Uploaded bySmart SA Filiala a CNTEE Transelectrica SA
Control Intern Managerial - Diseminare
Documentul detaliază dezvoltarea sistemului de control intern/managerial (SCM) în cadrul S.C. pentru serv. de mentenanță a rețelei electrice de transport 'smart' S.A., subliniind importanța acestuia în administrarea eficientă a resurselor. Se discută despre cupiile legislative și standardele necesare pentru implementarea SCM, precum și despre structurile și metodele esențiale de control care trebuie respectate. În final, se menționează că raportarea și evaluarea progresului în implementarea SCM sunt cruciale pentru asigurarea eficienței și eficacității organizației.
Control Intern Managerial - Diseminare
- 2. Compartimentul Control Financiarde Gestiune Dezvoltarea Sistemului de Control Intern/Managerial (SCM) în cadrul S.C. pentru Servicii de Mentenanță a Rețelei Electrice de Transport ”Smart” S.A.
- 3. Introducere Conceptulde control intern/managerial Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial Instrumentele sistemului de control intern /managerial Elemente definitorii pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial Schema logică pentru dezvoltarea SCM Componentele controlului intern/Construcţia pe 5 piloni a sistemelor de control intern/managerial Standardele de control intern/managerial Instrumente utilizate pentru implementarea standardelor/ Metodologia necesar a fi parcursă pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial la nivelul executiv si sucursale SC Smart SA Importanţa implementării SCM Identificare şi elaborarea documentelor justificative pentru implementarea/dezvoltarea standardelor de control intern/managerial Metodologia de raportare a dezvoltării şi implementării SCM Raportarea progreselor privind SCM Completarea raportului de autoevaluare anual privind stadiul dezvoltării SCM
- 4. Conceptul de controlintern Implementarea/Dezvoltarea sistemului de management si control intern nu are altă ratiune, decat aceea de a se suprapune strategiei entitatii organizatorice pentru atingerea obiectivelor, motiv pentru care se mai numeste si sistem de control managerial. Marcel Ghiță Controlul este feedback-ul procesului managerial si, prin aceasta, impulsul actiunii manageriale continue. Controlul constă in compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determină abaterile (pozitive sau negative) constatate si luarea masurilor cu caracter corectiv sau preventiv necesare. In functie de cauzele abaterilor, măsurile corective sau preventive pot fi de natura previzională, organizatorică, de coordonare, antrenare sau chiar de evaluare-control. Aceasta inseamna ca procesul managerial, concretizat in functiile manageriale mentionate, are ca suport exercitarea continuă a functiei de evaluare-control. Etimologia cuvântului control provine din expresia latinească ”contra rolus”, prin care se înțelege ”verificarea unui act duplicat după original” Controlul, in accepția lui semantică, este o ”analiză permanentă sau periodică a unei activități, a unei situatii, pentru a urmări mersul ei și pentru a lua măsuri de imbunătățire” În același timp, controlul semnifică o supraveghere continuă morală și materială, ca și stăpânirea unei activități a unei situații. Accepţiunea largă - controlul intern este răspunsul la întrebarea „ce se poate face pentru a deţine un control cât mai bun asupra activităţilor?” Definiţie: „Controlul intern reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile” (art.2 lit. d din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată).
- 5. Cartea Albă areformei manageriale in cadrul serviciilor Comisiei EU defineste controlul intern drept: ”totalitatea politicilor şi procedurilor” concepute şi implementate de către managementul organizatiei, pentru a asigura: - Atingerea obiectivelor într-un mod economic, eficient şi eficace - Respectarea regulilor interne si externe - Respectarea politicilor - Respectarea principiilor/regulilor de management - Protejarea bunurilor şi informaţiilor - Prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor - Respectarea standardelor în ceea ce priveşte calitatea documentelor - Producerea în timp util de informaţii de încredere referitoare la segmentul financiar şi de management - Creşterea performanţei organizaţionale
- 6. Legislaţia RO specificădezvoltării sistemelor de control intern/ managerial Controlul intern este definit in Capitolul II sectiunea 11 din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a patra a CEE, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3.055/2009, cu modificarile si completarile ulterioare. http://codfiscal.net/34049/omfp-30552009-capitolul-ii-sectiunea-11-controlul-intern O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare la Art. 2 Controlul intern se defineste ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice (inclusiv auditul intern), stabilite de conducere, in concordanta cu obiectivele acesteia si cu reglementarile legale. Scopul CI este asigurarea administrării resurselor unei entitati in mod eficient si eficace. Controlul Intern include structurile organizatorice, metode si proceduri de lucru. SC Smart SA va adapta legislatia aferentă entităților publice in conformitate cu obiectivele generale si specifice pe care si le propune. In acest sens metodologia de lucru SCM va fi abordată in conformitate cu Codul Controlului Intern definit prin OMFP 946/2005 republicat si actualizat cu modificarile ulterioare.
