Effectief inschrijven op innovatieve aanbestedingen

1. José van der Loop – JVDL Advies
http://nl.linkedin.com/in/josevanderloop
www.jvdl-advies.nl
Commerciële benadering &
een overtuigende aanbieding

2. José van der Loop – JVDL
‘Procesregie, beleid & Advies’
• Strategie en markt • Werkervaring:
• Organisatie en – Installatiebedrijven
processen
– Ballast Nedam
• Informatie-
management – Balance & Result
• Rollen: advies, • Kernwoorden: bouw, beleid,
onderzoek,
procesmanagement marketing, aanbesteden,
communicatie, duurzaamheid,
implementatie,
projectmanagement

3. Vragen
• Wat wilt u uit deze workshop halen
• Welke vragen heeft u
• Waar loopt u tegenaan
• Waarover wilt u meer weten

4. Onderhandse aanbestedingen
hoe kom ik op de lijst?
• Top of mind staan
• Waar moeten ze ú voor hebben?
• Commerciële strategie
ABC klanten definiëren
• Strategische netwerken
• Klanten knuffelen
• Purple cow

5. Waar zijn opdrachtgevers mee bezig?
Recente ontwikkelingen: innovatief en- of duurzaam
aanbesteden – meer met minder mensen & middelen
EMVI
Gunnen op waarde
De markt, tenzij …
D&C, DBM, DB(F)MO contracten
Risico bij markt neerleggen
Markt bedenkt oplossing
Duurzaam inkopen
Ketenintegratie
Middelen genereren

7. ZuidNet A58

8. ZuidNet A58
• inkomsten genereren uit de exploitatie van aan de
weg gerelateerde activiteiten;
• bijvoorbeeld inkomsten uit servicestations,
• bewaakte parkeerplaatsen voor vrachtverkeer langs
de A58
• aanleggen van installaties voor duurzame
energieopwekking
• inductiestroom terugleveren aan het verkeer dat er
overheen rijdt
Op deze manier wordt de weg het toonbeeld van
moderne verkeerstechnologie en duurzame ontwikkeling
en wordt het een nieuw exportproduct voor de
Nederlandse economie.
Of A1 Hengelo?

9. ‘Er wordt een tender gesignaleerd…
…wat ga ik doen?!’
Gaan we mee doen?

10. Strategische overwegingen
• Hoe ziet mijn orderportefeuille eruit
• Wat verwacht de klant van mij (moet-je)
• Ben je bewust van je concurrentieprofiel
• Heb je je onderscheidend vermogen helder?
• Ken je klant…!
• Wie kan/gaat dit doen

11. Aanbestedingsproces
Uitgangspunten en beïnvloeding koopproces
•Aanbiedingstraject •Aanbestedingsdossier
– Top of mind staan – Marktanalyse en
marktconsultatie
– Aanmelden prekwalificatie – Selectiefase
– Opstellen aanbieding – Keuze uit aanbieders
– Dialoogfase – Vraagspecificatie &
– Aanscherpen aanbieding Inschrijvingsleidraad
– Inschrijven – Aanbestedingsfase met
– Overeenkomst sluiten dialoogrondes
– Realiseren – Gunningsfase
– Afronden en evaluatie
– Basisovereenkomst met
annexen
– Afronden en evaluatie

12. Voor wie wat en waarom
Aanbestedingsleidraad
& stukken
Voldoen aan
vraag &
Onderscheidend
vermogen
‘Ken je klant’ Lezer (klant /
adviesbureau /
selectiecommissie)

13. ‘Ken je klant!’ – de rode draad
• Kam het beleid van je opdrachtgevers uit
• Ontwikkel zelf producten en loop een stap vooruit,
maar:
• Stem ook af op inkoopbeleid opdrachtgevers
• Match je leveranciers en onderaannemers met
beleidsaandachtspunten opdrachtgevers
• Nu nog belangrijker om met vaste partners te werken
• Ontwikkel en onderhoud een relatie met
aanbestedende opdrachtgevers
Anderzijds:
‘Nefit, Nokia, Apple of de aanbieders van
ringtones zitten echt niet te wachten op
vernieuwingsimpulsen van hun
opdrachtgevers voor ze in beweging komen.
Zij bedenken zelf waar een markt voor is.’

15. Uit de praktijk: Ken uw klant!
vs

16. Vernieuwen
Samenwerken
Kennis delen
Jan Hendrik Dronkers
Directeur-Generaal Rijkswaterstaat
Bestuurslid Vernieuwing Bouw
25 november 2011

17. De opdracht aan RWS
Afmaken: • Spoedaanpak voor wegen
• Waterslagkracht voor vaarwegen/hoofdwatersysteem
• Realisatie Ruimte voor de Rivier en Maaswerken
Doorzetten: • Impuls geven aan waterveiligheid
• Op orde houden bestaande netwerken / toepassen assetmanagement en
Life Cycle Cost
• Publieksgericht netwerkmanagement op weg en water
• Renoveren en vervangen (stalen) kunstwerken en tunnels
Oppakken: • PPS/DBFM op grotere schaal toepassen
• De bestaande infranetwerken nog beter benutten
• Pragmatisch realiseren 130km/u en dynamische snelheden
Bezuinigen: • €192 mln, ofwel 17,5% van de RWS-begroting in 2018
( 1500 minder medewerkers in 2018 van de 9245 nu)
25 november 2011 17

