sistem informasi

1. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
1. Sistem Informasi Manajemen (management information
system)
Sistem Informasi adalah Suatu Kumpulan dari komponen-komponen yang saling terkait
untuk mengelola Informasi pada suatu organisasi/perusahaan untuk mendukung kegiatan
Organisasi/Perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) bertujuan menyajikan informasi untuk mendukung
Operasional dan fungsi pengambilan keputusan manajemen.
Dalam ketatnya persaingan dunia bisnis saat ini, peranan Sistem Informasi menjadi sangat
penting. Sistem Informasi dituntut harus mampu menyajikan Informasi cepat, tepat dan
akurat dan mampu melakukan transaksi real-time secara on-line system.
Sistem Informasi berbasis komputer berdampak pada cara kerja serta paradigma karyawan
dan Manajemen.
Pihak manajemen puncak memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi
ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah mengenai pencapaian dan
kegiatan Operasional Perusahaan.
Dalam Katagorinya, Informasi dapat dikelompokkan menjadi :
 Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup
informasi Eksternal (Pesaing, Pelanggan, Supplier, dll), rencana perluasan bisnis, dll.
 Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah seperti
informasi trend penjualan yang dapat dipakai dalam menyusun rencana-rencana
penjualan.
 Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan Operasional sehari-hari. Seperti Informasi
penjualan, return penjualan, stok persidaan, laporan kas harian, dll.
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah
aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan
mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan
tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu
rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta
pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut
berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan
rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut
dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan
antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa
tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari
beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan
dengan fungsi pengendalian.
Sistem Informasi Manajemen terdiri dari beberapa Sistem Informasi sbb.
Contoh :
14

2. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
• Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan
informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan
pemasaran.
• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information
systems).
• Sistem informasi personalia (personal information systems).
• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
• dll
Sistem Informasi Manajemen dibedakan dengan Sistem Informasi, karena Sistem Informasi
Manajemen digunakan menganalisis Bisnis Proses untuk memberikan dukungan terhadap
Pengambilan Keputusan Manajemen, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar,
dan sistem informasi eksekutif.
2. SISTEM INFORMASI BISNIS (ENTEPRISE SISTEM)
Enterprise system adalah sistem berbasis software untuk membantu pengelolaan
sistem informasi pada suatu organisasi dengan skala besar. Skala besar berarti volume
transaksi yang besar, concern terhadap kualitas informasi yang tinggi, mengintegrasikan
berbagai proses bisnis, lintas bidang (horisontal) maupun lintas strata (vertikal). Contoh dari
Enterprise System adalah ERP (Enterprise Resource Planning) atau e-Business secara umum,
e-Government, dan ingrated software lainnya.
Perusahaan dalam Lingkungannya.
Lingkungan sangat penting bagi suatu perusahaan, lingkungan menyediakan sumber daya yang
diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.
Delapan Elemen Lingkungan.
Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Secara
garis besar elemen-elemen lingkungan perusahaan dapat digambarkan ke dalam 8 (delapan) elemen
lingkungan sbb:
15

3. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
Gbr. Elemen Lingkungan Perusahaan
SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
(Transaction Processing System)
Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System) adalah sistem yang berfungsi
dalam pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi pada suatu organisasi. Tugas utama
Transaction Processing System adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data-data
transaksi untuk keperluan sistem informasi dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan
sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa
yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di suatu perusahaan. Atau dengan kata
lain ERP digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan,
produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. Misalnya, SAP adalah perusahaan
yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia untuk software ERP.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa
sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman,
produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan
Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-
Commerce , Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul
pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia
Modul Operasional
• General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution,
Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and
Control, Project System, Environment Management
16

4. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
Modul Finansial dan Akuntansi
• General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury,
Enterprise Controlling,
Modul Sumber Daya Manusia
• Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event
Management, Organizational Management, Travel Management.
Beberapa keuntungan penggunaan ERP :
Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management
bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi
peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk
perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis
bisnis yg berbeda-beda.
Sukses Implementasi (Penerapan ERP)
Syarat sukses memilih ERP adalah Pengetahuan dan Pengalaman, Pengetahuan adalah
pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan. Pengalaman
adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya
dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa pengalaman
menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti
tidak bisa diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya
atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg
cukup.
SAP adalah software ERP yang saat ini banyak digunakan berbagagai perusahaan.
3. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
(SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb :
A. Perencanaan Sistem
Perencanaan Pengembangan Sistem Informasi bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan
Sistem Informasi Apa yang akan dikembangkan, Ruang lingkup Sistem Informasi, dan
sasaran-sasaran Sistem Informasi yang akan dicapai.
Perencanaan Sistem Informasi sangat penting dilakukan sebelum melakukan Tahap
Pembangan Suatu Sistem Informasi,
Perencanan Sistem Informasi dapat mencakup keseluruhan Unit Bisnis atau sebuah
Departemen saja dalam suatu perusahaan/Instansi.
Untuk Pengembangan Suatu Sistem Informasi yang relatif besar, biasanya dibentuk
suatu Team Project Sistem Informasi.
17

5. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
Perencanaan Sistem Informasi harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen,
karena menyangkut Biaya, Perubahan Sistem Kerja, keamanan data, Resiko-resiko
yang mungkin timbul, dll.
Berhasil atau tidaknya suatu Sistem Informasi sangat dipengaruhi berbagai aspek,
yaitu :
• Aspek Teknis
Aspek teknis meliputi Kemampuan/ Pengalaman Team proyek Sistem Informasi,
Perencanaan Sistem, Sarana Pendukung Sistem Informasi sangat memadai atau
tidak, dll.
• Aspek Non Teknis
Dukungan Pihak Manajemen dan Staff, Budgeting (anggaran), dll.
B. Tahap Pengembangan Sistem
1. Survei : Bertujuan melakukan Perencanaan Sistem, Studi Kelayakan, Ruang Lingkup
pekerjaan, dll
2. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya
untuk sistem informasi dan proses organisasi.
3. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur database, program, prosedur,
perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
4. Pembuatan Sistem dan Testing Sistem: membuat Program Aplikasi atau membangun
perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara
akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan
perangkat lunak
5. Implementasi Sistem: Meng-implementasikan dari sistem lama ke sistem baru,
melakukan pelatihan, dll.
6. Maintenance Sistem: Pemeliharaan Sistem bertujuan agar sistem dapat berjalan secara
Optimal.
C. Evaluasi Sistem
Mengevaluasi sejauh mana sistem yang telah berjalan, apakah sistem yang ada sudah sesuai
dengan kebutuhan perusahaan atau perlu dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perkembangan perusahaan saat ini..
4. Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Informasi.
18

6. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
Tahap-tahap Pengembangan Sistem Informasi pada model Waterfall (model Air Terjun)
adalah sbb :
1. Survei
Tahap Survei bertujuan untuk meng-identifikasi kebutuhan Sistem, Ruang Lingkup
Pekerjaan, Studi Kelayakan, Sistem sedang berjalan.
2. Analisa Sistem.
Tahap Analisa Sistem bertujuan memahami dan menganalisa Sistem yang sedang
berjalan, identifikasi permasalahan (pokok permasalahan), mencari solusinya
(pemecahan permasalahan).
3. Perancangan Sistem (Design Sistem).
Tahap Perancangan Sistem bertujuan mendesign sistem baru atau merancang Sistem
Informasi baru (merancang Software Aplikasi Sistem Informasi baru)
4. Pembuatan Sistem
Tahap Pembuatan Sistem merupakan proses pembuatan Software Aplikasi Sistem
Informasi baru berdasarkan Design Sistem yang diusulkan.
5. Testing Sistem.
Tahap Testing Sistem bertujuan melakukan pengujian Sistem baru (testing Sistem)
apakah Sistem Informasi tersebut bebas dari kesalahan, untuk mengukur keakuratan
dan kehandalan sistem sebelum di Implementasikan/di Operasikan.
6. Implementasi Sistem.
Tahap Implementasi Sistem merupakan proses Installasi Aplikasi Sistem Informasi
yang baru ke Pihak User (Pengguna)
7. Operation Sistem.
Operation Sistem merupakan tahap pengoperasian Sistem Informasi yang baru.
Pengoperasian Sistem dilaksanakan oleh pihak Pengguna (User).
8. Maintenance Sistem.
Tahap Maintenance Sistem merupakan proses pemeliharaan Sistem yang dilakukan
terus menerus, supaya Sistem terhindar dari troubleshooting (gangguan sistem yang
mungkin terjadi).
Gbr. Waterfall Model (Model Air Terjun)
Beberapa Model Siklus pengembangan sistem :
• Model Waterfall / Staircase
Lihat Contoh Waterfall Model diatas
• Model Iterasi
19

7. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
• Model Spiral
Beberapa Metodologi Siklus pengembangan sistem :
A). Siklus pengembangan sistem menurut J.F.Kelly ;
1. Penelitian sistem
a. Definisi ruang lingkup.
b. Studi penelitian
20

8. Analisa & Perancangan Sistem Informasi
2. Analisis dan desain sistem
a. Studi penelitian
b. Pengumpulan data dan analisis
c. Desain sistem
d. Rencana implementasi
3. Pengembangan sistem
a. Pengembangan
b. Pengetesan
c. Pengoperasian
d. Perawatan
B). Siklus pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas Harrel ;
1. Konsepsi sistem
2. Analisis pendahuluan
a. Pendefinisan masalah pendahuluan
b. Investigasi
c. Persiapan usulan sistem
3. Desain sistem
a. Analisis terinci
b. Mendesain keputusan
c. Mendesain sasaran
d. Rancang bangun sistem
4. Pemrograman
a. Memecahkan kembali rancang bangun
b. Mengembangkan bagan alir secara garis besar
c. Menulis instruksi program
d. Merakit program
e. Mempersiapkan data untuk tes
f. Melakukan pengetesan
g. Mengecek hasil
h. Meng-diagnosa kesalahan
i. Membetulkan program
j. Memulai pengetesan sistem
5. Dokumentasi
6. Instalasi sistem
7. Operasi system
Pegertian Studi Kelayakan
Studi Kelayakan merupakan kegiatan meliputi penilaian kelayakan Proyek Sistem Informasi
yang akan dikembangkan.
Katagori aspek kelayakan Proyek (Feability Study):
a. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
b. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa
operasionalorganisasi.
c. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang
menjalankan organisasi
d. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT
dan
GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.
21