- 7. Legislaţie specifică dezvoltăriisistemelor de control intern/ managerial Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, republicat Conducătorul entitătii publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare, măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi. Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor respective se cuprind în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice. În program se evidenţiază distinct şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele de execuţie, prin cursuri organizate de organisme abilitate.
- 8. In EO -Decizia În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi/sau dezvoltării SCM, conducătorul entităţii organizatorice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens. Stadiul implementării şi dezvoltării SCM la nivelul EO, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, fac obiectul informării, prin întocmirea de situaţii semestriale/anuale, care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea.
- 9. Recapitulare! Legislaţie specificădezvoltării sistemelor de control intern/ managerial Capitolul II – Sectiunea 11 – Control Intern din OMFP nr. 3055/2009 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 completată cu Legea nr. 234/2010 Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţi publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial (Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675/28.VII.2005) republicat si actualizat cu: Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.389/2006 privind modificarea şi completarea Ordinului Ministrului Finanţelor Publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern (Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 771/12.IX.2006) Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.649/2011 pentru pentru modificarea şi completarea Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial (Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 140/24.II.2011) Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.423/2012 pentru pentru modificarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
- 10. Instrumentele sistemului decontrol intern/managerial 1. Obiectivele Reprezintă efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite. 2. Mijloacele Ansamblul resurselor umane, financiare şi materiale, privite în corelaţie cu realizarea obiectivelor. 3. Sistemul informaţional Reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor şi mijloacelor utilizabile la nivelul entităţii, în cadrul procesului informaţional considerat ca rezultat al operaţiilor de culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, valorificare şi stocare a datelor şi informaţiilor. Practica a dovedit că proiectarea sistemului informaţional al entităţii publice nu poate aborda de la început întregul acestuia, ci trebuie efectuată întâi în domenii restrânse, pe subsisteme, între care se vor stabili ulterior legăturile de interdependenţă.
- 11. Instrumentele sistemului decontrol intern/managerial 4. Organizarea Constituie un ansamblu de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care conducerea stabileşte componentele procesuale şi structurale ale entităţii publice, în vederea realizării obiectivelor propuse. 5. Procedurile Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii. Exemple: procedura de organizare şi desfăşurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante; procedura de inventariere; procedura de înregistrare contabilă; procedura de exercitare a căilor de atac vizând actele sau deciziile prin care sunt încălcate, etc.
- 12. Schema logică pentrudezvoltarea SCM Misiune Resurse necesare Reguli care trebuie Obiective respectate Mijloace Sistem informaţional Organizare Proceduri Control
- 13. Componente ale controluluiintern/managerial Controlul intern cuprinde 5 componente strâns interdependente care decurg din maniera în care sunt administrate activitățile şi care sunt integrate în aceste activităţi. Deși toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricărei entitati, punerea lor în practică se realizează în mod diferit în conformitate cu particularitățile proprii fiecărei entităţi în parte. Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt: Auditarea şi evaluarea Activităţi de control Informarea şi comunicarea Performanţa şi managementul riscurilor Mediul de control
- 14. Standardele de controlintern/managerial Standardele de control intern reprezintă un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie să fie aplicate în oricare entitate publică/întreprindere publică; Reglementarea standardelor de management/control intern a urmărit, pe de o parte, crearea unui model de control managerial unitar şi coerent pentru entitățile/intreprinderile publice iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem de referință în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control managerial ale entităților publice.
