Sutikno Tumingan, profile picture
Uploaded bySutikno Tumingan
6,581 views

5.2 Pedoman Teknis SPIP Evaluasi Terpisah

Dokumen tersebut membahas tentang evaluasi terpisah atas sistem pengendalian intern pemerintah. Evaluasi terpisah merupakan kegiatan membandingkan pelaksanaan sistem pengendalian intern dengan standar yang telah ditetapkan, yang dilakukan oleh pihak independen seperti auditor internal, eksternal, atau konsultan. Tujuan evaluasi terpisah adalah menilai kinerja sistem pengendalian intern dan memberikan rekomendasi perbaikan. Tindak lanjut rekomendasi hasil

Embed presentation

Downloaded 369 times
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR EVALUASI TERPISAH (5.2) NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
5.2 Evaluasi Terpisah i KATA PENGANTAR Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing- masing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern.
5.2 Evaluasi Terpisah ii Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP. Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub unsur Evaluasi Terpisah pada unsur Pemantauan merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan. Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala, Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001
5.2 Evaluasi Terpisah iii DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ................................................................. i DAFTAR ISI ................................................................................ iii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ......................................................... 1 B. Sistematika Pedoman ............................................... 2 BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian ................................................................ 6 B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 8 C. Parameter Penerapan .............................................. 9 D. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 14 BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN A. Tahap Persiapan ..................................................... 16 B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 19 C. Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Audit dan Reviu Lainnya ..................................................................... 22 D. Tahap Pelaporan ...................................................... 29 BAB IV PENUTUP
5.2 Evaluasi Terpisah iv
5.2 Evaluasi Terpisah 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), para menteri/pimpinan lembaga, gubernur, bupati/walikota wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. Pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan tersebut dilaksanakan dengan berpedoman kepada sistem pengendalian intern pemerintah, sebagaimana diatur dalam peraturan pemerintah tersebut. Pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan pemantauan terhadap kinerja sistem pengendalian intern pemerintah untuk memastikan bahwa sistem telah berjalan efektif. Pemantauan sistem pengendalian intern dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan (on-going monitoring), evaluasi terpisah (separate evaluation), tindak lanjut rekomendasi hasil audit, dan reviu lainnya. Untuk meningkatkan efektivitas pemantauan sistem pengendalian intern tersebut, diperlukan Pedoman Teknis Pemantauan SPIP. Sesuai dengan amanah Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, BPKP memiliki kewajiban untuk menyusun pedoman teknis dimaksud. Pedoman ini merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang harus dibangun dan dilaksanakan dalam rangka pemantauan SPIP.
5.2 Evaluasi Terpisah 2 Buku ini merupakan pedoman teknis evaluasi terpisah atas Sistem Pengendalian Intern di lingkungan pemerintah pusat dan daerah, yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP lainnya. Buku pedoman ini juga berisi pedoman teknis dari pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya. Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia standar acuan yang memberi arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam melakukan evaluasi terpisah atas penyelenggaraan sistem pengendalian intern dan tindak lanjut rekomendasinya. Dalam penerapannya, pedoman ini dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian pedoman teknis Evaluasi Terpisah dan Tindak Lanjut Rekomendasi ini adalah sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman, tujuan dan ruang lingkup pedoman, serta sistematika pedoman. Bab II Gambaran Umum Evaluasi Terpisah dan Tindak Lanjut Rekomendasi Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan, indikator pelaksanaan sub unsur evaluasi terpisah, dan tindak lanjut rekomendasi.
5.2 Evaluasi Terpisah 3 Bab III Langkah-Langkah Penerapan Evaluasi Terpisah dan Tindak Lanjut Rekomendasi Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam menerapkan sub unsur evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi, yang terdiri dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan Bab IV Penutup Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting yang perlu diperhatikan dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.
5.2 Evaluasi Terpisah 4
5.2 Evaluasi Terpisah 5 BAB II GAMBARAN UMUM Pemantauan sistem pengendalian intern adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern dalam suatu periode tertentu. Pemantauan pengendalian intern itu, pada dasarnya adalah memastikan bahwa sistem pengendalian intern pada suatu instansi pemerintah berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan telah dilaksanakan sesuai dengan perkembangan. Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector INTOSAI mengemukakan mengenai perlunya evaluasi pengendalian intern, dengan menyatakan bahwa auditor internal secara berkala menyediakan informasi mengenai berfungsi atau tidaknya pengendalian intern, dengan perhatian yang lebih besar pada evaluasi rancangan dan pelaksanaan pengendalian intern. Penjelasan di atas menunjukkan pentingnya evaluasi pengendalian intern. Oleh karena itu, pimpinan instansi pemerintah harus memahami bahwa: 1. Penilaian atau evaluasi atas SPI adalah sesuatu hal yang biasa dilakukan. 2. Pihak yang dapat melakukan penilaian tersebut adalah pihak yang tidak terkait dengan kegiatan dan independen, seperti unit lain dalam organisasi, APIP, konsultan, atau auditor eksternal. 3. Dalam penilaian atas SPI, fokus perhatian yang besar diarahkan kepada rancangan/desain dan operasional dari pengendalian intern. Rancangan dan operasional dari pengendalian tersebut merupakan tanggung jawab pimpinan instansi pemerintah.
5.2 Evaluasi Terpisah 6 Pemantauan atas kinerja sistem pengendalian tersebut dapat dilakukan dalam bentuk pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindak lanjut rekomendasi. Pedoman teknis ini akan menguraikan lebih lanjut mengenai evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi. A. Pengertian Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/O5/M.PAN/03/2008 tanggal 31 Maret 2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawasan Internal Pemerintah, disebutkan bahwa evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi suatu kegiatan dengan rencana, standar, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. Makna kata “terpisah”, lebih ditekankan pada pelaku evaluasi yang berbeda dari pelaksana kegiatan pengendalian yang dievaluasi. Dengan demikian, evaluasi terpisah adalah kegiatan membandingkan kinerja sistem pengendalian dengan standar yang seharusnya dan dilakukan oleh pihak di luar unit kerja/instansi pemerintah yang melaksanakan sistem pengendalian. Dalam konteks penyelenggaraan SPIP, pengertian evaluasi terpisah adalah kegiatan membandingkan pelaksanaan SPIP dengan standar yang telah ditentukan dalam daftar uji atau instrumen lain, yang telah ditetapkan pimpinan instansi pemerintah atau pelaksana evaluasi terpisah.
5.2 Evaluasi Terpisah 7 Evaluasi terpisah mencakup penilaian yang dilakukan secara terpisah melalui penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas sistem pengendalian intern. Evaluasi terpisah dapat dilakukan pada tiap komponen sistem pengendalian intern. Evaluasi terpisah ini, dapat dicapai melalui penilaian yang dilakukan oleh instansi pemerintah itu sendiri, aparat pengawasan intern pemerintah (APIP) atau pihak eksternal yang independen. Penilaian sendiri yang dilaksanakan secara reguler, membantu pimpinan untuk mengetahui lebih awal permasalahan yang sedang terjadi, sehingga dapat meminimalkan dampak atau akibatnya. Adapun evaluasi yang dilaksanakan oleh pihak independen dapat dilakukan oleh auditor ekstern, konsultan, atau auditor internal yang secara organisasi independen terhadap operasi lembaga yang dievaluasi. Namun, evaluasi yang dilakukan secara independen ini, hendaknya tidak menghilangkan penilaian sendiri yang telah dijadwalkan secara rutin oleh instansi pemerintah. Frekuensi pelaksanaan evaluasi terpisah merupakan kebijakan manajemen, namun dalam menentukannya, manajemen hendaknya mempertimbangkan hasil pemantauan berkelanjutan, pengendalian yang ada, serta penilaian risiko yang dilakukan, serta kejadian yang ada, baik di dalam maupun di luar instansi tersebut. Hasil pelaksanaan evaluasi terpisah adalah simpulan mengenai pelaksanaan sistem pengendalian intern dan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitasnya. Semua pelaksana evaluasi terpisah akan memberikan rekomendasi untuk perbaikan sistem pengendalian intern. Oleh karena itu,
5.2 Evaluasi Terpisah 8 instansi pemerintah harus segera menindaklanjuti rekomendasi penyempurnaan sistem pengendalian, yang diyakini akan meminimalkan terjadinya penyimpangan yang sama di masa datang. Tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya adalah upaya untuk memastikan bahwa temuan audit dan reviu lainnya telah dan segera diselesaikan. Hal ini dilakukan sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan pimpinan instansi pemerintah. B. Tujuan dan Manfaat Sistem Pengendalian Intern Pemerintah diselenggarakan dengan tujuan untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Evaluasi terpisah atas sistem pengendalian intern bertujuan untuk menilai kinerja sistem tersebut apakah sudah berjalan sebagaimana mestinya. Dengan adanya evaluasi terpisah, diharapkan dapat mengidentifikasi kelemahan dari pengendalian yang dirumuskan oleh manajemen, menentukan penyebab gagalnya aktivitas pengendalian, serta pengaruhnya terhadap pencapaian tujuan instansi. Evaluasi terpisah juga dimaksudkan untuk menilai efisiensi prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Prosedur yang tidak efisien akan dikomunikasikan kepada manajemen untuk diperbaiki. Selanjutnya, tindak lanjut dilakukan atas setiap rekomendasi yang dihasilkan oleh evaluasi terpisah. Tujuannya adalah untuk memperbaiki dengan segera kelemahan sistem pengendalian intern. Bila evaluasi terpisah dan tindak lanjut
5.2 Evaluasi Terpisah 9 rekomendasinya diterapkan dengan baik, instansi pemerintah akan mendapatkan manfaat, yaitu: ď‚· Menghasilkan informasi yang akurat dan terpercaya untuk pengambilan keputusan. ď‚· Menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. ď‚· Meningkatkan efektivitas pengamanan aset. ď‚· Dipenuhinya ketentuan yang berlaku. ď‚· Tercapainya tujuan instansi pemerintah. C. Parameter Penerapan Dalam menyelenggarakan SPIP, terdapat faktor-faktor utama atau hal-hal penting yang dipertimbangkan sebagai penentu berfungsinya pengendalian intern. Sebagai parameter penerapan penyelenggaraan evaluasi terpisah adalah sebagai berikut: 1. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi pengendalian intern secara terpisah telah memadai bagi instansi pemerintah. Hal- hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Hasil penilaian risiko dan efektivitas pemantauan yang berkelanjutan dipertimbangkan saat menentukan lingkup dan frekuensi evaluasi terpisah. b. Kegiatan evaluasi terpisah seringkali diperlukan pada saat adanya kejadian, misalnya perubahan besar dalam rencana atau strategi manajemen, pemekaran atau penciutan instansi pemerintah, atau perubahan operasional, atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran.
5.2 Evaluasi Terpisah 10 c. Evaluasi secara berkala dilakukan terhadap bagian dari pengendalian intern secara memadai. d. Evaluasi terpisah dilakukan oleh pegawai yang mempunyai keahlian tertentu yang disyaratkan dan dapat melibatkan aparat pengawasan intern pemerintah atau auditor eksternal. 2. Metodologi evaluasi pengendalian intern instansi pemerintah haruslah logis dan memadai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Metodologi yang dipergunakan telah mencakup self assessment, dengan menggunakan daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya. b. Evaluasi terpisah tersebut meliputi suatu reviu terhadap rancangan pengendalian intern dan pengujian langsung (direct testing) atas kegiatan pengendalian intern. c. Dalam instansi pemerintah yang menggunakan sistem informasi berbasis komputer, evaluasi terpisah dilakukan dengan menggunakan teknik audit berbantuan komputer untuk mengidentifikasi indikator inefisiensi, pemborosan, atau penyalahgunaan. d. Tim evaluasi terpisah menyusun suatu rencana evaluasi untuk meyakinkan terlaksananya kegiatan tersebut secara terkoordinasi. e. Jika proses evaluasi terpisah dilakukan oleh pegawai instansi pemerintah, maka harus dipimpin oleh seorang pejabat dengan kewewenangan, kemampuan, dan pengalaman memadai.
