Analisis dan perancangan sistem informasi perpustakaan Universitas Mercu Buana Jakarta. Tujuannya adalah menganalisis sistem informasi saat ini dan merancang sistem baru dengan menambahkan katalog online untuk pengunjung dan sistem keanggotaan untuk meningkatkan pelayanan.

1. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Pada Perpustakaan Universitas Mercu Buana Jakarta
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen : Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM
Fakultas : Ekonomi dan Bisnis
Jurusan : Akuntansi S1
Disusun Oleh :
Kris Aji Kusuma (43215010115)
Universitas Mercu Buana
Jakarta Barat

2. ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi pada Perpustakaan di
Universitas Mercu Buana Jakarta dan untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dari
sistem informasi di Perpustakaan tersebut. Terkait hal ini, Perpustakaan memerlukan suatu
layanan atau fasilitas untuk memberikan informasi untuk setiap pengunjung secara cepat
dan akurat. Hal ini diwujudkan melalui penggunaan website untuk memudahkan
pengunjung dalam mencari buku yang dicari. Karya ilmiah ditutup melalui kesimpulan dan
saran bagi pihak Perpustakaan di Universitas Mercu Buana Jakarta untuk lebih memahami
dan mengimplementasikan SI secara lebih baik.

3. BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada dunia pendidikan perpustakaan merupakan salah satu bagian yang
penting dalam meningkatkan Ilmu Pengetahuan, karena di perpustakaanlah kita
bisa mendapatkan berbagai macam buku yang dapat membantu kebutuhan kita
untuk mendapatkan informasi. Apabila pada suatu lembaga pendidikan dalam hal
ini adalah perpustakaan pengolahan datanya masih dilakukan secara manual maka
akan menimbulkan berbagai masalah. Mulai dari lamanya waktu yang diperlukan
hanya untuk mencatat data-data perpustakaan, mencatat tanggal peminjaman dan
pengembalian dan kegiatan-kegiatan lainnya, belum lagi bila terjadi kesalahan
penulisan pada data-data yang ada sehingga akan menghabiskan banyak waktu dan
tenaga untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini menimbulkan
terlambatnya pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya informasi yang
sampai pada pimpinan perpustakaan yang mengakibatkan seorang pimpinan akan
sulit untuk mengambil suatu keputusan atau tindakan yang diperlukan untuk
perkembangan perpustakaan. Faktor inilah yang menyebabkan pentingnya
penggunaan komputer dalam mengolah data perpustakaan. Sistem informasi
merupakan sub sistem dari informasi manajemen yang digunakan dalam
memecahkan masalah penyediaan informasi dan pelayanan informasi mengenai
perpustakaan. Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem pengolah data yang
meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan
laporan. Berkaitan dengan sistem informasi yang telah ada saat ini pada
perpustakaan Universitas Mercu Buana Jakarta, maka diperlukan suatu sistem
informasi yang dapat menunjang evaluasi proses pengambilan keputusan.
1.2 Tujuan Pembuatan Makalah
Tujuan pembuatan makalah adalah menganalisis sistim informasi pada
perpustakaan di UMB serta kelebihan dan dalam melakukan pelayanan, sehingga
perpustakaan dapat menjaga kenyamanan pengunjung yang ada untuk selalu dalam
nyaman.

4. BAB II
ANALISIS SISTEM INFORMASI
2.1 Analisis Sistem Informasi yang Berjalan Saat Ini
Secara umum perpustakaan UMB kampus 1, sudah menggunakan aplikasi atau
terkomputerisasi. Selain itu aplikasi yang digunakan adalah aplikasi yang berbasis
local area network atau berbasis LAN. Dalam pelayanannya semua administrasi
menggunakan aplikasi ini mulai :
➢ Pencatatan peminjaman
➢ Pencatatan pengembalian
➢ Pencatatan denda
➢ Pencatatan kunjungan
➢ Membuat laporan dari peminjaman pengembalian dan kunjungan
Tetapi ada juga hal yang tidak dilakukan dengan aplikasi yaitu
pengklasifikasian buku. Hal ini dilakukan secara manual dengan mengandalkan
tenaga manusia untuk menentukan klasifikasi buku. Dikarenakan klasifikasi lebih
akurat bila menggunakan tenaga manusia.
1. Katalog dan klasifikasi buku
Pada aplikasi terdapat data katalog buku perpustakaan sebagai berikut :
Gambar 1. Aplikasi katalog buku
Pada aplikasi katalog buku pada gambar 1 memuat informasi kode klasifikasi,
bahasa buku, rak tempat buku dan judul buku. Aplikasi pada gambar 1 diatas

