Hendra Bastian Universitas Terbuka Tarakan

1. MAKALAH
SISTEM INFORMASI PENDATAAN PENDUDUK
Tugas 1 Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen ( EKMO5102.01 )
Dengan Tutor Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali., MM., CMA
Oleh :
Hendra Bastian, SE
NIM. 530006566
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN
PASCASARJANA UNIVERSITAS TERBUKA
TARAKAN
2018

2. Kata Pengantar
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq, rahmat
serta ridho-Nya kepada kita semua, sehingga makalah ini dapat terselesaikan
dengan tema “ Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Komputer bagi
Administrasi Basis Data Penduduk ”.
Dalam kesempatan ini saya ucapkan terima kasih kepada Bapak Prof. Dr. Ir.
Hapzi Ali., MM., CMA selaku Dosen Pengampu / Tutor Mata Kuliah Sistem
Informasi Manajemen yang telah membimbing saya.
Akhirnya saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat saya harapkan
demi sempurnanya makalah ini.
Tarakan, Februari 2018
Penulis,
Hendra Bastian

3. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kantor Kelurahan merupakan suatu instansi yang melakukan pendataan
penduduk terutama pendataan KTP, Kartu Keluarga, Surat Kelahiran, Surat
Kematian,Surat Keterangan Pindah, dan Surat Keterangan Lainnya serta juga
merekap jumlah masyarakat miskin dari setiap RT di wilayah kerjanya. Oleh
karena itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung
kebutuhan instansi pemerintah yang akan sangat membantu sebuah manajemen
instansi pemerintah baik dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja instansi
pemerintah itu sendiri. Untuk dapat meningkatkan pendataan penduduk beserta
laporannya kepada instansi yang lebih tinggi yaitu kecamatan, maka diperlukan
langkah-langkah pengembangan sistem pendataan yang sudah berjalan.
Saat ini sistem yang sudah berjalan pada instansi tersebut masih bersifat
manual yaitu dengan menggunakan Ms. Excel dan Ms. Word dan ada pula yang
sebagian data masih ada dalam buku catatan agenda, maka dengan sistem yang
ada saat ini terdapat kendala sebagai berikut :
 Sulitnya memberikan data dan informasi secara cepat dan akurat mengenai
laporan pendataan penduduk per periode tertentu pada tingkat kecamatan.
 Seringnya terjadi kesalahan atau salah sasaran ketika turun bantuan baik
bantuan dari pemerintah berupa bantuan langsung tunai ( BLT ) atau bantuan
lainnya.
 Perangkat komputer yang telah ada tidak digunakan secara optimal untuk
pengolahan data.
Pengembangan ini akan memanfaatkan teknologi informasi yang akan membantu
pendataan penduduk di suatu kelurahan terutama pada proses pendataan
masyarakat miskin dan juga data pembuatan KTP, permohonan kartu keluarga,
pencatatan data pindah penduduk, data kelahiran, dan data kematian yang

4. memerlukan kecermatan dan ketelitian yang tinggi. Sehingga dalam waktu yang
singkat pembuatan laporan pendataan penduduk tersebut diatas dapat
meminimalkan kesalahan dan terlambatnya mendata penduduk yang seharusnya
sudah masuk ke kecamatan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengangkat judul tentang “ Sistem
Informasi Pendataan Penduduk ”.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan
“ Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi pendataan penduduk
sebagai basis data ? ”

5. BAB II
ANALISIS
2.1 Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2 Pengertian Informasi
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Tafri D. Muhyuzir, sistem informasi adalah data yang
dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi suatu
informasi yang berharga bagi yang menerimanya.
2.4 Manajemen Database
Data organisasi dapat diorganisasikan dalam hierarki kolom ( field ), baris
( record ) dan file. Kolom adalah bagian terkecil dari data, misalnya nomor KTP
atau Nomor Induk Kependudukan ( NIK ). Baris adalah catatan sebuah transaksi
lengkap yang dapat terdiri dari beberapa field dengan data yang saling
berhubungan. Sebuah file dapat terbuat dari spreadsheet, sebuah dokumen, satu
set data, sejumlah koleksi data dan sebagainya. File ( tabel ) dalam bentuk
spreadsheet adalah sekumpulan kolom yang saling berhubungan, seperti tabel data
pribadi warga/penduduk.