5.2 Evaluasi Terpisah 11 f. Tim evaluasi terpisah harus memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujuan instansi pemerintah, serta kegiatannya. g. Tim evaluasi terpisah sudah memahami bagaimana pengendalian intern instansi pemerintah seharusnya bekerja dan bagaimana implementasinya. h. Tim evaluasi terpisah menganalisis hasil evaluasi dibandingkan dengan kriteria yang sudah ditetapkan. i. Proses evaluasi didokumentasikan sebagaimana mestinya. 3. Jika evaluasi terpisah dilaksanakan oleh aparat pengawasan intern pemerintah, maka aparat pengawasan intern pemerintah tersebut harus memiliki sumber daya, kemampuan, dan independensi yang memadai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Aparat pengawasan intern pemerintah memiliki staf dengan tingkat kompetensi dan pengalaman yang cukup. b. Aparat pengawasan intern pemerintah secara organisasi independen dan melapor langsung ke pimpinan tertinggi di dalam instansi pemerintah. c. Tanggung jawab, lingkup kerja, dan rencana pengawasan aparat pengawasan intern pemerintah harus sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah yang bersangkutan. 4. Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi terpisah segera diselesaikan. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
5.2 Evaluasi Terpisah 12 a. Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada orang yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya. b. Kelemahan dan masalah pengendalian intern yang serius segera dilaporkan ke pimpinan tertinggi instansi pemerintah. Hal-hal penting dalam penerapan tindak lanjut rekomendasi audit dan reviu lainnya, berikut parameter penerapan pelaksanaannya adalah sebagai berikut: 1. Instansi pemerintah sudah memiliki mekanisme untuk meyakinkan ditindaklanjutinya temuan audit atau reviu lainnya dengan segera. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Pimpinan instansi pemerintah segera mereviu dan mengevaluasi temuan audit, hasil penilaian, serta reviu lainnya yang menunjukkan adanya kelemahan dan yang mengidentifikasi perlunya perbaikan. b. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan tindakan yang memadai untuk menindaklanjuti temuan dan rekomendasi. c. Tindakan korektif untuk menyelesaikan masalah yang menarik perhatian pimpinan instansi pemerintah dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan. d. Dalam hal terdapat ketidaksepakatan dengan temuan atau rekomendasi, pimpinan instansi pemerintah menyatakan bahwa temuan atau rekomendasi tersebut tidak tepat atau tidak perlu ditindaklanjuti.
5.2 Evaluasi Terpisah 13 e. Pimpinan instansi pemerintah mempertimbangkan untuk melakukan konsultasi dengan auditor (seperti BPK, aparat pengawasan intern pemerintah, dan auditor eksternal lainnya) dan pereviu jika diyakini akan membantu dalam proses penyelesaian audit. 2. Pimpinan instansi pemerintah tanggap terhadap temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Pimpinan instansi pemerintah yang berwenang mengevaluasi temuan dan rekomendasi dan memutuskan tindakan yang layak untuk memperbaiki atau meningkatkan pengendalian. b. Tindakan pengendalian intern yang diperlukan, diikuti untuk memastikan penerapannya. 3. Instansi pemerintah menindaklanjuti temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya dengan tepat. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Masalah yang berkaitan dengan transaksi atau kejadian tertentu dikoreksi dengan segera. b. Penyebab yang diungkapkan dalam temuan atau rekomendasi diteliti oleh pimpinan instansi pemerintah. c. Tindakan diambil untuk memperbaiki kondisi atau mengatasi penyebab terjadinya temuan. d. Pimpinan instansi pemerintah dan auditor memantau temuan audit dan reviu, serta rekomendasinya untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan.
5.2 Evaluasi Terpisah 14 e. Pimpinan instansi pemerintah secara berkala mendapat laporan status penyelesaian audit dan reviu sehingga pimpinan dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi. Setiap pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan dan mengembangkan parameter penerapan penyelenggaraan SPIP, dengan mengacu kepada daftar uji PP 60 Tahun 2008, yang disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan risiko di masing-masing instansi pemerintah (lihat lampiran PP 60 Tahun 2008 tentang Daftar Uji Pengendalian Intern Pemerintah – Pendahuluan, paragraf ke-6). D. Peraturan Perundang-undangan Terkait Ketentuan yang terkait dengan evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi audit antara lain: 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 2. Undang-Undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. 3. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung jawab Keuangan Negara. 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/O5/M.PAN/03/2008 tanggal 31 Maret 2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawasan Internal Pemerintah.
5.2 Evaluasi Terpisah 15 BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN Penerapaan sub unsur evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi audit pada suatu instansi pemerintah merupakan bagian yang melekat pada tahap penyelenggaraan SPIP. Penerapan sub unsur ini, ditandai dengan adanya kebijakan instansi pemerintah untuk melakukan evaluasi secara terpisah terhadap sistem pengendalian intern yang ada, perencanaan dan pelaksanaan evaluasi terpisah, diikuti dengan tindak lanjut atas rekomendasi dari evaluasi tersebut, serta tindak lanjut dari hasil audit dan reviu lainnya. Pedoman ini memberikan panduan dalam melakukan evaluasi terpisah dalam tiga tahap utama, yaitu: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan internalisasi. 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan dan upaya pengembangan berkelanjutan.
5.2 Evaluasi Terpisah 16 A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan Peraturan, SDM dan Rencana Penyelenggaraan Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat: ď‚· jadwal pelaksanaan kegiatan; ď‚· waktu yang dibutuhkan; ď‚· dana yang dibutuhkan; dan ď‚· pihak-pihak yang terlibat. Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk tim satuan tugas penyelenggaraan (Tim Satgas) SPIP, yang ditugaskan mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan evaluasi terpisah. Tim Satgas tersebut terlebih dulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur dalam unsur SPIP. 2. Pemahaman (Knowing) Tahap pemahaman adalah suatu langkah untuk memberikan pemahaman kepada pimpinan dan pegawai instansi pemerintah bahwa evaluasi terpisah dapat memberikan kontribusi dalam meningkatkan efektivitas pengendalian. Sistem pengendalian intern yang sudah dibangun perlu dievaluasi apakah sudah berjalan sesuai dengan yang diinginkan.
5.2 Evaluasi Terpisah 17 Tahap ini, diawali dengan pengomunikasian pentingnya aktivitas evaluasi terpisah, yang mencakup pengertian, maksud dan tujuan, kapan dilaksanakan, siapa yang dapat melaksanakan, dan hasil yang dapat diperoleh. Pengomunikasian pentingnya evaluasi terpisah akan menghasilkan kesamaan persepsi dan kepedulian pentingnya kegiatan evaluasi terpisah. Instansi pemerintah dapat memberikan pemahaman dan komitmen seluruh pegawai melalui sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS), dan sebagainya. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah dilakukan sosialisasi pemahaman tentang evaluasi terpisah, maka perlu dilakukan suatu pemetaan terhadap evaluasi terpisah yang dijalankan di instansi pemerintah. Pemetaan ini dapat dilakukan bersamaan dengan pemetaan yang dilakukan pada unsur-unsur SPIP lainnya (pemetaan dilakukan serentak terhadap semua unsur dan sub unsur SPIP dengan mendasarkan pada Pedoman Diagnostic Assessment) Pemetaan dilakukan untuk melihat kondisi evaluasi terpisah yang sudah diimplementasikan dan berjalan pada instansi pemerintah, serta keberadaan infrastruktur dalam bentuk kebijakan dan prosedur evaluasi terpisah. Dengan pemetaan evaluasi terpisah akan diketahui kondisi yang memerlukan perbaikan (areas of improvement).
5.2 Evaluasi Terpisah 18 Pemetaan dilakukan dengan cara: a. Melakukan inventarisasi atas struktur, kebijakan, prosedur operasi baku (Standard Operating Procedure/SOP), dokumentasi, serta kegiatan monitoring dan evaluasi atas pengelolaan sistem informasi yang telah ada dan dilaksanakan oleh instansi. ď‚· Dilakukan dengan mendasarkan pada pedoman pelaksanaan diagnostic assessment. ď‚· Pelaksanaan diagnostic assessment dapat melalui beberapa cara, antara lain melalui metode kuesioner, interviu, dan diskusi kelompok terfokus (focus group discussion). ď‚· Data yang diperoleh perlu dilakukan uji silang (cross check) untuk memastikan validitasnya. ď‚· Keterlibatan seluruh pegawai pada saat pengumpulan data ini sangat diperlukan guna mendapatkan gambaran yang utuh mengenai evaluasi terpisah. b. Melakukan inventarisasi/identifikasi atas struktur, kebijakan, dan prosedur evaluasi terpisah yang seharusnya ada dan dilaksanakan oleh instansi. Struktur, kebijakan, dan prosedur evaluasi terpisah yang seharusnya ada mengacu pada butir-butir yang terdapat pada diagnostic assessment. c. Membandingkan antara kondisi struktur, kebijakan, dan prosedur yang ada (butir a) dengan kondisi yang seharusnya ada (butir b).
5.2 Evaluasi Terpisah 19 ď‚· Hasil pembandingan ini merupakan daftar pertanyaan pengendalian (dari hasil diagnostic assessment) yang belum ada/dilaksanakan oleh instansi (negative list). ď‚· Negative list ini merupakan areas of improvement (AOI) secara umum yang perlu dibangun oleh instansi dalam tahap berikutnya (tahap pelaksanaan). B. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan meliputi pembangunan infrastruktur, internalisasi, dan tahap pengembangan berkelanjutan. 1. Pembangunan Infrastruktur (Norming) Pada tahap ini, pimpinan instansi bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan terkait evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi. Kebijakan terkait evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi audit dan reviu lainnya yang harus dibangun, setidak-tidaknya meliputi penetapan ruang lingkup dan frekuensi evaluasi pengendalian intern secara terpisah, serta kebijakan terkait pelaksanaan evaluasi terpisah, baik dari segi organisasi, personil, maupun strukturnya. Dalam tahap membangun infrastruktur, yang perlu diperhatikan adalah hal-hal berikut: a. Dalam menetapkan ruang lingkup dan frekuensi pelaksanaan evaluasi terpisah, perlu memertimbangkan hasil penilaian risiko, efektivitas pemantauan berkelanjutan, perubahan yang signifikan dalam rencana dan strategi manajemen, perubahan organisasi, operasi, serta pemrosesan keuangan.
5.2 Evaluasi Terpisah 20 b. Evaluasi terpisah dilakukan dengan menggunakan metodologi yang logis dan dilaksanakan oleh pegawai yang memiliki keahlian tertentu yang dipersyaratkan, serta melibatkan APIP, atau auditor ekstern. c. Bila dilaksanakan oleh APIP, maka APIP tersebut harus memiliki sumber daya, kemampuan, dan independensi yang memadai. Bila ditemukan kelemahan sistem pengendalian intern selama evaluasi terpisah, maka harus segera diselesaikan. Oleh karena itu, pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan terkait tindak lanjut atas semua rekomendasi, untuk seluruh kelemahan sistem pengendalian intern yang terdapat dalam laporan hasil audit, baik yang dilaksanakan oleh internal auditor maupun pihak eksternal auditor. Contoh dalam membangun infrastruktur evaluasi terpisah adalah sebagai berikut: Sebelum program/kegiatan dilaksanakan, pimpinan instansi pemerintah melakukan penilaian risiko atas seluruh program/kegiatan. Terhadap risiko signifikan yang menghambat pencapaian tujuan, ditentukan kegiatan pengendalian yang tepat, serta rencana monitoring berkelanjutan atas program/kegiatan tersebut. Untuk mendapatkan keyakinan memadai bahwa pengendalian berjalan sebagaimana yang diharapkan, diperlukan penilaian oleh pihak independen, sehingga pimpinan instansi pemerintah harus merencanakan kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya yang diperlukan.
5.2 Evaluasi Terpisah 21 2. Internalisasi (Forming) Tahap internalisasi adalah proses mewujudkan infrastruktur yang sudah dibangun, menyatu, atau menjadi bagian dari kegiatan operasional instansi. Terwujudnya internalisasi, tercermin pada sejauh mana infrastruktur yang ada memengaruhi pimpinan instansi dalam mengambil keputusan dan memengaruhi perilaku pegawai dalam melaksanakan kegiatan. Internalisasi dalam evaluasi terpisah, terlihat antara lain, pada: a. Perencanaan atas evaluasi terpisah setiap periode. Perencanaan ini mencakup ruang lingkup, frekuensi, unit yang akan dievaluasi, pendanaan, metodologi, tim yang melakukan evaluasi terpisah, serta kualifikasi pelaksananya. b. Pelaksanaan evaluasi terpisah memerhatikan hasil pemantauan berkelanjutan dan penilaian risiko. Tahap internalisasi tindak lanjut hasil audit adalah pelaksanaan tindak lanjut hasil audit itu sendiri. Dalam hal ini, perlu memerhatikan: a. Mekanisme pelaksanaan tindak lanjut hasil audit. b. Pimpinan menunjukkan sikap tanggap atas hasil audit. c. Tindak lanjut dilaksanakan dengan tepat. 3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Penyelenggaraan pengendalian intern harus terus dipantau dan dievaluasi secara terus menerus, untuk mengetahui apakah pengendalian intern tersebut terselenggara sesuai dengan yang diharapkan.