5. digunakan oleh petugas untuk mengetahui informasi dari suatu buku, mengetahui
letak buku, dan mengetahui apakah buku sudah dipinjam belum. Cara penggunaan
dengan memakai call number yang ditempel di buku. Untuk call number bisa
dilihat di gambar 2 sebagai berikut :
Gambar 2. Kode call/panggilan buku
Berdasarkan gambar 2 didapat informasi sebagai berikut :
657 = kode klasifikasi buku
NUR a = nama pengarang buku
Dari call number kita bisa melakukan pencarian melalui aplikasi. Selain
pengkatalogan buku juga ada klasifikasi buku. Pada gambar 2 ada kode 657 itu
menandakan klasifikasi buku. Klasifikasi buku yang digunakan adalah sistem
DDC. DCC juga disebut Sistem Desimal Dewey adalah sebuah sistem klarifikasi
perpustakaan yang diciptakan oleh Melvil Dewey (1851-1931) pada tahun 1876.
Klarifikasi dilakukan berdasarkan subjek, kecuali untuk karya umum dan fiksi.
Kodenya ditulis atau dicetakkan ke sebuah stiker yang dilekatkan ke sisi buku atau
koleksi perpustakaan tersebut. Bentuk kodenya harus lebih dari tiga digit, setelah
tiga digit ketiga akan ada sebuah tanda titik sebelum diteruskan angka berikutnya.
Selain ada katalogisasi buku lewat web dan klasifikasi buku. Untuk
memudahkan pengelompokan buku pada rak juga di kelompokan menurut
kelompoknya. Misal ada banyak buku jenis TA/KP, di perpustakaan kampus
UMB ini TA/KP di kelompokan yang penamaan menurut prodi masing-masing,
setelah itu di kelompokan berdasarkan tahun pembuatan masing-masing. Ada juga
rak yang berdasarkan buku pemrograman. Tetapi apabila kesulitan kita dapat
mendatangi petugas untuk mengetahui letak buku yang ingin kita pinjam atau juga
bisa mengetahui apakah buku sudah dipinjam atau belum.

6. 2. Prosedur peminjaman
Prosedur peminjaman adalah dimulai saat pengunjung ingin meminjam buku.
Buku yang ingin dipinjam adalah buku selain buku referensi karena buku referensi
hanya bisa dibaca saat di perpustakaan.
Saat meminjam pengunjung memilih buku di rak buku yang tersedia. Setelah
buku ditemukan pengunjung datang ke bagian admin atau petugas pengelola
perpustakaan. Di sini petugas akan meminta buku yang dipinjam dan identitas
mahasiswa kita yaitu KTM atau kartu tanda mahasiswa yang masih berlaku.
Petugas akan mencatat nomor buku dan NIM kita di aplikasi perpustakaan UMB
ini. Setelah selesai pencatatan buku dan KTM akan dikembalikan. Dalam hal ini
masa peminjaman maksimal 2 minggu bila tidak dikembalikan tepat waktu maka
akan didenda sesuai denda yang berlaku yaitu Rp 500,-/hari.
3. Prosedur pengembalian
Pengembalian dapat dilakukan maksimal sesuai masa waktu peminjaman.
Dalam hal ini masa peminjaman adalah 2 minggu apabila pengunjung
mengembalikan sebelum masa peminjaman habis maka tidak dikenakan denda.
Pengembalian dilakukan ke petugas perpustakaan. Saat buku dikembalikan
kita menyerahkan buku yang kita pinjam, kemudian petugas akan mengecek data
peminjam dahulu kemudian mengecek apakah buku yang dikembalikan sesuai
dengan buku yang dipinjam dan apakah kondisi buku masih bagus atau tidak.
Apabila tidak ada masalah maka buku akan dikembalikan oleh petugas ke tempat
buku atau rak buku.
Apabila dalam pengembalian buku ada keterlambatan maka denda yang
diberikan adalah Rp 500,-/hari dihitung sejak kita terlambat melakukan
pengembalian. Misal kita pinjam pada tanggal 10 maka maksimal
pengembaliannya adalah tanggal 24. Apabila kita mengembalikannya tanggal 26
maka bisa dihitung dendanya adalah 2 hari jadi denda kita adalah seribu rupiah.
Tetapi apabila ada kerusakan buku atau buku hilang maka denda akan
ditentukan sesuai dengan harga buku tersebut dan harus dibayar oleh mahasiswa
yang bersangkutan, sehingga apabila peminjam belum membayar denda sesuai
yang ditentukan maka buku akan dikembalikan kepada peminjam sampai buku
tersebut diganti dan denda terus berjalan

