pembelajaran

1. PERHITUNGAN BEBAN KERJA
(Keputusan Menpan
No.Kep/75/M.PAN/7/2004)
4 (EMPAT) PENDEKATAN MENGHITUNG
KEBUTUHAN PEGAWAI
1. Hasil Kerja
2. Obyek Kerja
3. Peralatan Kerja
4. Tugas per tugas jabatan

2. 1. HASIL KERJA
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan :
Metode ini efektif digunakan utk jabatan yang
hasil kerjanya satu jenis dan dalam bentuk fisik
atu non fisik dan dapat di kuantitatif.
Dalam menggunakan metode ini diperlukan
informasi :
a. Hasil kerja,
b. Beban kerja atau target kerja,
c. Standar kemampuan rata-rata untuk
memperoleh hasil kerja

3. Rumus menghitung kebutuahan pegawai
dengan pendekatan hasil kerja

4. CONTOH
Jabatan : Penyortir surat
Hasil kerja : Jumlah surat yg telah disortir
Target/beban : 500 surat/hari
Standar kemampuan rata-rata penyortir : 100 surat/hari
= 5 orang

5. 2. OBYEK KERJA
Obyek kerja adalah obyek yg dilayani dalam
melaksanaan pekerjaan. Metode ini tergantung
jumlah obyek yang dilayani, mis: pramu
tamu/resepsionis.
Metode ini diperlukan informasi :
1. Wujud Obyek Kerja
2. Jumlah beban kerja/banyaknya obyek yg dilayani
3. Standar kemampuan rata-rata utk melayani
obyek kerja

6. RUMUS OBYEK KERJA

7. CONTOH
Jabatan : Pramu tamu/resepsionis
Obyek Kerja : Tamu
Beban kerja : 150 orang tamu/hari
SKR Pramu Tamu: 50 orang/hari
= 3 orang

8. 3. PERALATAN KERJA
Peralatan yang digunakan dalam bekerja.
Untuk menggunakan metode ini perlu
informasi :
1. Satuan alat kerja
2. Jabatan yang diperlukan utk pengoperasian alat
kerja
3. Jumlah alat kerja yg dioperasikan
4. Rasio jumlah pegawai perjabatan peralat kerja
(RPK)

9. RUMUS METODE ALAT KERJA
Contoh :
Jabatan : Pengemudi
Jumlah alat kerja yang dioperasikan : 20 mobil dinas
Rasio pengopersian alat kerja : 1 pengemudi 1 mobil dinas
Perhitungan kebutuhan pegawai adalah :
= 20 oang

10. 4.TUGAS PERTUGAS JABATAN
Metode ini utk menghitung Keb.Peg. Pada
jabatan yg hasil kerjanya beragam/hasil kerja
banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan :
1. Uraian tugas beserta jumlah beban kerja
setiap tugas
2. Waktu penyelesaian tugas
3. Jumlah waktu kerja efektif perhari-hari rata-
rata

11. RUMUS PENDEKATAN TUGAS
PERTUGAS JABATAN
Waktu Peyelesaian Tugas disingkat WPT,dan
Waktu Kerja Efektif disingkat WKE

12. Tabel konversi waktu efektif 5 hari kerja
JAM HARI MINGGU BULAN TAHUN
JAM 5 25 110 1250
HARI 5 - 5 22 235
MINGGU 25 5 - 4/5 52
BULAN 110 22 4/5 - 12
TAHUN 1250 235 52 12 _

13. Formulir G Perhitungan Beban Kerja
No Uraian Tugas Beban Kerja SKR WPT WPT Konversi
1 Menagendakan kegiatan Direktur 4 keg/hr 2 mnt/keg 8 mnt/hr 176 mnt/bln
2 Mengatur jadwal kegiatan Direktur 4 keg/hr 13 mnt/keg 52 mnt/hr 1144 mnt/bln
3 Mengatur penerimaan tamu 10 tamu/hr 10 mnt/tamu 100 mnt/hr 2200 mnt/bln
4 Mengagendakan surat masuk Direktur dari luar 20 surat/hr 5 mnt/srt 100 mnt/hr 2200 mnt/bln
5 Menfalitasi penandatangan SK oleh Direktur 75 SK/hr 3 mnt/SK 225 mnt/hr 4950 mnt/bln
6 Menyampaikan surat-surat yang telah ditanda
tangani oleh Direktur ke Bagian/jurusan terkait
1 keg/hr 2 jam/keg 2 jam/hr 2640 mnt/bln
7 Memproses surat keluar Direktur 20 srt/hr 2 mnt/srt 40 mnt/hr 880 mnt/bln
8 Menyiapkan perjalanan dinas Dir 4 keg/bln 2 jam/keg 8 jam/bln 480 mnt/bln
9 Pengaturan penggunaan ruang sidang Pim 2 keg/hr 5 mnt/keg 10 mnt/hr 220 mnt/bln
10 Menyiakan konsep surat dinar 5 knsp/mg 30 mnt/knsp 150 mnt/mg 600 mnt/bln
11 Menyimpan dan menata arsip/dokumen
Direktur
5 dok/hr 2 mnt/dok 10 mnt/hr 220 mnt/bln
12 Melayani telepon pimpinan 50 tlp/hr 5 mnt/tlp 250 mnt/hr 550 mnt/bln
13 Membuat surat permintaan ATK 1 keg/bln 5 mnt/keg 5 mnt/hr 110 mnt/bln
Jumlah 21320 mnt/bln
Konversi ke jam 355,33 jam/bln

14. Berdasarkan tabel diatas kebutuhan sekretaris pimpinan
dapat dihitung dg cara
= 3,23 orang
= 3 orang (pembulatan)
Jadi, kebutuhan sekretaris pimpinan di tata usaha adalah 3
orang
Catatan :
Penghitungan beban kerja dilakukan setiap nama jabatan