5.2 Evaluasi Terpisah 22 Pemantauan dilaksanakan untuk membantu meyakinkan bahwa pengendalian intern secara terus menerus berfungsi dengan efektif. Pengendalian intern yang tidak dipantau, makin lama cenderung semakin memburuk. Lingkungan organisasi, baik lingkungan intern maupun ekstern selalu berubah, sehingga pengendalian juga harus berkembang sesuai dengan perkembangan organisasi. Pemantauan diperlukan untuk melihat apakah pengendalian yang ada, masih memadai sesuai dengan perkembangan organisasi. C. Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Audit dan Reviu Lainnya Tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya merupakan bagian dari unsur pemantauan (monitoring), yang merupakan salah satu kekhasan dari Sistem Pengendalian Intern Pemerintah yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Faktor-faktor yang memengaruhi efektivitas tindak lanjut: 1. Peran Pimpinan Instansi Pemerintah Beberapa hal yang perlu dibangun oleh pimpinan instansi pemerintah agar prosedur tindak lanjut audit dan reviu lainnya dapat berjalan secara efektif: a. Kebijakan dari pimpinan instansi pemerintah tentang pentingnya prosedur tindak lanjut audit dan reviu lainnya harus dibuat secara tertulis dan dikomunikasikan kepada seluruh pimpinan unit di bawahnya, sedapat mungkin kebijakan dan pengomunikasian kebijakan tersebut diperbarui setiap awal tahun anggaran.
5.2 Evaluasi Terpisah 23 b. Pimpinan instansi pemerintah harus menunjuk salah satu pimpinan unit di bawahnya yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan pelaksanaan evaluasi, pemberian tanggapan, dan proses perbaikan yang diperlukan dalam rangka menindaklanjuti hasil audit serta reviu lainnya. c. Pimpinan instansi pemerintah dapat meminta APIP untuk membantu pelaksanaan tindak lanjut yang berkaitan dengan perbaikan dan penyempurnaan sistem pengendalian intern instansi pemerintah. d. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan pedoman tertulis, yang berisi prosedur untuk memastikan bahwa seluruh temuan audit dan reviu lainnya segera dievaluasi, ditentukan tanggapan yang tepat, dan dilaksanakannya tindakan perbaikan. Pedoman tersebut dikomunikasikan kepada seluruh pejabat unit di bawahnya untuk dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh pimpinan unit yang ditunjuk. e. Kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh setiap unit dilaporkan secara berkala kepada pimpinan instansi pemerintah. f. Monitoring atas efektivitas pelaksanaan tindak lanjut perlu dilakukan untuk mencegah agar temuan yang sama tidak berulang di dalam organisasi instansi pemerintah. 2. Penilaian Risiko atas Temuan Audit dan Reviu Lainnya Pimpinan instansi pemerintah harus segera mereviu dan mengevaluasi temuan audit dan reviu lainnya, sehingga dapat diberikan penilaian prioritas risiko dalam melakukan tindak lanjutnya. Apabila pimpinan instansi pemerintah tidak
5.2 Evaluasi Terpisah 24 melakukan tindak lanjut atas temuan audit dan reviu lainnya, maka hal tersebut akan meningkatkan level risiko dari organisasi pada proses penilaian risiko. Langkah-langkah yang diperlukan oleh pimpinan instansi pemerintah dalam melakukan reviu atas temuan audit, hasil penilaian, dan reviu lainnya, yaitu: a. Mengidentifikasi temuan audit dan hasil reviu lainnya berdasarkan jenis temuan dan prioritas tindak lanjutnya, berdasarkan signifikansi temuan dan pengaruhnya terhadap pencapaian tujuan pengendalian intern, b. Memastikan bahwa setiap rekomendasi sudah bersifat spesifik, dapat diterapkan (applicable), dan memenuhi asas kemanfaatan (cost-benefit analysis). Dalam hal terdapat rekomendasi yang tidak memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti, pimpinan instansi pemerintah segera menginformasikan dan mengomunikasikan secara tepat dan cepat kepada pimpinan instansi auditor atau pereviu terkait. c. Memetakan rekomendasi temuan audit dan reviu lainnya yang menarik perhatian berdasarkan nilai signifikansi temuan, serta pengaruhnya terhadap laporan keuangan, kaitannya dengan pengamanan aset instansi pemerintah, efisiensi, dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi, serta adanya potensi menimbulkan masalah hukum di kemudian hari. d. Mengidentifikasi pejabat yang mengoordinasikan tindak lanjut dan pejabat yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tindak lanjut,
5.2 Evaluasi Terpisah 25 3. Pengendalian atas Pelaksanaan Tindak lanjut Temuan Audit dan Reviu Lainnya Beberapa komponen aktivitas pengendalian yang harus dibangun dan dipelihara oleh pimpinan instansi pemerintah dalam melaksanakan tindak lanjut temuan audit dan reviu lainnya, yaitu: a. Setiap instansi pemerintah harus mempunyai pedoman tertulis yang memuat prosedur untuk memastikan bahwa seluruh temuan audit dan reviu lainnya segera dievaluasi, ditentukan tanggapan yang tepat, dan dilaksanakan tindakan perbaikannya. b. Prosedur tindak lanjut harus dilaksanakan dalam waktu sesegera mungkin, terutama untuk temuan audit dan reviu lainnya yang memiliki nilai signifikan, memengaruhi penyajian laporan keuangan, berkaitan dengan pengamanan aset instansi pemerintah, memengaruhi efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi, serta berpotensi menimbulkan masalah hukum di kemudian hari. c. Pejabat yang ditunjuk untuk mengoordinasikan pelaksanaan tindak lanjut, membuat daftar rencana tindak lanjut, yang berisi temuan-temuan audit dan reviu lainnya, serta jenis rekomendasi yang akan ditindaklanjuti oleh pejabat terkait, waktu pelaksanaan tindak lanjut, dan hasil atau output dari tindak lanjut yang dilaksanakan. d. Terdapat mekanisme pelaporan berkala dari pejabat yang mengoordinasikan pelaksanaan tindak lanjut, serta komunikasi yang efektif dengan unit atau instansi yang melaksanakan audit atau reviu lainnya.
5.2 Evaluasi Terpisah 26 4. Pengomunikasian Tindak Lanjut Hasil Audit dan Reviu Lainnya Pengomunikasian tindak lanjut merupakan kegiatan yang melibatkan pimpinan instansi pemerintah dan pejabat unit di bawahnya dengan tim dan pimpinan unit/instansi yang melaksanakan audit atau reviu lainnya. Beberapa hal yang perlu dibangun dalam pengomunikasian tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya adalah: a. Komunikasi yang efektif harus dibangun dengan tim audit/tim reviu pada saat pelaksanaan audit. Pimpinan instansi pemerintah dan pejabat unit terkait dengan proses audit dan reviu lainnya harus memastikan keandalan temuan hasil audit atau reviu lainnya pada saat pembahasan temuan tersebut dengan tim audit atau tim reviu. b. Pimpinan instansi pemerintah dan pejabat unit terkait harus mengapresiasi temuan-temuan hasil audit atau reviu lainnya yang bersifat memperkuat sistem pengendalian intern, dan mendiskusikan dengan tim audit/tim reviu terkait mengenai permasalahan yang ditemukan. c. Dalam hal temuan hasil audit dan hasil reviu lainnya berdasarkan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan tidak tepat, maka informasi berupa tanggapan atas hasil audit dan hasil reviu lainnya supaya segera disampaikan kepada tim audit/tim reviu, dan diupayakan adanya persepsi yang sama mengenai permasalahan tersebut, sehingga dicapai kesepakatan bahwa temuan hasil audit dan hasil reviu tersebut tidak perlu ditindaklanjuti.
5.2 Evaluasi Terpisah 27 d. Pimpinan instansi harus memberi perhatian terhadap semua temuan hasil audit dan hasil reviu lainnya, yang sudah disepakati dan harus segera ditindaklanjuti. Untuk mencapai tindak lanjut yang efisien dan efektif, pimpinan instansi pemerintah atau pejabat unit terkait, terlebih dahulu dapat melakukan konsultasi dengan pimpinan instansi yang mengaudit atau mereviu. e. Pimpinan instansi pemerintah dalam kesempatan pertama segera menginformasikan kepada pimpinan instansi yang melakukan audit dan reviu lainnya, berkaitan dengan pelaksanaan tindak lanjut yang telah dilakukan oleh instansi pemerintah atau unit di bawahnya. f. Pimpinan instansi pemerintah harus memiliki database yang mencatat semua informasi hasil audit dan hasil reviu, berdasarkan laporan hasil audit dan hasil reviu yang diterima dari instansi/unit yang melakukan audit dan reviu lainnya. Database tersebut di-update berdasarkan tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya yang telah dilaksanakan dan disetujui oleh instansi yang melakukan audit dan reviu lainnya. Hasil updating database tersebut dilaporkan oleh pejabat yang mengoordinasikan tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya kepada pimpinan instansi pemerintah. 5. Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya merupakan tahap penting yang harus dilakukan oleh instansi pemerintah, dengan maksud untuk memastikan bahwa tindak lanjut yang dilakukan telah dapat memperbaiki kondisi yang tidak diharapkan, atau
5.2 Evaluasi Terpisah 28 menghilangkan penyebab dari kelemahan, serta memberikan penekanan kepada pimpinan instansi pemerintah atau pejabat unit di bawahnya bahwa dengan sudah dilaksanakannya tindak lanjut atas temuan hasil audit dan hasil reviu tersebut, maka temuan yang sama diharapkan tidak terjadi berulang- ulang di tempat yang sama. Beberapa hal yang harus dibangun dalam rangka pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu adalah: a. Pimpinan instansi pemerintah bersama-sama dengan pimpinan instansi/unit yang melaksanakan audit dan reviu lainnya, secara berkala melakukan koordinasi untuk melakukan pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya. b. Untuk efektivitas pemantauan tindak lanjut hasil audit, pimpinan instansi pemerintah dapat mendelegasikan tugas pemantauan tersebut kepada pejabat unit di bawahnya. c. Secara berkala pejabat unit yang mempunyai tugas melakukan koordinasi untuk pelaksanaan tindak lanjut, melaporkan hasil tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya kepada pimpinan instansi pemerintah. d. Pimpinan instansi pemerintah harus melakukan analisis yang cukup terhadap temuan-temuan hasil audit dan reviu lainnya yang tidak dapat ditindaklanjuti secara tuntas. Hasil analisis tersebut dapat digunakan oleh pimpinan instansi pemerintah untuk memutuskan alternatif tindak lanjut yang harus dilakukan agar permalahan temuan audit dan reviu lainnya menjadi tuntas, dan kegiatan organisasi dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.
5.2 Evaluasi Terpisah 29 e. Pimpinan instansi pemerintah juga harus melakukan evaluasi yang cukup atas efektivitas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit, yang dilakukan dengan maksud agar kondisi yang menunjukkan kelemahan sistem pengendalian intern dan penyebab dari kelemahan yang ditemukan, sudah dapat diatasi serta mencegah agar permasalahan yang sama tidak terulang dalam pelaksanaan kegiatan yang sama. D. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh hasil kegiatan evaluasi harus disusun dalam bentuk laporan. Laporan ini terpisah dari laporan berkala yang dibuat oleh pimpinan instansi pemerintah, tetapi bagian dari pelaporan tentang penyelenggaraan SPIP secara keseluruhan. Laporan hasil evaluasi terpisah, sekurang-kurangnya memberikan informasi sebagai berikut: 1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: a. Kegiatan pemahaman, antara lain kegiatan sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup) mengenai pengendalian intern. b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan keberadaan kebijakan dan prosedur yang mendukung pengendalian intern, 2) rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan pengendalian intern yang ada.
5.2 Evaluasi Terpisah 30 c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain menyusun kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk memperkuat pengendalian intern. d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur untuk memperkuat pengendalian intern, 2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah menerima informasi dan memahami kebijakan dan prosedur untuk memperkuat pengendalian intern. e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan prosedur yang memperkuat pengendalian intern, 2) memantau pelaksanaan tindak lanjut hasil evaluasi terpisah, audit, dan reviu lainnya. 2. Hambatan kegiatan Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan. 3. Saran Saran diberikan berkaitan dengan ditemukannya kelemahan pengendalian intern atau pengendalian intern yang tidak efektif. Saran yang diberikan berupa langkah- langkah untuk mengatasi kelemahan pengendalian intern dan menghilangkan terjadinya kelemahan pengendalian tersebut. Saran yang diberikan agar yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
5.2 Evaluasi Terpisah 31 4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Laporan hasil evaluasi terpisah ini merupakan bahan dukungan bagi penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Penyusunan laporan hasil evaluasi terpisah menjadi tanggung jawab pelaksana evaluasi terpisah. Laporan disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah.
5.2 Evaluasi Terpisah 32
5.2 Evaluasi Terpisah 33 BAB IV PENUTUP Evaluasi terpisah dan tindak lanjut yang efektif merupakan salah satu unsur penting dalam pemantauan atas kinerja SPIP. Dengan dilaksanakannya kedua hal ini secara efektif, memungkinkan dilaksanakannya kewajiban pengendalian intern dan tanggung jawab operasional secara optimal. Evaluasi terpisah dan tindak lanjut menunjukkan arti strategis aspek pemantauan pengendalian intern terhadap pelaksanaan pengendalian intern secara keseluruhan. Tanpa melaksanakan pemantauan yang teratur dan sistematis, keempat aspek lainnya yang telah dibangun dengan sumber daya yang besar akan menjadi tidak efektif, karena tidak mendapatkan umpan balik berupa penilaian dan perbaikan guna penyempurnaan sistem pengendalian intern pada suatu organisasi. Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur pemantauan dengan sub unsur evaluasi terpisah dan tindak lanjut di lingkungan instansi yang dipimpinnya. Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi pemerintah, yang minimal harus dipenuhi dalam menerapkan evaluasi terpisah dan tindak lanjut, namun tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil, sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan di kemudian hari.
5.2 Pedoman Teknis SPIP Evaluasi Terpisah

