Wydaje się, że większość kierowników projektów rozgląda się uważnie wokół siebie, aby zrozumieć, jak inni kierownicy planują swoje przedsięwzięcia a potem starają się takie podejścia zastosować, ponieważ w naturalny sposób chcą wykorzystywać standardy już sprawdzone.

1. PRINCE2 Plany
Wydaje się, że większość kierowników projektów rozgląda się uważnie wokół siebie, aby
zrozumieć, jak inni kierownicy planują swoje przedsięwzięcia a potem starają się takie
podejścia zastosować, ponieważ w naturalny sposób chcą wykorzystywać standardy już
sprawdzone. Kierownicy Projektów realizowanych w środowisku programu mogą
korzystać z informacji o tym, jak były realizowane wcześniejsze projekty i mają dostęp do
przykładów dotyczących tego, jak powstawały plany tych projektów, co stanowi
nieocenioną pomoc, szczególnie gdy powstawały one w oparciu o zdefiniowane standardy.
Metodyka PRINCE2 może sprawiać wrażenie, że musisz wszystko wiedzieć z góry zanim
przygotujesz Plan Projektu i Opisy Produktów. W przypadku niektórych projektów jest to
możliwe, ale na przykład w projektach związanych z IT bardziej praktyczne jest podejście
iteracyjne, w którym proces Zarządzania Końcem Etapu jest wykorzystywany do
przygotowania Opisów Produktów, jakie powstaną w etapie następnym.
Jedną rzecz warto mieć na uwadze. To sposób w jaki przedstawimy Plan Projektu
Komitetowi Sterującemu, jako że nie są oni zainteresowani lekturą dokumentu liczącego 20
do 30 stron. Możesz zawsze zapytać Przewodniczącego Komitetu Sterującego, jakich
standardowych informacji oczekuje (pytaj o poprzednie projekty). Moim ulubionym
narzędziem do planowania, śledzenia i raportowania jest Lista Kontrolna Produktów. Jest
łatwa do stworzenia, utrzymania i przeglądania a co najważniejsze jest znakomitym
narzędziem wspomagającym komunikację z interesariuszami. W dalszej części tego
rozdziału zostanie pokazany przykład Listy Kontrolnej Produktów. Pierwszą rzeczą, jaką

2. robię gdy podchodzę do planowania jest naszkicowanie zakresu projektu. Bardzo łatwo
rozpoczyna się projekt z etykietą „bardzo łatwy”. Ale gdy zaczynamy budować dla tego
projektu strukturę podziału produktów szybko okazuje się, czym tak naprawdę jest bardzo
łatwy projekt. Przywołana struktura podziału produktów bardzo ułatwia dyskusje
dotyczącą zakresu projektu z Głównym Użytkownikiem.
W swojej praktyce spotkałem niewielu kierowników projektów stosujących technikę
planowania opartego na produktach a w szczególności składającą się na nią strukturę
podziału produktów a wielka szkoda, bo jest ona bardzo użyteczna. Prawdopodobnie
kierownicy nie mają czasu na przeszkolenie się w stosowaniu tej techniki i z tego też
powodu niniejszy podręcznik zawiera proste przykłady jej stosowania. Na potrzeby
egzaminu Foundation wystarczy pamiętać, na czym ta technika polega.
Informacje na temat planów w PRINCE2
Przeznaczeniem Tematu Plany jest określenie zasad konstrukcji, przygotowywania i
utrzymywania planów w projekcie co umożliwią sterowanie projektem i zapewnia w
projekcie odpowiednią komunikację.
Niniejszy Temat pomaga udzielić odpowiedzi na następujące pytania dotyczące projektu:
 Co jest w projekcie wymagane?
 Jak to zostanie zapewnione i przez kogo?
 Jak najlepiej podejść do dostarczenia produktów?
 Jakie będą podjęte kroki?
 Jak będzie przebiegało planowanie oparte na produktach?
 Jaką jakość powinnyśmy zapewnić?
 Jaki będzie koszt?
 Jaki poziom szczegółowości będzie wymagany na poszczególnych poziomach planów?
Pamiętaj bez planu nie jest możliwe sterowanie (kontrola), co oznacza, że plan jest
obligatoryjny.
Porażka w planowaniu jest planem porażki Niezwykle istotna czynność planowania
pomaga Zespołowi zarządzającemu projektem myśleć z wyprzedzeniem, unikać
dublowania, przeoczeń i zagrożeń. I pamiętaj porażka w planowaniu przybliża cię do
porażki.

