Jadenarong Chaochudetch, profile picture
Uploaded byJadenarong Chaochudetch
594 views

04 contract management=030920

การจัดการสัญญา (Contract Management): งานภายหลังจากการลงนามในสัญญาแล้ว การจัดการสัญญาเกิดขึ้นหลังจากสัญญามีผลบังคับใช้ โดยจะต้องมั่นใจว่าข้อกำหนดและเงื่อนไขที่มีอยู่ในสัญญานั้นสามารถปฏิบัติตามได้ และคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายพอใจในภาระข้อผูกพันตามสัญญาทั้งหมด เช่นเดียวกับการจัดการที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานด้านอื่น ๆ ของคู่สัญญาอย่างเหมาะสม

Embed presentation

Download to read offline
28 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 4. การจัดการสัญญา (Contract Management) การจัดการสัญญา (Contract Management): งานภายหลังจากการลงนามในสัญญาแล้ว การจัดการสัญญาเกิดขึ้นหลังจากสัญญามีผลบังคับใช้ โดยจะต้องมั่นใจว่าข้อกาหนดและเงื่อนไขที่มีอยู่ใน สัญญานั้นสามารถปฏิบัติตามได้ และคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายพอใจในภาระข้อผูกพันตามสัญญาทั้งหมด เช่นเดียวกับการจัดการที่จาเป็นสาหรับการดาเนินงานด้านอื่น ๆ ของคู่สัญญาอย่างเหมาะสม แต่โดยทั่วไป เรามักได้ยินโดยรวมว่า การบริหารจัดการสัญญา (Contract Administration and Contract Management) 4.1 การจัดการสัญญาคืออะไร? การจัดการสัญญาเกิดขึ้นหลังการที่สัญญามีผลบังคับใช้ ดังนั้นจะต้องแน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกาหนดและ เงื่อนไขที่มีอยู่ในสัญญา และคู่สัญญามีภาระผูกพันตามสัญญาอย่างเป็นที่น่าพอใจ ในระหว่างขั้นตอนการจัดการสัญญา เป็นไปได้เสมอที่สถานการณ์จะเปลี่ยนแปลงโดยจาเป็นต้องแก้ไขข้อตกลง สัญญา แน่นอนว่าทีมจัดการสัญญาจะต้องทางานอย่างใกล้ชิดกับคู่สัญญา ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะทราบถึง รายละเอียดความสัมพันธ์ในการทางาน ดังนั้นผู้ดูแลระบบและผู้จัดการสัญญาจึงควรมีการติดต่อสื่อสารอย่าง ใกล้ชิด ขั้นตอนของการจัดการสัญญา ขั้นตอนสาคัญเจ็ดขั้นตอนของกระบวนการจัดการสัญญาจะเพิ่มความสามารถในการปฏิบัติตามข้อกาหนดของ สัญญาซึ่งจะทาให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด 1. ขั้นตอนการวางแผน ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน จะต้องร่างรายละเอียดเฉพาะในเรื่องเร่งด่วนที่สุด เพื่อทราบถึงความต้องการ และเป้าหมาย จากนั้นกาหนดประเภทของวิธีการหรือระบบที่จะช่วยให้สามารถจัดการกับประเด็นเหล่านั้นได้ดี ที่สุด โดยจะต้องพิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อจัดสรรให้เข้ากับกระบวนการจัดการสัญญา 2. ขั้นตอนการดาเนินการ หลังจากทราบถึงกระบวนการจัดการสัญญาว่าควรมีลักษณะอย่างไร จะสามารถเริ่มใช้เครื่องมือและระบบที่ จาเป็นเพื่อสนับสนุนการจัดการเหล่านั้น โดยจะสามารถจัดการติดตามวันครบกาหนดส่งมอบและภาระผูกพัน อื่น ๆ อาจด้วยวิธีการใช้โปรแกรมตารางคานวณทั่วไป หรือหากเป็นโครงการที่มีความซับซ้อนมากขึ้น ก็อาจ พิจารณาใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้สามารถติดตามข้อตกลงและวันครบกาหนดที่ สาคัญ ดังนั้นในกระบวนการจัดการสัญญาของทีมงาน จึงควรมีการฝึกอบรมและฝึกฝนการใช้โปรแกรมเกี่ยวกับการ จัดการสัญญา
29 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 3. ขั้นตอนก่อนการทาสัญญา ในระหว่างขั้นตอนก่อนสัญญา จะต้องมีการประสานงานอย่างใกล้ชิดกับการบริหารสัญญา เพื่อทาความเข้าใจ รายละเอียดที่สาคัญของสัญญาข้อตกลง สิ่งนี้จะช่วยเตรียมความพร้อมในกระบวนการจัดการสัญญา รวมถึง แนวทางเฉพาะต่าง ๆ ที่จะช่วยให้สามารถจัดการสัญญาและส่งมอบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 4. ขั้นตอนการส่งมอบ หากบุคคลที่เจรจาข้อตกลงมิใช่บุคคลเดียวกับผู้ดาเนินการส่งมอบงานตามข้อกาหนดของสัญญา จาเป็นต้องมี กระบวนการส่งมอบที่ละเอียด โดยมีการประชุมเฉพาะเพื่อให้มั่นใจว่ามีการจัดตาแหน่ง และความเข้าใจ ร่วมกันในบทบาทความรับผิดชอบและการส่งมอบ 5. ขั้นตอนทาสัญญา ขั้นตอนทาสัญญาคือเมื่อดาเนินการงานที่กาหนดไว้ในข้อตกลงและการส่งมอบงานเสร็จสมบูรณ์ โดยเป็นไป ตามระยะเวลาและงบประมาณที่ตกลงกันไว้ โปรแกรมการจัดการสัญญาจะสามารถช่วยให้สามารถติดตามและ ให้ข้อมูลพื้นฐานที่จาเป็นสาหรับการวัดประสิทธิภาพ เช่นการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และมีการแจ้งเตือน กาหนดการส่งรายงานที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบงาน รวมถึงกาหนดระยะเวลาวันที่สาคัญอื่น ๆ 6. ขั้นตอนการต่ออายุสัญญาล่วงหน้า โดยทั่วไปเมื่อระยะสัญญาสิ้นสุดลง จะต้องพิจารณาว่าต้องการเจรจาต่ออายุสัญญาใหม่ หรือยุติสัญญา บ่อยครั้งที่มีข้อกาหนดให้ต่อสัญญาโดยไม่มีบทลงโทษ ดังนั้นเพื่อประโยชน์สูงสุด จะต้องวางแผนในสถานการณ์ เหล่านี้ก่อนวันสิ้นสุดของสัญญา 7. ขั้นตอนหลังสัญญาสิ้นสุดลง เมื่อสัญญาสิ้นสุดลงและได้มีการตกลงกัน ก่อนที่งานตามสัญญาจะเสร็จสมบูรณ์ จาเป็นต้องตรวจทาน ข้อกาหนดของสัญญาอย่างละเอียด เพื่อยืนยันว่าได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขทั้งหมดแล้วและได้ชาระเงินตามใบแจ้ง หนี้แล้ว สุดท้ายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายจะทราบถึงข้อมูลที่สาคัญเกี่ยวกับสัญญา และกระบวนการจัดการสัญญา รวมถึงความสาเร็จและข้อบกพร่องที่จะช่วยให้สามารถปรับปรุงสัญญาข้อตกลงในอนาคต 4.2 แนวปฏิบัติที่ดีในการจัดการสัญญา การจัดการสัญญาและวิธีแก้ไขปัญหามีหลายวิธีในการบรรลุเป้าหมายของการทาสัญญา แนวทางปฏิบัติที่ดีใน การจัดการสัญญา มีข้อสาคัญที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์โดยไม่คานึงถึงขนาดและความซับซ้อนของสัญญา ดังนี้ 1. เก็บรักษาสัญญาทั้งหมดไว้ในที่เดียว ในการจัดการสัญญาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพต้องทราบว่าสัญญาอยู่ที่ไหน ด้วยการรักษาสัญญาทั้งหมดไว้ ในที่เดียว และต้องทราบอย่างแม่นยาว่าจะไปหาข้อตกลงหรือติดตามวันที่ตามข้อกาหนดและรายละเอียด สัญญาได้ที่ใด บทใด ข้อใด
30 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 2. กาหนดและวัด KPI การจัดการสัญญา การตั้งค่าและวัด KPI การจัดการสัญญาเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการพิจารณาว่าการจัดกานสัญญามีประสิทธิภาพเช่น ไร และช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลนั้นกับผู้เกี่ยวข้อง ภายใน KPI เหล่านี้ยังช่วยให้สามารถระบุส่วนที่ไม่มี ประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการสัญญา และพัฒนากลยุทธ์เพื่อปรับปรุงโดยลดความเสี่ยง ลดค่าใช้จ่ายที่ ไม่จาเป็น หรือหาโอกาสข้อผิดพลาดในสัญญาข้อตกลงนี้ 3. ความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลและการเข้าถึง ฝ่ายกฎหมายและผู้จัดการสัญญาจะต้องหาความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความปลอดภัยของสัญญา และการ เข้าถึง ผู้ใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาจะต้องมีที่เก็บที่ปลอดภัยสาหรับสัญญาทั้งหมดและสามารถกาหนด ระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นผู้ใช้และกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นจึงสามารถดูข้อมูลบาง ประเภทได้ สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมกฎหมายแบ่งปันความรับผิดชอบในการจัดการสัญญาโดยไม่สูญเสียการควบคุมใน การเก็บข้อมูล 4. การติดตามกาหนดเวลาอนุมัติตามสัญญา สัญญาที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการอนุมัติได้เร็วที่สุด เพื่อให้กระบวนการนั้นมีประสิทธิภาพสูงสุด จาเป็นต้อง มีระบบในการตรวจสอบ การติดตามเวลาอนุมัติสัญญาจะช่วยให้เข้าใจวงจรของสัญญา และสามารถพิจารณา ได้ว่าจาเป็นต้องมีการปรับปรุงหรือไม่ 5. การสื่อสารสัญญาอัตโนมัติ เทคโนโลยีการจัดการสัญญาในทุกวันนี้ จะช่วยให้ทีมกฎหมายสามารถจัดการกระบวนการทาสัญญาอัตโนมัติ ได้หลายด้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสาร ตัวอย่างเช่นที่เก็บบนคลาวด์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกาหนดเวลาและ ส่งการแจ้งเตือนสัญญาอัตโนมัติเฉพาะบุคคลได้โดยไม่ต้องใช้การแจ้งเตือนด้วยตนเองและอีเมลที่ไม่จาเป็น และด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยจานวนมาก ทาให้ไม่จาเป็นต้องส่งเอกสารแบบเดิมไปมาเพื่อการลงนาม โดยหัน ไปใช้ตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสามารถดาเนินการทันที 6. ดาเนินการทบทวนการปฏิบัติตามปกติ ข้อดีอย่างหนึ่งของการมีกระบวนการจัดการสัญญาที่มีโครงสร้างที่ดี คือความสามารถในการปรับปรุงองค์กรให้ สอดคล้องกับกฎระเบียบทางอุตสาหกรรม โดยการตรวจสอบกฎระเบียบราชการและกฎหมายอื่น ๆ อย่าง สม่าเสมอ และทาให้มั่นใจว่าสัญญานั้นเป็นไปตามกฎหมาย สามารถป้องกันธุรกิจจากการผิดกฎหมายและถูก ปรับได้ จึงจาเป็นต้องตรวจสอบการปรับปรุงของกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องเป็นประจา และตรวจสอบสัญญาที่ใช้ งานอยู่เพื่อพิจารณาว่าจาเป็นต้องดาเนินการใดเพื่อให้สอดคล้องตามกฎหมาย 7. การคาดการณ์ความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ธุรกิจและวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสาคัญที่จะต้องคาดการณ์การ เปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและปรับสัญญาให้สอดคล้องอยู่เสมอ หากธุรกิจเติบโตอย่างรวดเร็ว และทราบถึงความ ต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงไปในระยะเวลาอันสั้น มากกว่าเพียงแค่ต่ออายุสัญญาสาหรับบริการที่มีอยู่