More Related Content

PDF
5.1 Modul Pedoman Teknis SPIP: Pemantauan Berkelanjutan
bySutikno Tumingan
 
PDF
1.08 hubungan kerja-dengan-instansi-terkait
byMikhail Rasyid
 
PDF
4.2 Modul Pedoman Teknis SPIP Penyelenggaraan Komunikasi yang Efektif
bySutikno Tumingan
 
PDF
1.01 peningkatan integritas dan nilai etika
byMikhail Rasyid
 
PDF
3.9 Modul Pedoman Teknis SPIP Pembatasan Akses terhadap Sumber Daya dan Penca...
bySutikno Tumingan
 
PDF
1.1 peningkatan integritas dan nilai etika
bySutikno Tumingan
 
PDF
3.10 Modul SPIP Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya
bySutikno Tumingan
 
PDF
3.11 Modul Pedoman Teknis SPIP Dokumentasi yang Baik atas SPI
bySutikno Tumingan
 
5.1 Modul Pedoman Teknis SPIP: Pemantauan Berkelanjutan
bySutikno Tumingan
 
1.08 hubungan kerja-dengan-instansi-terkait
byMikhail Rasyid
 
4.2 Modul Pedoman Teknis SPIP Penyelenggaraan Komunikasi yang Efektif
bySutikno Tumingan
 
1.01 peningkatan integritas dan nilai etika
byMikhail Rasyid
 
3.9 Modul Pedoman Teknis SPIP Pembatasan Akses terhadap Sumber Daya dan Penca...
bySutikno Tumingan
 
1.1 peningkatan integritas dan nilai etika
bySutikno Tumingan
 
3.10 Modul SPIP Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya
bySutikno Tumingan
 
3.11 Modul Pedoman Teknis SPIP Dokumentasi yang Baik atas SPI
bySutikno Tumingan
 

What's hot

PDF
1.02 komitmen terhadap kompetensi
byMikhail Rasyid
 
PDF
1.06 penyusunan & penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sdm
byMikhail Rasyid
 
PDF
Sistem pengendalian intern pemerintah spip internal control_birokrasi bersih ...
byDr. Zar RDJ
 
PPT
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah
bySujatmiko Wibowo
 
PDF
1.03 kepemimpinan yang-kondusif-pdf
byMikhail Rasyid
 
PDF
1.07 perwujudan peran-apip-yang-efektif
byMikhail Rasyid
 
PDF
4.1 Modul Pedoman Teknis SPIP Informasi
bySutikno Tumingan
 
PDF
SPIP Komitmen Terhadap Kompetensi
bySutikno Tumingan
 
PDF
Penilaian Maturitas Penyelenggaraan SPIP Terintegrasi (New SPIP) pada Perguru...
bySujatmiko Wibowo
 
