1. Optymalizacja czasu pracy
sposobem na optymalizację
kosztów zatrudnienia - Case study
Monika Smulewicz
Dyrektor Zarządzająca
HR & Payroll Partner
Grant Thornton FPA Outsourcing
Warszawa, 14 marca 2013 roku

2. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Wstęp – podstawy prawne czasu pracy
Zgodnie z Art. 128 KP przez czas pracy należy rozumieć czas, w którym pracownik
pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym
do wykonywania pracy.
Aby dany okres czasu można było uznać za czas pracy muszą więc zostać spełnione
dwie przesłanki:
• pracownik musi pozostawać w dyspozycji pracodawcy – przez dyspozycję należy
rozumieć gotowość do wykonywania poleceń, wykonywanie tychże poleceń
• pracownik musi przebywać w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do
wykonywania pracy

3. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Wstęp – podstawy prawne czasu pracy
• Gotowość do pracy nie jest tożsama z przebywaniem w wyznaczonym do niej miejscu i
czasie.
• Niezbędny jest przy tym taki stan psychofizyczny pracownika, który umożliwia mu
rzeczywiste wykonywanie pracy – czyli wskazujący na chęć i możliwość wykonywania
powierzonych czynności.
• Nie bez znaczenia pozostają tu również kwalifikacje zdrowotne i zawodowe niezbędne
do wykonywania pracy.

4. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Wstęp – podstawy prawne czasu pracy
Nie zaliczamy do czasu pracy, czasu usuwania
następstw wadliwie wykonanej pracy oraz
powstałych w ich wyniku usterek.
Praca tego rodzaju nie stanowi pracy w
godzinach nadliczbowych, nawet jeśli
wykonywana jest poza normalnymi godzinami
pracy.

5. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Wstęp – podstawy prawne czasu pracy
Podstawowe definicje wprowadzające w tematykę czasu pracy:
 Doba pracownicza
 Tydzień
 Niedziela/święto
 Praca zmianowa
 Pracownicy zarządzający zakładem pracy
w imieniu pracodawcy

6. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Wstęp – podstawy prawne czasu pracy
Normy czasu pracy.
Obowiązujące w Polsce podstawowe normy czasu pracy to:
• 8 godzin na dobę,
• 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nie
przekraczającym czterech miesięcy.
• łącznie wraz z nadgodzinami czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie może przekroczyć
48 godzin (norma ta nie dotyczy jednak pracowników zarządzających zakładem pracy)

7. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Wstęp – podstawy prawne czasu pracy
Wymiar czasu pracy
Wymiar czasu pracy to czas w jakim pracownik zobowiązał się pozostawać w dyspozycji
pracodawcy w danym dniu roboczym i “uśrednionym” tygodniu pracy.
Wymiar czasu pracownika zatrudnionego na pełny etat wynosi 8 godzin dziennie i 40 w
tygodniu, na 1/4 etatu 2 godziny dziennie i 10 tygodniowo.
Wymiar czasu pracy określa więc ile czasu zgodnie z umową pracownik powinien poświęcić
swemu pracodawcy.

8. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Wstęp – podstawy prawne czasu pracy
 Odpoczynek dobowy
 Odpoczynek tygodniowy
 Dyżur
 Przestój
7

9. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Systemy czasu pracy
 System podstawowy
 System równoważny
 System przerywany
 System zadaniowy
 System pracy w ruchu ciągłym
 System weekendowy
 System skróconego tygodnia pracy
8

10. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Case study – firma produkcyjna
Firma produkcyjna charakteryzująca się okresową sezonowością:
• Okres 01-08 – pełna moc produkcyjna (większa obsada na zmianach)
• Okres 09-12 – produkcja zmniejszona (mniejsza obsada na zmianach)

11. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
W toku przeprowadzonej analizy zdefiniowano następujące obszary :
 Obowiązująca w firmie organizacja pracy
determinuje naruszenie przepisów o czasie
pracy, przede wszystkim w zakresie
obowiązujących norm czasu pracy, jak również
okresów odpoczynku;
 W sposób stały pracownicy przekraczają
dopuszczalne przepisami normy czasu pracy, w
tym również limity godzin nadliczbowych;
 W firmie systematycznie planowane są godziny
nadliczbowe.

12. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Założenia projektu i wstępne konkluzje
Aktualny stan zatrudnienia w zespołach produkcyjnych (pracownicy pełnoetatowi) nie w
pełni pokrywa zapotrzebowanie na pracę. Tworzone przez firmę harmonogramy pracy, aby
wypełnić cały niezbędny czas, zawierają planowane godziny przekraczające pełny wymiar czasu pracy
pracowników, a co za tym idzie również normy czasu pracy.
Założenia:
• Praca 24 h/dobę w systemie podstawowym 8h na 3 zmiany
• Dni wolne od pracy: 24/12-01/01, 1/11 oraz okres świąt Wielkanocnych
(sobota, niedziela poniedziałek).
• Okres 01-08 – pełna moc produkcyjna (większa obsada na zmianach)
• Okres 09-12 – produkcja zmniejszona (mniejsza obsada na zmianach)
11

13. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Założenia projektu i konkluzje
a) DZIAŁ WWW
W celu dokonania oszacowania zasobów niezbędnych do zabezpieczenia procesu produkcyjnego przez
35 maszyn dokonaliśmy, w oparciu o obowiązujące w Polsce normy czasu pracy, kalkulacji zasobów
ludzkich niezbędnych do realizacji produkcji.
W okresie styczeń – sierpień, przy pełnej mocy produkcyjnej, potrzeba zgodnie z przekazanymi
danymi co najmniej 8 osób na zmianie (7 pracowników operacyjnych + kierownik zmiany)
Ilość dni roboczych w okresie (bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 239 dni * 24h pracy
maszyn* 8 osób = 45 888 godzin roboczych
W okresie wrzesień-grudzień, przy ograniczonej produkcji, potrzeba zgodnie z przekazanymi danymi
co najmniej 5 osób na zmianie (4 pracowników operacyjnych + kierownik zmiany)
Ilość dni roboczych w okresie(bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 113 dni * 24h pracy
maszyn * 5 osób = 13 560 godzin roboczych
12

14. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Założenia projektu i konkluzje
Razem w roku : 59 448 godzin
Ilość roboczogodzin na pracownika: 252 (łączna liczba dni roboczych w roku zgodnie z
obowiązującymi normami) – 26 (liczba dni urlopu wypoczynkowego) = 226 dni * 8h (norma
dzienna)= 1 808 h – efektywny czas pracy pracownika po zabezpieczeniu prawa pracownika do
corocznego płatnego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego.
59 448 / 1 808 = 33 osoby (w tym 4 kierowników)
Obecny stan zatrudnienia pracowników działu WWW :
• 28 pracowników
• 4 kierowników
13

15. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Założenia projektu i konkluzje
b) DZIAŁ NNN
W okresie styczeń – sierpień, przy pełnej mocy produkcyjnej, potrzeba zgodnie z przekazanymi
danymi co najmniej 3 osoby na zmianie
Ilość dni roboczych w okresie (bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 239 dni * 24h pracy
maszyn * 4 osoby = 22 944 godzin roboczych
W okresie wrzesień-grudzień, przy ograniczonej produkcji, potrzeba zgodnie z przekazanymi danymi
co najmniej 3 osoby na zmianie
Ilość dni roboczych w okresie (bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 113 dni * 24h pracy
maszyn * 3 osoby = 8 136 godzin roboczych

16. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Założenia projektu i konkluzje
Razem w roku : 31 080 godzin
Ilość roboczo godzin na pracownika: 252 dni (łączna liczba dni roboczych w roku zgodnie z
obowiązującymi normami) – 26 dni (liczba dni urlopu wypoczynkowego) = 226 dni * 8h (norma
dzienna) = 1 808 h– efektywny czas pracy pracownika po zabezpieczeniu prawa pracownika do
corocznego płatnego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego.
31 080 / 1 808 = 17 osób
Obecny stan zatrudnienia pracowników działu DDD:
13 pracowników

17. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Założenia projektu i konkluzje
Łączne zapotrzebowanie na pracowników produkcji wynosi minimum 33 pracowników działu WWW
+ 17 pracowników działu DDD = 50 osób (w tym 4 kierowników) + kierownik działu DDD
pracujący w godzinach 8-16.
Powyższa kalkulacja dostępnych godzin roboczych pracownika (1808 h w roku) nie
uwzględnia innych niż urlopy wypoczynkowe, nieprzewidzianych nieobecności pracowników
(np. chorób).
Z otrzymanych przeanalizowanych materiałów wynika, że w okresie styczeń-październik 2012
roku dni absencji spowodowanych chorobami było 523 dni na 46 zatrudnionych osób (czyli średnio
ok. 12 dni /96 godz. na osobę).
Takie dodatkowe absencje, stanowiące ok. 5% potencjalnego czasu pracy, niewątpliwie generują
dodatkowe godziny nadliczbowe.

18. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Podsumowanie
Analiza stanu osobowego przedsiębiorstwa została oparta na przekazanych
dokumentach oraz informacjach uzyskanych od przedstawicieli firmy, sygnalizujących
wyraźną i uciążliwą w organizacji pracy sezonowość.
Poza wynikającym w tego faktu przekraczaniem norm czasu pracy, nie znaleziono
innych uchybień w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy.
Pracownicy odpowiedzialni za planowanie i rozliczanie czasu pracy znają, rozumieją i
prawidłowo stosują przepisy ustawodawstwa polskiego w zakresie czasu pracy, a ewentualne
nieprawidłowości wynikają tylko i wyłącznie z niewystarczającej obsady personelu
produkcyjnego.

19. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Rekomendacje
 Zaproponowano wprowadzenie czteromiesięcznych okresów rozliczeniowych dla pracowników
działów produkcyjnych rozłożonych tak, aby przynajmniej dwa z nich mogły obejmować
częściowo okresy pełnej produkcji oraz okresy gdzie jest ona zmniejszona. Będą one uwzględniały
sezonowość prac produkcyjnych, co pozwoli ograniczyć ilość godzin nadliczbowych.
Zaproponowano, aby okresy rozliczeniowe układały się następująco:
1. Listopad – luty
2. Marzec – czerwiec
3. Lipiec – październik
Rozwiązanie to umożliwia planowanie większej ilości godzin w okresach wzmożonej
produkcji i zmniejszenie liczby godzin pracy w okresach ograniczonej aktywności.

20. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Rekomendacje
 Zaproponowano dokonanie stosownej zmiany w obowiązującym w firmie Regulaminie Pracy,
regulującej częstotliwość przygotowywania harmonogramów pracy (przed rozpoczęciem okresu
rozliczeniowego) oraz wprowadzenie możliwości dokonywania zmian w harmonogramie pracy
w trakcie miesiąca (nie później niż na 24 godziny przed przewidywaną zmianą), w wyniku
szczególnych potrzeb pracodawcy, których nie dało się przewidzieć, po wcześniejszym uzyskaniu
pisemnej zgody pracownika.
Dzięki temu rozwiązaniu możliwe będzie planowanie pracy w zależności od potrzeb oraz
dokonywanie zmian w harmonogramie w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie
dało się przewidzieć w trakcie planowania harmonogramu pracy na dany okres
rozliczeniowy.
Umożliwi to zapewnienie pracownikom dobowego oraz tygodniowego wypoczynku, a także
zachowanie zasady średnio pięciodniowego tygodnia pracy

21. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Rekomendacje
 Zaproponowano dokonanie stosownej zmiany w obowiązującym Regulaminie Pracy
zmniejszającej dotychczas przewidziany maksymalny limit godzin nadliczbowych w roku
kalendarzowym, co dostosowałoby go do obowiązujących w tym zakresie interpretacji zarówno
Ministerstwa Pracy jak i GIP.

22. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Uwaga
Aktualnie polski ustawodawca planuje przeprowadzenie zmian w zakresie przepisów o czasie pracy,
polegających m. in. na możliwości przedłużania okresów rozliczeniowych nawet do 12 miesięcy.
W przyszłości takie rozwiązanie umożliwiłoby dużo większą elastyczność przy planowaniu czasu
pracy zgodnie z potrzebami pracodawcy. Pozwoliłoby ono również na rozwiązanie aktualnych
problemów wynikających w dużej mierze z obecnie istniejących ograniczeń.
Jednak na dzień dzisiejszy musimy poruszać się w ramach obowiązujących przepisów.
21

23. Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study
Dziękuję za uwagę
Monika Smulewicz
Dyrektor Zarządzająca
HR & Payroll Partner
E msmulewicz@fpa-group.pl
E monika.smulewicz@pl.gt.com
Grant Thornton FPA Outsourcing
Al. Jerozolimskie 94
00-807 Warszawa
tel. 22 463 40 00/01
fax: 22 463 40 02
22