18. Onderscheidend vermogen
• Welke toegevoegde waarde kan je deze klant bieden?
En welke USP’s kunnen de doorslag geven?
– Waar ben je sterk in t.o.v. con-collega’s = USP’s!!!
– Waar zijn je con-cullega’s sterk in?
• Maakt de klantvraag deel uit van een bestaand ‘product’ of
een nieuw product dat past in je strategisch plan.
• Competitive Promise: de Concurrerende Belofte

19. Bewust van je concurrentieprofiel?
Klant/product – georiënteerd
•Onderscheidend concept
Produkt / • doelgroepkennis
toepassings • Harde referenties
specialist • Vaste partners
Proces Proces – georiënteerd
georiënteerd • Perfect partners netwerk. Samen sterk
• Snel tot specifieke aanbieding komen
• Risico management & contractmanagement
• Kennis oplossing combineren met locale kennis
Capaciteits
leverancier Capaciteit/kosten – georiënteerd
• Super efficiënte processen
• Economy of scale

20. KSF 1 KSF 2 Vraag
Inschrijven op een aanbesteding: prio 1
Wat zijn uw overwegingen
Kansen
Waar leg ik Adviesbureau/
onderscheidend Ingenieursbureau
vermogen?
Met wie doe ik de Aanbieder
aanbieding? Leveranciers Klant
(u)
Hoe verdeel ik
mijn budget?
Concurrentie

21. We gaan mee doen!

22. Welke stappen ondernemen:
• Formeer direct een aanbestedings- of tenderteam (niet alleen
techneuten!!)
• Spel de documentatie leidraad en bestek
• Stel vragen
• Ken uw concurrenten
• Analyse scoringskansen

23. Profileren in het selectieproces
• Standaard documentatie paraat
• Elke keer toespitsen op specifiek project
• Doe wat wordt gevraagd, alles
• Spel de documenten, profileren start in de
selectiefase

24. Geselecteerd (1)
• Opdrachtgevers moeten in de aanbestedingsleidraad
aangeven aan welke aspecten waarde wordt gehecht. Die
waarden vormen de basis voor sturen op gunningcriteria.
• Zorgvuldig lezen van de documenten en belangrijke woorden,
zinnen en aspecten arceren
• Categoriseren (42x duurzaamheid, geen criterium)
• Verhaal opbouwen

25. Geselecteerd (2)
• Organiseer een start up waarin duidelijk wordt wie van
wie wat nodig heeft
• Vraag wat u wilt weten in alle dialoogrondes, maak hier
optimaal gebruik van
• Stuur continu op gunningcriteria in plannen en andere
beschrijvende documenten
• Begin op tijd
• Maatwerk
• Doe als gevraagd
• Wees zorgvuldig
• Wees volledig
• Wees duidelijk
• Let op presentatie

26. Een overtuigend plan
Schrijven en presenteren

27. Overtuigend schrijven
• Dat is wanneer een lezer een kopie van je
artikel maakt en het aan een ander geeft, of
een e-mail stuurt met de woorden:
‘Hé, dit moet je lezen’, of wanneer iemand na
het lezen tot actie overgaat.

28. Een overtuigend plan
• KSF’s / gunningcriteria
• Kennis & kunde
• Lezer (leden adviescommissie)

29. Marketingcommunicatie:
maak een Power Statement – maak je punt
• Verkoop doorstroming
• Verkoop bereikbaarheid
• Verkoop samenwerking
• Verkoop betrouwbaarheid
• Verkoop robuuste infrastructuur

30. Remember the Reader and the Result
• Weet voor wie je schrijft en met welk doel:
• De opdrachtgever &
• Anderen die je plan beoordelen:
– Leden adviescommissie
– Stakeholders (als die mee-beoordelen)
– Adviesbureau dat de aanbesteding begeleid
– … • Verkoop doorstroming
• Verkoop bereikbaarheid
• Verkoop samenwerking
Ken je klant betekent dus ook: ken de leden van de • Verkoop betrouwbaarheid
adviescommissie, stakeholders, adviesbureau, … • Verkoop robuuste
infrastructuur
• Verkoop tevreden bewoners
• Verkoop wooncomfort
• Verkoop lage woonlasten

31. Presenteer je overtuigende plan overtuigend!
• Breinvriendelijke presenteren
• - Beeld
• - Teksten
- Kleur
- Papier
• Mondeling presenteren
- Verkoop en overtuig
- Wees bevlogen en enthousiast
• Tot slot: vraag de opdrachtgever om een terugkoppeling en leer
ervan!

32. Praktijkvoorbeeld
• ‘Mijn opdrachtgever weet dat ik kwaliteit
lever, maar nu vraagt hij me om dit ook
expliciet te maken’

33. Schrijfwijzer
"Dit is een eyeopener voor
zowat alle mogelijke situaties
en uitdagingen Het is een
energy-boost om meer uit je
opdracht te halen.
Geen trukendoos; wel zeer
handige inzichten."
Bob VERMEER, Project
manager VRT

34. Onweerstaanbaar schrijven
• Boeien in het begin (inleiding)
• Rode draad, competitive promise en geef de
lezer aan dat je het zo noemt
• Maak indruk
• Geef alles wat je hebt

35. Schrijf vaardig
• Gezamenlijke toon vinden
• Verkoop en overtuig
• Schrijf je gedachten helemaal uit en/of
• Start met outlines
• Redigeer vaak en snel
• Laat anderen meelezen

36. Focusvragen
• Vraag jezelf af:
• Wat is de impact
• Wat is de kern
• Wie is de lezer
• Is het boeiend
• Zal de lezer door deze tekst geraakt worden

37. Vragen?