Untuk mengalisis organisasi

1. Analisis Leavitts model
Syamsi hadi

2. Leavitt model
Gambaran
permasalahan

3. Esensi levitts model :
setiap perubahan satu komponen mempengaruhi
perubahan komponen lain
struktur
teknologi
SDM
Tugas
Struktur
Teknologi
SDM
Tugas

4. Esensi levitts model :
setiap perubahan satu komponen mempengaruhi
perubahan komponen lain
struktur
teknologi
SDM
Tugas
Struktur
Perlu wadah
pengelolaan
e-note
E-NOTE
SDM
Perlu ditunjuk
pengelola e-
note
Tugas
Perlu uraian
tugas pengelola
e-note
N
o
Interaksi antar
komponen
Milestone Output
1 Intervensi pd
teknologi
Pembuatan e-note Aplikasi e-
note
2 TI - Struktur penetapanorganisasi pengelolaan
e-note
SK pengelola
3 TI – SDM Penetapan pengelola e-note SK Petugas
4 TI – Tugas Penetapan uraian tugas
pengelolaan e-note
Uraian tugas
5

5. Jika inovasi pada Teknologi
NO KOMPONEN LEVITTS YG JADI
INOVASI
PERUBAHAN PADA KOMPONEN LAIN
E-NOTE

6. Tahap I : Tetapkan masing-masing komponen
1. Tugas : tugas-tugas penyediaan layanan (tugas utama dan
tugas rutin), bagaimana tugas tsb dikerjakan?
2. Aktors: siapa saja yang terkait dengan tugas pencapaian
tujuan organisasi? Bagaimana ketrampilannya? Apa respon
thd perubahan yg akan dilakukan?
3. Struktur: Bagaimana sdm dikelompokkan dlm sruktur
organisasi? aliran komunikasi?, aliran pekerjaan?,
kewenangan terpusat atau ada delegasi?
4. Teknologi : semua peralatan dan mesin yang menjamin aliran
pekerjaan dan komunikasi;
Tahap II :
Analisis dampak dari perubahan terhadap masing-masing
komponen.
Bagaimana menggunakan Model Levitt?

7. Interaksi Struktur
1. Struktur : ...............................................
2. Task : ...............................................
3. People : ...............................................
4. Technologi : ...............................................
Keterkaitan antar komponen
a. struktur – task :
................................................................
................................................................
b. Struktur – People :
................................................................
................................................................
c. Struktur – Teknologi :
................................................................
................................................................
4/13/2013 7

8. Task, people, technology
2 Task – people :
...........................................................................
...........................................................................
Task – teknology:
...........................................................................
...........................................................................
3 People - Teknology :
...........................................................................
...........................................................................
4/13/2013 8

9. langkah
Rumuskan rencana perubahan

10. Identifikasi masalah
beberapa kegiatan ka sub bag umum
kepegawaian adalah :
1. mengelola administrasi kepegawaian
2. Mengelola sarana prasarana
3. Mengelola keuangan, termasuk
perjalanan dinas
4. dll

11. Analisis kesenjangan
Public demand Product / service
1. Perjalanan 2 hari, spj 2 hari
2. Kuitansi hotel senyatanya
3. Biaya perjalanan sesuai standar
4. Laporan perjalanan tepat waktu
5. Perjalanan dpt dipantau on time
1. Perjalanan 2 hari, spj 3 hari
2. Kuitansi hotel tidak senyatanya
3. Biaya perjalanan tidak sesuai standar
4. Laporan perjalanan terlambat
5. Perjalanan tidak dpt dipantau on time

12. Unsur Kondisi sekarang
1. Strukture a. Pengawasan perjalanan dinas terletak pD masing2 bagian.
b. Belum ada SOP yg jelas tTg pelaksanaan perjalanan dinas
c. Standar perjalanan dinas sudah ada,
d. Mekanisme pengawasan perjalanan dinas sulit dilakukan
2. Task a. Tiap bagian melaksanakan perjalanan sendiri2,
b. masing2 bagian melaksanakan perjalanan dg anggaran
sendiri.
c. Laporan pelaksanaan perjalanan sering terlambat
d. Pengelolaan administrasi perjalanan masih manual
3. People
a. Pelaku perjalanan sengaja membengkakkan biaya
perjalanan
b. Belum semua pegawai mampu memanfaatkan teknologi
4. Teknologi Pengelolaan data perjalanan dilaksanalkan secara manual,
baik di tiap bagian yg melaksanakan perjalanan maupun di
bagian keuangan.
Analisis komponen keadaan saat ini

13. Analisis Interaksi antar komponen
Unsur Kondisi sekarang Struktur - tugas
Strukture a. Pengawasan perjalanan dinas
terletak pada masing2 bagian.
b. Belum ada SOP yang jelas tentang
pelaksanaan perjalanan dinas
c. Standar perjalanan dinas sudah ada,
d. Mekanisme pengawasan perjalanan
dinas sulit dilakukan Pengawasan lemah
Perjalanan tidak
efisien dan efektif
Task a. Tiap bagian melaksanakan
perjalanan sendiri2,
b. masing2 bagian melaksanakan
perjalanan dg anggaran sendiri.
c. Laporan pelaksanaan perjalanan
sering terlambat
d. Pengelolaan administrasi perjalanan
masih manual