PPTX
22 Materi Sosialisasi Uji Kompetensi JF PK dan APK APBN (PER-4).pptx
byWardatulJamilah1
 
DOCX
Tupoksi pengelola keuangan
byHeyden Balang
 
PDF
1.04 pembentukan struktur-organisasi
byMikhail Rasyid
 
PPTX
Sosialisasi spip
byaliyudhi_h
 
PDF
Sistem manajemen kinerja pns permenpan 8 tahun 2021
byDr. Zar RDJ
 
PPTX
SPIP Terintegrasi.pptx
byBappedaLampungUtara
 
PPTX
Manajemen Mutu PKP
byasih gahayu
 
PPTX
strategi pengembangan kompetensi
byNational Research and Innovation Agency
 
PPTX
SPIP
byTri Logi
 
PPTX
PENGENALAN MATERI SPIP (SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH) DI UPT. KESMAS...
byDayu Agung Dewi Sawitri
 
PDF
1.05 pendelegasian wewenang
byMikhail Rasyid
 
1.02 komitmen terhadap kompetensi
byMikhail Rasyid
 
1.06 penyusunan & penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sdm
byMikhail Rasyid
 
Sistem pengendalian intern pemerintah spip internal control_birokrasi bersih ...
byDr. Zar RDJ
 
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah
bySujatmiko Wibowo
 
1.03 kepemimpinan yang-kondusif-pdf
byMikhail Rasyid
 
1.07 perwujudan peran-apip-yang-efektif
byMikhail Rasyid
 
4.1 Modul Pedoman Teknis SPIP Informasi
bySutikno Tumingan
 
SPIP Komitmen Terhadap Kompetensi
bySutikno Tumingan
 
Penilaian Maturitas Penyelenggaraan SPIP Terintegrasi (New SPIP) pada Perguru...
bySujatmiko Wibowo
 
22 Materi Sosialisasi Uji Kompetensi JF PK dan APK APBN (PER-4).pptx
byWardatulJamilah1
 
Tupoksi pengelola keuangan
byHeyden Balang
 
1.04 pembentukan struktur-organisasi
byMikhail Rasyid
 
Sosialisasi spip
byaliyudhi_h
 
Sistem manajemen kinerja pns permenpan 8 tahun 2021
byDr. Zar RDJ
 
SPIP Terintegrasi.pptx
byBappedaLampungUtara
 
Manajemen Mutu PKP
byasih gahayu
 
strategi pengembangan kompetensi
byNational Research and Innovation Agency
 
SPIP
byTri Logi
 
PENGENALAN MATERI SPIP (SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH) DI UPT. KESMAS...
byDayu Agung Dewi Sawitri
 
