Convenant e-factureren Overheid-bedrijfsleven Den Haag, 7 april 2009

1. ȟ E-factureren
niet meer weg te denken bij Belastingdienst
De Belastingdienst ontvangt jaarlijks zo’n 240.000 facturen van
EB&F is een middel om inkoopprocessen te standaardiseren en optimaliseren
leveranciers. De behandeling van een papieren factuur kost
ongeveer 50 euro. Komt dezelfde factuur langs elektronische
weg binnen, dan zijn de behandelingskosten slechts een
fractie van dit bedrag. Een snel rekensommetje leert dat
e-factureren een besparing van vele miljoenen euro’s oplevert.
De Belastingdienst is in 2005 gestart met het project Elektronisch
Bestellen en Factureren (EB&F). Nu, vier jaar later, worden de in
dit project ontwikkelde procedures een gangbaar onderdeel van
de bedrijfsvoering. “We hebben die tijd echt nodig gehad om
alles in goede banen te leiden”, vertelt inkoopmanager Douwe
Bakker. “Op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie
 Verschillende gestandaardiseerde kanalen voor verschillende type producten
kunnen medewerkers langs elektronische weg materialen
bestellen of personeel inhuren. Ook de facturering voor de
afgenomen producten en diensten verloopt elektronisch.” De te
bestellen artikelen zijn te vinden in een catalogus op het intranet
van de Belastingdienst. “Er staat van alles in, van voetenbankjes relatief geringe investering in automatisering kunnen ook zij
tot alledaagse zaken als balpennen”, zegt EB&F-projectleider kosten besparen. Zij sturen hun facturen in XML-opmaak naar
Lonneke Goei. “Iedereen kan die bestellen. De afdelingen ons, met behulp van een speciale berichtenbox.”
hebben ook voorraadkasten met kantoorartikelen. De beheer-
ders van deze kasten vullen de voorraden op dezelfde manier Leer van anderen
aan. Spullen die maar heel weinig worden ingekocht, staan niet De Belastingdienst maakt voor elektronisch bestellen en
in de catalogus. In dat geval kun je wat je nodig hebt in een vrij factureren gebruik van een Application Service Provider (ASP).
veld omschrijven. De inkoper gaat dan na of het gewenste artikel De productencatalogus en het berichtenverkeer zijn onderge-
misschien toch in de catalogus staat of dat het apart moet bracht bij deze ASP, de administratie bij de Belastingdienst zelf.
worden besteld.”
Houd het simpel “Denk groot, maar begin klein.
De elektronische inkoop loopt bij de Belastingdienst langs vijf
generieke bestelkanalen: het catalogus-, inhuur-, nacalculatie- Ga opschalen als alles naar
(voor energie, water en dergelijke), abonnementen- (leaseauto’s,
tijdschriften) en ‘overige’ kanaal. Bakker: “Het is altijd mogelijk
behoren werkt.”
een van deze kanalen te gebruiken als je iets nodig hebt. Om het Lonneke Goei, projectleider Electronisch Bestellen en Factureren
elektronisch bestellen en factureren soepel te laten verlopen, is
het belangrijk van tevoren goed na te denken over de inrichting “Het is voor ons niet handig de administratie van bestellingen
van de bestelkanalen. Houd het zo simpel mogelijk, is mijn buiten de deur te hebben. Deze is sterk verweven met andere
advies. Onderscheid niet te veel kanalen, want dan maak je het al onderdelen van onze administratie, zoals de tijdschrijfgegevens
gauw te complex.” van uitzendkrachten”, licht Bakker toe. “Elke overheidsorganisa-
In aanbestedingen neemt de Belastingdienst de voorwaarde op tie maakt daarin zijn eigen keuze. Wij staan voor een nieuwe
dat de leverancier in staat moet zijn elektronische bestellingen te aanbesteding van de ASP.
verwerken en elektronisch te factureren. Stel dat we op een andere aanbieder uitkomen, dan moet er veel
Volgens Bakker en Goei kan de markt inmiddels goed aan deze informatie worden overgezet. Voor de administratie hoeft dit in
eisen voldoen. “Het is ook voor leveranciers handig. Tegen een ieder geval niet.”

