Verandering en informatisering onder architectuur

1. Kernproblemen Informatisering
1. Business Alignement
• Multiculturele organisatie
• Onduidelijk klantperspectief
2. Ad hoc dynamiek
• Fragmentarische (systeem) realisaties
• Gebrek aan architectuur
3. Complexiteit van organiseren
Pr
• Te weinig overzicht es
VI en
• Gebrek aan regie AG tati
20 e
08
Fundamentele handreikingen vanuit theorie en praktijk
No Nonsense Consultancy

2. Een integrale kijk
1. De beleving van de klant
• Bedrijfsmodel
• Architectuur
2. Veranderen
• S‐Curve
• Ist, Soll und…?
3. Meerjaren Programma
• Groeimodel
4. Samenwerking
• Als VIA, maar anders
Hier vanuit directieperspectief ; ook op andere niveaus toepasbaar..
No Nonsense Consultancy

3. 1. De beleving van de klant
Drie factoren theorie (Kano, 1984)
“wow”factoren
Y= Klantevredenheid - Onverwacht
- Niet uitgesproken
- Cool! Wow!
- geeft Verrukking
- iPhone
X= Product Basale factoren
functionaliteit - Verwacht
- Vanzelfsprekend
Over Time - Niet uitgesproken
Lineaire factoren - Voor de hand liggend
- uitgesproken -Transparant
- gespecificeerd
- meetbaar
- technisch
Technocraten kijken vaak alleen maar naar blauw…..
No Nonsense Consultancy

4. Bedrijfsmodel
• Ontwikkelen met de klant
– Innovatief
– Creatief
– Gemba ( Japans voor inleving in de situatie van de klant)
Operationeel scheiden
• Beheren voor de klant
– Betrouwbaarheid
– Kosten
– Meerwaarde uit de relatie
Zowel de klant als je medewerkers hebben een andere beleving..
No Nonsense Consultancy

5. Ontwikkelen met de klant
K •
•
Gemba
Business Case begin
• Projectorganisatie
• Exploitatierekening eind
• Acceptatie bij overdracht
• Programma van Eisen
• Plan van Aanpak
• Faciliterend
– Advies
– Projectmanagement
– Kaders bewaken
– Budget zit bij de klant
Stuur op satisfiers en waarde voor de klant
No Nonsense Consultancy

6. Goed beheer cruciaal
• Voorkom uitval (7*24)
• Uitstekend servicemanagement
• Lijnorganisatie
• ITIL
• Taakgericht
• Dienstverleningsovereenkomst
• Producten en Diensten Catalogus
• Uitvoerend
– Delivery
– Support
– Budget zit bij de leverancier
Borg het bestaande en let op kosten…
No Nonsense Consultancy

7. Een integrale benadering
Beheren Faciliteren
Beheer klant
Beheer en Ontwikkeling
eigen met de klant
ontwikkeling
DVO / PVE /
PDC PVA • Totaal Visie
• Business alignment
?
dit
we
Facilitair • IT governance
en
do
• Lifecyclemanagement
m
ar o
• Blijvend inspelen op
Wa
verandering
ER
Operationeel scheiden, tactisch / strategisch samen!
No Nonsense Consultancy

8. No Nonsense Architectuur
(Concern) Management Team
CIO=
Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling
Faciliterend
Adviserend Afdelingshoofd
Kaderbewakend bepaalt Product (P)
P P P P P P P P P P P P P P P Product
Het gaat over Proces-, Informatiemanagement en ICT
Procesinrichting (P) en
Informatisering (I)
P P P P P P P P P P P P P P P Proces
I I I I I I I I I I I I I I I Informatie
ICT infra en KA+ Automatisering
No Nonsense Consultancy

9. 2. Veranderen?
•Na verloop van tijd altijd verval
•Begint met pioniersfase
•Bij succes sterke groei
•Oogsten om vernieuwing te financieren
of..
•Infrastructureel product (schaal)
•Let op de “Kano” kleuren
Dit heb je niet echt in de hand, je kunt wel anticiperen…
No Nonsense Consultancy