14. Unsur Kondisi sekarang Interaksi
Struktur - SDM
1.
Struktur
e
a. Pengawasan perjalanan dinas
terletak pada masing2 bagian.
b. Belum ada SOP yang jelas tentang
pelaksanaan perjalanan dinas
c. Standar perjalanan dinas sudah
ada,
d. Mekanisme pengawasan
perjalanan dinas sulit dilakukan
Terjadi
pemborosan
anggaran
perjalanan dinas
3.
People
a. Pelaku perjalanan sengaja
membengkakkan biaya perjalanan
b. Belum semua pegawai mampu
memanfaatkan teknologi
Analisis Interaksi antar komponen

15. Unsur Kondisi sekarang Interaksi struktur
- teknologi
1.
Strukture
a. Pengawasan perjalanan dinas
terletak pada masing2 bagian.
b. Belum ada SOP yang jelas ttg
pelaksanaan perjalanan dinas
c. Standar perjalanan dinas sudah
ada,
d. Mekanisme pengawasan
perjalanan dinas sulit dilakukan
Biaya perjalanan
dinas tidak
tercatat dengan
baik
Terjadi perbedaan
jumlah biaya
antara standar dg
realisasi
Laporan
perjalanan tidak
dapat diketahui
secara cepat
4.
Teknologi
Pengelolaan data perjalanan
dilaksanalkan secara manual, baik di
tiap bagian yg melaksanakan
perjalanan maupun di bagian
keuangan.
Analisis Interaksi antar komponen

16. Unsur Kondisi sekarang
1. Strukture a. Pengawasan perjalanan dinas terletak pD masing2 bagian.
b. Blm ada SOP yang jelas tTg pelaksanaan perjalanan dinas
c. Standar perjalanan dinas sudah ada,
d. Mekanisme pengawasan perjalanan dinas sulit dilakukan
2. Task a. Tiap bagian melaksanakan perjalanan sendiri2,
b. masing2 bag laksanakan perjalanan dg anggaran sendiri.
c. Laporan pelaksanaan perjalanan sering terlambat
d. Pengelolaan administrasi perjalanan masih manual
3. People
a. Pelaku perjalanan sengaja membengkakkan biaya
perjalanan
b. Belum semua pegawai mampu memanfaatkan teknologi
4.
Teknologi
Pengelolaan data perjalanan dilaksanalkan secara manual,
baik di tiap bagian yg melaksanakan perjalanan maupun di
bagian keuangan.
DAN SETERUSNYA

17. Un
sur
Kondisi sekarang Kondisi yg diinginkan solusi
1.
Strukt
ure
a. Pengawasan perjalanan dinas
terletak pada masing2 bagian.
b. Blm ada SOP yg jelas tentang
pelaksanaan perjalanan dinas
c. Standar perjalanan dinas
sudah ada,
d. Mekanisme pengawasan
perjalanan dinas sulit
dilakukan
a. Pelaksanaan perjalanan
terpadu
b. Tersedia SOP
c. Standar biaya dijadikan
acuan biaya perjalaan
d. Mekanisme
pengawasan
dipermudah dan
dipercepat
a. Perlu ditunjuk
pengelola
perjalanan
terpadu
b. Menyusun SOP
perjalanan
c. Pekanisme
pengawasan dg
IT
2.
Task
a. Tiap bagian melaksanakan
perjalanan sendiri2,
b. masing2 bagian melaksanakan
perjalnan dg anggaran sendiri.
c. Laporan pelaksanaan
perjalanan sering terlambat
d. Pengelolaan administrasi
perjalanan masih manual
a. Pelaksanaan perjalanan
terkoordinir
b. Anggaran perjalanan
terintegrasi
c. Laporan perjalanan
segera
d. pengelolaan
administrasi dg IT
a. Ada yg
mengkoordinir
pelaksanaan
perjalanan
b. Menyediakan 1
ma perjalanan
c. Menyediakan IT
Analisis kesenjangan

18. Unsur Kondisi sekarang Kondisi yg diinginkan solusi
3.
People
a. Pelaku perjalanan
sengaja
membengkakkan
biaya perjalanan
b. Blm semua peg
mampu
memanfaatkan IT
a. Pelaku perjalanan
tidak dapat
membengkakkan
anggaran
b. Semua pelaksana
perjalanan mahir
IT
Menyedia
kan IT
4.
Tekno
logi
Pengelolaan data
perjalanan
dilaksanalkan secara
manual, baik di tiap
bag yg melaksanakan
perjalanan maupun di
bagian keuangan.
Pengelolaan data
perjalanan di tiap
bagiansecara IT
Menyedia
kan IT
Analisis kesenjangan

19. Menetapkan komponen yg akan di intervensi
Komponen mana
yg di intervensi
Mengembangkan IT
Perjalanan dinas
E-SPPD

20. SPPD dg
sistem
aplikasi
4/13/2013 20

21. SPPD dg
sistem
aplikasi
4/13/2013 21

22. Rencana kegiatan
1. Pembuatan e-SPPD
2. Antisipasi dampak perubahan tiap
komponen :

23. 4/13/2013 23