1.05 pendelegasian wewenang
byMikhail Rasyid
 

5.2 Pedoman Teknis SPIP Evaluasi Terpisah

  • 2.
    BADAN PENGAWASAN KEUANGANDAN PEMBANGUNAN PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR EVALUASI TERPISAH (5.2) NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
  • 4.
    5.2 Evaluasi Terpisahi KATA PENGANTAR Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing- masing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern.
  • 5.
    5.2 Evaluasi Terpisahii Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP. Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub unsur Evaluasi Terpisah pada unsur Pemantauan merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan. Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala, Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001
  • 6.
    5.2 Evaluasi Terpisahiii DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ................................................................. i DAFTAR ISI ................................................................................ iii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ......................................................... 1 B. Sistematika Pedoman ............................................... 2 BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian ................................................................ 6 B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 8 C. Parameter Penerapan .............................................. 9 D. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 14 BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN A. Tahap Persiapan ..................................................... 16 B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 19 C. Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Audit dan Reviu Lainnya ..................................................................... 22 D. Tahap Pelaporan ...................................................... 29 BAB IV PENUTUP
  • 7.
  • 8.
    5.2 Evaluasi Terpisah1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), para menteri/pimpinan lembaga, gubernur, bupati/walikota wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. Pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan tersebut dilaksanakan dengan berpedoman kepada sistem pengendalian intern pemerintah, sebagaimana diatur dalam peraturan pemerintah tersebut. Pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan pemantauan terhadap kinerja sistem pengendalian intern pemerintah untuk memastikan bahwa sistem telah berjalan efektif. Pemantauan sistem pengendalian intern dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan (on-going monitoring), evaluasi terpisah (separate evaluation), tindak lanjut rekomendasi hasil audit, dan reviu lainnya. Untuk meningkatkan efektivitas pemantauan sistem pengendalian intern tersebut, diperlukan Pedoman Teknis Pemantauan SPIP. Sesuai dengan amanah Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, BPKP memiliki kewajiban untuk menyusun pedoman teknis dimaksud. Pedoman ini merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang harus dibangun dan dilaksanakan dalam rangka pemantauan SPIP.
  • 9.
    5.2 Evaluasi Terpisah2 Buku ini merupakan pedoman teknis evaluasi terpisah atas Sistem Pengendalian Intern di lingkungan pemerintah pusat dan daerah, yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP lainnya. Buku pedoman ini juga berisi pedoman teknis dari pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya. Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia standar acuan yang memberi arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam melakukan evaluasi terpisah atas penyelenggaraan sistem pengendalian intern dan tindak lanjut rekomendasinya. Dalam penerapannya, pedoman ini dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian pedoman teknis Evaluasi Terpisah dan Tindak Lanjut Rekomendasi ini adalah sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman, tujuan dan ruang lingkup pedoman, serta sistematika pedoman. Bab II Gambaran Umum Evaluasi Terpisah dan Tindak Lanjut Rekomendasi Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan, indikator pelaksanaan sub unsur evaluasi terpisah, dan tindak lanjut rekomendasi.
  • 10.
    5.2 Evaluasi Terpisah3 Bab III Langkah-Langkah Penerapan Evaluasi Terpisah dan Tindak Lanjut Rekomendasi Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam menerapkan sub unsur evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi, yang terdiri dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan Bab IV Penutup Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting yang perlu diperhatikan dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.
  • 11.
  • 12.
    5.2 Evaluasi Terpisah5 BAB II GAMBARAN UMUM Pemantauan sistem pengendalian intern adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern dalam suatu periode tertentu. Pemantauan pengendalian intern itu, pada dasarnya adalah memastikan bahwa sistem pengendalian intern pada suatu instansi pemerintah berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan telah dilaksanakan sesuai dengan perkembangan. Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector INTOSAI mengemukakan mengenai perlunya evaluasi pengendalian intern, dengan menyatakan bahwa auditor internal secara berkala menyediakan informasi mengenai berfungsi atau tidaknya pengendalian intern, dengan perhatian yang lebih besar pada evaluasi rancangan dan pelaksanaan pengendalian intern. Penjelasan di atas menunjukkan pentingnya evaluasi pengendalian intern. Oleh karena itu, pimpinan instansi pemerintah harus memahami bahwa: 1. Penilaian atau evaluasi atas SPI adalah sesuatu hal yang biasa dilakukan. 2. Pihak yang dapat melakukan penilaian tersebut adalah pihak yang tidak terkait dengan kegiatan dan independen, seperti unit lain dalam organisasi, APIP, konsultan, atau auditor eksternal. 3. Dalam penilaian atas SPI, fokus perhatian yang besar diarahkan kepada rancangan/desain dan operasional dari pengendalian intern. Rancangan dan operasional dari pengendalian tersebut merupakan tanggung jawab pimpinan instansi pemerintah.
  • 13.
    5.2 Evaluasi Terpisah6 Pemantauan atas kinerja sistem pengendalian tersebut dapat dilakukan dalam bentuk pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindak lanjut rekomendasi. Pedoman teknis ini akan menguraikan lebih lanjut mengenai evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi. A. Pengertian Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/O5/M.PAN/03/2008 tanggal 31 Maret 2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawasan Internal Pemerintah, disebutkan bahwa evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi suatu kegiatan dengan rencana, standar, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. Makna kata “terpisah”, lebih ditekankan pada pelaku evaluasi yang berbeda dari pelaksana kegiatan pengendalian yang dievaluasi. Dengan demikian, evaluasi terpisah adalah kegiatan membandingkan kinerja sistem pengendalian dengan standar yang seharusnya dan dilakukan oleh pihak di luar unit kerja/instansi pemerintah yang melaksanakan sistem pengendalian. Dalam konteks penyelenggaraan SPIP, pengertian evaluasi terpisah adalah kegiatan membandingkan pelaksanaan SPIP dengan standar yang telah ditentukan dalam daftar uji atau instrumen lain, yang telah ditetapkan pimpinan instansi pemerintah atau pelaksana evaluasi terpisah.
  • 14.
    5.2 Evaluasi Terpisah7 Evaluasi terpisah mencakup penilaian yang dilakukan secara terpisah melalui penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas sistem pengendalian intern. Evaluasi terpisah dapat dilakukan pada tiap komponen sistem pengendalian intern. Evaluasi terpisah ini, dapat dicapai melalui penilaian yang dilakukan oleh instansi pemerintah itu sendiri, aparat pengawasan intern pemerintah (APIP) atau pihak eksternal yang independen. Penilaian sendiri yang dilaksanakan secara reguler, membantu pimpinan untuk mengetahui lebih awal permasalahan yang sedang terjadi, sehingga dapat meminimalkan dampak atau akibatnya. Adapun evaluasi yang dilaksanakan oleh pihak independen dapat dilakukan oleh auditor ekstern, konsultan, atau auditor internal yang secara organisasi independen terhadap operasi lembaga yang dievaluasi. Namun, evaluasi yang dilakukan secara independen ini, hendaknya tidak menghilangkan penilaian sendiri yang telah dijadwalkan secara rutin oleh instansi pemerintah. Frekuensi pelaksanaan evaluasi terpisah merupakan kebijakan manajemen, namun dalam menentukannya, manajemen hendaknya mempertimbangkan hasil pemantauan berkelanjutan, pengendalian yang ada, serta penilaian risiko yang dilakukan, serta kejadian yang ada, baik di dalam maupun di luar instansi tersebut. Hasil pelaksanaan evaluasi terpisah adalah simpulan mengenai pelaksanaan sistem pengendalian intern dan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitasnya. Semua pelaksana evaluasi terpisah akan memberikan rekomendasi untuk perbaikan sistem pengendalian intern. Oleh karena itu,
  • 15.
    5.2 Evaluasi Terpisah8 instansi pemerintah harus segera menindaklanjuti rekomendasi penyempurnaan sistem pengendalian, yang diyakini akan meminimalkan terjadinya penyimpangan yang sama di masa datang. Tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya adalah upaya untuk memastikan bahwa temuan audit dan reviu lainnya telah dan segera diselesaikan. Hal ini dilakukan sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan pimpinan instansi pemerintah. B. Tujuan dan Manfaat Sistem Pengendalian Intern Pemerintah diselenggarakan dengan tujuan untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Evaluasi terpisah atas sistem pengendalian intern bertujuan untuk menilai kinerja sistem tersebut apakah sudah berjalan sebagaimana mestinya. Dengan adanya evaluasi terpisah, diharapkan dapat mengidentifikasi kelemahan dari pengendalian yang dirumuskan oleh manajemen, menentukan penyebab gagalnya aktivitas pengendalian, serta pengaruhnya terhadap pencapaian tujuan instansi. Evaluasi terpisah juga dimaksudkan untuk menilai efisiensi prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Prosedur yang tidak efisien akan dikomunikasikan kepada manajemen untuk diperbaiki. Selanjutnya, tindak lanjut dilakukan atas setiap rekomendasi yang dihasilkan oleh evaluasi terpisah. Tujuannya adalah untuk memperbaiki dengan segera kelemahan sistem pengendalian intern. Bila evaluasi terpisah dan tindak lanjut
  • 16.
    5.2 Evaluasi Terpisah9 rekomendasinya diterapkan dengan baik, instansi pemerintah akan mendapatkan manfaat, yaitu: ď‚· Menghasilkan informasi yang akurat dan terpercaya untuk pengambilan keputusan. ď‚· Menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. ď‚· Meningkatkan efektivitas pengamanan aset. ď‚· Dipenuhinya ketentuan yang berlaku. ď‚· Tercapainya tujuan instansi pemerintah. C. Parameter Penerapan Dalam menyelenggarakan SPIP, terdapat faktor-faktor utama atau hal-hal penting yang dipertimbangkan sebagai penentu berfungsinya pengendalian intern. Sebagai parameter penerapan penyelenggaraan evaluasi terpisah adalah sebagai berikut: 1. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi pengendalian intern secara terpisah telah memadai bagi instansi pemerintah. Hal- hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Hasil penilaian risiko dan efektivitas pemantauan yang berkelanjutan dipertimbangkan saat menentukan lingkup dan frekuensi evaluasi terpisah. b. Kegiatan evaluasi terpisah seringkali diperlukan pada saat adanya kejadian, misalnya perubahan besar dalam rencana atau strategi manajemen, pemekaran atau penciutan instansi pemerintah, atau perubahan operasional, atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran.
  • 17.
    5.2 Evaluasi Terpisah10 c. Evaluasi secara berkala dilakukan terhadap bagian dari pengendalian intern secara memadai. d. Evaluasi terpisah dilakukan oleh pegawai yang mempunyai keahlian tertentu yang disyaratkan dan dapat melibatkan aparat pengawasan intern pemerintah atau auditor eksternal. 2. Metodologi evaluasi pengendalian intern instansi pemerintah haruslah logis dan memadai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Metodologi yang dipergunakan telah mencakup self assessment, dengan menggunakan daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya. b. Evaluasi terpisah tersebut meliputi suatu reviu terhadap rancangan pengendalian intern dan pengujian langsung (direct testing) atas kegiatan pengendalian intern. c. Dalam instansi pemerintah yang menggunakan sistem informasi berbasis komputer, evaluasi terpisah dilakukan dengan menggunakan teknik audit berbantuan komputer untuk mengidentifikasi indikator inefisiensi, pemborosan, atau penyalahgunaan. d. Tim evaluasi terpisah menyusun suatu rencana evaluasi untuk meyakinkan terlaksananya kegiatan tersebut secara terkoordinasi. e. Jika proses evaluasi terpisah dilakukan oleh pegawai instansi pemerintah, maka harus dipimpin oleh seorang pejabat dengan kewewenangan, kemampuan, dan pengalaman memadai.
  • 18.