31 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ จาเป็นต้องพิจารณาทบทวนอย่างใกล้ชิดเพื่อพิจารณาว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะปรับเปลี่ยนหรือเจรจาตกลงใหม่ ตามวัตถุประสงค์ที่เปลี่ยนแปลงไป 4.3 ขั้นตอนในการปรับปรุงการจัดการสัญญา หากกระบวนการจัดการสัญญาจาเป็นต้องมีการปรับปรุง ขั้นตอนต่อไปนี้จะสามารถนาไปสู่ความสาเร็จในการ จัดการสัญญาได้อย่างรวดเร็ว 1. ดาเนินการตรวจสอบสัญญาทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะเริ่มดาเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาการจัดการสัญญา สิ่งสาคัญที่สุดคือต้องเข้าใจว่าปัญหาเหล่านั้นคือ อะไร การดาเนินการตรวจสอบการจัดการสัญญาซึ่งรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทรัพยากรและกระบวนการ ทั้งหมดในองค์กร ซึ่งจะส่งผลต่อวิธีการจัดการสัญญาตั้งแต่การเจรจาจนถึงการดาเนินการและการจัดการ 2. พัฒนากรอบการจัดการสัญญา จากการตรวจสอบสามารถนาวิธีการมาจัดการรายละเอียดของสัญญา กรอบนี้ควรจัดการในทุกส่วนของ กระบวนการจัดการสัญญาและกาหนดสิ่งที่ควรเกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน แผนควรรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นบทบาท และแผนกที่รับผิดชอบงาน รวมถึงกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสัญญา วิธีการวัด ประสิทธิภาพการจัดการสัญญา เครื่องมือ และระบบต่าง ๆ ที่ควรใช้ในระหว่างกระบวนการจัดการสัญญา 3. ใช้เทคโนโลยีช่วยเพื่อทาให้ง่ายขึ้น การใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาโดยเฉพาะสามารถปรับปรุงความสามารถในการจัดการรายละเอียดของ สัญญาที่มีระดับความซับซ้อนมาก ให้สามารถกาหนดการส่งมอบได้ตามกาหนดเวลาที่เกี่ยวข้องในสัญญา 4.4 กระบวนการจัดการสัญญา ไม่ว่าจะเป็นสัญญาธุรกิจขนาดเล็ก หรือใหญ่ จาเป็นที่จะต้องทุ่มเทในการเตรียมการเจรจาต่อรอง ดาเนินงาน และตรวจสอบสัญญา วงจรการจัดการสัญญา จะมีความท้าทายหลายประการ ที่จะทาให้งานล่าช้า หรือ สามารถลดค่าใช้จ่ายของบริษัท ในแง่ของความล่าช้าและเสียค่าปรับ จึงจาเป็นต้องเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการ จัดการสัญญาเหล่านี้ และผลที่ตามมาในการจัดการสัญญา ซึ่งจะสามารถช่วยเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานที่ดี 1. ขอบเขตของสัญญาที่ไม่ชัดเจน ปัญหาในการจัดการสัญญาเกิดขึ้นเมื่อสัญญามีข้อกาหนดและเงื่อนไขที่ไม่ชัดเจน และไม่ได้ระบุความ รับผิดชอบระหว่างคู่สัญญาอย่างชัดเจน ซึ่งสามารถสร้างปัญหาแก่ทั้งสองฝ่ายในอันที่จะไม่สามารถปฏิบัติตาม ข้อตกลงได้ ในขณะเดียวกัน ระหว่างขั้นตอนการปฏิบัติตามสัญญา ก็สามารถสร้างความขัดแย้งได้ ทาให้ต้องเสียค่าใช้จ่าย มากขึ้น และเกิดความล่าช้าในโครงการ.
32 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 2. การจัดการสัญญาในข้อที่ไม่ได้เขียนไว้ การจัดการวงจรสัญญายังสามารถเกิดปัญหาจากข้อสัญญาทางวาจา ซึ่งมิได้ทาเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อไม่มี เอกสารที่สามารถอ้างถึงข้อกาหนดและเงื่อนไขทั้งหมดของสัญญา คู่สัญญาอาจมีการตีความที่แตกต่างกัน แม้ว่าโดยทั่วไป สัญญาจะยังคงมีสิทธิ์ในการใช้ แต่ความสับสนและความขัดแย้งต่าง ๆ ความสัมพันธ์ระหว่าง คู่สัญญาอาจทาให้เกิดความเสี่ยงมากขึ้น 3. การติดตามและการจัดการต้นทุน จะต้องแน่ใจว่าโครงการอยู่ในงบประมาณ ซึ่งเป็นอีกปัญหาหนึ่งที่ต้องเผชิญในการจัดการสัญญา ในกรณีที่มี สัญญาหลายฉบับ การจัดการอาจเป็นเรื่องยากที่จะบันทึกค่าใช้จ่าย และดาเนินการเพื่อควบคุมงบประมาณ ที่ กาหนดไว้กับผู้รับจ้างแต่ละราย ซึ่งทาให้เกิดปัญหาทางการเงิน และทาให้ไม่สามารถดาเนินการโครงการให้ แล้วเสร็จได้ 4. กระบวนการเจรจาที่ไม่มีประสิทธิภาพ กระบวนการเจรจาต่อรองที่ยาวนานสามารถสร้างความล่าช้า และสร้างความเสียหายให้กับบริษัทในด้าน การเงินและชะลอผลประโยชน์ของบริษัท จากจุดเริ่มต้นของกระบวนการเจรจาอาจใช้เวลานานเกินไปในการ ร่างสัญญาและไม่สามารถสื่อสารกับผู้รับจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพในการแก้ไขหรือขจัดปัญหาที่จาเป็น กระบวนการเจรจาอาจใช้เวลานานเกินไปเมื่อบริษัทต้องรอคาตอบจากผู้รับจ้าง ผลกระทบนี้อาจเลวร้ายยิ่งขึ้น หากบริษัท ไม่ได้ใช้ระบบการจัดการสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากการจัดการเอกสารแบบปรกติจะใช้เวลาใน การติดต่อสื่อสารมากกว่า 5. กระบวนการตรวจสอบสัญญาที่ไม่ดี กระบวนการจัดการสัญญา จาเป็นต้องตรวจสอบสัญญาเป็นประจา เพื่อความชัดเจนและความเสี่ยงทาง กฎหมาย การตรวจสอบสัญญาอย่างไม่เหมาะสมและไม่ชัดเจนอาจนาไปสู่ข้อพิพาท เกิดความล่าช้า และอาจ ก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมาย นอกจากนี้กระบวนการตรวจสอบทางกฎหมายอาจทาให้กระบวนการลงนามในสัญญาล่าช้า โดยเฉพาะอย่าง ยิ่งเมื่อขาดความระมัดระวัง จึงจาเป็นต้องตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย 6. การต่ออายุสัญญา ก่อนจะหมดอายุสัญญา จาเป็นต้องตัดสินใจเรื่องการต่ออายุสัญญา กรณีที่มีหลายสัญญาอาจมีปัญหาทาให้งาน หยุดชะงักเมื่อลืมที่จะต่ออายุสัญญา การจัดการสัญญาที่หมดอายุและการต่ออายุที่ไม่ถูกต้อง จะทาให้การเรียกเก็บเงินค่าบริการมีปัญหา 7. ความล้มเหลวเนื่องจากการสื่อสารไม่ดี ตั้งแต่เริ่มสัญญาไปจนถึงขั้นตอนการแล้วเสร็จจะต้องมีการสื่อสารกับผู้รับจ้างตลอดเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้เข้าใจ ในเงื่อนไขของสัญญา จัดการปัญหาด้านประสิทธิภาพได้ทันที และรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ เมื่อการสื่อสารไม่ดีพอ จะเกิดความเสี่ยง ซึ่งไม่เพียงแต่กระบวนการแล้วเสร็จของโครงการจะใช้เวลานานขึ้น เท่านั้น อาจส่งผลให้สูญเสียเวลาและเงินจานวนมากและอาจเป็นผลเสียต่อธุรกิจ
33 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 8. การตรวจสอบการปฏิบัติตามสัญญา ผู้จัดการสามารถพบปัญหาจากการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อตกลงของสัญญา เพราะยากที่จะทราบถึง ประสิทธิภาพการทางานของผู้รับจ้างได้ตลอดเวลา ในขณะที่โครงการอาจเลือกผู้รับจ้างที่มีชื่อเสียง แต่ใน บางครั้งอาจทางานมีประสิทธิภาพต่าหรือไม่ปฏิบัติตามข้อใดข้อหนึ่งในข้อในสัญญาอย่างถูกต้อง สิ่งนี้อาจทาให้เกิดปัญหาได้หากคุณไม่ติดต่อกับผู้รับจ้างอย่างใกล้ชิด และหากไม่มีเวลาในการตรวจสอบผู้รับ จ้าง หรือไม่ทราบเงื่อนไขทั้งหมดของสัญญาด้วยตนเอง อาจทาให้พลาดประเด็นสาคัญที่ต้องจัดการให้ทัน การณ์ 9. การใช้เทคโนโลยีไม่เหมาะสม การใช้ทรัพยากรทางเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม อาจสร้างปัญหาในการจัดการสัญญาได้หลายประการ เมื่อต้องมี การติดตามการปฏิบัติงาน การติดตามต้นทุนและกาหนดเวลาการมีเอกสารที่ต้องลงนามและจัดการบันทึก ต่าง ๆ กระบวนการจัดการสัญญาทั้งหมดอาจล่าช้า เนื่องจากเนื่องจากความไร้ประสิทธิภาพในการทาทุกอย่างด้วยวิธี ปรกติแบบดั้งเดิม ท้ายที่สุดอาจจะต้องส่งเอกสารกลับไปกลับมากับผู้รับจ้าง และใช้เวลาอย่างมีนัยสาคัญใน การตรวจสอบด้วยตนเอง การใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาสามารถทาให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดย อัตโนมัติและป้องกันข้อผิดพลาด 10. ผลที่ตามมาของการจัดการสัญญาที่ไม่ดี ปัญหาการจัดการสัญญาเหล่านี้มีผลทาให้โครงการล่าช้าหรือล้มเหลว ผลที่ตามมาของการจัดการสัญญาที่ไม่ดี อาจรวมถึงบทลงโทษและการฟ้องร้องสาหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกาหนดของสัญญา อาจมีการยกเลิกสัญญา การจัดการสัญญาที่ไม่ดีอาจทาให้เอกสารสาคัญผิดพลาดได้ เกิดความสับสนทาให้ต้องมีการทางานซ้า จน กระทบต่อสัญญาโดยรวม 11.แนวปฏิบัติที่ดีในการจัดการสัญญา การพิจารณาขั้นตอนเพื่อจัดการสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ และป้องกันปัญหาที่เกิดจากการไม่ปฏิบัติตาม สัญญาด้วยการนาโปรแกรมการจัดการสัญญาไปใช้จะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการเจรจาและลดขั้นตอนการลง นาม รวมถึงการตรวจสอบและควบคุมสัญญาตั้งแต่ต้นจนจบ การใช้เครื่องมือนี้จะช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ที่ร้องขอได้ง่ายขึ้น และมีการจัดทาบันทึกอย่างละเอียดที่จะช่วยลดข้อพิพาทที่อาจ เกิดขึ้น ทั้งยังสามารถช่วยปรับปรุงความปลอดภัยของเอกสาร โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความสับสนในการ รับส่งเอกสาร นอกจากนี้ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลเพียงพอที่จะทาให้สัญญาเป็นปัจจุบัน และต้องแน่ใจว่าแผนงานมี เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการกับข้อพิพาทในอนาคต การพิจารณาเอกสารจากการเรียนรู้ในสัญญาที่ผ่านมา จะทา ให้มีข้อเสนอแนะที่สามารถนากลับมาอ้างอิงได้ ควรจัดให้มีการฝึกอบรมวิธีปฏิบัติที่ดีในการจัดการสัญญา
34 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 12. การวิเคราะห์กระบวนการจัดการสัญญา วัตถุประสงค์ในส่วนนี้คือการทบทวนกระบวนการโครงการ EPC เพื่อระบุความเสี่ยงระหว่างขั้นตอนการ ดาเนินการตามสัญญา และเพื่อหาวิธีการที่ใช้ในการจัดการสัญญาการจัดการ การจัดการสัญญาเป็นระบบที่ซับซ้อนและเป็นพลวัต เราสามารถสร้างโครงสร้างสามมิติ เพื่อวิเคราะห์ (ดูรูปที่ 12-1) 12.1 กระบวนการโครงการ EPC ลักษณะของระบบการส่งมอบโครงการ EPC ประกอบด้วยสามส่วน: การจัดการการออกแบบ การจัดการการจัดซื้อ และการจัดการการก่อสร้าง ทั้งสามส่วนจะอธิบายกระบวนการในรูปแบบต่างๆ หนึ่งคือเกี่ยวกับบทบัญญัติของการออกแบบ การจัดซื้อและ การก่อสร้าง ส่วนอื่น ๆ จะเป็นเรื่องเฉพาะกลยุทธ์ที่ผู้รับจ้างใช้ในงานบริหาร 12.2 การจัดการสัญญา การจัดการสัญญาโครงการ EPC จะประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้: การจัดการการเงิน การจัดเรื่องสุขภาพ ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม การจัดการด้านคุณภาพ การจัดการตารางเวลา การจัดการด้านทรัพยากร มนุษย์ และการจัดการด้านการจัดซื้อ รูปที่ 12.1 โครงสร้างการจัดการสัญญาก่อสร้าง EPC ระบบการจัดการสัญญาจะต้องมีการกาหนดเป้าหมายด้านความปลอดภัย คุณภาพ กาหนดการ และต้นทุนซึ่ง เป็นพื้นฐานหลักของผู้รับจ้างในการควบคุมโครงการ การจัดการสัญญามีบทบาทสาคัญในการจัดการโครงการ สัญญาจะกาหนดเป้าหมายในด้านความปลอดภัย การกาหนดคุณภาพ และต้นทุนซึ่งเป็นพื้นฐานหลักของผู้รับจ้างในการควบคุมโครงการ
35 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 12.3 คุณลักษณะในการจัดการสัญญา: (1) กระบวนการทั้งหมด ตลอดอายุของสัญญาจะยาวนานมาก เนื่องจากโครงการ EPC ต้องใช้เวลานานกว่า โครงการจะแล้วเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นการจัดการสัญญาจะต้องดาเนินการอย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของ โครงการ (2) ความสอดคล้องของวัตถุประสงค์ เป้าหมายของการจัดการสุขภาพ ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม การ จัดการคุณภาพ การจัดการต้นทุน การจัดการตารางเวลา และการจัดการทรัพยากรมนุษย์จะต้องเป็นไปตาม เป้าหมายของวัตถุประสงค์โดยรวม (3) มีความเป็นระบบ โดยที่เงื่อนไขและสถานการณ์ของสัญญา EPC มีความซับซ้อน ความสัมพันธ์ระหว่างส่วน ต่าง ๆ จาเป็นพิจารณาทุกแง่ทุกมุม และจาเป็นต้องมีการเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากร (4) มีการปฏิบัติอย่างเคร่งครัด มูลค่าโดยทั่วไปของโครงการมักจะสูงมาก จึงจาเป็นต้องมีการจัดการปฏิบัติ อย่างรัดกุม เคร่งครัด ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจทาให้โครงการล้มเหลวโดยสิ้นเชิง ซึ่งนาไปสู่การสูญเสีย เงินจานวนมาก รูปที่ 12-2 โครงสร้างการจัดการความเสี่ยงในสัญญา การจัดการสัญญาโครงการ EPC สามารถพิจารณาได้จากหกข้อหลัก ดังต่อไปนี้คือ: การจัดการการเงิน, การ จัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม การจัดการด้านคุณภาพ การจัดการตารางเวลา การ จัดการทรัพยากรมนุษย์ และการจัดการการจัดซื้อ ความรู้ทางวิชาชีพก็มีความสาคัญมาก
