AXI: A collaboration environment for the public sector

1. Supported by:
Connected Brains 2019
AXI’s Digitale Organisatiebrede
Samenwerkingsomgeving

2. MISSION STATEMENT
AXI’s Digitale Organisatiebrede Samenwerkingsomgeving
Samenwerking en kenniswerk inzake afhandeling van administratieve
processen in dienstverlenende omgevingen op mensenmaat
stimuleren en optimaliseren van de dienstverlening. Met dat doel biedt
AXI een organisatiebrede samenwerkingsomgeving aan.
Als betrouwbare en gespecialiseerde partner garandeert AXI
• een volledig aanbod van alle tools en competenties,
• een naadloze integratie in de bestaande omgeving
• een enterprise architecture strategie waarbij hergebruik van data gemaximaliseerd
wordt.

3. MISSION STATEMENT

4. Operational Excellence
(cost leadership)
Customer Intimacy
(customer orientation)
Product Leadership
(innovation)
overlevend
onderscheidend
uniek
Customer Intimacy
 Optimale oplossing voor elke
individuele public klant / prospect
 Permanent investeren in
businesskennis en co-creatie
 Interconnected oplossing om
samenwerkingsprobleem binnen een
organisatie onzichtbaar maken

5. HISTORISCH PERSPECTIEF
Backoffice toepassing met
parametrisatiemogelijkheden.
Veel data input en output.
Flexibiliteit en empowerment
CM over hele
organisaties waardoor
nood aan integraties en
interfaces.
CM wordt een centraal
platform met eloket
Contact met meerdere soorten
gebruiksgroepen met de wens
naar
samenwerkingsmogelijkheden
over dossiers heen
Organisatiebrede
samenwerkingsomgeving
Integratie gestructureerd en
ongestructureerd samenwerken
AXI OBSO

6. “OBSO” ALS FILOSOFIE EN “AXI” ALS WAARBORG
Een flexibele toepassing die een
bepaald aantal dossiertypes kan
omvatten.
• Een totaalaanbod als oplossing
voor een gehele organisatie
• Zowel transversaal als
specialistisch
• Platform denken
• Enterprise ambitie
Samenwerkingsplatform met, collaboratie -en document ambitie (SharePoint, O365), Management
informatie (power BI) als stuurinstrument én investering in adviesverlening / architectuur, …
Een enorme uitbreiding van ons dienstenaanbod.
MEER AMBITIE. MEER OPLOSSINGEN.

7. OBSO Filosofie
Erkenning van diversiteit binnen een organisatie:
• Medewerkersportaal
• Klantportaal met eloket
• Informatiebeheer via case management
• Collaboratieve functies
• Mobile applicaties
• Managementinformatie
• Unified search
Alle gebruikersgroepen betrekken bij de OBSO filosofie
Management
End user
groepen
Klant van de
overheid
Politieke
overheid
MISSION STATEMENT

8. Case
Management
E-loket
O365 Ground lion
OBSO Marktfocus
Integrale keteninformatisering van de kernoverheidsprocessen:
Subsidies – Vergunningen –Klachten – Inspecties – Onderzoek – Documentering - Beleid
MEER AMBITIE. MEER OPLOSSINGEN.

9. Automatische
transmissie van data
naar andere
systemen
Volledig
automatische
afhandeling in mid-
office
Volledige digitale
dienstverlening
kunnen aanbieden
Key-ambities
Gestandariseerde methodologiëen en technologiëen

10. Financiële
ERP
Begroting
Boekhouding
Purchase to Pay
Zaakgericht
Werken
Groundlion
Case management
Digital Workplace
Tailormade &
Consulting
Prestatiemeting BI | Analytics
Digitalisering
Ontzorging
Cloud Services
Private - Public
Mobile
SLA
API Gateway / API Management
Hardware/licenties
Information Driven Enterprise Architecture
AlE-
sign
Chat
bot
E-
vote
IAM
/
SSO
Outlook
addin

