaayy,, hhooww cclloossee wwiillll
wwee bbee ttoo ppllaann??
EEssttiimmaattee aatt
CCoommpplleettiioonn ((EEAACC))
SSeeee ffoolllloowwiinngg sslliiddee

15. EEaarrnneedd VVaalluuee FFoorrmmuullaass ((CCoonntt’’dd))
NNAAMMEE FFOORRMMUULLAA NNOOTTEESS
EEssttiimmaattee aatt
CCoommpplleettiioonn ((EEAACC)) BBAACC//CCPPII UUssee iiff nnoo vvaarriiaanncceess ffrroomm
BBAACC hhaavvee ooccccuurrrreedd
AACC++AATTCC UUssee wwhheenn oorriiggiinnaall
eessttiimmaattee wwaass bbaadd.. AAccttuuaallss
++ NNeeww eessttiimmaattee
AACC++BBAACC--EEVV UUssee wwhheenn ccuurrrreenntt
vvaarriiaanncceess aarree nnoott eexxppeecctteedd
ttoo bbee tthheerree iinn tthhee ffuuttuurree
AACC++((BBAACC--EEVV))//CCPPII UUssee wwhheenn ccuurrrreenntt
vvaarriiaanncceess aarree eexxppeecctteedd ttoo
ccoonnttiinnuuee

16. BBaarrnn EExxeerrcciissee
YYoouu hhaavvee aa pprroojjeecctt ttoo bbuuiilldd aa nneeww bbaarrnn..
TThhee ssppeeccss ffoorr bbuuiillddiinngg tthhee bbaarrnn aarree ttoo
ccoonnssttrruucctt 44 ssiiddeess aanndd tthheenn aann aanngglleedd rrooooff..
EEaacchh ssiiddee ooff tthhee bbaarrnn iiss ttoo ttaakkee oonnee ddaayy
ttoo bbuuiilldd aass iiss tthhee rrooooff.. TThhee bbuuddggeetteedd
aammoouunntt iiss $$22,,000000 ppeerr ssiiddee aanndd $$22000000
aapppplliieedd ttoo tthhee rrooooff ccoosstt.. TThhee ssiiddeess aarree ttoo
bbee ccoommpplleetteedd oonnee aafftteerr tthhee ootthheerr.. TTooddaayy
iiss tthhee eenndd ooff ddaayy ffoouurr..

17. TTrriicckkss ffoorr EEaarrnneedd VVaalluuee
EEVV iiss aallwwaayyss ffiirrsstt
VVaarriiaannccee == EEVV mmiinnuuss ssoommeetthhiinngg
IInnddeexx == EEVV ddiivviiddeedd bbyy ssoommeetthhiinngg
IIff tthhee ffoorrmmuullaa rreellaatteess ttoo ccoosstt uussee AACC
IIff tthhee ffoorrmmuullaa rreellaatteess ttoo sscchheedduullee uussee PPVV
IInntteerrpprreettiinngg rreessuullttss:: nneeggaattiivvee iiss bbaadd aanndd ppoossiittiivvee iiss ggoooodd
IInntteerrpprreettiinngg rreessuullttss:: ggrreeaatteerr tthhaann oonnee iiss ggoooodd,, lleessss tthhaann
oonnee iiss bbaadd
BAC
PV
AC ETC EAC
Project
Start
Current
Status

18. TTeerrmmss ttoo RReemmeemmbbeerr
PPrreesseenntt VVaalluuee
NNeett PPrreesseenntt VVaalluuee ((NNPPVV))
IInntteerrnnaall RRaattee ooff RReettuurrnn
((IIRRRR))
PPaayybbaacckk PPeerriioodd
BBeenneeffiitt CCoosstt RRaattiioo ==
BBCCRR>>1,, PPaayybbaacckk iiss ggrreeaatteerr
tthhaann tthhee ccoosstt
OOppppoorrttuunniittyy CCoosstt
SSuunnkk CCoosstt
WWoorrkkiinngg CCaappiittaall
SSttrraaiigghhtt LLiinnee DDeepprreecciiaattiioonn
AAcccceelleerraatteedd DDeepprreecciiaattiioonn
 DDoouubbllee DDeecclliinniinngg BBaallaannccee
 SSuumm ooff YYeeaarrss DDiiggiittss
VVaalluuee AAnnaallyyssiiss ((VVaalluuee
EEnnggiinneeeerriinngg))
You won’t be calculating most of these numbers on the test,
just remember the concepts for general questions

19. AAnnsswweerrss ttoo QQuueessttiioonnss
1 –– CC
22 –– DD
33 –– BB
44 –– AA
55 –– CC
66 –– BB
77 –– CC
88 –– AA

20. AAnnsswweerrss ttoo QQuueessttiioonnss ((CCoonntt’’dd))
What is: Calculation: Answer: Interpretation of Answer:
PV $500+$500+$500 $1,500 We should have completed $1500
EV $500+$500+$250 $1,250 We actually completed $1,250
worth of work
AC $500+$1000+$250 $1,750 We have actually spent $1,750
BAC $500+$500+$500+$500 $2,000 Our project budget is $2000
CV $1,250 - $1,750 -$500 We are over budget by $500
CPI $1,250/$1,750 0.714
We are only getting $0.71 out of
every dollar that we are spending
on the project
SV $1,250 - $1,500 -$250 We are behind schedule
SPI $1,250/$1,500 0.833 We are progressing at 83% of the
planned rate
EAC $2,000/0.714 $2,801 We currently estimate the project
will cost $2,801
ETC $2,801-$1,750 $1,051 We need to spend $1,051 to finish
the project
VAC $2,000 - $2,801 -$801
We currently expect to be $801
over budget when the project is
completed