36 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 13. การจัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม 1. ทั่วไป เป้าหมายของการจัดการ สุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม คือการรับประกันสุขภาพและความ ปลอดภัยของผู้คน ปกป้องธรรมชาติ ลดมลพิษ และกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาที่ยั่งยืน 2. วิธีการ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย จาเป็นต้องปฏิบ้ติดังนี้: (ก) การกาหนดเกณฑ์ในการจัดการ ข้อกาหนดด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และการคุ้มครองสิ่งแวดล้อมมีความแตกต่างกันในแต่ละประเทศ จาเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกาหนดภายในประเทศนั้น ๆ รวมถึงข้อกาหนดในแต่ละท้องถิ่น รูปที่ 13-1 การจัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม ระบบการจัดการ สุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม มีองค์ประกอบหลัก 8 ประการ เป็นแนวทาง และ ข้อสัญญา แนวทางและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ การจัดองค์กร ทรัพยากรและเอกสาร การประมาณการ และการ จัดการความเสี่ยง การจัดโปรแกรม การนาไปใช้ปฏิบัติ การตรวจสอบและการประเมิน ทุกองค์ประกอบเป็น เกณฑ์ที่ฝ่ายบริหารจัดการ สุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม ต้องดาเนินการให้บรรลุตามเกณฑ์ที่ กาหนดไว้ คาแนะนาและข้อสัญญา คือส่วนหลักของระบบการจัดการ องค์ประกอบอื่น ๆ จะหมุนเวียนวนรอบ แกนกลาง และเป็นดาเนินการอย่างเป็นระบบเพื่อให้ระบบดาเนินการอย่างสัมฤทธิผลและหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ
37 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ (ข) กาหนดมาตรฐานการประเมินระบบการจัดการ และตรวจสอบอย่างสม่าเสมอ การประเมินควรรวมถึง ระบบการจัดการ ที่ตรงกับเป้าหมาย และระบบการจัดการ ทางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ค) จัดตั้งแผนกบริหารจัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม และแต่งตั้งบุคคลที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมในการดูแลจัดการ หน้าที่ของผู้จัดการทุกคนจะต้องได้รับการอธิบายและนาไปปฏิบัติอย่างชัดเจน ตามที่ระบุในเอกสาร และสามารถชี้แจงได้ (ง) มีการฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้แน่ใจว่าพวกคนมีความรู้ความเข้าใจในระบบการจัดการเป็นอย่างดี (จ) รับผิดชอบการจัดการของผู้รับจ้างช่วงด้วย 14. การจัดการตารางแผนงาน 1. ทั่วไป การจัดการตารางแผนงาน จะทาให้แน่ใจว่างานที่กาหนดบางงานจะแล้วเสร็จในเวลาที่แน่นอน ตามลาดับการ แล้วเสร็จของงานในเวลาที่กาหนดไว้ การจัดการตารางแผนงานจะมีความสาคัญมาก งานตามแผนการจัดการ ตารางแผนงาน รวมถึงการกาหนดตารางเวลา การติดตามโครงการ กาหนดการปรับปรุง และรายงาน เป็นงาน ของแผนกควบคุม และรวมอยู่ในงานของแผนกวิศวกรรม แผนกจัดซื้อ แผนกก่อสร้าง และแผนกควบคุม คุณภาพ ตารางแผนงานในโครงการจะแบ่งออกเป็นสามระดับ ระดับแรกเป็นการจัดการการวางแผน ผู้จัดการ จะกาหนดเวลาเริ่มงานและแล้วเสร็จสาหรับงานหลัก มีการตรวจติดตาม ในกรณีที่ขอบเขตของสัญญา เปลี่ยนแปลง ระดับความสาคัญของงานก็จะยังคงเหมือนเดิมไม่เปลี่ยนแปลง ระดับที่สองคือการวางแผนงานที่ สาคัญ ระดับนี้มีรายละเอียดมากกว่าระดับที่หนึ่ง แผนกควบคุมดูแลการตรวจสอบและควบคุม จะใช้วิธี เส้นทางวิกฤตของโครงการ (Critical Path Method: CPM) ในการจัดการวางแผนงาน ระดับที่สามคือการวาง แผนการควบคุมรายละเอียด ระดับนี้สามารถเรียกว่าการวางแผนการก่อสร้าง ซึ่งเป็นวิธีที่ละเอียดมาก ที่สุด แผนกก่อสร้างจะใช้เวลาในการควบคุม และมีการวางแผนปรับปรุงบ่อยที่สุด 2. สาเหตุของความเสี่ยงในแผนงานที่กาหนด (ก) ตารางได้รับการออกแบบเกินขีดความสามารถในการทางาน (ข) เหตุผลธรรมชาติ (ค) ข้อผิดพลาดในการจัดการ เช่นการขาดการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน (ง) การเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม (จ) เหตุผลทางการเงิน (ฉ) ความล่าช้าในการจัดหาวัสดุและอุปกรณ์ 3. วิธีแก้ไขปัญหาเรื่องแผนกาหนดการเวลา (ก) เปลี่ยนลาดับความต่อเนื่องการทางานงานต่าง ๆ (ข) เพิ่มทรัพยากรที่ใช้ในการทางาน เช่นแรงงานและเครื่องจักร (ค) มีการกระจายทรัพยากร (ง) จ้างแรงงานภายนอก (Outsource)
38 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ (จ) เพิ่มประสิทธิภาพการทางานเช่นการฝึกอบรมและแรงจูงใจ (ฉ) ลดจานวนการทางาน หรือยกเลิกการทางานในบางส่วน 15. การจัดการด้านคุณภาพ 1. ทั่วไป ไม่ว่าคุณภาพของโครงการจะดีหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของผู้ว่าจ้าง นอกจากนี้ยังสามารถวัดได้ตาม ข้อกาหนดในสัญญา ข้อกาหนดของคุณภาพโครงการควรเป็นไปตามเอกสารสัญญาเอกสารวิศวกรรมและ เกณฑ์ข้อกาหนดทางเทคนิค 2. แบบจาลองกระบวนการจัดการด้านคุณภาพ รูปแบบกระบวนการบริหารคุณภาพโครงการแสดงได้ดังนี้: - ผู้จัดการโครงการควรทาความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกาหนดผ่านความรับผิดชอบด้านการจัดการ - ระบุและใช้ทรัพยากรที่จาเป็นผ่านการจัดการทรัพยากร - สร้างและดาเนินการตามขั้นตอนผ่านกระบวนการสร้างผลิตภัณฑ์และการให้บริการ - ตรวจวัด วิเคราะห์ และปรับปรุงผลลัพธ์ - มีการจัดการ และมีข้อเสนอแนะในข้อบกพร่องของเอกสาร รูปที่ 15-1 ระบบการจัดการด้านคุณภาพ ตามที่แสดงในภาพด้านบน โครงการควรทราบถึงความต้องการของเจ้าของงาน หลังจากมีการจัดหาผลิตภัณฑ์ และบริการ จะต้องดูความพึงพอใจของเจ้าของงาน ซึ่งจะทาให้ทราบได้ว่าโครงการบรรลุเป้าหมายหรือไม่ เพื่อ
39 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ ตั้งค่าระบบการจัดการคุณภาพที่เพียงพอและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง คู่มือคุณภาพ แผนคุณภาพ เอกสาร ขั้นตอนบันทึกคุณภาพจะต้องรวมอยู่ในงานเหล่านี้ ต้องมีการตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพอย่าง สม่าเสมอ ระบบการประเมินควรตั้งค่าเพื่อตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพ หากมีข้อผิดพลาด ทุกอย่าง จะต้องมีการวางแผน และเริ่มใหม่จากจุดเริ่มต้น เพราะค่าใช้จ่ายและความสูญเสียจะมีขนาดใหญ่ เนื่องจาก ขาดการการควบคุม เจ้าของงานจะปฏิเสธที่จะยอมรับงานในโครงการ เนื่องจากคุณภาพของการก่อสร้างไม่ เป็นไปตามมาตรฐานหลังจากผ่านการตรวจสอบ ความรับผิดชอบควรมอบหมายให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งและ ต้องรับผิดชอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น มีการประเมินผลอย่างสม่าเสมอ และต้องได้รับความ ใส่ใจจากพนักงานทุกระดับ 16. การจัดการทางด้านการเงิน 1. ทั่วไป ผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจเป็นจุดสาคัญในการประเมินว่าโครงการคุ้มค่าหรือไม่ในระยะยาว ในการวางแผน ต้นทุนจะมีมาตรการเพื่อแก้ไขการเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น การจัดการทางการเงินด้วยการจัดการที่หลากหลายด้วย การจัดการทรัพยากรมนุษย์ และการจัดการวัสดุสามารถนามาใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงินเพื่อ ผลประโยชน์ของบริษัท 2. วิธีการจัดการด้านการเงิน งานหลักของการจัดการทางด้านการเงิน ได้แก่ การวางแผนทรัพยากร การประมาณต้นทุน การวางแผนต้นทุน และการควบคุมต้นทุน ขั้นตอนการจัดการทางการเงินแสดงไว้ตามรูปที่ ด้านล่างนี้:
40 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ รูปที่ 16-1 วิธีการจัดการด้านการเงิน สถานการณ์พิเศษที่จะต้องพิจารณาคือ: - วางแผนด้านการเงิน - วางแผนการจัดการด้านการเงิน - วางแผนการชาระเงิน - กาหนดการชาระเงิน - วางแผนตารางเวลา
41 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ ก่อนการลงนามในสัญญา จะต้องนาสิ่งที่เป็นไปได้มาพิจารณาเพื่อให้มั่นใจว่า ทุกฝ่ายมีความรับผิดชอบในส่วน ของตนเองโดยเฉพาะด้านการเงิน ภาระผูกพัน กับเจ้าของงาน บริษัทที่รับผิดชอบโครงการ การจัดการเพื่อให้ มั่นใจว่ามีการจ่ายเงินล่วงหน้าหรือจะจ่ายเมื่อได้ได้ส่งใบแจ้งหนี้ 4.5 การจัดซื้อจัดหา 1. ทั่วไป ในโครงการ EPC บริษัทจากประเทศต่าง ๆ มารวมตัวกัน เพื่อทางานเฉพาะด้าน เมื่อพิจารณาถึงมาตรฐานของ วัสดุต่าง ๆ แหล่งกาเนิดของทรัพยากร ความผันผวนของราคาวัสดุ และความเสี่ยงต่าง ๆ สภาพแวดล้อมของ การออกแบบ จัดซื้อจัดหา และการก่อสร้าง จะมีความสอดคล้องต้องกัน ซึ่งล้วนแต่จะมีบทบาทสาคัญในการ ดาเนินโครงการ 2. ความสอดคล้องระหว่างการจัดหาและวิศวกรรม (ก) ทาการจัดหาและด้านวิศวกรรมในเวลาเดียวกัน การจัดซื้อวัสดุล่วงหน้าจะทาให้ระยะเวลาของโครงการสั้น ลง (ข) การปรับปรุงระบบการสื่อสาร ด้วยซอฟต์แวร์ที่จัดการโครงการอิเล็กทรอนิกส์ จะมีผลต่อประสิทธิผล โดยรวมของกระบวนการจัดการ (ค) ลดความสูญเสีย ลดกาหนดระยะเวลาในความล่าช้าที่เกิดจากการจัดหา ข้อควรระวัง: (ก) ไม่จาเป็นต้องซื้อวัสดุสาคัญทั้งหมดจากผู้จัดจาหน่ายที่ดีที่สุด ควรมีการจัดซื้อจากท้องถิ่นให้มากที่สุด ซึ่งจะ ทาให้ต้นทุนการจัดซื้อลดลงอย่างมาก ฝ่ายจัดซื้อควรแจ้งแผนกวิศวกรรมเกี่ยวกับตลาดของอุปกรณ์และวัสดุ (ข) วิเคราะห์ประเภทและปริมาณของวัสดุซึ่งจะช่วยในการวางแผนมากขึ้น มีความสมเหตุสมผล และสามารถ ลดต้นทุน (ค) เจ้าหน้าที่เทคนิคและผู้ผลิตควรสื่อสารอย่างสม่าเสมอเพื่อให้มั่นใจว่าได้วัสดุที่ถูกต้อง 3. ความสอดคล้องระหว่างการจัดหาและการก่อสร้าง (ก) แผนกจัดซื้อควรให้ข้อมูลแก่แผนกก่อสร้างโดยเร็วที่สุดเพื่อให้แผนกก่อสร้าง เพิ่อสามารถทาการ เปลี่ยนแปลงที่จาเป็นได้ทันเวลา (ข) สาหรับอุปกรณ์ขนาดใหญ่และสาคัญควรแจ้งแผนกจัดซื้อล่วงหน้า (ค) แผนกก่อสร้างควรติดต่อกับแผนกจัดซื้อ โดยแจ้งให้ทันเวลากับการใช้งาน 4.6 การจัดการทรัพยากรมนุษย์ 1. ทั่วไป การจัดการทรัพยากรมนุษย์โครงการในระดับสากล จะมีลักษณะเฉพาะของแต่ละประเทศ ตัวอย่างคือ วัฒนธรรมและภูมิหลังที่แตกต่างกัน บุคลากรจาเป็นต้องใช้เวลาในการปรับตัวเข้ากับการเมือง วัฒนธรรมและ กฎหมายของประเทศนั้น ๆ ภาษาเป็นสิ่งที่มีความท้าทายมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความเข้าใจไม่ตรงกัน
42 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 2. ปัญหา ความสามารถในการจัดการของผู้รับเหมาช่วงและความสามารถทางวิชาชีพไม่สามารถกาหนดได้ เพื่อ ตอบสนองความต้องการของการจัดการสถานที่ก่อสร้าง ในระหว่างการดาเนินโครงการ การไม่มีทักษะที่จาเป็น จะส่งผลให้เกิดความสับสน ทักษะและคุณภาพของวัสดุก่อสร้างไม่สามารถตอบสนองความต้องการ บุคคลากร ไม่สามารถปรับตัวเข้ากับประเทศที่ทาการก่อสร้างได้ กฎหมาย ศาสนา ประเพณีและสภาพแวดล้อมทาง ธรรมชาติที่รุนแรง ผู้รับเหมาช่วงบางรายไม่ชาระเงิน ตรงตามเวลาหรือตามแผนที่วางไว้โดยเฉพาะในวันพิเศษ เช่นวันปีใหม่และงานเทศกาลต่าง ๆ 3. วิธีการปรับปรุงสถานการณ์: จาเป็นต้องฝึกอบรมการจัดการสัญญาเป็นประจา ซึ่งเป็นพื้นฐานในการพัฒนาทักษะการจัดการของผู้จัดการ และปรับปรุงการรับรู้ของพนักงานเกี่ยวกับการจัดการสัญญา มีการปรับปรุงการฝึกอบรมพนักงานและ การศึกษาก่อนที่จะไปทางานต่างประเทศโดยเฉพาะภาษา กฎหมาย วัฒนธรรม และศาสนา รวมถึงต้องเข้าใจ ในความแตกต่างของสภาพแวดล้อมทางธรรมชาติ รับรู้ความเสี่ยงที่เกิดจากความแตกต่างของศาสนา ขนบธรรมเนียม ประเพณีและอื่น ๆ 