- 15. Standardele de controlintern/managerial Pilonul I - Mediul de control Standardul 1 - Etica, integritatea Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini Standardul 3 - Competenţa, performanţa Standardul 4 - Funcţii sensibile Standardul 5 - Delegarea Standardul 6 - Structura organizatorică Pilonul II - Performanţe şi managementul riscului Standardul 7 - Obiective Standardul 8 - Planificarea Standardul 9 - Coordonarea Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor Standardul 11 - Managementul riscului Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări Pilonul III - Informarea şi comunicarea Standardul 12 - Informarea Standardul 13 - Comunicarea Standardul 14 - Corespondenţa Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor Pilonul IV - Activităţi de control Standardul 17 - Proceduri Standardul 18 - Separarea atribuţiilor Standardul 19 - Supravegherea Standardul 20 - Gestionarea abaterilor Standardul 21 - Continuitatea activităţii Standardul 22 - Strategii de control Standardul 23 - Accesul la resurse Pilonul V - Auditarea şi evaluarea Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului Standardul 25 - Auditul intern
- 16. Fişa standardelor: - Rezultatul standardului - Cerinţe pentru implementarea standardului - Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului - Întrebări de verificare a implementării standardului http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf Planuri de implementare a standardelor Documente justificative pentru implementarea /dezvoltarea standardelor
- 17. Implementarea/Dezvoltarea unuisistem de control managerial intern susţine managementul în elaborarea planificărilor pe termen scurt şi mediu, organizarea eficientă a activităţii prin elaborarea de proceduri, identificarea şi gestionarea riscurilor, îmbunătăţirea sistemului de comunicare, etc Disfuncțiile, insuficienţele, punctele slabe sau erorile care ar putea fi constatate în funcționarea unei entităţi publice pot fi soluţionate prin implementarea standardelor de control intern managerial ce permit deținerea unui bun control asupra funcționarii entității în ansamblul ei, precum şi a fiecărei activităţi/operaţiuni în parte.
- 18. Raportarea progreselor privindSCM OMFP 946/2005, republicat
- 19. Raportarea progreselor privindSCM – Anexa 4.1 OMFP 946/2005, republicat Coloana 1. – Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului - cuprinde 53 de criterii generale obligatorii care pot fi completate cu criterii specifice proprii; A.1 - Chestionarul de autoevaluare Coloana 2. – Răspunsul la criteriul general de evaluare, DA/NU iar în situaţia standardelor neaplicabile unui anumit compartiment - acronimul “N/A“; Coloana 3. – Explicație asociată răspunsului – se motivează răspunsul dat la întrebarea din Col.1 sau se motivează neaplicabilitatea standardului; Coloana 4. –La nivelul compartimentului un standard aplicabil se considera: - implementat (I), când s-a răspuns cu “Da” la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului; - parţial implementat (PI), când s-a răspuns cu “Da” cel puţin la un criteriu general de evaluare; - neimplementat (NI), când s-a răspuns cu “Nu”la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului.
- 20. Anexa 4.1. -CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE / ALICABILITATE STANDARDE LA FIECARE E.O. Entitatea organizatorică asigură condiţiile necesare cunoaşterii de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului? DA/NU - Codul de conduită aprobat şi comunicat pe site şi prin adresa oficială - Tabel semnături luare la cunoștința de către angajații direcțiilor, privind legislația specifică eticii şi integrității profesionale Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? DA/NU - Rapoartele consilierului de etică - pe site - Informarea privind nominalizarea consilierului de etică - Declarațiile de avere şi interese postate pe site şi actualizate
- 21. Entitatea organizatorică transmiteangajaţilor şi actualizează permanent: documentul privind misiunea entităţii organizatorice; regulamentele interne; fişa postului (funcţiei). Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor? DA/NU - Chestionar - ROF/RI postate pe Intranet si pagina web oficială a SC Smart SA - Fişele posturilor Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Sarcinile /atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora? DA/NU - Fişele posturilor
- 22. Managerul asigură ocupareaposturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor şi asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post? DA/NU - PO fise postului (Existenta pe Intranet secţiunea SRU) - PO dosar examen (Existenta pe Intranet secţiunea SRU) - Condiţiile specifice pe post transmise de direcţii/ bibliografie Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului? DA/NU - Centralizarea efectuată de către SRU / necesarul de formare transmis de către direcţii/rapoartele de evaluare a performantelor profesionale individuale - Adresă a SRU privind listele centralizate cu necesarul de cursuri Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior? DA/NU - Plan de formare profesională/pe întreg SC Smart SA - Lista de cursuri
- 23. Entitatea publică identificăfuncţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă astfel de funcţii. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţ ie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? D A / N U - Lista funcţiilor sensibile Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile? DA/NU - Tabelul privind gestionarea riscurilor aferente funcţiilor sensibile