6. Kunci field adalah sebuah nilai yang unik sehingga dapat mengidentifikasi data
pada baris ataupun kolom. Database adalah seluruh data yang dikumpulkan oleh
organisasi berdasarkan sistem informasi berbasis komputer ( CBIS ).
DBMS adalah sebuah aplikasi software yang menyimpan struktur database, data
itu sendiri, hubungan antar data dalam database, bentuk formulir maupun laopran
mengenai database. Bentuk dari database biasanya user friendly karena pengguna
biasanya mengambil informasi langsung dari database karena dengan
menggunakan CBIS maka bentuk organisasi makin pendek ( flatter ). Database
dikendalikan oleh database management system.
Perancangan database meliputi 3 ( tiga ) tahap yaitu :
- Menentukan data yang diperlukan
- Penjelasan mengenai data
- Menginput data ke dalam database
Pencarian data dalam database dapat dilakukan dengan menggunakan program
SQL yaitu untuk melakukan query terhadap kolom dan baris pada database
dengan menggunakan field utama yang sejenis, misalnya : data nomor induk
kependudukan ( NIK ) adalah sebagai first key ( kunci utama ). Pada kolom
nomor induk kependudukan yang berada pada tabel data penduduk nomor
6473020708750002 terhubung dengan data nama penduduk pada kolom nama
Hendra Bastian. Nomor Induk Kependudukan dapat disebut sebagai kunci utama
( primary key ) sedangkan nama penduduk sebagai kunci kedua ( secondary key ).
Database merupakan hal yang sangat penting saat ini. Database digunakan untuk
menjaga agar pencatatan internal dapat selalu dipelihara, juga untuk menyiapkan
data yang bisa diambil oleh pihak-pihak terkait dalam hal ini unsur pemerintahan.
Database pada saat ini disusun dalam software yang paling terkenal disebut
dengan DBMS ( database management system ) yang mana dapat membantu
menciptakan dan mengelola data secara effisien dan aman dalam jangka waktu
yang panjang dan juga memungkinkan pengguna melakukan hal-hal sebagai
berikut :
 Menyimpan data dalam jumlah besar.

7.  Memampukan pengguna atau program aplikasi memanipulasi data dengan
menggunakan bahasa Query ( bahasa database yang berarti sebuah
pertanyaan mengenai data ).
 Mensupport akses ke data dari beberapa sisi secara bersama-sama.
Pada saat ini database disusun dengan menggunakan SQL ( Structured Query
Language ) yang disusun berdasarkan relational model yang menggunakan tabel-
tabel yang saling berhubungan. Tiap kolom pada database berbentuk tabel ini
mempunyai judul yang disebut sebagai atribut yang menggambarkan isi dari tabel
tersebut. Jika seseorang memerlukan sebuah informasi maka ia dapat
menggunakan pertanyaan yang mengkaitkan satu tabel dengan tabel yang lain
sehingga ia dapat memperoleh jawaban atas pertanyaannya. Misalnya pada tabel
tersebut ada data nomor induk kependudukan, nama, tempat tanggal lahir, jenis
kelamin, agama, pendidikan, pekerjaan, status perkawinan, nama orang tua dan
kewarganegaraan. Jika pemakai ( user ) memasukkan nama dan bertanya nomor
induk kependudukan maka akan dihubungkan antara nama tersebut pada kolom
nama dengan kolom nomor induk kependudukan pada baris nama tersebut, begitu
juga untuk yang seterusnya.
Pada kenyataannya database bukan hanya berisi data tulisan atau angka tetapi
dapat juga berupa gambar atau image yang diinput lewat multimedia. Namun
demikian tidak seluruh database dibutuhkan oleh semua bagian dalam organisasi,
oleh karena itu jaringan akan sangat membantu dalam penyusunan database yang
disusun dalam server dan client sehingga database pada tiap bagian tidak terlalu
besar namun tetap terintegrasi.

8. Contoh
Tabel Data Penduduk
NIK N a m
a
TTL
Jenis
Kelamin Agama Pendidikan Pekerjaan
Status
Perkawinan
Nama
Orang Tua Kewarganegaraan
6473020708750002 Hendra
Bastian
Tarakan,
07-08-
1975
Laki-
laki
Islam Sarjana PNS
Sudah
Kawin Syamsuddin
& Aminah
Indonesia
Kolom Data

9. BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dari penjelasan singkat tersebut diatas dapat ditarik suatu kesimpulan
sebagai berikut :
a. Langkah awal untuk membuat basis data penduduk adalah dengan membuat
database penduduk tersebut sebagai data dasar secara lengkap dan benar.
b. Jika data-data tersebut sudah siap selanjutnya dibuatlah suatu sistem
manajemen database secara lengkap dan benar sehingga nantinya pada saat
data-data tersebut mau digunakan untuk kepentingan apapun dapat dengan
mudah diakses atau diambil.

10. DAFTAR PUSTAKA
Debby Ratna Daniel dan Wiwik Supratiwi ( 2005 ), Sistem Informasi
Manajemen, Cetakan Pertama, Universitas Terbuka, Jakarta.
Gordon B. Davis ( 1991 ), Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen,
Bagian 1, PT. Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta.
Jogiyanto HM. ( 1999 ), Analisis dan Disain Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Muhyuzir T.D. ( 2001 ), Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan
Kedua, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.