10. Ist Soll und…?
Op niveau van de directie
1. Kijk strategisch naar bestaande situaties
Ist 2. Bepaal zo concreet mogelijk wat nodig is
3. Besef dat niet alles kan
4. Implementeren is duur en risicovol
Soll Bleibt? 5. De kaasschaaf is makkelijk
6. Heb veel aandacht tijdens verandering
7. Faseer
Wird 8. Monitor zelf en laat bewaken wanneer klaar
9. Ga naar 2.
Soll
No Nonsense Consultancy

11. Ist
•Analyse vanwege probleem of uitdaging
O
m
ge
•Op niveau van de directie
vi
n
g
Kansen /
•Omgeving (kansen bedreigingen)
Bedreigingen
•Organisatie (sterkten zwakten)
Externe Visie
analyse Missie •Visie aanscherpen
Interne Bedrijfs •Missie bepalen
analyse -model
•Strategische doelen bepalen
Sterke Zwakten
•Meetbare Kern Prestatie Indicatoren
ie
s at •Businessmodel
a ni
rg
O •Gebruik eenduidige analyse kader
Bepalen wat we (moeten) willen
Lukt meestal nog wel maar…
No Nonsense Consultancy

12. Soll
Strat elen
Kwa s)
do
egis
(KPI
liteit
che
’
•Wisselwerking met Ist
•Stel willen bij op kunnen
•Toets de KPI’s
•Op de teller (bij kans maar vergt investering)
•Op de noemer (wanneer in nood levert direct op)
? •Of beide (slim kansen benutten)
•Toets haalbaarheid
•Gaat vaak mis bij implementatie
Als ambities overeenkomen met mogelijkheden is willen kunnen!
No Nonsense Consultancy

13. Wird
Ist
•Uitgaan van product, dienst service
•die rusten op processen
•Primair en Secundair
•Welke informatie gaat het om (KPI)
•Past het in de technische infrastructuur
•Uitgangspunten en kaders
•Architectuur en Ontwerp
•Organisatie (formeel en informeel)
•Wat moet / kan eerst
•Zijn er quick wins?
Gebruik deze ordening door het hele proces!
No Nonsense Consultancy

14. Bleibt?
Transformeren?
Monitoren, Evalueren
Verbeteren?
Waarderealisatie
voor de lant
No Nonsense Consultancy

15. 3. Groeien
Wat helpt bij ingrijpende veranderingen?
• Visie voor allen
• Vertrouwen
• Regievoering
• Programmatisch aanpak
• Geborgde stappen
• Durven evalueren
• Leren en Groeien
• SMART Ondernemen, Samenwerken
No Nonsense Consultancy

16. Programma inrichting
Net integraal genoeg
Y= Klantevredenheid “wow”factoren
- Niet uitgesproken
- cool! Wow!
+
Visie: Blijvend inspelen op verandering en Borgen
- geeft verrukking
- 2CV tegenover Alfa Romeo
- +
Klant centraal X= Product
functionaliteit
Basale factoren
- verwacht
- vanzelfsprekend
- niet uitgesproken
Lineaire factoren
KANO Driefactoren klantbeleving
- voor de hand liggend
- uitgesproken
- gespecificeerd
Over Time
- meetbaar
- technisch
-
Strategie:
Integrale Regie op ontwikkeling en beheer van Processen, Informatievoorziening en
Automatisering krijgen en houden
Kwartier maken:
Presentaties en Werkwinkels
De juiste expertise op de juiste plaats tegen de juiste kosten
Vertrouwen ontstaat niet als je niet begint
Aanpak:
Flexibiliteit door projectenportfolio
Financiële borging door BC en ER
Realisatiegarantie door groeimodel
Vertrouwen groeit in stappen
Groeit uit in procesorganisatie die blijvend inspeelt op verandering…
No Nonsense Consultancy

17. Enkele Referentiekaders
• Kosten van Exploitatie huidig
– Generiek
– Specifiek
• Kosten van Ontwikkelingen
– Projectinventarisaties en kosten
– Coördinatiekosten
– Exploitatiekosten
• Beslisdocument
– Start meerjaren Programma
– Evaluatie na twee jaar
Feitelijk de overall businesscase van essentiële verandering…
No Nonsense Consultancy

