Dokumen tersebut membahas tentang pengendalian proyek, pemantauan proyek, evaluasi proyek, dan pemantauan serta evaluasi proyek secara menyeluruh. Termasuk didalamnya adalah definisi, tujuan, jenis, proses, dan model sistem pemantauan serta evaluasi proyek.

1. Oleh
PENGENDALIAN PROYEK
Pertemuan ke XIII
MANAJEMEN PROYEK AGRIBISNIS
Tim Pengajar Mata Kuliah
Jurusan Agribisnis Fakultas Pertanian
Universitas Halu Oleo
Kendari 2015

2. Kesepakatan :
• Final terbuka
• Nilainya : A & B.

3. POKOK BAHASAN
Pemantauan Proyek
Evaluasi Pelaksanaan
Proyek
Pemantauan dan Evaluasi
Proyek

4. PENGANTAR
Proyek
Ketika menjalankan adminitrasi suatu proyek
dengan pendekatan manajemen berartI harus
dipertimbangkan pula keberadaan fungsi
pemantauan dan evaluasi sebagai salah satu
komponen pokok di dalam manajemen
pembangunan
Tujuan
P&E
Melaksanakan Pemantauan dan evaluasi bertujuan
untuk mengetahui seberapa jauh (proses)
pembangunan telah dilaksanakan dan hasil-
hasilnya dapat dinikamati
Penerapan
P&E
Penerapan pemantauan dan evaluasi akan
memberikan masukan bagi pengambil keputusan
untuk menyusun langkah-langkah baru yang
inovatif bagi pelaksanaan pembangunan
selanjutnya

5. PEMANTAUAN PROYEK
D
E
F
I
N
I
S
i
Pemantauan merupakan kegiatan pengumpulan data
indikator spesifik secara sistematik dan berkelanjutan
guna memberikan indikasi kemajuan terhadap tujuan dan
capaian atas hasil yang terjadi
Pemantauan merupakan kegiatan mengamati/ meninjau
kembali mempelajari secara terus menerus atau berkala
dan kegiatan mengawasi, yang dilakukan oleh pengelola
proyek di setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan, untuk
memastikan bahwa pengadaan dan penggunaan input,
jadwal kerja, hasil yg ditargetkan dan tindakan lainnya
yang diperlukan berjalan sesuai rencana
Pemantauan adalah pengumpulan data secara berkala
dan tepat waktu untuk menentukan apakah kegiatan telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pemantauan
merupakan proses yang berjalan terus menerus selama
siklus proyek, dari pelatihan dan sosialisasi, hingga
perencanaan, pelaksanaan, dan pemeliharaan.

6. PEMANTAUAN PROYEK
Tujuan Pemantauan
1. mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan
telah sesuai dengan rencana
2. mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung
dapat diatasi
3. melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen
yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan
proyek.
4. mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk
memperoleh ukuran kemajuan,
5. menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah,
tanpa menyimpang dari tujuan

7. PEMANTAUAN PROYEK
Manfaat Pemantauan
Bagi pihak Penanggung Jawab Proyek (pemilik) :
1. Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau
supervisi.
2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja
3. Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan
4. Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan
dengan kegiatan proyek selanjutnya.
5. Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi
selanjutnya.
Bagi pihak Pengelola Proyek, yaitu :
1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu
yang singkat
2. Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki
dan menjaga kinerja yang sudah baik.
3. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan
evaluasi proyek

8. PEMANTAUAN PROYEK
Tipe dan Jenis Pemantauan
1. Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup :
tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data,
kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk
melaksanakan kegiatan proyek.
2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang
mencerminkan suatu proses kegiatan, dalam hal ini adalah
semua tahapan proses yang terdapat dilangkah-langkah
metode pengembangan sistem yang dipergunakan.
3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang
mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan
dengan kuantitas (jumlah) dari setiap tahapan yang ada di
metode pengembangan sistem yang dipilih.

9. EVALUASI PROYEK
D
E
F
I
N
I
S
i
Evaluasi adalah menilai secara berkala apa yang telah
dihasilkan, untuk mengetahui apakah proyek berhasil
mencapai tujuan-tujuan utamanya
Evaluasi melakukan asesmen atas tujuan, desain proyek,
implementasi, dan hasil. Evaluasi secara enyeluruh akan
dilakukan guna memahami dampak sebab-akibat
program terhadap hasil yang diharapkan, serta untuk
menilai efektifitas biaya.
Aktivitas yang sistematis dan kontinyu untuk menilai
konseptualisasi, desain, implementasi, dan manfaat
kebijakan/program

10. EVALUASI PROYEK
1. Memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan proyek
2. Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan
perubahan-perubahan
3. Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat
ditingkatkan.
4. Memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan
pengambilan keputusan.
5. Membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih luas
serta implikasinya terhadap kinerja pengembangan sistem
yang dilakukan.
Pentingnya Evaluasi

11. EVALUASI PROYEK
1. Untuk mendapatkan informasi dan menarik pelajaran
dari pengalaman mengenai pengelolaan proyek,
keluaran, manfaat, dan dampak dari proyek
pengembangan sistem yang baru selesai
dilaksanakan, maupun yang sudah berfungsi
2. Sebagai umpan balik bagi pengambilan keputusan
dalam rangka perencanaan, pelaksanaan,
pemantauan dan pengendalian proyek selanjutnya
Tujuan Evaluasi