7. 4. Prosedur keanggotaan
Keanggotaan di perpustakaan di kampus 1 UMB ini belum ada. Sehingga
kartu anggota juga belum ada. Jadi apabila ada peminjaman sesuai yang telah
dijelaskan di prosedur peminjaman maka pencatatan dilakukan dengan KTM
mahasiswa.
Jadi apabila ada hal yang berkaitan dengan pencatatan administrasi maka yang
dibutuhkan sebagai pengganti keanggotaan adalah identitas diri misal KTM.
2.2 Alur Sistem
Gambar 3. Alur sistem perpustakaan
2.3 Identifikasi Masalah
Dari hasil analisis sistem kami mendapatkan beberapa maslah pada sistem dilihat
dari segi berikut :
1. Katalog buku untuk pengunjung tidak ada
Katalog buku hanya ada di aplikasi perpustakaan jadi pengunjung
harus menemui petugas untuk bertanya. Hal ini kurang efektif dan efisien bila
pada saat bersamaan petugas sedang melayani banyak pengunjung maka kita
harus menunggu, selain itu kita tidak bisa leluasa dalam hal mencari katalog
buku tersebut.
2. Tidak adanya sistem keanggotaan
Hal ini penting untuk mengetahui siapa yang meminjam buku, siapa
yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan dan untuk keamanan apabila suatu

8. saat pengunjung menghilangkan buku sedangkan ia telah lulus dan pindah
alamat sedangkan pihak perpustakaan tidak mengetahui hal tersebut maka buku
bisa tidak kembali. Selain itu apabila ada pihak luar yang bukan dari pihak
akademisi maka akan kesulitan dalam melakukan peminjaman.
3. Apabila ada pengunjung dari luar kampus UMB
Pengunjung tidak akan bisa meminjam, ia hanya bisa membaca buku
karena sistem peminjaman menggunakan KTM mahasiswa UMB sehingga
pengunjung yang dari luar yang tidak punya KTM UMB tidak bisa melakukan
peminjaman buku.
2.4 Evaluasi Sistem
Masalah Hasil Evaluasi
1. Katalog buku untuk
pengunjung tidak ada
Solusi yang paling mudah adalah dengan
menyediakan komputer untuk pengunjung
yang sudah dilengkapi aplikasi tetapi aplikasi
yang disediakan hanya khusus katalog buku
sedangkan aplikasi administrasi yang lain
hanya bisa diakses oleh petugas atau admin.
2. Tidak adanya sistem
keanggotaan
Keanggotaan perlu dibuat hal ini untuk
menghindari kesulitan apabila ada kesulitan
apabila ada pengunjung yang KTM nya
ditahan karena buku hilang sedangkan
pengunjung butuh KTM tersebut untuk
keperluan lain.
Selain itu apabila ada pengunjung dari luar
kampus 1 UMB yang ingin meminjam buku
sedangkan ia tidak punya KTM kampus UMB
maka keanggotaan bisa menangani hal ini.
Untuk keanggotaan hal yang ada pada
pendaftaran anggota sebagai berikut :
- nama
- alamat asal
- alamat sekarang

9. - TGL
- Status
- No. telp dan email
- Pekerjaan apabila dalam pekerjaan ia
memilih mahasiswa maka muncul
pilihan nama, NIM, universitas,
fakultas, prodi dan tahun angkatan
Maka setelah pendaftaran pengunjung akan
mendapatkan nomor anggota. ini berlaku
selama ia masih menjadi anggota
perpustakaan.
3. Apabila ada pengunjung dari
luar kampus UMB
Hal ini bisa diatasi dengan sistem
keanggotaan. Dikarenakan pendaftaran
anggota menggunakan kartu identitas diri
yang masih berlaku sehingga orang luar UMB
pun bisa menjadi anggota asalkan ia punya
kartu identitas diri yang masih berlaku.
2.5 Analisis Pengajuan Sistem Baru
1. Gambaran sistem secara umum
Sistem baru nantinya hanya memperbaiki sistem yang sudah ada.
Sistem ini nantinya bukan hanya digunakan oleh petugas tetapi pengunjung
juga bisa memakai aplikasi ini walaupun hanya untuk login dan penggunaan
katalog buku sedangkan administrasi perpustakaan tetap dipegang oleh
petugas.
Sistem baru nantinya mencakup :
• Adanya pengklasifikasian dan pengkatalogan buku dilengkapi menu
pencarian buku.
• Pencatatan peminjaman dan pengembalian
• Adanya keanggotaan dan nomor anggota
• Pencatatan pengunjung dengan login