18. Inventarisatie projecten
Beschreven Projecten
No Nonsense Consultancy

19. Portfoliomanagement en
Expertise
• Regievoering en programma management
• Advies uit ervaring anderen
• Ontwerp Informatie Architectuur
• Ontwerp Technische Infrastructuur
• Implementatie
• Projectleiding
• Beheer (SMART ITIL)
No Nonsense Consultancy

20. VIA
Verandering en Informatisering
onder Architectuur
Nadere informatie beschikbaar
No Nonsense Consultancy

21. 4. Samenwerken?
• Goede samenwerkingsverbanden zijn essentieel om te
komen tot verbetering van efficiëntie en effectiviteit
• SIA is een op VIA gebaseerd praktijkmodel dat succesvol is
gebleken bij de inrichting van samenwerkingsverbanden op
het gebied van informatievoorziening waarbij deelnemers:
– “onafhankelijk” blijven
– minder risico’s lopen
– blijvend kunnen inspelen op veranderingen
– zelf besluiten over deelname
– minder meerkosten maken
– kosten efficienter opereren
– gefaseerd kunnen toetreden
No Nonsense Consultancy

22. Blijvend veranderen en
samenwerken
• Flexibel
G1 G2 G3 G4 G5 G6 G7 G8 G9
• Transparant
Projecten portfolio • Super TCO
Gemeente 1 2 3 4 5 6 7 8 9
• Maatwerk
Project 1 Ja Nee Nee Nee Ja Nee Ja Nee Ja
Project 2 Ja Ja Nee Ja Ja Nee Nee Ja Nee
• Fasering
Project 3 Nee Ja Nee Nee Ja Nee Ja Nee Ja
• Autonomie
Project 4 Ja Ja Nee Nee Ja Nee Ja Ja Nee
Project 5 Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja • Regie
Project 6 Ja Nee Ja Nee Ja Nee Nee Ja Nee
No Nonsense Consultancy

23. Alignment en Regie
Gemeenten • Stuurgroep
G1 G2 G3 G4 G5 G6 G7 G8 G9 • Programmamanager
Projecten portfolio • Management team
ats
Gemeente 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Project 1 Ja Nee Nee Nee Ja Nee Ja Nee Ja
• Netwerken
la
ktp
Project 2 Ja Ja Nee Ja Ja Nee Nee Ja Nee
Project 3
Project 4
Nee
ar
Ja
Ja
Ja
Nee
Nee
Nee
Nee
Ja
Ja
Nee
Nee
Ja
Ja
Nee
Ja
Ja
Nee
• Opdrachten
Project 5
M
Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja
Project 6 Ja Nee Ja Nee Ja Nee Nee Ja Nee • Projectmanagement
Ma rkt
• Bewaken
• Flexibiliteit
• Beheer
No Nonsense Consultancy

24. Architectuur
Stuurgroep (B of W van gemeenten)
Werkgroepen Gemeenten Stuurgroep bepaalt
mandaat afwijkingen
P&I manager G1 G2 G3 G4 G5 G6 G7 G8 G9
Afstemming
Projecten portfolio
Service / Programma
ats
Gemeente 1 2 3 4 5 6 7 8 9
ICT manager Project 1 Ja Nee Nee Nee Ja Nee Ja Nee Ja
Accountmanagerla
Project 2
t p
Ja Ja Nee Ja Ja Nee Nee Ja Nee
Manager / CIO
rk
Project 3 Nee Ja Nee Nee Ja Nee Ja Nee Ja
Ma
Project 4 Ja Ja Nee Nee Ja Nee Ja Ja Nee
Project 5 Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja
Managementeam SSC Project 6 Ja Nee Ja Nee Ja Nee Nee Ja Nee
Markt
Proces-, Informatiemanagement en ICT
P P P P P P P P P P P P P P P
I I I I I I I I I I I I I I I
ICT infra en KA+
No Nonsense Consultancy

25. Inventarisatie architectuur
• Waar staan de diverse gemeenten?
• Doel: Vaststellen wie er op welk niveau al
zinnig kunnen gaan samenwerken
• De grootste gemene factor
• Wat er bij die anderen nog moet gebeuren
• Op welk moment anderen kunnen aansluiten
• Verder als VIA
No Nonsense Consultancy

26. Vragen / Discussie
No Nonsense Consultancy