12. EVALUASI PROYEK
1. Evaluasi awal kegiatan, yaitu penilaian terhadap
kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek.
2. Evaluasi formatif, yaitu penilaian terhadap hasil-hasil
yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek
dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan
secara rutin setiap selesai satu tahapan dari metode
pengembangan sistem yang digunakan.
3. Evaluasi sumatif, yaitu penilaian hasil-hasil yang telah
dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai
akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir
proyek sesuai dengan jangka waktu proyek
dilaksanakan. Untuk proyek yang memiliki jangka
waktu enam bulan, maka evaluasi sumatif
dilaksanakan menjelang akhir bulan keenam. Untuk
evaluasi yang menilai dampak proyek, dapat
dilaksanakan setelah proyek berakhir dan
diperhitungkan dampaknya sudah terlihat nyata.
Jenis Evaluasi

13. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
Model Sistem Pemantauan dan Evaluasi
KONDISI
AWAL
(PRE-
EXISTING
CONDITIONS)
KOMPONEN
PROYEK
MASUKAN
AKTIVITAS
KELU-
ARAN
(OUT-
PUTS)
MAN-FAAT
(OUT-
COMES)
DAMPAK
(IMPACTS)
+/-
FAKTOR EKSTERNAL
FAKTOR INTERNAL
UMPAN BALIK

14. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
P dan E
Merupakan sebuah proses yang
berkesinambungan meliputi pengumpulan data,
proses dan pemilihan informasi mengenai
implementasi proyek, progres yang dicapai pada
proyek tersebut sampai kepada dampak dan efek
dari adanya proyek tersebut (Ojha, 1998)
Perbedaan
Perbedaan mendasar antara pemantauan dan
evaluasi terletak pada substansi kegiatan.

15. Pemantauan Evaluasi
• Kegiatan di dalam internal
proyek yang menilai beberapa
variabel dari suatu proyek yaitu
• Apakah sumberdaya proyek
(uang, bahan, staf)
dipergunakan sesuai
dengan anggaran dan
jadwal yang disetujui)
• Apakah keluaran (output)
yang diharapkan dihasilkan
dalam cara yang tepat
waktu dan cost effective
• Apakah proyek sedang berjalan
secara efisien
• Kegiatan-kegiatan pasca
proyek (ex post) yang menilai :
• Seberapa jauh proyek yang
dilaksnakan membawa dampak
(impact) atau hasil (outcome)
• Keefektifan biaya (cost-
effectiveness) proyek yang
dilaksanakan dibandingkan
dengan alternatif/pilihan lain
yang mungkin
• Pemantauan kinerja 
berkaitan dengan masukan dan
keluaran
• Pemantauan proses  sistem
delivery proyek
• Evaluasi dampak  pengaruh
proyek terhadap target populasi
• Analisis keefektifan biaya 
perbandingan biaya dengan
alternatif lain
Perbedaan Pemantauan dan Evaluasi
PEMANTAUAN DAN EVALUASI

16. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
Standar
P dan E
Prinsip-prinsip kegiatan monitoring dan evaluasi
(panduan ANSSP Volume 6 pemantauan dan
evaluasi :
1. Berdasarkan pada standar yang diketahui
bersama  standar, acuan indikator
keberhasilan/kegagalan, kesalahan/ketepatan
diketahui bersama
2. Terbuka  diketahui banyak orang
3. Adil  pemberlakuan standar, acuan indikator
keberhasilan/kegagalan, kesalahan/ketepatan
secara adil
4. Berorientasi solusi
5. Partisipatif  melibatkan banyak pihak
6. Berjenjang  dilakukan sesuai tingkatan dan
kedudukan

17. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
Elemen
P dan E
1. Memiliki tujuan yang jelas yang
ditunjukkan dengan adanya indikator yang
jelas pula
2. Disusun oleh indikator-indikator yang
meliputi input, proses, output dan impact.
3. Memiliki teknik pengumpulan data dan
manajemen data yang mampu dijelaskan
dan dijustifikasi
4. Bertujuan untuk mengatur sistem
institusional dan pembangunan kapasitas
5. Memasukkan monitoring dan evaluasi ke
dalam manajemen proyek (Ojha, 1998)

18. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
Proses
P dan E
(Ojha, 1998), proses monitoring dan evaluasi pada
dasarnya membutuhkan tiga pertanyaan dasar
dalam merancang sistem monitoring dan evaluasi
yang baik dan mampu terimplementasikan
1. What, yakni apa yang akan dimonitor dan
dievaluasi
2. How, yakni metode dan instrumen yang
akan digunakan dalam mengumpulkan
insformasi dan membangun indikator
3. Who, yakni pihak yang akan melakukan
kegiatan monitoring dan evaluasi, baik
intu internal maupun eksternal, institusi
yang akan dilibatkan, dan sebagainya

19. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
Model Sistem Pemantauan dan Evaluasi
KONDISI
AWAL
(PRE-
EXISTING
CONDITIONS)
KOMPONEN
PROYEK
MASUKAN
AKTIVITAS
KELU-
ARAN
(OUT-
PUTS)
MAN-FAAT
(OUT-
COMES)
DAMPAK
(IMPACTS)
+/-
FAKTOR EKSTERNAL
FAKTOR INTERNAL
UMPAN BALIK