pengantar bisnis manajemen kantor dan informasi

2. “Sejumlah data yang telah diproses dan disajikan
sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan
untuk berbagai keperluan, seperti pengambilan
keputusan.”

3. TUJUAN PENGUMPULAN INFORMASI
•Informasi yang diterima oleh seorang merupakan
faktor dasar yang menentukan tentang apa yang
harus dikerjakan, sedang informasi yang diberikan
oleh seseorang kepada yang lain merupakan suatu
laporan tentang hasil yang telah dicapai, dan
merupakan pula bagian dari tanggungjawabnya.
Meningkatkan
Disiplin
•Agar keputusan yang diambil tepat, maka informasi
yang dibutuhkan untuk itu harus cukup lengkap,
teliti dan tersedia pada waktunya.
Memberikan dasar
bagi pengambilan
keputusan

4. Informasi
Internal dan
Eksternal
Informasi yang
diulang dan
yang tidak
diulang
Informasi
keharusan dan
Operasional
Informasi
aktif dan
pasif
Informasi yang
sudah terjadi
dan yang akan
terjadi
3
4
1
2
5

5. Sifat –
Sifat
informasi
Membantu dalam
pencapaian
tujuan
Memberikan
pelayanan
kepada bagian
lain
Tersebar ke
seluruh bagian
perusahaan
Memberikan
kontribusi secara
tidak langsung
kepada Laba
perusahaan

6. Fungsi – fungsi
manajemen
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengkoordinasian
Pengawasan
Standar Biaya
Biaya standard
Biaya
sesungguhnya
Pembandingan
antara biaya
standar dengan
biaya
sesunggungnya
Proyeksi beban
kerja
Penyusunan
anggaran

7. Menetapkan tindakan di masa mendatang
(memahami, menganalisa, mendisain, meramal).
PERENCANAAN

8. Membagi pekerjaan dan menjaga hubungan yang
serasi antara anggota kelompok (mengalokasi,
menunjuk petugas, menciptakan).
PENGORGANISASIAN

9. Mengajak anggota untuk melaksanakan tugas guna
mencapai tujuan dengan semangat tinggi
(memotivasi, merangsang, meningkatkan, memberi
kepuasan).
PENGKOORDINASIAN

10. Mengamati apakah yang direncanakan dapat dicapai
dengan baik (mengevaluasi, menyutujui, mengoreksi).
PENGAWASAN

11. TIGA ALAT POKOK YANG DAPAT DIGUNAKAN
UNTUK PENGAWASAN
1) Standar biaya
Tindakan untuk mengadakan pengawasan biaya dalam kegiatan – kegiatan
kantor tergantung pada 3 faktor:
a. Biaya standar
Menunjukkan apakah suatu pekerjaan memerlukan sejumlah biaya atau tidak.
b. Biaya sesungguhnya
Menunjukkan pada biaya yang sesungguhnya.
c. Pembanding antara biaya standard dengan biaya sesungguhnya
Dalam pembandingan ini akan diketahui apakah terjadi perbedaan diantara
kedua macam biaya tersebut, sehingga mudah diawasi.

12. 2) Proyeksi beban kerja
Membagi pekerjaan menurut batas – batas jam kerja
standard per minggu; bersamaan dengan ini seksi
administrasi merencanakan untuk membuat proyeksi
beban kerja untuk satu tahun.
3) Penyusunan anggaran
Proyeksi beban kerja ini dapat dipakai sebagai dasar
dalam penyusunan anggaran pengeluaran untuk
administrasi; caranya dengan merubah jam kerja standard
ke dalam rupiah standard atau sama dengan jam dikalikan
upah.

13. Dalam Kerjanya, informasi
dapat memberikan bantuan
kepada orang lain agar dapat
melaksanakan tugas –
tugasnya secara lebih efektif.
TUJUAN INFORMASI
Pelayanan / servis
Tanggung jawab sosialLaba
Menekankan pada masalah penyesuaian
dengan kondisi lingkungan. Kerja masing –
masing individu harus disesuaikan dengan
moral serta kode etik dalam tata
kehidupan industri dan masyarakat di
mana mereka berada.
Disini biaya – biaya perlu
ditekan agar laba yang bisa
dicapai meningkat. Berhasil
atau tidaknya setiap usaha
lebih banyak tergantung pada
faktor manusianya.

15. A. MENETAPKAN INFORMASI

16. B. MENETAPKAN TIPE PEMROSESAN YANG
DIGUNAKAN
Memilih dan menggunakan mesin – mesin informasi
Menciptakan cara pengolahan data yang terpadu
Mendistibusikan informasi dengan sempurna
C. MENGANUT DAN MENGIKUTI MANAJEMEN
PENCATATAN YANG EFEKTIF
Mengarsipkan catatan – catatan dan laporan
Memelihara informasi yang dianggap penting dan
bernilai, serta memusnakannya bilamana sudah tidak
diperlukan
Menetapkan jumlah dan lokasi informasi

17. D. MENCIPTAKAN SERTA MEMELIHARA ORGANISASI
KANTOR DENGAN BAIK
Menggunakan organisasi yang formal dan
informal
Menciptakan hubungan organisatoris
secara sempurna
Menjaga keseimbangan dan kelangsungan
organisasi
Menyusun lay out kantor
Menciptakan lingkungan kerja yang baik

18. E. MENCARI DAN MENGGUNAKAN TENAGA KERJA YANG
MAMPU SERTA DAPAT BEKERJA DENGAN BAIK
 Memberikan supervisi yang cukup
Mendorong pekerja untuk berpartisipasi
Menjalankan teknik – teknik motivasi yang efektif
Melaksanakan program pengembangan informasi
dengan baik

19. F. MENGUKUR DAN MENGADAKAN EVALUASI
KERJA INFORMASI
Membuat suatu standard
Menyusun pedoman kantor
Memanfaatkan cadangan waktu dengan baik
Memelihara standard kualitas serta kuantitas kerja informasi
Mengusahakan untuk menekan biaya sampai pada batas –
batas tertentu
Menyusun dan menggunakan anggaran dengan baik