Dokumen ini membincangkan pengurusan skim pinjaman buku teks (SPBT), termasuk objektif dan proses kerja yang terlibat dalam meluluskan pinjaman kepada pelajar warganegara. Ia juga menerangkan langkah-langkah seperti penyimpanan rekod, pemulangan, dan pelupusan buku teks yang tidak digunakan lagi. Juga terdapat penjelasan mengenai pengedaran dan pengurusan inventori yang teratur bagi memastikan semua pihak terlibat dapat menikmati perkhidmatan yang efisien.

1. 6.3 PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS
6.3.1 OBJEKTIF
6.3.1.1 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara).
6.3.1.2 Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa
dalam keadaan baik dan boleh diguna.
6.3.1.3 Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang
berhubung dengan SPBT
6.3.1.4 Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan
lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan
segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.
6.3.2. CARTA ORGANISASI
PENGETUA
PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN
PENTADBIRAN HAL EHWAL MURID KOKURIKULUM
SETIAUSAHA
SPBT
AJK SPBT AJK SPBT AJK SPBT
AJK SPBT AJK SPBT

2. 6.3.3. SENARAI TUGAS
6.3.3.1. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks
• Mesyuarat diadakan dua kali, iaitu di awal dan di akhir tahun.
• Pembahagian tugas pagi/petang
• Taklimat untuk guru tingkatan
• Pembahagian tugas pentadbiran;
o Buku stok (Mengikut Tingkatan)
o Pengedaran/pengumpulan
o Buku stok/hilang
o Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar)
6.3.3.2. Borang Permohonan SPBT
• Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan)
• Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan
diberikan kepada guru SPBT
6.3.3.3 Mesyuarat Jawatankuasa SPBT
• Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/
Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan
masalah SPBT.
6.3.3.4. Membuat Pesanan Buku
• Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN.
• Mencadangkan pertukaran buku jika perlu.
• Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.
• Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar
mengikut jadual.
6.3.3.5 Pengedaran
• Mengedarkan mengikut Tingkatan
• Menentukan tarikh pengedaran
• Mengesan kelancaran pengedaran
• Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/
bertukar sekolah
• Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk
• Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar
yang bertukar
• Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman
kepada semua pelajar
• Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang
pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual.
6.3.3.6 Pengurusan Rekod dan Dokumen
• Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis
• Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan)
• Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan
• Menyimpan rekod buku, hapuskira, rosak, hilang.
6.3.3.7 Pengurusan Keselamatan Buku
• Memastikan ada bilik khas SPBT
• Mengurus bilik SPBT

3. • Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT
• Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut
plastik
6.3.3.8 Pengurusan Pemulangan SPBT
• Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan
• Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut
tarikh/Tingkatan
• Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang
proses pemulangan.
o Peratus rosak/hilang
o Guru bertugas
o Hapus kira
o Kekurangan/lebihan
6.3.3.9 Pengurusan Stok dan Inventori
• Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan
• Menyimpan invois, bil dan pengesahan.
• Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan
teratur dan selamat.
• Mengemaskini inventori SPBT
• Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD.
6.3.3.10 Cadangan Buku Bacaan Tambahan
• Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan
Mata Pelajaran
• Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan.
• Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.
6.3.3.11 Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan
kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.

4. 6.3.4. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS
6.3.4.1 Proses Kerja
JAWATAN PROSES KERJA
Pengetua 1. Menerima Borang BMM
PK(HEM)/ 2. Menyelaras percetakan Borang BMM
PK(HEM)/Penyelaras 3. Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris
SPBT/Guru Tingkatan
Guru Tingkatan 4. Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris.
5. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta
dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak.
Pengetua/PK(HEM)/ 6 Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT
JKSPBT (warganegara sahaja).
Guru Tingkatan 7. Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima
bantuan (jika tiada masalah disiplin)
Penyelaras SPBT 8. Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.
9. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer
BTBTR 190 berdasarkan enronmen.
PK (HEM) 10. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok.
Pengetua 11. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.
PK(HEM)/PTR 12. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke
Bahagian Buku Teks, JPNS.

