1. Necesitatea controlului intern/managerial
pentru asigurarea activităţii eficiente
continue a bibliotecii
Vera Sobeţchi, Viorica Lupu
Biblioteca Republicană
Științifică Agricolă
SYMPOSIA INVESTIGATIO BIBLIOTHECA
DIB ULIM, 20 februarie 2014

2. Considerente generale
• ajustarea legislaţiei, normelor şi standardelor
Moldovei la cele ale Uniunii Europene
• buna guvernare, consolidarea capacităţilor
administrative şi a eficienţei instituţiilor
publice
• Guvernul Republicii Moldova → sistem
modern de management financiar şi control
intern, bazat pe conceptul promovat de către
Uniunea Europeană

3. Cadrul legal naţional
aplicabil sistemelor de control:
• Legea privind sistemul bugetar şi procesul bugetar (nr.
847 din 24.05.1996,modificată prin legea nr.172-XVI
din 10.07.2008)
• Legea privind controlul financiar public intern (nr.229
din 23 septembrie 2010)
• Standardele Naţionale de Control Intern în sectorul
public (ordinul ministrului finantelor nr. 51 din 23
iunie 2009)
• Programul de dezvoltare a controlului financiar public
intern pentru anii 2014-2017 (HG nr. 1041 din 20
decembrie 2013)

4. Sistemele de control financiar public
intern se implementează de către:
• autorităţile administraţiei publice centrale
şi locale,
• instituţiile publice,
• instituţiile autonome care gestionează
mijloace ale bugetului public naţional

5. Bibliotecile?
• având statut de instituţie publică sau activând
ca subdiviziuni ale instituţiilor publice şi
administrând patrimoniul naţional de
publicaţii, bibliotecile trebuie să implementeze
sisteme de control managerial/ intern.
• Obiectivul general al controlului financiar
public intern este promovarea unui grad
avansat de răspundere managerială în
utilizarea fondurilor publice.

6. Sistemul de control
• Sistemul
tradiţional
de
control
prevede
controlul/evaluarea faptului, cum managerii aplică
legea, corect sau nu
• Sistemul modern de control - asigură atât legalitatea,
cât şi eficiența în utilizarea fondurilor publice și în
administrarea patrimoniului public

7. Definiţia adoptată de Comisia
Europeană
Control intern – sistem organizat de managerul
entităţii publice şi personalul acesteia, incluzînd
auditul intern, în scopul asigurării bunei
guvernări, care cuprinde totalitatea politicilor,
procedurilor, regulilor interne, proceselor şi
activităţilor realizate în cadrul entităţii publice
pentru a gestiona riscurile şi a oferi o asigurare
rezonabilă privind atingerea obiectivelor şi
rezultatelor planificate.

8. Controlul intern
• Se realizează cu aplicarea tehnicilor de
management al riscurilor pe bază de obiective
• Prevede instituirea unei noi funcţiii de audit
intern
Se asigură o bună administrare şi controlul:
- tuturor activităţilor şi proceselor instituţiei
- a îndeplinirii în mod adecvat a atribuțiilor de
serviciu ale fiecărui angajat

9. Standardele naţionale
de control intern în sectorul public (SNCI)
OBIECTIV: crearea unui model de control intern/
managerial uniform şi coerent
• 17 standarde care se bazează pe bunele practici
internaţionale şi sunt grupate în cadrul a cinci elementecheie ale controlului managerial:
 Mediul intern
 Managementul performanţelor şi al riscurilor
 Activităţile de control
 Informarea şi comunicarea
 Monitorizarea şi evaluarea

10. I. Mediul intern
• SNCI 1. Etica şi integritatea
(elaborare/actualizare/comunicare cod etic)
• SNCI 2. Funcţii, atribuţii şi sarcini
(elaborare/actualizare misiune, ROF, fişe post )
• SNCI 3. Angajamentul faţă de competenţă (definirea
capacitatilor necesare pentru fiecare post, identificare
necesităţi de instruire, program)
• SNCI 4. Abordarea şi stilul de operare al
conducerii (promovarea unei culturi de control)
• SNCI 5. Structura organizatională
(elaborare/actualizare organigramă în funcţie de resurse)
• SNCI 6. Imputerniciri delegate (elaborare fisă/
pocedură privind delegarea de competenţă/tabel evidenţă)