More Related Content

PDF
Construction management
byPeach_Seeker
 
PDF
เรื่องที่ 3 การคัดเลือกแหล่งจัดซื้อสินค้า การจัดจำหน่าย การจัดการงานบุคคล
bysupatra39
 
PDF
7เทคนิคบริหารโครงการด้วยcpm pert
bypop Jaturong
 
PPTX
ระบบจัดการร้านเบเกอรี่
byVisiene Lssbh
 
PDF
ตัวอย่างแผนธุรกิจรับจัดดอกไม้สด
byNattakorn Sunkdon
 
PPTX
02 productivity rating of project
byChiang Mai University
 
PDF
ใบแจ้งซ่อม
byกฤษณะ จิตตาภิรักษ์
 
PPT
วิชาการจัดการพาณิชย์นาวี บทที่ 6
byKhwanchai Changkerd
 
Construction management
byPeach_Seeker
 
เรื่องที่ 3 การคัดเลือกแหล่งจัดซื้อสินค้า การจัดจำหน่าย การจัดการงานบุคคล
bysupatra39
 
7เทคนิคบริหารโครงการด้วยcpm pert
bypop Jaturong
 
ระบบจัดการร้านเบเกอรี่
byVisiene Lssbh
 
ตัวอย่างแผนธุรกิจรับจัดดอกไม้สด
byNattakorn Sunkdon
 
02 productivity rating of project
byChiang Mai University
 
ใบแจ้งซ่อม
byกฤษณะ จิตตาภิรักษ์
 
วิชาการจัดการพาณิชย์นาวี บทที่ 6
byKhwanchai Changkerd
 

What's hot

PDF
อาหารกับการดำรงชีวิต วิทยาศาสตร์ ม.2
byครูเสกสรรค์ สุวรรณสุข
 
PPT
พืชสมุนไพรต่างๆของไทย
byguesta30f391
 
DOC
Set
byprapasun
 
PDF
สมดุลเคมี
byพัน พัน
 
PDF
บทที่7แรงเสียดทาน1 (2)
byกิตติพงษ์ ม็อบลี่ย์
 
PDF
จุดภายในและจุดภายนอก
bykroojaja
 
PDF
คำกลอน...สอนคณิตฯ
byKrukomnuan
 
PDF
90 โครงงานคณิตศาสตร์ ตอนที่3_การถอดรากที่3
byกลุ่มสาระการเรียนรู้คณิตศาสตร์ โรงเรียนอุตรดิตถ์
 
DOC
ตรีโกณมิติ
bymou38
 
PDF
6กำหนดตารางเวลาโครงการ+เขียนข่ายงาน
bypop Jaturong
 
DOC
ใบงาน พฤติกรรม สิ่งมีชีวิต นักเรียน
byสำเร็จ นางสีคุณ
 
PPTX
การเขียนโครงการ
byบูม บูม
 
PDF
Organizational management concepts 4M
byiamthesisTH
 
PDF
สารชีวโมเลกุล2
byThanyamon Chat.
 
