Документ описывает проблемы и стратегии оптимизации закупочной функции в диверсифицированном холдинге. Основные задачи включают стандартизацию учетных систем, централизованное управление закупками и внедрение современного контроля. Долгосрочные цели направлены на достижение прозрачности и эффективности в процессах закупок при помощи автоматизации и консалтинга.

1. Июнь 2013
Построение эффективной системы
закупок в диверсифицированном
холдинге
Март 2014

2. Бизнес-структура
2
ВСЕГО 12 ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
Бизнес
единица
2
Бизнес
единица
1
Бизнес
единица
3
Бизнес
единица
4
Бизнес
единица
10
Бизнес
единица
11
Бизнес
единицы
5-8
Бизнес
единица
9
УПРАВЛЯЮЩАЯ
КОМПАНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЯ ХОЛДИНГА

3. Предприятия Холдинга
Операцион
ная
система
Свод Свод 1С7 1С8 Журнал
ьно-
табельн
ый учет
1С8 1С8 1С8
Норм.
ТМЦ
Х Х Х - - - - -
Ненорм.
ТМЦ
Х Х Х Х Х Х Х Х
Коммерчес
кие услуги
Х Х Х Х Х Х Х Х
По состоянию на сегодняшний день на предприятиях Холдинга применяются различные операционные
системы.
Нормируемые ТМЦ представлены только на 3-х предприятиях.
Ненормируемые ТМЦ и услуги представлены во всех предприятиях Холдинга.
Группы ТМЦ и разные учетные системы
Бизнес
единица
2
Бизнес
единица
1
Бизнес
единица
3
Бизнес
единица
4
Бизнес
единица
10
Бизнес
единица
11
Бизнес
единица
5-8
Бизнес
единица
9

4. Проблемы закупочной функции
4
 Отсутствие единого регламента и закупочных политик
 Различные учетные системы на предприятиях, не
стандартизированные номенклатурные справочники.
 Отсутствие категоризации ТМЦ
 Различные процессы в БЕ (производство / коммерция / с/х / элеватор
и т.п.)
 Различные подходы и методы по закупке ТМЦ / услуг в БЕ
 Разный уровень подготовки специалистов
 Отсутствие прозрачности процесса закупки
КАК СЛЕДСТВИЕ – суммарно большие потенциальные
потери, учитывая годовой оборот закупки в сотни млн. грн.

5. Стратегия внедрения изменений
5
1. Определить краткосрочные шаги и возможные изменения (Quick win)
2. Определить долгосрочные цели и задачи

6. Первые шаги – Анализ и быстрые изменения
6
 Изучение и анализ существующей структуры закупок БЕ холдинга
 На основании анализа закупаемых ТМЦ и услуг произвести
группировку по категориям
 Изучение групп закупаемых ТМЦ в различных БЕ и деление их на
нормируемые и ненормируемые
 Изучение возможностей используемых учетных систем на предмет
автоматизации управления запасами
 Провести АВС анализ закупаемых ТМЦ в каждой БЕ для выработки
закупочной стратегии и построения эффективной структуры
 Сформировать эффективную структуру закупок в Холдинге учитывая
специфику каждой БЕ и результаты АВС анализа

7. Нормируемая группа ТМЦ
7
Что делать, если используемая УС не позволяет реализовать
функционал управления запасами (MRP):
 Добиться актуальных ежедневных остатков от сырьевых и
производственных складов
 Рассчитать страховые и оптимальные запасы
 Разработать таблицы для MRP в EXCEL
 Обеспечить определение ТФЗ в ручном режиме
 Отслеживать стоимость остатков
 Ежедневно использовать данные таблицы для своевременного
заказа и недопущения 0 остатков.
 Группа НЗ должна быть выделена в структуре закупок каждой
отдельной БЕ как самостоятельная функциональная единица.

8. Ненормируемая группа ТМЦ
8
 По результатам АВС анализа, закупки по группам А и В – централизовать,
создав объединѐнную группу закупок.
 Повторяющиеся товарные группы консолидировать по категорийным
специалистам
 Разработать единый регламент закупок
 Формализовать заявки и маршрут их утверждения
 Регламентировать процедуру выбора поставщиков и критериев оценки
 Дать обратную связь инициатору

9. Процесс маршрутизации заявки
9
ВАЖНО:
 Организовать и консолидировать разрозненные заявки предприятий
холдинга
 Формализовать шаблоны и маршруты заявок
 Исключить любые отклонения от установленных правил работы с
заявкой («телефонное право», нетиповая форма заявки, и т.д.)
 Ввести понятие «плановых» и «аварийных» заявок, и довести до
инициаторов их суть
 Все закупки ТМЦ и услуг в Холдинге осуществляются только после
оформления заявки.
 Оплата ТМЦ / услуг в Холдинге не может быть проведена без
прохождения полного цикла заявки.