11. II. Managementul performanţelor
şi al riscurilor
• SNCI 7. Stabilirea obiectivelor
(elaborare/actualizare obiective strategice, operaţionale, de
control, procedură privind stabilirea obiectivelor)
• SNCI 8. Planificarea, monitorizarea şi
raportarea privind performanţele (indicatori de
performanţă, raportări sistematice)
• SNCI 9. Identificarea evenimentelor care pot
genera riscuri şi oportunităţi (acţiuni de identificare
a riscurilor şi oportunităţilor)
• SNCI 10. Evaluarea riscurilor şi managementul
riscurilor (acţiuni de anticipare, evaluare, monitorizare a
riscurilor)

12. III. Activităţile de control
• SNCI 11. Documentarea sistemelor
operaţionale (proceduri)
• SNCI 12. Divizarea obligaţiilor şi
responsabilităţilor (reducerea riscului de erori)
• SNCI 13. Tipurile activităţilor de control
(controale generale, supraveghere, raportarea
excepţiilor, controale de prevenire – ex-ante, de detectare
– ex-post – evaluarea colecţiilor etc. )

13. IV. Informarea şi comunicarea
• SNCI 14. Informarea (determinare/colectare
informaţii necesare controlului - interne/externe)
• SNCI 15. Comunicarea (sistem eficient de
comunicare internă/externă)
V. Monitorizarea şi evaluarea
• SNCI 16. Monitorizarea continuă
(supravegherea sistematică a activităţilor de control)
• SNCI 17. Evaluarea separată (evaluarea
periodică a sistemului de control – audit intern)

14. Rezumând: standardele
de control intern/managerial reprezintă:
• reguli de management, pe care trebuie
toate instituţiile publice
să le urmeze
• cadru relevant pentru dezvoltarea unor sisteme
eficiente de management financiar şi control în cadrul
instituţiilor publice
• sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează de către
auditorii interni sistemele de control intern/managerial şi, în
rezultat - se identifică direcţiile de schimbare
* nu substituie Standardele Naţionale de Audit Intern

15. Etape în implementarea sistemului de control
managerial/intern
1.Analiza iniţială a mediului de control existent în cadrul
fiecărui compartiment din structura organizatorică a
bibliotecii
2.Constituirea unei structuri (comisie) cu atribuţii privind
organizarea, implementarea şi menţinerea sistemului de
control (şefii de compartimente, specialiştii principali etc.)
3.Întocmirea Regulamentului de organizare şi funcţionare al
comisiei
4.Elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial (obiectivele, activităţile, responsabilii,
termenele de realizare a activităţilor )
5. Implementarea sistemului de control intern/managerial
(conformarea bibliotecii cu cerinţele prevăzute de
standardele de control )

16. Documentarea ca activitate de control
• Stabilirea proceselor de muncă pentru care se pot stabili
reguli şi norme de lucru general valabile în vederea
îndeplinirii, în condiţii de regularitate şi eficienţă
(Nomenclatorul proceselor şi operaţiilor)
• Elaborarea procedurilor operaţionale formalizate pe
activităţi, care reprezintă algoritmul sau paşii ce trebuie
urmaţi în realizarea sarcinilor şi care contribuie la
minimizarea riscurilor în activitatea bibliotecii.
(proceduri de lucru / control – în cazuri de risc de erori,
greşeli etc.)
• Comunicarea procedurilor întocmite către personalul
bibliotecii.