2. Het elektronisch bestellen en factureren aflevering elkaar kruisen, wordt zo tot een
verloopt naar wens bij de Belastingdienst. minimum beperkt.” In zijn algemeenheid is
“Probeer zoveel mogelijk van anderen te het verstandig kalm aan te doen met het
leren”, tipt Goei. “De Belastingdienst is invoeren van e-factureren: “Het is prima dat
behoorlijk aan het pionieren geweest, die je in het groot denkt, maar begin met kleine
fase kunnen anderen overslaan.” stapjes. Dat stelt je in staat op een vrij
eenvoudige manier kinderziekten aan te
Begin klein pakken en draagvlak te creëren.”
Inkoopmanager Bakker benadrukt een
aantal malen dat het belangrijk is vóór het
afsluiten van een contract na te denken over “Sluit pas een contract
In het kort het afhandelen van bestellingen en daarover
afspraken te maken met leveranciers. “Je af met een leverancier
Doelen
moet echt weten of wat de leverancier
aanbiedt, aansluit bij jouw systemen. Zo
als je goed afspraken
Optimaliseren van het operationele
inkoopproces.
niet, dan heb je een probleem.” Ook intern
moeten processen goed zijn georganiseerd.
hebt gemaakt over het
Kostenbesparing verwerken facturen. “Je moet bijvoorbeeld regelen dat goederen- elektronisch bestellen
ontvangsten worden geregistreerd op het
Totaal aantal facturen moment dat ze worden afgeleverd. Met en factureren.”
240.000 facturen leveranciers hebben we afgesproken dat ze
een e-factuur niet eerder dan 5 dagen na het Douwe Bakker, inkoopmanager
Ambitie eind 2010 afleveren van de betreffende bestelling Belastingdienst
140.000 van de in totaal 240.000 facturen verzenden. Het risico dat factuur en
worden elektronisch aangeleverd. Doel is
al bereikt (2009).
Aanpak
2005: start project Elektronisch Bestellen
en Factureren (EB&F).
2009: EB&F is normaal onderdeel
werkprocessen.
Al ingevoerde inkoopcategorieën
Kantoorartikelen
Inhuur consultants en uitzendkrachten
Post Besluit staatssecretaris van Financiën, de sche factuur dezelfde status te geven als
heer De Jager (12 febr. 2009, Staatscourant een papieren exemplaar.
Software nr. 32):
SAP SRM, voor bestelproces “De Belastingdienst wil de regels voor Goedkeuring
ESIZE, voor uitwisselen elektronische elektronische facturen sterk vereenvoudi- Ik keur goed dat de elektronische wijze
berichten gen door aan te sluiten bij de manier van opmaak en versturen van de
waarop ondernemers het elektronisch factuurgegevens vorm- en middelvrij kan
Berichtenopmaak factureren zelf toepassen. In de praktijk plaatsvinden. Ik keur ook goed dat de
cXML (vooruitlopend op UBL 2.0) bestaat behoefte aan een verruiming van verplichting om het gebruik van de (in de
HR-XML het huidige wettelijke kader voor wet, red.) genoemde andere methode aan
elektronische facturen. Door deze de inspecteur te melden, vervalt.
Informatie bij: maatregel kunnen ondernemers In de praktijk valt bij die andere methode
Douwe Bakker efficiënter gebruik maken van de te denken aan bedrijfsspecifieke
Manager Unit Inkoop mogelijkheden van elektronisch elektronische apparatuur voor het maken
d_bakker@belastingdienst.nl factureren. Ook in Europees verband is de en versturen van elektronische facturen
noodzaak onderkend om de huidige of aan het per e-mail versturen van
Website belemmeringen voor elektronische facturen, die bijvoorbeeld de vorm van
www.belastingdienst.nl facturering op te heffen en een elektroni- een pdf-bestand krijgen.”