PDF
9 pert
bypop Jaturong
 
PDF
4การคัดเลือกโครงการ
bypop Jaturong
 
PDF
บทที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสำนักงานและ
bypraphol
 
PDF
1โครงการและการบริหารโครงการ
bypop Jaturong
 
PDF
การเขียนโครงการ
byละมุล รื่นรวย
 
DOCX
บทที่ 3 แนวคิดทฤษฎีเกี่ยวกับภาวะผู้นำ
byสำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา
 
อาหารกับการดำรงชีวิต วิทยาศาสตร์ ม.2
byครูเสกสรรค์ สุวรรณสุข
 
พืชสมุนไพรต่างๆของไทย
byguesta30f391
 
Set
byprapasun
 
สมดุลเคมี
byพัน พัน
 
บทที่7แรงเสียดทาน1 (2)
byกิตติพงษ์ ม็อบลี่ย์
 
จุดภายในและจุดภายนอก
bykroojaja
 
คำกลอน...สอนคณิตฯ
byKrukomnuan
 
90 โครงงานคณิตศาสตร์ ตอนที่3_การถอดรากที่3
byกลุ่มสาระการเรียนรู้คณิตศาสตร์ โรงเรียนอุตรดิตถ์
 
ตรีโกณมิติ
bymou38
 
6กำหนดตารางเวลาโครงการ+เขียนข่ายงาน
bypop Jaturong
 
ใบงาน พฤติกรรม สิ่งมีชีวิต นักเรียน
byสำเร็จ นางสีคุณ
 
การเขียนโครงการ
byบูม บูม
 
Organizational management concepts 4M
byiamthesisTH
 
สารชีวโมเลกุล2
byThanyamon Chat.
 
9 pert
bypop Jaturong
 
4การคัดเลือกโครงการ
bypop Jaturong
 
บทที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสำนักงานและ
bypraphol
 
1โครงการและการบริหารโครงการ
bypop Jaturong
 
การเขียนโครงการ
byละมุล รื่นรวย
 
บทที่ 3 แนวคิดทฤษฎีเกี่ยวกับภาวะผู้นำ
byสำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา
 

Similar to 04 contract management=030920

PDF
Part 2 EPC Tender Documents Preparation
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
ความรู้เกี่ยวกับสัญญา และการบริหารสัญญา
byประพันธ์ เวารัมย์
 
PDF
03 contract admin=030920
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
Construction Manage Construction Manage.pdf
byssuser9bc6e8
 
PDF
05 06-07 epc management=040920
byJadenarong Chaochudetch
 
PPT
นำเสนอเขตนครสวรรค์
bynanapholua
 
Part 2 EPC Tender Documents Preparation
byJadenarong Chaochudetch
 
ความรู้เกี่ยวกับสัญญา และการบริหารสัญญา
byประพันธ์ เวารัมย์
 
03 contract admin=030920
byJadenarong Chaochudetch
 
Construction Manage Construction Manage.pdf
byssuser9bc6e8
 
05 06-07 epc management=040920
byJadenarong Chaochudetch
 
นำเสนอเขตนครสวรรค์
bynanapholua
 

More from Jadenarong Chaochudetch

PDF
Final tender=220820
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
01 intro new=030920
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
Cost code manual
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
Dispute adjudication board manual
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
02 contract =030920
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
06 risk management=080920
byJadenarong Chaochudetch
 