- 24. Managerul stabileşte, înscris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă? DA/NU - Decizii de delegare - Fise de post - Acte administrative de delegare/subdelegare Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate? DA/NU - PO pe delegare - propunere pentru CL SCM - Fisa postului - Acte administrative de delegare/subdelegare
- 25. Entitatea publică defineştepropria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementări i standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului? DA/NU - ROF - cuprinde atribuţiile pe direcţii şi pe servicii - Organigrama - Chestionar - Statul de personal/ Statul de funcţii - Fişa postului Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii? DA/NU - Organigrama - Statul de personal/ Statul de funcţii - Fisa postului - Tabel circuitul documentelor, flux informaţional la nivelul fiecărei direcţii - Procedură privind elaborarea procedurilor pe activităţi
- 26. Entitatea organizatorica trebuiesă definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? DA/NU - Fisa de analiza Program Management - Rapoarte de activitate Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S -precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.) DA/NU - Fisa de analiza/ Program Management (obiective definite cantitativ sau calitativ cu indicatori de rezultat comensurabili) Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? DA/NU - Fisele posturilor - Fisa de analiza
- 27. Entitatea organizatorică întocmeşteplanuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului? DA/NU - Fisa de analiza (activităţile) - Necesarul de consumabile - Lista de investiţii /planuri anuale/ multianuale - Programul de achiziţii Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate? DA/NU - Fisa de analiză / Planul activităţilor
- 28. Pentru atingerea obiectivelor,deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii organizatorice trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora? DA/NU - Acte administrative – decizii director - Şedinţele Comisiilor de lucru - Procedurile de sistem / Proceduri Operationale / existente la nivelul aparatului Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor? DA/NU - Minute ale şedinţelor
- 29. Entitatea organizatorică asigură,pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice? DA/NU - Fisa de analiză - Evaluarea performantelor profesionale - Rapoartele privind activitatea compartimentelor Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite? DA/NU - Fisa de analiză - Evaluarea performantelor profesionale
- 30. Entitatea organizatorică analizeazăsistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţ ie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului? DA/NU - Fişa de analiză - Procedura de sistem privind managementul riscului - Formularele de alertă la risc - Registrul riscurilor (riscuri identificate) Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului? DA/NU - Registrul riscurilor - Fisa de urmărire a riscului Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? DA/NU - Registrul riscurilor
- 31. Entitatea organizatorică stabileştetipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu? DA/NU - Fluxul informaţional - De intocmit procedura operationala privind gestionarea petiţiilor; - Graficul pentru circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se realizează în sistem informatizat? DA/NU - Registre de corespondenţă
- 32. Entitatea organizatorică trebuiesă dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori? DA/NU - Procedura operatională privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii - E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură. Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile? DA/NU - Procedura operatională privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii - Modalitatea electronică - E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură.
- 33. Fiecare entitate organizatoricăorganizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei? DA/NU - Procedura operatională privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii - Nomenclatorul arhivistic - Procedura de sistem privind arhivarea Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică? DA/NU - Procedura operationala privind arhivarea
- 34. Fixarea obiectivelor iaîn considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? DA/NU - Fişa de analiză Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? DA/NU - Fişa de analiză
- 35. Salariaţii, deosebit decomunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 A fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi? DA/NU - Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor - Documente care să ateste condiţiile necesare personalului pentru semnalarea neregularităţilor constatate - Reglementări interne privind semnalarea neregularităţilor Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun? DA/NU - Sesizări adresate - Rezultatele cercetărilor disciplinare - Rapoartele consilierului de etică
- 36. Pentru activităţile dincadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului I/PI/N Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Pentru activităţile proprii au fost elaborate / actualizate proceduri operaţionale? DA/NU - Inventarul activităţilor procedurabile - Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale - Manuale/Instructiuni Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate? DA/NU - Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale - Liste de difuzare - Postare pe site/intranet