17. Structura procedurii
1. SCOP
2. DOMENII DE APLICARE
3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
4. PRESCURTĂRI
5. RESPONSABILITĂŢI
6. DESCRIEREA PROCEDURII
•
date de intrare ale procesului
•
date de ieşire ale procesului
•
descrierea procesului/operaţiilor
7. ACTUALIZĂRI
Anexe-scheme, formulare, fişe, note, borderouri,
procese verbale etc.

18. Biblioteca Republicană
Ştiinţifică Agricolă a Universităţii
Agrare de Stat din Moldova
Procedură internă de lucru şi control
pentru organizarea catalogului
topografic
Cod document:
DATA
ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT
Exemplar nr.
Pag.
Versiunea 1.0
SEMNĂTURA

19.
3.DOCUMENTE DE REFERINŢĂ:
GOST 7.1-2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание.
Общие требования и правила составления
SM SR ISO 4:2003 Informare şi documentare. Reguli pentru abrevierea cuvintelor din titluri şi a
titlurilor de publicaţii
SM SR ISO 9:2005 Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor chirilice în caractere latine.
Limbi slave şi neslave
SM SR ISO 639:2005 Cod pentru reprezentarea denumirilor de limbi
SM SR ISO 13420:2005 Biblioteconomie şi documentare. Clasificarea zecimală
universală. Indici de bază
Clasificarea zecimală universală. Ed. prescurtată. Ch.: Biblioteca Naţională a RM, 1994. 249 p.
Алфавитно-предметный указатель к отраслевым рабочим таблицам классификации УДК по
сельскому хозяйству / ЦНСХБ; Рос.АН. Москва, 1993-1994.
Отраслевые рабочие таблицы Универсальной десятичной классификации (УДК) для
Агропромышленного комплекса (АПК). Вып. 1-6. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЦНСХБ
Россельхозиздат, 2003-2007
Хавкина. Л.Б.Трехзначные авторские таблицы, согласованные и соединенные с двузначные. С
приложением двузначных таблиц для иностранных языков. М., 1961, 180 с.
PRESCURTĂRI
CZU – Clasificarea Zecimală Universală
u.m. – unitate materială
RESPONSABILITĂŢI:
Şeful serviciului Completarea şi Evidenţa Colecţiilor
Verifică respectarea procedurii
Bibliotecar, serviciul Completarea şi Evidenţa Colecţiilor
Răspunde de punerea în practică a procedurii

23. Responsabilitatea pentru implementarea
sistemului de control intern
Responsabilitatea primară revine managerului instituţiei publice
(rectorului universităţii, directorului bibliotecii naţionale,
directorului bibliotecii municipale, raionale etc.).
Într-o bibliotecă mai mică - implicarea managerului va fi directă.
Într-o bibliotecă mare - managerul îndeplineşte această
sarcină prin delegarea atribuţiilor de conducere şi direcţionare
managerilor operaţionali sau funcţionali - care atribuie
angajaţilor responsabilităţi pentru implementarea unor
activităţi de control specifice.
În realizarea controlului intern responsabilităţi revin fiecărui
angajat şi acestea ar trebui să constituie o parte implicită a fişei
postului fiecărei persoane.

24. Limitări ale controlului intern
Sistemele de control trebuie dezvoltate ţinând cont
de specificul legal, organizaţional, de personal, de
finanţare etc. ale fiecărei biblioteci.
Conceptul de asigurare rezonabilă:
structura unui sistem de control intern trebuie să
reflecte faptul că resursele sunt limitate şi că
beneficiile procedurilor de control intern trebuie
luate în considerare în funcţie de costurile acestora.

25. Concluzii
• Implementarea sistemului de control intern
/documentarea proceselor de lucru prin
proceduri asigură:
– eficientizarea tuturor activităţilor biblotecii;
– continuitatea activităţii bibliotecii indiferent de
fluxul de personal
• În realizarea controlului intern responsabilităţi
revin fiecărui angajat, deci se creează un mediu
comun de ”cultură a responsabilităţii”

26. Vă mulţumim pentru atenţie
sobetchi@gmail.com
v.lupu@uasm.md