PDF
EPC Appendix
byJadenarong Chaochudetch
 
Final tender=220820
byJadenarong Chaochudetch
 
01 intro new=030920
byJadenarong Chaochudetch
 
Cost code manual
byJadenarong Chaochudetch
 
Dispute adjudication board manual
byJadenarong Chaochudetch
 
02 contract =030920
byJadenarong Chaochudetch
 
06 risk management=080920
byJadenarong Chaochudetch
 
EPC Appendix
byJadenarong Chaochudetch
 

04 contract management=030920

  • 1.
    28 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 4. การจัดการสัญญา (Contract Management) การจัดการสัญญา (Contract Management): งานภายหลังจากการลงนามในสัญญาแล้ว การจัดการสัญญาเกิดขึ้นหลังจากสัญญามีผลบังคับใช้ โดยจะต้องมั่นใจว่าข้อกาหนดและเงื่อนไขที่มีอยู่ใน สัญญานั้นสามารถปฏิบัติตามได้ และคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายพอใจในภาระข้อผูกพันตามสัญญาทั้งหมด เช่นเดียวกับการจัดการที่จาเป็นสาหรับการดาเนินงานด้านอื่น ๆ ของคู่สัญญาอย่างเหมาะสม แต่โดยทั่วไป เรามักได้ยินโดยรวมว่า การบริหารจัดการสัญญา (Contract Administration and Contract Management) 4.1 การจัดการสัญญาคืออะไร? การจัดการสัญญาเกิดขึ้นหลังการที่สัญญามีผลบังคับใช้ ดังนั้นจะต้องแน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกาหนดและ เงื่อนไขที่มีอยู่ในสัญญา และคู่สัญญามีภาระผูกพันตามสัญญาอย่างเป็นที่น่าพอใจ ในระหว่างขั้นตอนการจัดการสัญญา เป็นไปได้เสมอที่สถานการณ์จะเปลี่ยนแปลงโดยจาเป็นต้องแก้ไขข้อตกลง สัญญา แน่นอนว่าทีมจัดการสัญญาจะต้องทางานอย่างใกล้ชิดกับคู่สัญญา ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะทราบถึง รายละเอียดความสัมพันธ์ในการทางาน ดังนั้นผู้ดูแลระบบและผู้จัดการสัญญาจึงควรมีการติดต่อสื่อสารอย่าง ใกล้ชิด ขั้นตอนของการจัดการสัญญา ขั้นตอนสาคัญเจ็ดขั้นตอนของกระบวนการจัดการสัญญาจะเพิ่มความสามารถในการปฏิบัติตามข้อกาหนดของ สัญญาซึ่งจะทาให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด 1. ขั้นตอนการวางแผน ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน จะต้องร่างรายละเอียดเฉพาะในเรื่องเร่งด่วนที่สุด เพื่อทราบถึงความต้องการ และเป้าหมาย จากนั้นกาหนดประเภทของวิธีการหรือระบบที่จะช่วยให้สามารถจัดการกับประเด็นเหล่านั้นได้ดี ที่สุด โดยจะต้องพิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อจัดสรรให้เข้ากับกระบวนการจัดการสัญญา 2. ขั้นตอนการดาเนินการ หลังจากทราบถึงกระบวนการจัดการสัญญาว่าควรมีลักษณะอย่างไร จะสามารถเริ่มใช้เครื่องมือและระบบที่ จาเป็นเพื่อสนับสนุนการจัดการเหล่านั้น โดยจะสามารถจัดการติดตามวันครบกาหนดส่งมอบและภาระผูกพัน อื่น ๆ อาจด้วยวิธีการใช้โปรแกรมตารางคานวณทั่วไป หรือหากเป็นโครงการที่มีความซับซ้อนมากขึ้น ก็อาจ พิจารณาใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้สามารถติดตามข้อตกลงและวันครบกาหนดที่ สาคัญ ดังนั้นในกระบวนการจัดการสัญญาของทีมงาน จึงควรมีการฝึกอบรมและฝึกฝนการใช้โปรแกรมเกี่ยวกับการ จัดการสัญญา
  • 2.
    29 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 3. ขั้นตอนก่อนการทาสัญญา ในระหว่างขั้นตอนก่อนสัญญา จะต้องมีการประสานงานอย่างใกล้ชิดกับการบริหารสัญญา เพื่อทาความเข้าใจ รายละเอียดที่สาคัญของสัญญาข้อตกลง สิ่งนี้จะช่วยเตรียมความพร้อมในกระบวนการจัดการสัญญา รวมถึง แนวทางเฉพาะต่าง ๆ ที่จะช่วยให้สามารถจัดการสัญญาและส่งมอบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 4. ขั้นตอนการส่งมอบ หากบุคคลที่เจรจาข้อตกลงมิใช่บุคคลเดียวกับผู้ดาเนินการส่งมอบงานตามข้อกาหนดของสัญญา จาเป็นต้องมี กระบวนการส่งมอบที่ละเอียด โดยมีการประชุมเฉพาะเพื่อให้มั่นใจว่ามีการจัดตาแหน่ง และความเข้าใจ ร่วมกันในบทบาทความรับผิดชอบและการส่งมอบ 5. ขั้นตอนทาสัญญา ขั้นตอนทาสัญญาคือเมื่อดาเนินการงานที่กาหนดไว้ในข้อตกลงและการส่งมอบงานเสร็จสมบูรณ์ โดยเป็นไป ตามระยะเวลาและงบประมาณที่ตกลงกันไว้ โปรแกรมการจัดการสัญญาจะสามารถช่วยให้สามารถติดตามและ ให้ข้อมูลพื้นฐานที่จาเป็นสาหรับการวัดประสิทธิภาพ เช่นการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และมีการแจ้งเตือน กาหนดการส่งรายงานที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบงาน รวมถึงกาหนดระยะเวลาวันที่สาคัญอื่น ๆ 6. ขั้นตอนการต่ออายุสัญญาล่วงหน้า โดยทั่วไปเมื่อระยะสัญญาสิ้นสุดลง จะต้องพิจารณาว่าต้องการเจรจาต่ออายุสัญญาใหม่ หรือยุติสัญญา บ่อยครั้งที่มีข้อกาหนดให้ต่อสัญญาโดยไม่มีบทลงโทษ ดังนั้นเพื่อประโยชน์สูงสุด จะต้องวางแผนในสถานการณ์ เหล่านี้ก่อนวันสิ้นสุดของสัญญา 7. ขั้นตอนหลังสัญญาสิ้นสุดลง เมื่อสัญญาสิ้นสุดลงและได้มีการตกลงกัน ก่อนที่งานตามสัญญาจะเสร็จสมบูรณ์ จาเป็นต้องตรวจทาน ข้อกาหนดของสัญญาอย่างละเอียด เพื่อยืนยันว่าได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขทั้งหมดแล้วและได้ชาระเงินตามใบแจ้ง หนี้แล้ว สุดท้ายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายจะทราบถึงข้อมูลที่สาคัญเกี่ยวกับสัญญา และกระบวนการจัดการสัญญา รวมถึงความสาเร็จและข้อบกพร่องที่จะช่วยให้สามารถปรับปรุงสัญญาข้อตกลงในอนาคต 4.2 แนวปฏิบัติที่ดีในการจัดการสัญญา การจัดการสัญญาและวิธีแก้ไขปัญหามีหลายวิธีในการบรรลุเป้าหมายของการทาสัญญา แนวทางปฏิบัติที่ดีใน การจัดการสัญญา มีข้อสาคัญที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์โดยไม่คานึงถึงขนาดและความซับซ้อนของสัญญา ดังนี้ 1. เก็บรักษาสัญญาทั้งหมดไว้ในที่เดียว ในการจัดการสัญญาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพต้องทราบว่าสัญญาอยู่ที่ไหน ด้วยการรักษาสัญญาทั้งหมดไว้ ในที่เดียว และต้องทราบอย่างแม่นยาว่าจะไปหาข้อตกลงหรือติดตามวันที่ตามข้อกาหนดและรายละเอียด สัญญาได้ที่ใด บทใด ข้อใด
  • 3.
    30 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 2. กาหนดและวัด KPI การจัดการสัญญา การตั้งค่าและวัด KPI การจัดการสัญญาเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการพิจารณาว่าการจัดกานสัญญามีประสิทธิภาพเช่น ไร และช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลนั้นกับผู้เกี่ยวข้อง ภายใน KPI เหล่านี้ยังช่วยให้สามารถระบุส่วนที่ไม่มี ประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการสัญญา และพัฒนากลยุทธ์เพื่อปรับปรุงโดยลดความเสี่ยง ลดค่าใช้จ่ายที่ ไม่จาเป็น หรือหาโอกาสข้อผิดพลาดในสัญญาข้อตกลงนี้ 3. ความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลและการเข้าถึง ฝ่ายกฎหมายและผู้จัดการสัญญาจะต้องหาความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความปลอดภัยของสัญญา และการ เข้าถึง ผู้ใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาจะต้องมีที่เก็บที่ปลอดภัยสาหรับสัญญาทั้งหมดและสามารถกาหนด ระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นผู้ใช้และกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นจึงสามารถดูข้อมูลบาง ประเภทได้ สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมกฎหมายแบ่งปันความรับผิดชอบในการจัดการสัญญาโดยไม่สูญเสียการควบคุมใน การเก็บข้อมูล 4. การติดตามกาหนดเวลาอนุมัติตามสัญญา สัญญาที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการอนุมัติได้เร็วที่สุด เพื่อให้กระบวนการนั้นมีประสิทธิภาพสูงสุด จาเป็นต้อง มีระบบในการตรวจสอบ การติดตามเวลาอนุมัติสัญญาจะช่วยให้เข้าใจวงจรของสัญญา และสามารถพิจารณา ได้ว่าจาเป็นต้องมีการปรับปรุงหรือไม่ 5. การสื่อสารสัญญาอัตโนมัติ เทคโนโลยีการจัดการสัญญาในทุกวันนี้ จะช่วยให้ทีมกฎหมายสามารถจัดการกระบวนการทาสัญญาอัตโนมัติ ได้หลายด้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสาร ตัวอย่างเช่นที่เก็บบนคลาวด์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกาหนดเวลาและ ส่งการแจ้งเตือนสัญญาอัตโนมัติเฉพาะบุคคลได้โดยไม่ต้องใช้การแจ้งเตือนด้วยตนเองและอีเมลที่ไม่จาเป็น และด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยจานวนมาก ทาให้ไม่จาเป็นต้องส่งเอกสารแบบเดิมไปมาเพื่อการลงนาม โดยหัน ไปใช้ตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสามารถดาเนินการทันที 6. ดาเนินการทบทวนการปฏิบัติตามปกติ ข้อดีอย่างหนึ่งของการมีกระบวนการจัดการสัญญาที่มีโครงสร้างที่ดี คือความสามารถในการปรับปรุงองค์กรให้ สอดคล้องกับกฎระเบียบทางอุตสาหกรรม โดยการตรวจสอบกฎระเบียบราชการและกฎหมายอื่น ๆ อย่าง สม่าเสมอ และทาให้มั่นใจว่าสัญญานั้นเป็นไปตามกฎหมาย สามารถป้องกันธุรกิจจากการผิดกฎหมายและถูก ปรับได้ จึงจาเป็นต้องตรวจสอบการปรับปรุงของกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องเป็นประจา และตรวจสอบสัญญาที่ใช้ งานอยู่เพื่อพิจารณาว่าจาเป็นต้องดาเนินการใดเพื่อให้สอดคล้องตามกฎหมาย 7. การคาดการณ์ความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ธุรกิจและวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสาคัญที่จะต้องคาดการณ์การ เปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและปรับสัญญาให้สอดคล้องอยู่เสมอ หากธุรกิจเติบโตอย่างรวดเร็ว และทราบถึงความ ต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงไปในระยะเวลาอันสั้น มากกว่าเพียงแค่ต่ออายุสัญญาสาหรับบริการที่มีอยู่
  • 4.
    31 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ จาเป็นต้องพิจารณาทบทวนอย่างใกล้ชิดเพื่อพิจารณาว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะปรับเปลี่ยนหรือเจรจาตกลงใหม่ ตามวัตถุประสงค์ที่เปลี่ยนแปลงไป 4.3 ขั้นตอนในการปรับปรุงการจัดการสัญญา หากกระบวนการจัดการสัญญาจาเป็นต้องมีการปรับปรุง ขั้นตอนต่อไปนี้จะสามารถนาไปสู่ความสาเร็จในการ จัดการสัญญาได้อย่างรวดเร็ว 1. ดาเนินการตรวจสอบสัญญาทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะเริ่มดาเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาการจัดการสัญญา สิ่งสาคัญที่สุดคือต้องเข้าใจว่าปัญหาเหล่านั้นคือ อะไร การดาเนินการตรวจสอบการจัดการสัญญาซึ่งรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทรัพยากรและกระบวนการ ทั้งหมดในองค์กร ซึ่งจะส่งผลต่อวิธีการจัดการสัญญาตั้งแต่การเจรจาจนถึงการดาเนินการและการจัดการ 2. พัฒนากรอบการจัดการสัญญา จากการตรวจสอบสามารถนาวิธีการมาจัดการรายละเอียดของสัญญา กรอบนี้ควรจัดการในทุกส่วนของ กระบวนการจัดการสัญญาและกาหนดสิ่งที่ควรเกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน แผนควรรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นบทบาท และแผนกที่รับผิดชอบงาน รวมถึงกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสัญญา วิธีการวัด ประสิทธิภาพการจัดการสัญญา เครื่องมือ และระบบต่าง ๆ ที่ควรใช้ในระหว่างกระบวนการจัดการสัญญา 3. ใช้เทคโนโลยีช่วยเพื่อทาให้ง่ายขึ้น การใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาโดยเฉพาะสามารถปรับปรุงความสามารถในการจัดการรายละเอียดของ สัญญาที่มีระดับความซับซ้อนมาก ให้สามารถกาหนดการส่งมอบได้ตามกาหนดเวลาที่เกี่ยวข้องในสัญญา 4.4 กระบวนการจัดการสัญญา ไม่ว่าจะเป็นสัญญาธุรกิจขนาดเล็ก หรือใหญ่ จาเป็นที่จะต้องทุ่มเทในการเตรียมการเจรจาต่อรอง ดาเนินงาน และตรวจสอบสัญญา วงจรการจัดการสัญญา จะมีความท้าทายหลายประการ ที่จะทาให้งานล่าช้า หรือ สามารถลดค่าใช้จ่ายของบริษัท ในแง่ของความล่าช้าและเสียค่าปรับ จึงจาเป็นต้องเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการ จัดการสัญญาเหล่านี้ และผลที่ตามมาในการจัดการสัญญา ซึ่งจะสามารถช่วยเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานที่ดี 1. ขอบเขตของสัญญาที่ไม่ชัดเจน ปัญหาในการจัดการสัญญาเกิดขึ้นเมื่อสัญญามีข้อกาหนดและเงื่อนไขที่ไม่ชัดเจน และไม่ได้ระบุความ รับผิดชอบระหว่างคู่สัญญาอย่างชัดเจน ซึ่งสามารถสร้างปัญหาแก่ทั้งสองฝ่ายในอันที่จะไม่สามารถปฏิบัติตาม ข้อตกลงได้ ในขณะเดียวกัน ระหว่างขั้นตอนการปฏิบัติตามสัญญา ก็สามารถสร้างความขัดแย้งได้ ทาให้ต้องเสียค่าใช้จ่าย มากขึ้น และเกิดความล่าช้าในโครงการ.