- 37. Elementele operaţionale şifinanciare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite? DA/NU - Fişe de post - Decizii DG - Acte administrative - Procedura operationala privind întocmirea Fiselor de post, conţinând şi componenta de delegare a atribuţiilor Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor? DA/NU - Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale
- 38. Entitatea publică asigurămăsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă? DA/NU - Rapoarte de Control, Note de Informare, Note de Constatare, etc. - Rapoarte de activitate - Declaratia salariatului privind insusirea procedurilor Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite? DA/NU - Procedura privind managementul riscului
- 39. Entitatea publică seasigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor? DA/NU - Sesizări - Rapoarte Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică? DA/NU - Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor
- 40. Entitatea organizatorică asigurămăsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns / Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi? DA/NU - Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi în derularea activităţilor - Gestionarea situaţiilor generatoare de întreruperi Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi? DA/NU - Delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.); - Acte administrative
- 41. Entitatea organizatorică construieştepolitici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? DA/NU - Programe de control/Planuri de control/Strategii de control - Plan de monitorizare a implementării strategiei Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice? DA/NU - Fisă de analiza - Rapoartele de monitorizare
- 42. Managerul stabileşte, prinemiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale? DA/NU Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect? DA/NU - Proceduri de sistem, proceduri operaţionale - Fişele postului - Actele administrative emise la nivelul compartimentului
- 43. Entitatea publică instituieo funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Responsabilul Compartimentului de Control Intern CFG realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel? DA/NU - Chestionar de autoevaluare Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/ managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării? DA/NU - Raportări CURTEA DE CONTURI/MECMA/ TRANSELECTRICA / MFP CCI CFG dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de control? DA/NU - CONFORM PREVEDERILOR LEGALE IN DOMENIU
- 44. Entitatea organizatorică înfiinţeazăsau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării standardului Col.1 Col.2 Col.3 Col.4 Serviciul de audit intern execută, în afara misiunilor de audit planificate şi aprobate de manager şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial ? DA/NU - Standard aplicabil numai structurii de audit intern Implementat / Partial Implementat/ Neimplementat Serviciul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? DA/NU - Standard aplicabil numai structurii de audit intern
- 45. Raportarea progreselor privindSCM OMFP 946/2005, republicat Anexa nr. 4 - Instrucţiuni raportul - forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale şi documentul prin care entitatile organizatorice furnizează informaţiile necesare elaborării Raportului anual privind controlul intern/managerial; responsabilitatea şi răspunderea managerială; declaraţiile formulate de conducătorul entităţii se bazează pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării SCM, controalele ex-post, rapoartele de audit intern şi extern; realizarea autoevaluării constituie implementarea Standardului 24 ”Verificarea şi evaluarea controlului”; consiliere în pregătirea autoevaluării; păstrarea documentaţiei relevante - minimum 5 ani.
- 46. Raportarea progreselor privindSCM OMFP 946/2005, republicat Anexa 4.1 - Chestionarul de autoevaluare Convocarea unei reuniuni a Comisiei/Subcomisiei de Lucru SCM; Analiza modului de completare de catre toate E.O. a Chestionarului de autoevaluare a stadiului implementării SCM - Anexa 4.1; Analiza modului de elaborare a Situaţiei Sintetice a rezultatelor autoevaluării - Anexa 4.2; Aprecierea gradului de conformitate a SCM, astfel: -sistem conform (implementate minimum 22 standarde, mai putin - S15; S20; S22); -sistem parţial conform (implementate între 13 -21 standarde); -sistem neconform (implementate mai puţin de 13 standarde).
- 47. Raportarea progreselor privindSCM – v. Anexa 4.2. din OMFP 946/2005 Anexa 4.2 - Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării se întocmeşte de către comisie/subcomisie prin centralizarea informaţiilor din Anexa 4.1 - Chestionarele de autoevaluare completate de E.O. pe primul rând se precizează numărul total de compartimente din organigrama entităţii organizatorice; în coloana 2 se completează numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil; la nivelul entităţii un standard se consideră: - implementat (I), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil; - parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil; - neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil. Se aprobă de Presedintele Comisiei/Subcomisiei de lucru
- 48. Raportarea progreselor privindSCM – vezi Anexa 4.3 din OMFP 946/2005, republicat 4.3 - Raport asupra SCI/M la data de 31.12.20... Conţinutul raportului: declaraţii minimal obligatorii ale conducătorului entităţii publice; informaţii cu privire la aprecierea gradului de conformitate a SCM al sucursalelor subordonate. Aprobarea şi prezentarea raportului: se aprobă de conducătorul entităţii publice; se transmite la organul ierarhic superior odată cu situaţia financiară anuală;