10. 2. Analisis klasifikasi dan katalog buku
Dalam katalog buku yang lama ada kelemahan yaitu pengunjung harus
tanya ke petugas. Selain itu setelah tanya ke petugas belum tentu pengunjung
tahu maksud kode pada katalog buku. Karena itu katalog buku diperbaharui
dalam hal pengkodean. Dalam gambar 2 memang sudah ada call number
tetapi itu digunakan dalam pencatatn ke aplikasi sehingga perlu call number
yang mudah dimengerti sebagai berikut :
Gambar 5. Contoh call number buku
657 = kode klasifikasi buku
NUR a = nama pengarang buku
A = letak rak atau kode rak buku
rA.01 = rak A no buku 01
Selain itu rak diberi huruf dan tahun dari buku yang berada di rak
tersebut. Selain itu juga disediakannya keterangan di masing-masing rak
tentang call number sehingga pengunjung mudah paham. Tetapi pengunjung
harus disediakan komputer yang bisa digunakan untuk menelusuri call
number tersebut sehingga dalam sistem baru nanti ada komputer yang
digunakan pengunjung tetapi terbatas pada katalog buku saja.
Sedangkan dalam klasifikasi masih tetap menggunakan sistem DDC
karena itu sistem klasifikasi yang mudah dimengerti dan mudah digunakan.
3. Analisis peminjaman
Peminjaman nantinya dilayani petugas yang berbeda dengan
pengembalian jadi hal ini memudahkan petugas dalam melayani pengunjung
Perpustakaan UMB
657
NUR
a
RA.01
01

11. yang meminjam sehingga petugas tidak perlu bolak-balik dari menu
peminjaman – menu pengembalian.
Jadi prosedur peminjaman pengunjung memberikan kartu anggota dan
buku yang akan dipinjam. Petugas akan mencatat peminjaman pada sistem.
Setelah selesai buku, kartu anggota dikembalikan. Pada sistem dicatat kode
peminjaman, kode buku, tanggal pinjam, tanggal kembali dan paraf petugas
peminjaman.
4. Analisis pengembalian
Seperti peminjaman petugas pengembalian dibedakan hal ini karena
khusus petugas pengembalian tidak hanya menangani pengembalian tetapi
juga menangani denda atas kerusakan buku dan kehilangan buku. Jika
petugas pengembalian dan peminjaman digabung maka apabila petugas
sedang melayani pengembalian dan ada kerusakan maka akan ada antrian.
Hal ini bisa dihindari apabila petugas keduanya dipisah dalam hal pelayanan.
Pada pengembalian pengunjung memberikan buku dan kartu anggota.
Petugas akan memeriksa apabila sesuai petugas kemudian mengecek kondisi
buku apabila baik maka petugas akan mengembalikan buku tersebut ke rak.
Tetapi apabila ada kerusakan atau buku hilang maka kartu anggota akan disita
petugas sampai pengunjung bisa membayar denda yang dibebankan
kepadanya. Jadi apabila ia belum melunasi denda maka ia belum bisa
meminjam buku karena untuk meminjam dibutuhkan kartu anggota.
5. Analisis keanggotaan
Keanggotaan perlu dibuat hal ini berguna saat pencatatan pengunjung.
Selain itu apabila ada hal lain misal peminjaman dan pengembalian maka
cukup mencatat nomor anggota tidak perlu meminta KTM mahasiswa.
Selain itu apabila dalam pencatatan pengunjung cukup mudah karena
pengunjung cukup memasukkan nomor pengunjung maka sudah tercatat di
data kunjungan. Untuk prosedur pendaftaran pengunjung memberikan kartu
identitas. Petugas akan mencatat data dari identitas tersebut di aplikasi dan
kartu anggota. Kemudian ia akan mendapat nomor anggota dan kartu anggota
yang bisa digunakan di perpustakaan UMB ini.

12. DAFTAR PUSTAKA
Anonim1. 2017. https://id.wikipedia.org/wiki/Klasifikasi_Desimal_Dewey
YK, Choir Udin. 2016. https://www.scribd.com/doc/296171199/Analisis-Dan-Perancangan-Sistem-
Informasi-Perpustakaan-Kampus-UTY
Yopiromafilani . 2012. https://www.scribd.com/doc/85433015/Analisis-Dan-Perancangan-Sistem-
Informasi-Perpustakaan
Irenpurba. 2015. https://tugasmahasiswaimpus.wordpress.com/2015/06/24/analisis-dan-perancangan-
sistem-perpustakaan/