  • 5.
    32 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 2. การจัดการสัญญาในข้อที่ไม่ได้เขียนไว้ การจัดการวงจรสัญญายังสามารถเกิดปัญหาจากข้อสัญญาทางวาจา ซึ่งมิได้ทาเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อไม่มี เอกสารที่สามารถอ้างถึงข้อกาหนดและเงื่อนไขทั้งหมดของสัญญา คู่สัญญาอาจมีการตีความที่แตกต่างกัน แม้ว่าโดยทั่วไป สัญญาจะยังคงมีสิทธิ์ในการใช้ แต่ความสับสนและความขัดแย้งต่าง ๆ ความสัมพันธ์ระหว่าง คู่สัญญาอาจทาให้เกิดความเสี่ยงมากขึ้น 3. การติดตามและการจัดการต้นทุน จะต้องแน่ใจว่าโครงการอยู่ในงบประมาณ ซึ่งเป็นอีกปัญหาหนึ่งที่ต้องเผชิญในการจัดการสัญญา ในกรณีที่มี สัญญาหลายฉบับ การจัดการอาจเป็นเรื่องยากที่จะบันทึกค่าใช้จ่าย และดาเนินการเพื่อควบคุมงบประมาณ ที่ กาหนดไว้กับผู้รับจ้างแต่ละราย ซึ่งทาให้เกิดปัญหาทางการเงิน และทาให้ไม่สามารถดาเนินการโครงการให้ แล้วเสร็จได้ 4. กระบวนการเจรจาที่ไม่มีประสิทธิภาพ กระบวนการเจรจาต่อรองที่ยาวนานสามารถสร้างความล่าช้า และสร้างความเสียหายให้กับบริษัทในด้าน การเงินและชะลอผลประโยชน์ของบริษัท จากจุดเริ่มต้นของกระบวนการเจรจาอาจใช้เวลานานเกินไปในการ ร่างสัญญาและไม่สามารถสื่อสารกับผู้รับจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพในการแก้ไขหรือขจัดปัญหาที่จาเป็น กระบวนการเจรจาอาจใช้เวลานานเกินไปเมื่อบริษัทต้องรอคาตอบจากผู้รับจ้าง ผลกระทบนี้อาจเลวร้ายยิ่งขึ้น หากบริษัท ไม่ได้ใช้ระบบการจัดการสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากการจัดการเอกสารแบบปรกติจะใช้เวลาใน การติดต่อสื่อสารมากกว่า 5. กระบวนการตรวจสอบสัญญาที่ไม่ดี กระบวนการจัดการสัญญา จาเป็นต้องตรวจสอบสัญญาเป็นประจา เพื่อความชัดเจนและความเสี่ยงทาง กฎหมาย การตรวจสอบสัญญาอย่างไม่เหมาะสมและไม่ชัดเจนอาจนาไปสู่ข้อพิพาท เกิดความล่าช้า และอาจ ก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมาย นอกจากนี้กระบวนการตรวจสอบทางกฎหมายอาจทาให้กระบวนการลงนามในสัญญาล่าช้า โดยเฉพาะอย่าง ยิ่งเมื่อขาดความระมัดระวัง จึงจาเป็นต้องตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย 6. การต่ออายุสัญญา ก่อนจะหมดอายุสัญญา จาเป็นต้องตัดสินใจเรื่องการต่ออายุสัญญา กรณีที่มีหลายสัญญาอาจมีปัญหาทาให้งาน หยุดชะงักเมื่อลืมที่จะต่ออายุสัญญา การจัดการสัญญาที่หมดอายุและการต่ออายุที่ไม่ถูกต้อง จะทาให้การเรียกเก็บเงินค่าบริการมีปัญหา 7. ความล้มเหลวเนื่องจากการสื่อสารไม่ดี ตั้งแต่เริ่มสัญญาไปจนถึงขั้นตอนการแล้วเสร็จจะต้องมีการสื่อสารกับผู้รับจ้างตลอดเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้เข้าใจ ในเงื่อนไขของสัญญา จัดการปัญหาด้านประสิทธิภาพได้ทันที และรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ เมื่อการสื่อสารไม่ดีพอ จะเกิดความเสี่ยง ซึ่งไม่เพียงแต่กระบวนการแล้วเสร็จของโครงการจะใช้เวลานานขึ้น เท่านั้น อาจส่งผลให้สูญเสียเวลาและเงินจานวนมากและอาจเป็นผลเสียต่อธุรกิจ
  • 6.
    33 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 8. การตรวจสอบการปฏิบัติตามสัญญา ผู้จัดการสามารถพบปัญหาจากการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อตกลงของสัญญา เพราะยากที่จะทราบถึง ประสิทธิภาพการทางานของผู้รับจ้างได้ตลอดเวลา ในขณะที่โครงการอาจเลือกผู้รับจ้างที่มีชื่อเสียง แต่ใน บางครั้งอาจทางานมีประสิทธิภาพต่าหรือไม่ปฏิบัติตามข้อใดข้อหนึ่งในข้อในสัญญาอย่างถูกต้อง สิ่งนี้อาจทาให้เกิดปัญหาได้หากคุณไม่ติดต่อกับผู้รับจ้างอย่างใกล้ชิด และหากไม่มีเวลาในการตรวจสอบผู้รับ จ้าง หรือไม่ทราบเงื่อนไขทั้งหมดของสัญญาด้วยตนเอง อาจทาให้พลาดประเด็นสาคัญที่ต้องจัดการให้ทัน การณ์ 9. การใช้เทคโนโลยีไม่เหมาะสม การใช้ทรัพยากรทางเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม อาจสร้างปัญหาในการจัดการสัญญาได้หลายประการ เมื่อต้องมี การติดตามการปฏิบัติงาน การติดตามต้นทุนและกาหนดเวลาการมีเอกสารที่ต้องลงนามและจัดการบันทึก ต่าง ๆ กระบวนการจัดการสัญญาทั้งหมดอาจล่าช้า เนื่องจากเนื่องจากความไร้ประสิทธิภาพในการทาทุกอย่างด้วยวิธี ปรกติแบบดั้งเดิม ท้ายที่สุดอาจจะต้องส่งเอกสารกลับไปกลับมากับผู้รับจ้าง และใช้เวลาอย่างมีนัยสาคัญใน การตรวจสอบด้วยตนเอง การใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาสามารถทาให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดย อัตโนมัติและป้องกันข้อผิดพลาด 10. ผลที่ตามมาของการจัดการสัญญาที่ไม่ดี ปัญหาการจัดการสัญญาเหล่านี้มีผลทาให้โครงการล่าช้าหรือล้มเหลว ผลที่ตามมาของการจัดการสัญญาที่ไม่ดี อาจรวมถึงบทลงโทษและการฟ้องร้องสาหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกาหนดของสัญญา อาจมีการยกเลิกสัญญา การจัดการสัญญาที่ไม่ดีอาจทาให้เอกสารสาคัญผิดพลาดได้ เกิดความสับสนทาให้ต้องมีการทางานซ้า จน กระทบต่อสัญญาโดยรวม 11.แนวปฏิบัติที่ดีในการจัดการสัญญา การพิจารณาขั้นตอนเพื่อจัดการสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ และป้องกันปัญหาที่เกิดจากการไม่ปฏิบัติตาม สัญญาด้วยการนาโปรแกรมการจัดการสัญญาไปใช้จะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการเจรจาและลดขั้นตอนการลง นาม รวมถึงการตรวจสอบและควบคุมสัญญาตั้งแต่ต้นจนจบ การใช้เครื่องมือนี้จะช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ที่ร้องขอได้ง่ายขึ้น และมีการจัดทาบันทึกอย่างละเอียดที่จะช่วยลดข้อพิพาทที่อาจ เกิดขึ้น ทั้งยังสามารถช่วยปรับปรุงความปลอดภัยของเอกสาร โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความสับสนในการ รับส่งเอกสาร นอกจากนี้ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลเพียงพอที่จะทาให้สัญญาเป็นปัจจุบัน และต้องแน่ใจว่าแผนงานมี เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการกับข้อพิพาทในอนาคต การพิจารณาเอกสารจากการเรียนรู้ในสัญญาที่ผ่านมา จะทา ให้มีข้อเสนอแนะที่สามารถนากลับมาอ้างอิงได้ ควรจัดให้มีการฝึกอบรมวิธีปฏิบัติที่ดีในการจัดการสัญญา
  • 7.
    34 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 12. การวิเคราะห์กระบวนการจัดการสัญญา วัตถุประสงค์ในส่วนนี้คือการทบทวนกระบวนการโครงการ EPC เพื่อระบุความเสี่ยงระหว่างขั้นตอนการ ดาเนินการตามสัญญา และเพื่อหาวิธีการที่ใช้ในการจัดการสัญญาการจัดการ การจัดการสัญญาเป็นระบบที่ซับซ้อนและเป็นพลวัต เราสามารถสร้างโครงสร้างสามมิติ เพื่อวิเคราะห์ (ดูรูปที่ 12-1) 12.1 กระบวนการโครงการ EPC ลักษณะของระบบการส่งมอบโครงการ EPC ประกอบด้วยสามส่วน: การจัดการการออกแบบ การจัดการการจัดซื้อ และการจัดการการก่อสร้าง ทั้งสามส่วนจะอธิบายกระบวนการในรูปแบบต่างๆ หนึ่งคือเกี่ยวกับบทบัญญัติของการออกแบบ การจัดซื้อและ การก่อสร้าง ส่วนอื่น ๆ จะเป็นเรื่องเฉพาะกลยุทธ์ที่ผู้รับจ้างใช้ในงานบริหาร 12.2 การจัดการสัญญา การจัดการสัญญาโครงการ EPC จะประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้: การจัดการการเงิน การจัดเรื่องสุขภาพ ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม การจัดการด้านคุณภาพ การจัดการตารางเวลา การจัดการด้านทรัพยากร มนุษย์ และการจัดการด้านการจัดซื้อ รูปที่ 12.1 โครงสร้างการจัดการสัญญาก่อสร้าง EPC ระบบการจัดการสัญญาจะต้องมีการกาหนดเป้าหมายด้านความปลอดภัย คุณภาพ กาหนดการ และต้นทุนซึ่ง เป็นพื้นฐานหลักของผู้รับจ้างในการควบคุมโครงการ การจัดการสัญญามีบทบาทสาคัญในการจัดการโครงการ สัญญาจะกาหนดเป้าหมายในด้านความปลอดภัย การกาหนดคุณภาพ และต้นทุนซึ่งเป็นพื้นฐานหลักของผู้รับจ้างในการควบคุมโครงการ
  • 8.
    35 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 12.3 คุณลักษณะในการจัดการสัญญา: (1) กระบวนการทั้งหมด ตลอดอายุของสัญญาจะยาวนานมาก เนื่องจากโครงการ EPC ต้องใช้เวลานานกว่า โครงการจะแล้วเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นการจัดการสัญญาจะต้องดาเนินการอย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของ โครงการ (2) ความสอดคล้องของวัตถุประสงค์ เป้าหมายของการจัดการสุขภาพ ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม การ จัดการคุณภาพ การจัดการต้นทุน การจัดการตารางเวลา และการจัดการทรัพยากรมนุษย์จะต้องเป็นไปตาม เป้าหมายของวัตถุประสงค์โดยรวม (3) มีความเป็นระบบ โดยที่เงื่อนไขและสถานการณ์ของสัญญา EPC มีความซับซ้อน ความสัมพันธ์ระหว่างส่วน ต่าง ๆ จาเป็นพิจารณาทุกแง่ทุกมุม และจาเป็นต้องมีการเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากร (4) มีการปฏิบัติอย่างเคร่งครัด มูลค่าโดยทั่วไปของโครงการมักจะสูงมาก จึงจาเป็นต้องมีการจัดการปฏิบัติ อย่างรัดกุม เคร่งครัด ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจทาให้โครงการล้มเหลวโดยสิ้นเชิง ซึ่งนาไปสู่การสูญเสีย เงินจานวนมาก รูปที่ 12-2 โครงสร้างการจัดการความเสี่ยงในสัญญา การจัดการสัญญาโครงการ EPC สามารถพิจารณาได้จากหกข้อหลัก ดังต่อไปนี้คือ: การจัดการการเงิน, การ จัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม การจัดการด้านคุณภาพ การจัดการตารางเวลา การ จัดการทรัพยากรมนุษย์ และการจัดการการจัดซื้อ ความรู้ทางวิชาชีพก็มีความสาคัญมาก
  • 9.