5. 6.4.3.2 Carta Alir
Menerima Borang BMM
Menyelaras percetakan Borang BMM
Mengedarkan Borang BMM kepada
pelajar untuk tindakan waris.
Mengutip borang yang telah dilengkap isi
oleh waris pelajar
Menyemak Borang BMM dan dokumen
Le ngkapkan semua sokongan yang diserta dan menyediakan
dokumen yang cadangan senarai pelajar yang layak.
diperlukan
Lengkap
Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang
Tidak layak Pinjaman SPBT
Hantar surat kepada waris memaklumkan
sama ada anak-anak mereka layak
menerima.
Sediakan rumusan enrolmen dan
kelayakan pelajar mengikut tingkatan.
Mengisi Borang Keperluan Buku Teks –
Borang Komputer BTBTR 190 dan buku
stok.
PK(HEM) menyemak Borang BTBTR
190
Pengetua menyemak borang-borang
tersebut dan menandatanganinya.
Borang-borang dihantar ke Bahagian
Buku Teks, JPNS

6. 6.4.3.3 Senarai Semak
Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan
1. Menerima Borang BMM
2. Cetakkan Borang BMM
3. Edar Borang BMM
4. Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris
5. 5.1. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan
yang diserta
5.2. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak.
6. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak
menerima Pinjaman SPBT
7. Surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-
anak mereka layak SPBT.
8. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar
mengikut tingkatan.
9. Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer
BTBTR 190 dan buku stok.
10. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR
190.
11. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen
Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks,
JPNS
6.3.4.4 Borang Digunakan
i. Borang Komputer BTBTR 190
ii. Buku Stok

7. 6.3.4.5 Proses Permohonan Bekalan Buku
Bilangan buku Bilangan pelajar yang
Buku Stok
yang elok layak
dalam stor +
di tangan
Memohon
Tidak perlu Bilangan buku yang elok tambahan 3%
Dalam stor + di tangan
bekalan tambahan bagi gantian
kerosakan
Permohonan melalui
Isikan Borang Agihan
Borang BPBTR 190
(+30%) (Fail 001 – 03)

8. PPD
6.3.5. URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
6.3.5.1 Proses Kerja
JAWATAN PROSES KERJA
Pengetua/Penolong 1. Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.
KananGuru SPBT/KPT
2. Pastikan bahawa:
2.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.
2.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan
adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.
2.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.
3. Penerima mengisi invois dengan:
3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan
3.2 menulis tarikh penerimaan buku
3.3 meletak mohor sekolah
3.4 mengisi “store certificate”
Pembantu Tadbir/ 4. Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.
Guru SPBT 5. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.
6. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku
stok.
6.1 Cop sekolah
6.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada
setiap buku.
PK(HEM)/Penyelaras 7. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian
SPBT Buku Teks, JPNS.

9. 6.3.5.2 Carta Aliran
Menerima buku teks yang dihantar oleh
pengedar.
Pastikan bahawa:
 Kod sekolah dan nama sekolah pada
invois adalah betul.
 Judul buku dan bilangan naskhah
buku yang dibekalkan adalah seperti
pada invois dan BTBTR 460.
 Buku yang dibekalkan adalah dalam
keadaan yang baik.

10. .
Penerima mengisi invois dengan:
 menurun tandatangan dan KP
 menulis tarikh penerimaan buku
 meletak mohor sekolah
 mengisi “store certificate”
Serahkan invois yang lengkap diisi
kepada pengedar.
Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam
Fail Invois SPBT.
Buku yang diterima dihantar diproses dan
direkod dlam buku stok.
 Cop sekolah
 Memberi nombor siri/nombor
perolehan dan tarikh pada setiap
buku
Laporan penerimaan buku/salinan invois
dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.
Tamat
6.3.5.3 Senarai Semak
Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan
1. Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.
2. Pastikan bahawa:
2.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois
adalah betul.
2.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang
dibekalkan adalah seperti pada invois dan
BTBTR 460.
2.6 Buku - dalam keadaan yang baik.
3. Penerima mengisi invois dengan:
3.5 menurun tandatangan/ KP