10. Ненормируемые закупки
Схема закупки
Предприятие Инициатор
(создание
заявки, проверка
наличия на
складе)
Руководитель
(контроль
целесообразности
, утверждение)
Администратор
(бюджетный
контроль,
регистрация)
Менеджер по
закупкам
(контроль
складских остатков
по группе, выбор и
обоснование
поставщика,
инициация оплаты)
Поставщик
(доставка ТМЦ /
выполнение
услуги)
Отдел
казначейства
(бюджетный
контроль, оплата)
БЕ №1
БЕ №2
БЕ №3
БЕ №4
БЕ № ….
Заявка № 1
Заявка № 2
Заявка № 3
Заявка № 4
Заявка №…
Заявка №1 Реестр заявок
- бюджетный
контроль
- регистрация
- распределение
по менеджерам
- обратная связь
инициатору
Заявка № 2
Заявка № 3
Заявка № 3
Заявка №
...
Менеджер 1 Поставщик №1
Реестр
платежей
Менеджер 2
Менеджер 3
Менеджер 4
Поставщик №2
Поставщик №3
Поставщик №4
Поставщик №
да
да
нет
нет
Схема реализованной системы заявок

11. Нормируемые закупки. Результат за 6 месяцев
Для управления закупками нормируемых ТМЦ применяется методика управления запасами и
разработаны EXCEL таблицы для MRP.
Основные задачи нормируемых закупок:
- Снижение стоимости запасов сырья и материалов (управление запасами)
- Предотвращение нулевых остатков
- Обеспечение требуемого качества сырья и материалов
- Контроль цен закупки
- Управление поставщиками
Что сделано:
- Введена практика проведения регулярных тендерных комитетов
- Системно проводится мониторинг рынка зерновых
- Еженедельно утверждается протокол закупочных цен на зерновые
- Налажена оперативная отчетность по закупке зерновой группы, сырья и материалов
- Введена методика управления запасами

12. Ненормируемые закупки
Ненормируемые
ТМЦ
- ГСМ
- Запчасти авто
- Запчасти произ
- Энергетика
- Ветпрепараты
- Удобрения
- СЗР
- Спецодежда,
СИЗ
- Оргтехника
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Коммерческие
услуги
- Ремонт
- Перевозки
- Связь-интернет
- Утилизация
- Таможенные
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Ненормируемые закупки. Результат за 6 месяцев
Бизнес
единица
2
Бизнес
единица
1
Бизнес
единица
3
Бизнес
единица
4
Бизнес
единица
11
Бизнес
единица
12
Бизнес
единица
5-9
Бизнес
единица
10

13. Долгосрочные цели и задачи
13
 100% контроль всех закупок ТМЦ и услуг во всех БЕ, прозрачность
процесса закупок
 Обеспечение 2-х уровней контроля: административного (регламент) и
системного (автоматизация)
 Использование современных инструментов закупок
 Внедрение методики управления поставщиками
 Внедрение управления запасами для нормируемых ТМЦ
 Разработка и внедрение KPI
 Подбор и обучение специалистов, создание команды профессионалов
 Получение экономии (прямой и косвенной) от годового оборота
закупок (минимум 10%)

14. Условие перехода к реализации долгосрочных целей
14
ВОПРОС:
Возможно ли обеспечить желаемые уровни контроля и использование
современных инструментов (аукционы, редукционы, управление
поставщиками, скоринг) в ручном режиме (без автоматизации) в
случае 11-ти и более юридических лиц?

15. Условие перехода к реализации долгосрочных целей
15
Но даже в этом случае, у нас объективно не будет возможности:
 Быстрого доступа к архиву информации о проведенных сделках
 Обработки больших массивов при проведении сложных тендеров
 Аналитики в режиме реального времени
 Избежать огромного документооборота
 Больших временных потерь при обработке заявок и проведении
тендеров
 100% объективности при проведении критериальной оценки
 Конфиденциальности и прозрачности при выборе поставщика
 Желаемого уровня контроля над процессом закупки в Холдинге.
ОТВЕТ:
Да, но это экстенсивный путь, требующий значительных
человеческих и материальных ресурсов.

16. Условие перехода к реализации долгосрочных
целей
Стратегическая закупка
Услуги
ТМЦ
Нормируемые ТМЦ
Ненормируемые ТМЦ
Политика
Закупок
Холдинга
Электронная
Система
Закупок
Предлагается организация 2-х уровневого контроля закупок ТМЦ и услуг в Холдинге:
1 – административный, путем разработки и внедрения «Политики Закупок Холдинга»
2 – системный, путем внедрения электронной системы закупок Холдинга
НЕОБХОДИМОЕ УСЛОВИЕ ПЕРЕХОДА – АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНЫХ ПРОЦЕССОВ.

17. Драйвер эффективности изменений и автоматизации
17
1. Привлечение внешнего консалтинга – стандарт эффективных
западных практик и современный подход.
2. Автоматизация закупок
Максимальный эффект достигается за счет комплексного подхода и
синергии:
Консалтинг + Автоматизация

18. Автоматизация
- Автоматизация процесса закупок - внедрение электронной системы

19. Глобальный план
19
1. Стать компанией с самой современной и эффективной системой закупок
в аграрном секторе
2. В составе Ассоциации закупщиков развивать направление «Агробизнес»

20. Спасибо за внимание,
Ваши вопросы