    36 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 13. การจัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม 1. ทั่วไป เป้าหมายของการจัดการ สุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม คือการรับประกันสุขภาพและความ ปลอดภัยของผู้คน ปกป้องธรรมชาติ ลดมลพิษ และกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาที่ยั่งยืน 2. วิธีการ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย จาเป็นต้องปฏิบ้ติดังนี้: (ก) การกาหนดเกณฑ์ในการจัดการ ข้อกาหนดด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และการคุ้มครองสิ่งแวดล้อมมีความแตกต่างกันในแต่ละประเทศ จาเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกาหนดภายในประเทศนั้น ๆ รวมถึงข้อกาหนดในแต่ละท้องถิ่น รูปที่ 13-1 การจัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม ระบบการจัดการ สุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม มีองค์ประกอบหลัก 8 ประการ เป็นแนวทาง และ ข้อสัญญา แนวทางและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ การจัดองค์กร ทรัพยากรและเอกสาร การประมาณการ และการ จัดการความเสี่ยง การจัดโปรแกรม การนาไปใช้ปฏิบัติ การตรวจสอบและการประเมิน ทุกองค์ประกอบเป็น เกณฑ์ที่ฝ่ายบริหารจัดการ สุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม ต้องดาเนินการให้บรรลุตามเกณฑ์ที่ กาหนดไว้ คาแนะนาและข้อสัญญา คือส่วนหลักของระบบการจัดการ องค์ประกอบอื่น ๆ จะหมุนเวียนวนรอบ แกนกลาง และเป็นดาเนินการอย่างเป็นระบบเพื่อให้ระบบดาเนินการอย่างสัมฤทธิผลและหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ
  • 10.
    37 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ (ข) กาหนดมาตรฐานการประเมินระบบการจัดการ และตรวจสอบอย่างสม่าเสมอ การประเมินควรรวมถึง ระบบการจัดการ ที่ตรงกับเป้าหมาย และระบบการจัดการ ทางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ค) จัดตั้งแผนกบริหารจัดการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม และแต่งตั้งบุคคลที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมในการดูแลจัดการ หน้าที่ของผู้จัดการทุกคนจะต้องได้รับการอธิบายและนาไปปฏิบัติอย่างชัดเจน ตามที่ระบุในเอกสาร และสามารถชี้แจงได้ (ง) มีการฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้แน่ใจว่าพวกคนมีความรู้ความเข้าใจในระบบการจัดการเป็นอย่างดี (จ) รับผิดชอบการจัดการของผู้รับจ้างช่วงด้วย 14. การจัดการตารางแผนงาน 1. ทั่วไป การจัดการตารางแผนงาน จะทาให้แน่ใจว่างานที่กาหนดบางงานจะแล้วเสร็จในเวลาที่แน่นอน ตามลาดับการ แล้วเสร็จของงานในเวลาที่กาหนดไว้ การจัดการตารางแผนงานจะมีความสาคัญมาก งานตามแผนการจัดการ ตารางแผนงาน รวมถึงการกาหนดตารางเวลา การติดตามโครงการ กาหนดการปรับปรุง และรายงาน เป็นงาน ของแผนกควบคุม และรวมอยู่ในงานของแผนกวิศวกรรม แผนกจัดซื้อ แผนกก่อสร้าง และแผนกควบคุม คุณภาพ ตารางแผนงานในโครงการจะแบ่งออกเป็นสามระดับ ระดับแรกเป็นการจัดการการวางแผน ผู้จัดการ จะกาหนดเวลาเริ่มงานและแล้วเสร็จสาหรับงานหลัก มีการตรวจติดตาม ในกรณีที่ขอบเขตของสัญญา เปลี่ยนแปลง ระดับความสาคัญของงานก็จะยังคงเหมือนเดิมไม่เปลี่ยนแปลง ระดับที่สองคือการวางแผนงานที่ สาคัญ ระดับนี้มีรายละเอียดมากกว่าระดับที่หนึ่ง แผนกควบคุมดูแลการตรวจสอบและควบคุม จะใช้วิธี เส้นทางวิกฤตของโครงการ (Critical Path Method: CPM) ในการจัดการวางแผนงาน ระดับที่สามคือการวาง แผนการควบคุมรายละเอียด ระดับนี้สามารถเรียกว่าการวางแผนการก่อสร้าง ซึ่งเป็นวิธีที่ละเอียดมาก ที่สุด แผนกก่อสร้างจะใช้เวลาในการควบคุม และมีการวางแผนปรับปรุงบ่อยที่สุด 2. สาเหตุของความเสี่ยงในแผนงานที่กาหนด (ก) ตารางได้รับการออกแบบเกินขีดความสามารถในการทางาน (ข) เหตุผลธรรมชาติ (ค) ข้อผิดพลาดในการจัดการ เช่นการขาดการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน (ง) การเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม (จ) เหตุผลทางการเงิน (ฉ) ความล่าช้าในการจัดหาวัสดุและอุปกรณ์ 3. วิธีแก้ไขปัญหาเรื่องแผนกาหนดการเวลา (ก) เปลี่ยนลาดับความต่อเนื่องการทางานงานต่าง ๆ (ข) เพิ่มทรัพยากรที่ใช้ในการทางาน เช่นแรงงานและเครื่องจักร (ค) มีการกระจายทรัพยากร (ง) จ้างแรงงานภายนอก (Outsource)
  • 11.
    38 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ (จ) เพิ่มประสิทธิภาพการทางานเช่นการฝึกอบรมและแรงจูงใจ (ฉ) ลดจานวนการทางาน หรือยกเลิกการทางานในบางส่วน 15. การจัดการด้านคุณภาพ 1. ทั่วไป ไม่ว่าคุณภาพของโครงการจะดีหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของผู้ว่าจ้าง นอกจากนี้ยังสามารถวัดได้ตาม ข้อกาหนดในสัญญา ข้อกาหนดของคุณภาพโครงการควรเป็นไปตามเอกสารสัญญาเอกสารวิศวกรรมและ เกณฑ์ข้อกาหนดทางเทคนิค 2. แบบจาลองกระบวนการจัดการด้านคุณภาพ รูปแบบกระบวนการบริหารคุณภาพโครงการแสดงได้ดังนี้: - ผู้จัดการโครงการควรทาความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกาหนดผ่านความรับผิดชอบด้านการจัดการ - ระบุและใช้ทรัพยากรที่จาเป็นผ่านการจัดการทรัพยากร - สร้างและดาเนินการตามขั้นตอนผ่านกระบวนการสร้างผลิตภัณฑ์และการให้บริการ - ตรวจวัด วิเคราะห์ และปรับปรุงผลลัพธ์ - มีการจัดการ และมีข้อเสนอแนะในข้อบกพร่องของเอกสาร รูปที่ 15-1 ระบบการจัดการด้านคุณภาพ ตามที่แสดงในภาพด้านบน โครงการควรทราบถึงความต้องการของเจ้าของงาน หลังจากมีการจัดหาผลิตภัณฑ์ และบริการ จะต้องดูความพึงพอใจของเจ้าของงาน ซึ่งจะทาให้ทราบได้ว่าโครงการบรรลุเป้าหมายหรือไม่ เพื่อ
  • 12.
    39 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ ตั้งค่าระบบการจัดการคุณภาพที่เพียงพอและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง คู่มือคุณภาพ แผนคุณภาพ เอกสาร ขั้นตอนบันทึกคุณภาพจะต้องรวมอยู่ในงานเหล่านี้ ต้องมีการตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพอย่าง สม่าเสมอ ระบบการประเมินควรตั้งค่าเพื่อตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพ หากมีข้อผิดพลาด ทุกอย่าง จะต้องมีการวางแผน และเริ่มใหม่จากจุดเริ่มต้น เพราะค่าใช้จ่ายและความสูญเสียจะมีขนาดใหญ่ เนื่องจาก ขาดการการควบคุม เจ้าของงานจะปฏิเสธที่จะยอมรับงานในโครงการ เนื่องจากคุณภาพของการก่อสร้างไม่ เป็นไปตามมาตรฐานหลังจากผ่านการตรวจสอบ ความรับผิดชอบควรมอบหมายให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งและ ต้องรับผิดชอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น มีการประเมินผลอย่างสม่าเสมอ และต้องได้รับความ ใส่ใจจากพนักงานทุกระดับ 16. การจัดการทางด้านการเงิน 1. ทั่วไป ผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจเป็นจุดสาคัญในการประเมินว่าโครงการคุ้มค่าหรือไม่ในระยะยาว ในการวางแผน ต้นทุนจะมีมาตรการเพื่อแก้ไขการเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น การจัดการทางการเงินด้วยการจัดการที่หลากหลายด้วย การจัดการทรัพยากรมนุษย์ และการจัดการวัสดุสามารถนามาใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงินเพื่อ ผลประโยชน์ของบริษัท 2. วิธีการจัดการด้านการเงิน งานหลักของการจัดการทางด้านการเงิน ได้แก่ การวางแผนทรัพยากร การประมาณต้นทุน การวางแผนต้นทุน และการควบคุมต้นทุน ขั้นตอนการจัดการทางการเงินแสดงไว้ตามรูปที่ ด้านล่างนี้:
  • 13.
    40 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ รูปที่ 16-1 วิธีการจัดการด้านการเงิน สถานการณ์พิเศษที่จะต้องพิจารณาคือ: - วางแผนด้านการเงิน - วางแผนการจัดการด้านการเงิน - วางแผนการชาระเงิน - กาหนดการชาระเงิน - วางแผนตารางเวลา
  • 14.
    41 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ ก่อนการลงนามในสัญญา จะต้องนาสิ่งที่เป็นไปได้มาพิจารณาเพื่อให้มั่นใจว่า ทุกฝ่ายมีความรับผิดชอบในส่วน ของตนเองโดยเฉพาะด้านการเงิน ภาระผูกพัน กับเจ้าของงาน บริษัทที่รับผิดชอบโครงการ การจัดการเพื่อให้ มั่นใจว่ามีการจ่ายเงินล่วงหน้าหรือจะจ่ายเมื่อได้ได้ส่งใบแจ้งหนี้ 4.5 การจัดซื้อจัดหา 1. ทั่วไป ในโครงการ EPC บริษัทจากประเทศต่าง ๆ มารวมตัวกัน เพื่อทางานเฉพาะด้าน เมื่อพิจารณาถึงมาตรฐานของ วัสดุต่าง ๆ แหล่งกาเนิดของทรัพยากร ความผันผวนของราคาวัสดุ และความเสี่ยงต่าง ๆ สภาพแวดล้อมของ การออกแบบ จัดซื้อจัดหา และการก่อสร้าง จะมีความสอดคล้องต้องกัน ซึ่งล้วนแต่จะมีบทบาทสาคัญในการ ดาเนินโครงการ 2. ความสอดคล้องระหว่างการจัดหาและวิศวกรรม (ก) ทาการจัดหาและด้านวิศวกรรมในเวลาเดียวกัน การจัดซื้อวัสดุล่วงหน้าจะทาให้ระยะเวลาของโครงการสั้น ลง (ข) การปรับปรุงระบบการสื่อสาร ด้วยซอฟต์แวร์ที่จัดการโครงการอิเล็กทรอนิกส์ จะมีผลต่อประสิทธิผล โดยรวมของกระบวนการจัดการ (ค) ลดความสูญเสีย ลดกาหนดระยะเวลาในความล่าช้าที่เกิดจากการจัดหา ข้อควรระวัง: (ก) ไม่จาเป็นต้องซื้อวัสดุสาคัญทั้งหมดจากผู้จัดจาหน่ายที่ดีที่สุด ควรมีการจัดซื้อจากท้องถิ่นให้มากที่สุด ซึ่งจะ ทาให้ต้นทุนการจัดซื้อลดลงอย่างมาก ฝ่ายจัดซื้อควรแจ้งแผนกวิศวกรรมเกี่ยวกับตลาดของอุปกรณ์และวัสดุ (ข) วิเคราะห์ประเภทและปริมาณของวัสดุซึ่งจะช่วยในการวางแผนมากขึ้น มีความสมเหตุสมผล และสามารถ ลดต้นทุน (ค) เจ้าหน้าที่เทคนิคและผู้ผลิตควรสื่อสารอย่างสม่าเสมอเพื่อให้มั่นใจว่าได้วัสดุที่ถูกต้อง 3. ความสอดคล้องระหว่างการจัดหาและการก่อสร้าง (ก) แผนกจัดซื้อควรให้ข้อมูลแก่แผนกก่อสร้างโดยเร็วที่สุดเพื่อให้แผนกก่อสร้าง เพิ่อสามารถทาการ เปลี่ยนแปลงที่จาเป็นได้ทันเวลา (ข) สาหรับอุปกรณ์ขนาดใหญ่และสาคัญควรแจ้งแผนกจัดซื้อล่วงหน้า (ค) แผนกก่อสร้างควรติดต่อกับแผนกจัดซื้อ โดยแจ้งให้ทันเวลากับการใช้งาน 4.6 การจัดการทรัพยากรมนุษย์ 1. ทั่วไป การจัดการทรัพยากรมนุษย์โครงการในระดับสากล จะมีลักษณะเฉพาะของแต่ละประเทศ ตัวอย่างคือ วัฒนธรรมและภูมิหลังที่แตกต่างกัน บุคลากรจาเป็นต้องใช้เวลาในการปรับตัวเข้ากับการเมือง วัฒนธรรมและ กฎหมายของประเทศนั้น ๆ ภาษาเป็นสิ่งที่มีความท้าทายมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความเข้าใจไม่ตรงกัน
  • 15.
    42 | การจัดการสัญญา สัญญาออกแบบจัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์ 2. ปัญหา ความสามารถในการจัดการของผู้รับเหมาช่วงและความสามารถทางวิชาชีพไม่สามารถกาหนดได้ เพื่อ ตอบสนองความต้องการของการจัดการสถานที่ก่อสร้าง ในระหว่างการดาเนินโครงการ การไม่มีทักษะที่จาเป็น จะส่งผลให้เกิดความสับสน ทักษะและคุณภาพของวัสดุก่อสร้างไม่สามารถตอบสนองความต้องการ บุคคลากร ไม่สามารถปรับตัวเข้ากับประเทศที่ทาการก่อสร้างได้ กฎหมาย ศาสนา ประเพณีและสภาพแวดล้อมทาง ธรรมชาติที่รุนแรง ผู้รับเหมาช่วงบางรายไม่ชาระเงิน ตรงตามเวลาหรือตามแผนที่วางไว้โดยเฉพาะในวันพิเศษ เช่นวันปีใหม่และงานเทศกาลต่าง ๆ 3. วิธีการปรับปรุงสถานการณ์: จาเป็นต้องฝึกอบรมการจัดการสัญญาเป็นประจา ซึ่งเป็นพื้นฐานในการพัฒนาทักษะการจัดการของผู้จัดการ และปรับปรุงการรับรู้ของพนักงานเกี่ยวกับการจัดการสัญญา มีการปรับปรุงการฝึกอบรมพนักงานและ การศึกษาก่อนที่จะไปทางานต่างประเทศโดยเฉพาะภาษา กฎหมาย วัฒนธรรม และศาสนา รวมถึงต้องเข้าใจ ในความแตกต่างของสภาพแวดล้อมทางธรรมชาติ รับรู้ความเสี่ยงที่เกิดจากความแตกต่างของศาสนา ขนบธรรมเนียม ประเพณีและอื่น ๆ 