11. 3.6 menulis tarikh penerimaan buku
3.7 meletak mohor sekolah
3.8 mengisi “store certificate”
4. Serahkan invois yang lengkap diisi kepada
pengedar.
5. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois
SPBT
6. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod
dlam buku stok.
6.3 Cop sekolah
6.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan
tarikh pada setiap buku
7. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke
Bahagian Buku Teks, JPNS.
6.3.5.4 Borang Digunakan
i. Borang BTBTR 460
ii. Invois/SAP
6.3.6. URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
6.3.6.1 Proses Kerja
JAWATAN PROSES KERJA
Guru SPBT 1. Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan
lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.
2. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan
direkod.(KEW 300 V).
3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.
PK(HEM)/Guru SPBT 5. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak

12. dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00.
Pengetua/JK Pemeriksa 6. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V
Pelupusan Buku Teks
PK(HEM)/Penyelaras 7. Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku
SPBT Teks, JPNS.
Pengetua 8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan
mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan
seperti yang disyorkan:
8.1 dijual (melalui sebut harga)
8.2 ditanam (Buku Agama)
8.3 dibakar (Buku Agama)
8.4 dihadiahkan kepada pelajar dll
9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan
sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS
Guru SPBT 10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
6.3.6.2 Carta Aliran
Buku teks yang usang/rosak atau buku
teks yang tidak digunakan lagi kerana
pertukaran sukatan pelajaran diasingkan
dan diikat.
Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap
judul buku yang hendak dilupuskan.

13. Buku Teks Pendidikan Agama Islam
diasingkan.
Mengisi Borang Kew. 300-V dalam
7 salinan.
Memastikan bahawa jumlah nilai buku
teks yang hendak dilupuskan bagi setiap
permohonan tidak melebihi
RM30,000.00.
Menyemak dan mengesahkan Borang
Kew 300-V
Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke
Bahagian Buku Teks, JPNS
Menerima surat kelulusan pelupusan
daripada JPNS dan mengambil tindakan
pelupusan dengan segera. Cara pelupusan
seperti yang disyorkan
Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300
– X) yang telah diisi dan sijil saksi ke
Bahagian Buku Teks, JPNS
Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
Tamat
6.3.6.3 Senarai Semak
Bil. Tindakan Tandakan Catatan
(√)
1. Asingkan dan ikat:
1.1 Buku teks yang usang/rosak
1.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana
pertukaran sukatan pelajaran
2. Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang
hendak dilupuskan.

14. 3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.
5. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap
permohonan tidak melebihi RM30,000.00.
6. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V
7. Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian
Buku Teks, JPNS
8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS
dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.
Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam
Dihadiahkan kepada pelajar dll)
9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang
telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS
10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
6.3.6.4 Borang Digunakan
i. Borang Kew 300 - V
ii. Borang Kew 300 - X

15. 3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.
5. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap
permohonan tidak melebihi RM30,000.00.
6. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V
7. Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian
Buku Teks, JPNS
8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS
dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.
Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam
Dihadiahkan kepada pelajar dll)
9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang
telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS
10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
6.3.6.4 Borang Digunakan
i. Borang Kew 300 - V
ii. Borang Kew 300 - X

16. 3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.
5. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap
permohonan tidak melebihi RM30,000.00.
6. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V
7. Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian
Buku Teks, JPNS
8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS
dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.
Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam
Dihadiahkan kepada pelajar dll)
9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang
telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS
10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
6.3.6.4 Borang Digunakan
i. Borang Kew 300 - V
ii. Borang Kew 300 - X

17. 3. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
4. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.
5. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap
permohonan tidak melebihi RM30,000.00.
6. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V
7. Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian
Buku Teks, JPNS
8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS
dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.
Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam
Dihadiahkan kepada pelajar dll)
9. Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang
telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS
10. Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
6.3.6.4 Borang Digunakan
i. Borang Kew 300 - V
ii. Borang Kew 300 - X