    5.2 Evaluasi Terpisah11 f. Tim evaluasi terpisah harus memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujuan instansi pemerintah, serta kegiatannya. g. Tim evaluasi terpisah sudah memahami bagaimana pengendalian intern instansi pemerintah seharusnya bekerja dan bagaimana implementasinya. h. Tim evaluasi terpisah menganalisis hasil evaluasi dibandingkan dengan kriteria yang sudah ditetapkan. i. Proses evaluasi didokumentasikan sebagaimana mestinya. 3. Jika evaluasi terpisah dilaksanakan oleh aparat pengawasan intern pemerintah, maka aparat pengawasan intern pemerintah tersebut harus memiliki sumber daya, kemampuan, dan independensi yang memadai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Aparat pengawasan intern pemerintah memiliki staf dengan tingkat kompetensi dan pengalaman yang cukup. b. Aparat pengawasan intern pemerintah secara organisasi independen dan melapor langsung ke pimpinan tertinggi di dalam instansi pemerintah. c. Tanggung jawab, lingkup kerja, dan rencana pengawasan aparat pengawasan intern pemerintah harus sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah yang bersangkutan. 4. Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi terpisah segera diselesaikan. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
  • 19.
    5.2 Evaluasi Terpisah12 a. Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada orang yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya. b. Kelemahan dan masalah pengendalian intern yang serius segera dilaporkan ke pimpinan tertinggi instansi pemerintah. Hal-hal penting dalam penerapan tindak lanjut rekomendasi audit dan reviu lainnya, berikut parameter penerapan pelaksanaannya adalah sebagai berikut: 1. Instansi pemerintah sudah memiliki mekanisme untuk meyakinkan ditindaklanjutinya temuan audit atau reviu lainnya dengan segera. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Pimpinan instansi pemerintah segera mereviu dan mengevaluasi temuan audit, hasil penilaian, serta reviu lainnya yang menunjukkan adanya kelemahan dan yang mengidentifikasi perlunya perbaikan. b. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan tindakan yang memadai untuk menindaklanjuti temuan dan rekomendasi. c. Tindakan korektif untuk menyelesaikan masalah yang menarik perhatian pimpinan instansi pemerintah dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan. d. Dalam hal terdapat ketidaksepakatan dengan temuan atau rekomendasi, pimpinan instansi pemerintah menyatakan bahwa temuan atau rekomendasi tersebut tidak tepat atau tidak perlu ditindaklanjuti.
  • 20.
    5.2 Evaluasi Terpisah13 e. Pimpinan instansi pemerintah mempertimbangkan untuk melakukan konsultasi dengan auditor (seperti BPK, aparat pengawasan intern pemerintah, dan auditor eksternal lainnya) dan pereviu jika diyakini akan membantu dalam proses penyelesaian audit. 2. Pimpinan instansi pemerintah tanggap terhadap temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Pimpinan instansi pemerintah yang berwenang mengevaluasi temuan dan rekomendasi dan memutuskan tindakan yang layak untuk memperbaiki atau meningkatkan pengendalian. b. Tindakan pengendalian intern yang diperlukan, diikuti untuk memastikan penerapannya. 3. Instansi pemerintah menindaklanjuti temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya dengan tepat. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Masalah yang berkaitan dengan transaksi atau kejadian tertentu dikoreksi dengan segera. b. Penyebab yang diungkapkan dalam temuan atau rekomendasi diteliti oleh pimpinan instansi pemerintah. c. Tindakan diambil untuk memperbaiki kondisi atau mengatasi penyebab terjadinya temuan. d. Pimpinan instansi pemerintah dan auditor memantau temuan audit dan reviu, serta rekomendasinya untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan.
  • 21.
    5.2 Evaluasi Terpisah14 e. Pimpinan instansi pemerintah secara berkala mendapat laporan status penyelesaian audit dan reviu sehingga pimpinan dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi. Setiap pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan dan mengembangkan parameter penerapan penyelenggaraan SPIP, dengan mengacu kepada daftar uji PP 60 Tahun 2008, yang disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan risiko di masing-masing instansi pemerintah (lihat lampiran PP 60 Tahun 2008 tentang Daftar Uji Pengendalian Intern Pemerintah – Pendahuluan, paragraf ke-6). D. Peraturan Perundang-undangan Terkait Ketentuan yang terkait dengan evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi audit antara lain: 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 2. Undang-Undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. 3. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung jawab Keuangan Negara. 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/O5/M.PAN/03/2008 tanggal 31 Maret 2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawasan Internal Pemerintah.
  • 22.
    5.2 Evaluasi Terpisah15 BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN Penerapaan sub unsur evaluasi terpisah dan tindak lanjut rekomendasi audit pada suatu instansi pemerintah merupakan bagian yang melekat pada tahap penyelenggaraan SPIP. Penerapan sub unsur ini, ditandai dengan adanya kebijakan instansi pemerintah untuk melakukan evaluasi secara terpisah terhadap sistem pengendalian intern yang ada, perencanaan dan pelaksanaan evaluasi terpisah, diikuti dengan tindak lanjut atas rekomendasi dari evaluasi tersebut, serta tindak lanjut dari hasil audit dan reviu lainnya. Pedoman ini memberikan panduan dalam melakukan evaluasi terpisah dalam tiga tahap utama, yaitu: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan internalisasi. 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan dan upaya pengembangan berkelanjutan.
  • 23.
    5.2 Evaluasi Terpisah16 A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan Peraturan, SDM dan Rencana Penyelenggaraan Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat: ď‚· jadwal pelaksanaan kegiatan; ď‚· waktu yang dibutuhkan; ď‚· dana yang dibutuhkan; dan ď‚· pihak-pihak yang terlibat. Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk tim satuan tugas penyelenggaraan (Tim Satgas) SPIP, yang ditugaskan mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan evaluasi terpisah. Tim Satgas tersebut terlebih dulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur dalam unsur SPIP. 2. Pemahaman (Knowing) Tahap pemahaman adalah suatu langkah untuk memberikan pemahaman kepada pimpinan dan pegawai instansi pemerintah bahwa evaluasi terpisah dapat memberikan kontribusi dalam meningkatkan efektivitas pengendalian. Sistem pengendalian intern yang sudah dibangun perlu dievaluasi apakah sudah berjalan sesuai dengan yang diinginkan.
  • 24.
    5.2 Evaluasi Terpisah17 Tahap ini, diawali dengan pengomunikasian pentingnya aktivitas evaluasi terpisah, yang mencakup pengertian, maksud dan tujuan, kapan dilaksanakan, siapa yang dapat melaksanakan, dan hasil yang dapat diperoleh. Pengomunikasian pentingnya evaluasi terpisah akan menghasilkan kesamaan persepsi dan kepedulian pentingnya kegiatan evaluasi terpisah. Instansi pemerintah dapat memberikan pemahaman dan komitmen seluruh pegawai melalui sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS), dan sebagainya. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah dilakukan sosialisasi pemahaman tentang evaluasi terpisah, maka perlu dilakukan suatu pemetaan terhadap evaluasi terpisah yang dijalankan di instansi pemerintah. Pemetaan ini dapat dilakukan bersamaan dengan pemetaan yang dilakukan pada unsur-unsur SPIP lainnya (pemetaan dilakukan serentak terhadap semua unsur dan sub unsur SPIP dengan mendasarkan pada Pedoman Diagnostic Assessment) Pemetaan dilakukan untuk melihat kondisi evaluasi terpisah yang sudah diimplementasikan dan berjalan pada instansi pemerintah, serta keberadaan infrastruktur dalam bentuk kebijakan dan prosedur evaluasi terpisah. Dengan pemetaan evaluasi terpisah akan diketahui kondisi yang memerlukan perbaikan (areas of improvement).
  • 25.
    5.2 Evaluasi Terpisah18 Pemetaan dilakukan dengan cara: a. Melakukan inventarisasi atas struktur, kebijakan, prosedur operasi baku (Standard Operating Procedure/SOP), dokumentasi, serta kegiatan monitoring dan evaluasi atas pengelolaan sistem informasi yang telah ada dan dilaksanakan oleh instansi. ď‚· Dilakukan dengan mendasarkan pada pedoman pelaksanaan diagnostic assessment. ď‚· Pelaksanaan diagnostic assessment dapat melalui beberapa cara, antara lain melalui metode kuesioner, interviu, dan diskusi kelompok terfokus (focus group discussion). ď‚· Data yang diperoleh perlu dilakukan uji silang (cross check) untuk memastikan validitasnya. ď‚· Keterlibatan seluruh pegawai pada saat pengumpulan data ini sangat diperlukan guna mendapatkan gambaran yang utuh mengenai evaluasi terpisah. b. Melakukan inventarisasi/identifikasi atas struktur, kebijakan, dan prosedur evaluasi terpisah yang seharusnya ada dan dilaksanakan oleh instansi. Struktur, kebijakan, dan prosedur evaluasi terpisah yang seharusnya ada mengacu pada butir-butir yang terdapat pada diagnostic assessment. c. Membandingkan antara kondisi struktur, kebijakan, dan prosedur yang ada (butir a) dengan kondisi yang seharusnya ada (butir b).
  • 26.
    5.2 Evaluasi Terpisah19 ď‚· Hasil pembandingan ini merupakan daftar pertanyaan pengendalian (dari hasil diagnostic assessment) yang belum ada/dilaksanakan oleh instansi (negative list). ď‚· Negative list ini merupakan areas of improvement (AOI) secara umum yang perlu dibangun oleh instansi dalam tahap berikutnya (tahap pelaksanaan). B. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan meliputi pembangunan infrastruktur, internalisasi, dan tahap pengembangan berkelanjutan. 1. Pembangunan Infrastruktur (Norming) Pada tahap ini, pimpinan instansi bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan terkait evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi. Kebijakan terkait evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi audit dan reviu lainnya yang harus dibangun, setidak-tidaknya meliputi penetapan ruang lingkup dan frekuensi evaluasi pengendalian intern secara terpisah, serta kebijakan terkait pelaksanaan evaluasi terpisah, baik dari segi organisasi, personil, maupun strukturnya. Dalam tahap membangun infrastruktur, yang perlu diperhatikan adalah hal-hal berikut: a. Dalam menetapkan ruang lingkup dan frekuensi pelaksanaan evaluasi terpisah, perlu memertimbangkan hasil penilaian risiko, efektivitas pemantauan berkelanjutan, perubahan yang signifikan dalam rencana dan strategi manajemen, perubahan organisasi, operasi, serta pemrosesan keuangan.
  • 27.
    5.2 Evaluasi Terpisah20 b. Evaluasi terpisah dilakukan dengan menggunakan metodologi yang logis dan dilaksanakan oleh pegawai yang memiliki keahlian tertentu yang dipersyaratkan, serta melibatkan APIP, atau auditor ekstern. c. Bila dilaksanakan oleh APIP, maka APIP tersebut harus memiliki sumber daya, kemampuan, dan independensi yang memadai. Bila ditemukan kelemahan sistem pengendalian intern selama evaluasi terpisah, maka harus segera diselesaikan. Oleh karena itu, pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan terkait tindak lanjut atas semua rekomendasi, untuk seluruh kelemahan sistem pengendalian intern yang terdapat dalam laporan hasil audit, baik yang dilaksanakan oleh internal auditor maupun pihak eksternal auditor. Contoh dalam membangun infrastruktur evaluasi terpisah adalah sebagai berikut: Sebelum program/kegiatan dilaksanakan, pimpinan instansi pemerintah melakukan penilaian risiko atas seluruh program/kegiatan. Terhadap risiko signifikan yang menghambat pencapaian tujuan, ditentukan kegiatan pengendalian yang tepat, serta rencana monitoring berkelanjutan atas program/kegiatan tersebut. Untuk mendapatkan keyakinan memadai bahwa pengendalian berjalan sebagaimana yang diharapkan, diperlukan penilaian oleh pihak independen, sehingga pimpinan instansi pemerintah harus merencanakan kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya yang diperlukan.
  • 28.
    5.2 Evaluasi Terpisah21 2. Internalisasi (Forming) Tahap internalisasi adalah proses mewujudkan infrastruktur yang sudah dibangun, menyatu, atau menjadi bagian dari kegiatan operasional instansi. Terwujudnya internalisasi, tercermin pada sejauh mana infrastruktur yang ada memengaruhi pimpinan instansi dalam mengambil keputusan dan memengaruhi perilaku pegawai dalam melaksanakan kegiatan. Internalisasi dalam evaluasi terpisah, terlihat antara lain, pada: a. Perencanaan atas evaluasi terpisah setiap periode. Perencanaan ini mencakup ruang lingkup, frekuensi, unit yang akan dievaluasi, pendanaan, metodologi, tim yang melakukan evaluasi terpisah, serta kualifikasi pelaksananya. b. Pelaksanaan evaluasi terpisah memerhatikan hasil pemantauan berkelanjutan dan penilaian risiko. Tahap internalisasi tindak lanjut hasil audit adalah pelaksanaan tindak lanjut hasil audit itu sendiri. Dalam hal ini, perlu memerhatikan: a. Mekanisme pelaksanaan tindak lanjut hasil audit. b. Pimpinan menunjukkan sikap tanggap atas hasil audit. c. Tindak lanjut dilaksanakan dengan tepat. 3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Penyelenggaraan pengendalian intern harus terus dipantau dan dievaluasi secara terus menerus, untuk mengetahui apakah pengendalian intern tersebut terselenggara sesuai dengan yang diharapkan.
  • 29.
