1. CASE CARANTE GROEP
Digitale factuurverwerking geeft
Carante Groep méér tijd voor zorg
Aanleiding
Omslachtige handmatige
factuurverwerking
Te lange doorlooptijd
Onduidelijkheid factuurstatus
Ongeduldige leveranciers
Te lange zoektijd naar facturen
Tijdrovende handling ten koste
van tijd voor zorg
Aanpak
Samenstellen werkgroep
factuurverwerking
Tijd is kostbaar. Bij uitstek in de zorg- maakt voor het primaire proces: het ver- Opstelling programma van eisen
verlening. Dus is het zaak om zorgvuldig lenen van zorg aan (verstandelijk) ge- Selecteren leverancier: Ricoh
Implementatie BasWare applicatie
met de beschikbare tijd om te springen. handicapten, ouderen en psychiatrische
voor digitale factuurverwerking
Deze niet onnodig te verspillen. Zorgin- patiënten.
Integratie BasWare - financiële
stellingen zijn zich er steeds beter van Jerry van Rekom, hoofd IT bij ASVZ pakket CODA
bewust dat veel tijd voor primaire pro- Zuid West: “Gezien het feit dat wij be- Training medewerkers
cessen gewonnen kan worden door schikken over 250 budgethouders, ver-
ondersteunende processen zo efficiënt spreid over een honderdtal locaties in
mogelijk te laten verlopen. Zuidwest-Nederland, duurde het vaak
Resultaten
Geen handmatige handelingen
Zorginstelling ASVZ Zuid West (onder- weken voor een factuur door alle hier- als kopiëren, archiveren,
deel van de Carante Groep) verwerkt voor verantwoordelijke personen was stempelen, rondbrengen
jaarlijks meer dan 35.000 facturen. Tot geaccordeerd en kon worden klaar- Automatisch altijd juiste
voor kort grotendeels handmatig, dus gezet voor betaling. Facturen kwamen procuratieprocedure
Geen invoerfouten
omslachtig. Dit legde veel beslag op de op tal van plaatsen de organisatie bin-
Altijd inzicht in actuele
tijd van de administratief medewerkers nen, werden ingeschreven, gestempeld,
factuurstatus
én de budgethouders. Tijd - en kosten! gekopieerd en vervolgens per interne Verkorte doorlooptijd facturen
- die ASVZ Zuid West veel liever vrij post gedistribueerd naar alle betrok- Beveiligde archivering
Besparing op papier en
archiefruimte
“Elektronische factuurverwerking verloopt altijd snel. Afname handlingtijd en zoektijd
En feilloos! Tot grote teveredenheid van onze mede- naar facturen
werkers én leveranciers.” Verhoging productiviteit
medewerkers
Betere onderhandelingspositie
met leveranciers
Meer tijd en aandacht voor
primaire processen: zorgverlening
Jerry van Rekom, hoofd IT ASVZ Zuid West

2. software van Ricoh. Waren we voor-
heen met één factuur wel drie weken
in de weer, tegenwoordig verloopt dit
proces soms in één dag! Dat betekent:
meer handen vrij voor andere taken!”
Altijd up-to-date inzicht in
factuurstatus
Tijdens dit proces is op ieder moment
de actuele status van de factuur na te
gaan. Van Rekom: “Zo kunnen we ieder-
een die hierom vraagt direct een helder
kenen. Natuurlijk liep dat wel eens mis: Uitwisseling met financiële bedrijfs- antwoord geven. Via ingestelde rappel-
facturen kwamen te laat bij de juiste applicaties opties is de doorlooptijd prima te be-
personen, raakten ‘onderweg’ zoek en Digitale archivering van facturen heren. Deze is ondertussen flink verkort!
werden als gevolg hiervan regelmatig Leveranciers worden op tijd betaald,
te laat betaald. Leveranciers werden Niets staat een snelle accordering, be- hoeven niet meer na te bellen en wij
ongeduldig. Aanmaningen? Die door- taling en opslag in de weg. Van Rekom: zijn geen tijd meer kwijt aan het op-
liepen dezelfde langdurige route! Verre “Door de groei van de organisatie werd sporen van facturen.”
van efficiënt. Hoogste tijd om dit slim- het verwerken van facturen steeds com-
mer aan te pakken.” plexer. Dit ging ten koste van onze tijd Factuur altijd digitaal toegankelijk,
voor primaire processen. De BasWare zelfs na járen
Ricoh’s BasWare oplossing voor oplossing voor factuurverwerking van “Alle facturen worden centraal gearchi-
snelle factuurverwerking Ricoh is voor ons echt een uitkomst! veerd. Digitaal. Willen we de factuur
Na een gedegen selectieprocedure Tegenwoordig worden facturen centraal raadplegen bij een volgende bestelling?
werd document management specia- gescand, waarbij gegevens als kosten- Dan hebben we deze in een mum van
list Ricoh ingeschakeld om het om- plaats en budgethouder automatisch tijd voor handen. Dat was voorheen wel
slachtige proces van factuurverwerk- worden herkend en toegevoegd aan anders! Het zoeken van facturen in
ing efficiënter te laten verlopen. Van het digitale bestand. Zonder tijdverlies archiefmappen kostte ons veel tijd”
Rekom: “Met succes! De handmatige volgt elke factuur elektronisch altijd de aldus Van Rekom.
processtappen verlopen nu volledig juiste route. Via een automatisch ge-
elektronisch. Dit scheelt ons enorm veel genereerd e-mailbericht worden alle Eenvoudig in gebruik
tijd. Deze kunnen we extra inzetten voor behandelaars erop geattendeerd dat er De BasWare applicatie is voor de ge-
zorg!” een factuur ‘klaar staat’ voor accorde- bruikers echt eenvoudig. Van Rekom:
ring. Toegankelijk voor alle geselecteer- “Van invoeringsproblemen was geen
Digitale Factuurverwerking, de betrokkenen via elke netwerk PC. sprake. In samenwerking met Ricoh
wat houdt het in? Direct na ontvangst van de laatste be- hebben we alle gebruikers getraind, een
Geautomatiseerd lezen van nodigde accordering wordt de factuur ‘quick reference card’ gemaakt en voor
financiële gegevens van papieren automatisch geboekt en betaalbaar de nodige ondersteuning gezorgd. Deze
of elektronische facturen gesteld via ons bestaande financiële goede voorbereiding en de eenvoud
Elektronische routering pakket CODA, dat overigens pro- van de applicatie maakte het ons
Elektronische accordering bleemloos integreert met de BasWare mogelijk in één keer over te stappen
op elektronische factuurverwerking.
Kijk voor meer informatie over ASVZ Zuid West en Carante Groep
op www.carantegroep.nl
Ricoh, Utopialaan 25, 5232 CD, ‘s Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 60, www.ricoh.nl