3. Definicje związane z planami
Co to jest plan?
Są ludzie, którzy utożsamiają plan z wykresem Gantta, ale plan to coś znacznie więcej. To
dokument opisujący, jak, kiedy i przez kogo konkretny cel lub grupa celów zostaną
osiągnięte. Cel możesz utożsamiać z wytworzeniem Produktu Końcowego Projektu, ale w
rzeczywistości cele mogą być również związane z czasem, kosztem, jakością, zakresem,
ryzykiem, korzyściami i oczywiście z produktami.
Plan zatem musi zawierać informacje pokazujące jak te cele zostaną osiągnięte. Jak się
zapewne domyślasz plan jest rodzajem szkieletu dla każdego projektu. Powstaje na
początku projektu a w jego trakcie jest stale uaktualniany w celu pokazania, co już zostało
osiągnięte (aktualia) i co jeszcze pozostało do zrobienia. Oryginalny plan może być
porównany z planem, jaki mamy w trakcie projektu lub z planem, z jakim projekt
kończymy, w celu pokazania jak projekt był realizowany w odniesieniu do pierwotnych
zamierzeń. Plan oryginalny jest znany pod nazwą pierwszego planu bazowego
(zatwierdzonego i opatrzonego datą).
Plan w projekcie odpowiada na następujące pytania: Dlaczego?, Co?, Kto?, Kiedy?, Ile?
Czym jest planowanie?
Planowanie jest działaniem lub procesem tworzenia i utrzymania planu. Termin
planowanie jest używany do opisu działań mających na celu stworzenie planu i
dokumentów z nim związanych. Zdarza się, że faza planowania jest wykonywana pod
presją czasu a to z powodu nacisków na możliwie najszybsze przystąpienie do wytwarzania
produktów, na które oczekuje klient.
Trzy poziomy planów
Najczęściej nie jesteśmy w stanie od samego początku zaplanować cały projekt, jako że w
szczegółach jesteśmy w stanie planować w relatywnie krótkim horyzoncie czasowym. Z
tego tez względu dobrym pomysłem wydaje się być idea wprowadzenia różnych poziomów
planów. Metodyka PRINCE2 rekomenduje trzy poziomy. Te trzy poziomy planów to: Plan
Projektu, Plan Etapu i Plan Zespołu.
 Plan Projektu ma zastosowanie na poziomie strategicznym i z tego względu jest używany przez
Komitet Sterujący. Powstaje w procesie Inicjowanie Projektu i jest wysokopoziomowym
planem całego projektu. Plan pokazuje główne produkty projektu, kiedy zostaną wytworzone i
jaki z tym wiąże się koszt. Jest to główny dokument umożliwiający Komitetowi Sterującemu
kontrolę (sterowanie) projektu. Aktualność planu w trakcie projektu zapewnia Kierownik
Projektu.

4.  Plan Etapu jest wykorzystywany na poziomie zarządzania operacyjnego. Tworzony jest dla
każdego etapu zarządczego (obejmuje np. okres 2 miesięcy) i jest używany przez Kierownika
Projektu w codziennym zarządzaniu projektem. Charakteryzuje się on na znacznie wyższym
poziomem szczegółowości niż Plan Projektu i dotyczy tylko konkretnego etapu.
 Plan Zespołu jest wykorzystywany na poziomie dostarczania (wytwarzania) produktów. Plany
Zespołów są tworzone i wykorzystywane przez Kierowników Zespołów w procesie Zarządzanie
Wytwarzaniem Produktów. Pan dotyczy pracy jaka została przydzielona Kierownikowi Zespołu
w Grupie Zadań.
Inne plany, jakie mogą powstać w trakcie projektu to Plan Nadzwyczajny, który może
zastąpić część Planu Projektu lub Plan Etapu oraz Plan Przeglądu Korzyści omówiony już
przy okazji Tematu Uzasadnienie Biznesowe.
Odnośniki
 http://prince2.wiki
 http://pl.prince2.wiki