    5.2 Evaluasi Terpisah22 Pemantauan dilaksanakan untuk membantu meyakinkan bahwa pengendalian intern secara terus menerus berfungsi dengan efektif. Pengendalian intern yang tidak dipantau, makin lama cenderung semakin memburuk. Lingkungan organisasi, baik lingkungan intern maupun ekstern selalu berubah, sehingga pengendalian juga harus berkembang sesuai dengan perkembangan organisasi. Pemantauan diperlukan untuk melihat apakah pengendalian yang ada, masih memadai sesuai dengan perkembangan organisasi. C. Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Audit dan Reviu Lainnya Tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya merupakan bagian dari unsur pemantauan (monitoring), yang merupakan salah satu kekhasan dari Sistem Pengendalian Intern Pemerintah yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Faktor-faktor yang memengaruhi efektivitas tindak lanjut: 1. Peran Pimpinan Instansi Pemerintah Beberapa hal yang perlu dibangun oleh pimpinan instansi pemerintah agar prosedur tindak lanjut audit dan reviu lainnya dapat berjalan secara efektif: a. Kebijakan dari pimpinan instansi pemerintah tentang pentingnya prosedur tindak lanjut audit dan reviu lainnya harus dibuat secara tertulis dan dikomunikasikan kepada seluruh pimpinan unit di bawahnya, sedapat mungkin kebijakan dan pengomunikasian kebijakan tersebut diperbarui setiap awal tahun anggaran.
  • 30.
    5.2 Evaluasi Terpisah23 b. Pimpinan instansi pemerintah harus menunjuk salah satu pimpinan unit di bawahnya yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan pelaksanaan evaluasi, pemberian tanggapan, dan proses perbaikan yang diperlukan dalam rangka menindaklanjuti hasil audit serta reviu lainnya. c. Pimpinan instansi pemerintah dapat meminta APIP untuk membantu pelaksanaan tindak lanjut yang berkaitan dengan perbaikan dan penyempurnaan sistem pengendalian intern instansi pemerintah. d. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan pedoman tertulis, yang berisi prosedur untuk memastikan bahwa seluruh temuan audit dan reviu lainnya segera dievaluasi, ditentukan tanggapan yang tepat, dan dilaksanakannya tindakan perbaikan. Pedoman tersebut dikomunikasikan kepada seluruh pejabat unit di bawahnya untuk dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh pimpinan unit yang ditunjuk. e. Kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh setiap unit dilaporkan secara berkala kepada pimpinan instansi pemerintah. f. Monitoring atas efektivitas pelaksanaan tindak lanjut perlu dilakukan untuk mencegah agar temuan yang sama tidak berulang di dalam organisasi instansi pemerintah. 2. Penilaian Risiko atas Temuan Audit dan Reviu Lainnya Pimpinan instansi pemerintah harus segera mereviu dan mengevaluasi temuan audit dan reviu lainnya, sehingga dapat diberikan penilaian prioritas risiko dalam melakukan tindak lanjutnya. Apabila pimpinan instansi pemerintah tidak
  • 31.
    5.2 Evaluasi Terpisah24 melakukan tindak lanjut atas temuan audit dan reviu lainnya, maka hal tersebut akan meningkatkan level risiko dari organisasi pada proses penilaian risiko. Langkah-langkah yang diperlukan oleh pimpinan instansi pemerintah dalam melakukan reviu atas temuan audit, hasil penilaian, dan reviu lainnya, yaitu: a. Mengidentifikasi temuan audit dan hasil reviu lainnya berdasarkan jenis temuan dan prioritas tindak lanjutnya, berdasarkan signifikansi temuan dan pengaruhnya terhadap pencapaian tujuan pengendalian intern, b. Memastikan bahwa setiap rekomendasi sudah bersifat spesifik, dapat diterapkan (applicable), dan memenuhi asas kemanfaatan (cost-benefit analysis). Dalam hal terdapat rekomendasi yang tidak memenuhi syarat untuk ditindaklanjuti, pimpinan instansi pemerintah segera menginformasikan dan mengomunikasikan secara tepat dan cepat kepada pimpinan instansi auditor atau pereviu terkait. c. Memetakan rekomendasi temuan audit dan reviu lainnya yang menarik perhatian berdasarkan nilai signifikansi temuan, serta pengaruhnya terhadap laporan keuangan, kaitannya dengan pengamanan aset instansi pemerintah, efisiensi, dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi, serta adanya potensi menimbulkan masalah hukum di kemudian hari. d. Mengidentifikasi pejabat yang mengoordinasikan tindak lanjut dan pejabat yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tindak lanjut,
  • 32.
    5.2 Evaluasi Terpisah25 3. Pengendalian atas Pelaksanaan Tindak lanjut Temuan Audit dan Reviu Lainnya Beberapa komponen aktivitas pengendalian yang harus dibangun dan dipelihara oleh pimpinan instansi pemerintah dalam melaksanakan tindak lanjut temuan audit dan reviu lainnya, yaitu: a. Setiap instansi pemerintah harus mempunyai pedoman tertulis yang memuat prosedur untuk memastikan bahwa seluruh temuan audit dan reviu lainnya segera dievaluasi, ditentukan tanggapan yang tepat, dan dilaksanakan tindakan perbaikannya. b. Prosedur tindak lanjut harus dilaksanakan dalam waktu sesegera mungkin, terutama untuk temuan audit dan reviu lainnya yang memiliki nilai signifikan, memengaruhi penyajian laporan keuangan, berkaitan dengan pengamanan aset instansi pemerintah, memengaruhi efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi, serta berpotensi menimbulkan masalah hukum di kemudian hari. c. Pejabat yang ditunjuk untuk mengoordinasikan pelaksanaan tindak lanjut, membuat daftar rencana tindak lanjut, yang berisi temuan-temuan audit dan reviu lainnya, serta jenis rekomendasi yang akan ditindaklanjuti oleh pejabat terkait, waktu pelaksanaan tindak lanjut, dan hasil atau output dari tindak lanjut yang dilaksanakan. d. Terdapat mekanisme pelaporan berkala dari pejabat yang mengoordinasikan pelaksanaan tindak lanjut, serta komunikasi yang efektif dengan unit atau instansi yang melaksanakan audit atau reviu lainnya.
  • 33.
    5.2 Evaluasi Terpisah26 4. Pengomunikasian Tindak Lanjut Hasil Audit dan Reviu Lainnya Pengomunikasian tindak lanjut merupakan kegiatan yang melibatkan pimpinan instansi pemerintah dan pejabat unit di bawahnya dengan tim dan pimpinan unit/instansi yang melaksanakan audit atau reviu lainnya. Beberapa hal yang perlu dibangun dalam pengomunikasian tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya adalah: a. Komunikasi yang efektif harus dibangun dengan tim audit/tim reviu pada saat pelaksanaan audit. Pimpinan instansi pemerintah dan pejabat unit terkait dengan proses audit dan reviu lainnya harus memastikan keandalan temuan hasil audit atau reviu lainnya pada saat pembahasan temuan tersebut dengan tim audit atau tim reviu. b. Pimpinan instansi pemerintah dan pejabat unit terkait harus mengapresiasi temuan-temuan hasil audit atau reviu lainnya yang bersifat memperkuat sistem pengendalian intern, dan mendiskusikan dengan tim audit/tim reviu terkait mengenai permasalahan yang ditemukan. c. Dalam hal temuan hasil audit dan hasil reviu lainnya berdasarkan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan tidak tepat, maka informasi berupa tanggapan atas hasil audit dan hasil reviu lainnya supaya segera disampaikan kepada tim audit/tim reviu, dan diupayakan adanya persepsi yang sama mengenai permasalahan tersebut, sehingga dicapai kesepakatan bahwa temuan hasil audit dan hasil reviu tersebut tidak perlu ditindaklanjuti.
  • 34.
    5.2 Evaluasi Terpisah27 d. Pimpinan instansi harus memberi perhatian terhadap semua temuan hasil audit dan hasil reviu lainnya, yang sudah disepakati dan harus segera ditindaklanjuti. Untuk mencapai tindak lanjut yang efisien dan efektif, pimpinan instansi pemerintah atau pejabat unit terkait, terlebih dahulu dapat melakukan konsultasi dengan pimpinan instansi yang mengaudit atau mereviu. e. Pimpinan instansi pemerintah dalam kesempatan pertama segera menginformasikan kepada pimpinan instansi yang melakukan audit dan reviu lainnya, berkaitan dengan pelaksanaan tindak lanjut yang telah dilakukan oleh instansi pemerintah atau unit di bawahnya. f. Pimpinan instansi pemerintah harus memiliki database yang mencatat semua informasi hasil audit dan hasil reviu, berdasarkan laporan hasil audit dan hasil reviu yang diterima dari instansi/unit yang melakukan audit dan reviu lainnya. Database tersebut di-update berdasarkan tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya yang telah dilaksanakan dan disetujui oleh instansi yang melakukan audit dan reviu lainnya. Hasil updating database tersebut dilaporkan oleh pejabat yang mengoordinasikan tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya kepada pimpinan instansi pemerintah. 5. Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya merupakan tahap penting yang harus dilakukan oleh instansi pemerintah, dengan maksud untuk memastikan bahwa tindak lanjut yang dilakukan telah dapat memperbaiki kondisi yang tidak diharapkan, atau
  • 35.
    5.2 Evaluasi Terpisah28 menghilangkan penyebab dari kelemahan, serta memberikan penekanan kepada pimpinan instansi pemerintah atau pejabat unit di bawahnya bahwa dengan sudah dilaksanakannya tindak lanjut atas temuan hasil audit dan hasil reviu tersebut, maka temuan yang sama diharapkan tidak terjadi berulang- ulang di tempat yang sama. Beberapa hal yang harus dibangun dalam rangka pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu adalah: a. Pimpinan instansi pemerintah bersama-sama dengan pimpinan instansi/unit yang melaksanakan audit dan reviu lainnya, secara berkala melakukan koordinasi untuk melakukan pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya. b. Untuk efektivitas pemantauan tindak lanjut hasil audit, pimpinan instansi pemerintah dapat mendelegasikan tugas pemantauan tersebut kepada pejabat unit di bawahnya. c. Secara berkala pejabat unit yang mempunyai tugas melakukan koordinasi untuk pelaksanaan tindak lanjut, melaporkan hasil tindak lanjut hasil audit dan reviu lainnya kepada pimpinan instansi pemerintah. d. Pimpinan instansi pemerintah harus melakukan analisis yang cukup terhadap temuan-temuan hasil audit dan reviu lainnya yang tidak dapat ditindaklanjuti secara tuntas. Hasil analisis tersebut dapat digunakan oleh pimpinan instansi pemerintah untuk memutuskan alternatif tindak lanjut yang harus dilakukan agar permalahan temuan audit dan reviu lainnya menjadi tuntas, dan kegiatan organisasi dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.
  • 36.
    5.2 Evaluasi Terpisah29 e. Pimpinan instansi pemerintah juga harus melakukan evaluasi yang cukup atas efektivitas pelaksanaan tindak lanjut hasil audit, yang dilakukan dengan maksud agar kondisi yang menunjukkan kelemahan sistem pengendalian intern dan penyebab dari kelemahan yang ditemukan, sudah dapat diatasi serta mencegah agar permasalahan yang sama tidak terulang dalam pelaksanaan kegiatan yang sama. D. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh hasil kegiatan evaluasi harus disusun dalam bentuk laporan. Laporan ini terpisah dari laporan berkala yang dibuat oleh pimpinan instansi pemerintah, tetapi bagian dari pelaporan tentang penyelenggaraan SPIP secara keseluruhan. Laporan hasil evaluasi terpisah, sekurang-kurangnya memberikan informasi sebagai berikut: 1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: a. Kegiatan pemahaman, antara lain kegiatan sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup) mengenai pengendalian intern. b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan keberadaan kebijakan dan prosedur yang mendukung pengendalian intern, 2) rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan pengendalian intern yang ada.
  • 37.
    5.2 Evaluasi Terpisah30 c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain menyusun kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk memperkuat pengendalian intern. d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur untuk memperkuat pengendalian intern, 2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah menerima informasi dan memahami kebijakan dan prosedur untuk memperkuat pengendalian intern. e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan prosedur yang memperkuat pengendalian intern, 2) memantau pelaksanaan tindak lanjut hasil evaluasi terpisah, audit, dan reviu lainnya. 2. Hambatan kegiatan Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan. 3. Saran Saran diberikan berkaitan dengan ditemukannya kelemahan pengendalian intern atau pengendalian intern yang tidak efektif. Saran yang diberikan berupa langkah- langkah untuk mengatasi kelemahan pengendalian intern dan menghilangkan terjadinya kelemahan pengendalian tersebut. Saran yang diberikan agar yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
  • 38.
    5.2 Evaluasi Terpisah31 4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Laporan hasil evaluasi terpisah ini merupakan bahan dukungan bagi penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Penyusunan laporan hasil evaluasi terpisah menjadi tanggung jawab pelaksana evaluasi terpisah. Laporan disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah.
  • 39.
  • 40.
    5.2 Evaluasi Terpisah33 BAB IV PENUTUP Evaluasi terpisah dan tindak lanjut yang efektif merupakan salah satu unsur penting dalam pemantauan atas kinerja SPIP. Dengan dilaksanakannya kedua hal ini secara efektif, memungkinkan dilaksanakannya kewajiban pengendalian intern dan tanggung jawab operasional secara optimal. Evaluasi terpisah dan tindak lanjut menunjukkan arti strategis aspek pemantauan pengendalian intern terhadap pelaksanaan pengendalian intern secara keseluruhan. Tanpa melaksanakan pemantauan yang teratur dan sistematis, keempat aspek lainnya yang telah dibangun dengan sumber daya yang besar akan menjadi tidak efektif, karena tidak mendapatkan umpan balik berupa penilaian dan perbaikan guna penyempurnaan sistem pengendalian intern pada suatu organisasi. Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur pemantauan dengan sub unsur evaluasi terpisah dan tindak lanjut di lingkungan instansi yang dipimpinnya. Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi pemerintah, yang minimal harus dipenuhi dalam menerapkan evaluasi terpisah dan tindak lanjut, namun tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil, sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan di kemudian hari.