11. Generieke usecase
Zaakgericht werken

12. Organisatiebrede samenwerkingsomgeving
Referentie
WorkflowWorkflow
Dossiergericht (Case Management) Documentgericht (Office 365 / SharePoint)
Planning Finance
Authentieke
bronnen
HR
Externe applicaties
Management-
informatie/BI
WEbService
Platform
ZAAKGERICHT WERKEN
CRMCRM
Klant
portaal
Klant
portaal IntranetIntranet CMSCMSDMS/RMADMS/RMA

13. Wat hebben jullie gezien én hoe draagt dit bij aan jullie doelstellingen?
Casemanagement/Workflow Jullie voordeel en bijdrage aan doelstellingen
Vrij in te richten sturing en checks in proces
mogelijk
Hoge mate van configureerbaarheid, van ‘Document-gericht’ naar ‘Informatie-gericht’
Datamodel is uitbreidbaar zónder maatwerk Hoge mate van configureerbaarheid, van ‘Document-gericht naar ‘Informatie-gericht’,
IT-kosten beheersbaar
Naadloze integratie met MS SharePoint IT-kosten beheersbaar, samenhang tussen applicaties
E-mail integratie (MS Outlook) Samenhang tussen processen en applicaties, gebruiker maximaal ondersteund
Documentcreatie met templates (MS Word) Samenhang tussen processen en applicaties, gebruiker maximaal ondersteund
Inzicht in gelinkte dossiers (actueel/historisch) Samenhang tussen informatie, minder afhankelijk van kennis van personen

14. Wat hebben jullie gezien én hoe draagt dit bij aan jullie doelstellingen?
Klantportaal Jullie voordeel en bijdrage aan doelstellingen
100% digitaal: formulieren en bijlagen Al jullie aanvragen zijn gedigitaliseerd
Klant onderhoudt eigen (contact)gegevens Automatische update van klantgegevens in CRM: ‘eenmalige invoer, meervoudig gebruik’
Chatbot Innovatie in dienstverlening en efficiënt werken (optimale inzet interne capaciteit)
Directe aansluiting op Casemanagement Van ‘Document-gericht’ naar ‘Informatie-gericht’, kennis beschikbaar in de processen
Communicatie via interne berichtenmodule Directe communicatie met de klant: ‘Klantportaal vóór E-mail’, optimale inzet interne capaciteit
Klant heeft altijd inzicht in status aanvraag Kennis beschikbaar in processen, optimale inzet van interne capaciteit, kwaliteit dienstverlening

15. Wat hebben jullie gezien én hoe draagt dit bij aan jullie doelstellingen?
CRM Jullie voordeel en bijdrage aan doelstellingen
Klant onderhoudt eigen (contact)gegevens Automatische update van klantgegevens in CRM: ‘eenmalige invoer bij de bron’ (Klantportaal)
Onbeperkte uitbreiding in CRM velden
(zonder maatwerk)
Hoge mate van configureerbaarheid, IT-kosten beheersbaar
Klantgegevens zoeken en vinden vanuit
Medewerkersportaal (SharePoint)
Gebruiker maximaal ondersteund, samenhang tussen applicaties en informatie
Met business-rules automatische controles op
kwaliteit CRM gegevens mogelijk
Optimale inzet van interne capaciteit
Groeperen van klanten voor o.a. mailings Efficiency en optimale inzet van interne capaciteit

16. Wat hebben jullie gezien én hoe draagt dit bij aan jullie doelstellingen?
Managementinformatie Jullie voordeel en bijdrage aan doelstellingen
Inzet van Power-BI Hergebruik bestaande voorzieningen (Office 365), IT-kosten beheersbaar
Vrije configuratie managementinformatie Informatievoorziening aanpasbaar
Doorklikken naar details van projectdossier Gebruiker maximaal ondersteund vanuit zijn rol, minder afhankelijk van kennis van personen
Standaard managementinfo. voorzieningen
binnen Casemanagement
Informatievoorziening aanpasbaar
Inzicht in werkvoorraad, doorlooptijden etc. Inzicht zorgt voor zo efficiënt mogelijk werken, doorlooptijden van aanvragen zijn voorspelbaar

17. Supported by:
Bedankt voor uw aandacht!
Zijn er nog vragen?