Handleiding lelie zorggroep verslag resultaatgesprek invullen

1. 1
Handleiding
Hoe agendeer en versla je
het resultaatgesprek?
Agenda en verslag
gesprekresultaat-

2. 2
Introductie
1. In het resultaatgesprek ‘sluiten’ we de ‘verbetercyclus’: alle lopende zaken en
verbeterpunten bespreken we in dit gesprek.
2. Meer achtergrondinformatie vindt je in deze bijbehorende les. In deze instructie zie
je hoe je praktisch binnen de Qsuite de agenda voor het resultaatgesprek opmaakt
en het verslag vastlegt.
3. Door op gezette momenten het resultaatgesprek te voeren,
deel je met je leidinggevende de voortgang van
alles rondom je team. Als leidinggevende
ben je op de hoogte en kan je op jouw beurt weer
jouw leidinggevende informeren.
Binnen het resultaatgesprek bespreek je de
voortgang van het verbeterregister,
bespreek je rapportages, management
informatie en ook gewoon ‘de
gang van zaken’. Uit het gesprek kunnen
vervolgens weer nieuwe verbeterpunten komen.
Die leg je uiteraard weer vast in het verbeter-
register. Zo is de cirkel rond.

3. 3
Introductie
4. Omdat het handig is om de gesprekken op het ene niveau aan te sluiten op de
gesprekken op het daaropvolgende niveau, hanteren we als basis de volgende planning.
Zo worden alle lagen in de organisatie op tijd betrokken (let op: het resultaatgesprek
begint bij de teamcoach: een teamcoach en een medewerker hebben ook een gesprek,
maar dat valt niet onder het resultaatgesprek zoals hier bedoeld): een resultaatgesprek
is een gesprek over de resultaten van het team / afdeling / locatie / regio.
5. In de Qsuite zie je wanneer jouw gesprek in welke maand ongeveer moet
plaatsvinden. TC met LeidingGevende + LeidingGevende met RvB + RvB met RvT.
Als leidinggevende neem je vervolgens
het initiatief en plan je het gesprek
met de medewerker op een exact
moment binnen die maand.
Daar gebruik je gewoon de eigen
agenda’s voor.

4. 4
Introductie
Je komt hiermee op de volgende stappen:
Stap 1 > de leidinggevende bekijkt in welke
periode in het jaar het gesprek gevoerd moet
worden (in de agenda in de Qsuite) en plant in.
Stap 4 > Vervolgens voeren jullie samen het
gesprek. Gebruik de informatie die
voorhanden is. Gebruik het verbeterregister,
maraps, MIC meldingen etc.
Stap 3 > Als
leidinggevende krijg je
de voorstelagenda per
mail door. Je kunt deze
aanvullen en weer
opslaan.
Stap 2 > heb je een
afspraak? Of zie je dat je
zelf in deze periode een
gesprek hebt? Vul dan de
agenda in de Qsuite.
Stap 5 > Als
medewerker maak
je het verslag, ook
weer in de Qsuite.
Nieuwe
verbetermeldingen
gaan het
verbeterregister in
en voer je vanuit
daar uit.
Stap 6 > de laatste
stap en de cirkel is
rond: de
leidinggevende
akkordeert en klaar
is Kees!

5. 5
Stap 1 Plannen gesprek
In de agenda in de Qsuite staan in de jaarplanning de maanden gepland
waarbinnen het resultaatgesprek moet plaatsvinden.
Deze tabel is uitgangspunt hierbij:
Binnenkort krijg je
hiervan ook een
herinnering per mail,
wanneer zich deze
periode weer aandient.
Plan dan zelf een
gesprek met je
medewerker binnen
deze periode.
Heb je de planning in de
agenda gezien of per
mail ontvangen?

6. 6
Stap 2 Opmaken agenda
Dan is de volgende stap om de agenda op te maken.
Je doet dit als teamcoach voor je gesprek met je leidinggevende en als
leidinggevende voor je gesprek met de RvB etc. Klik op de zeegroene balk:
En je ziet wat er moet
gebeuren.
Onderaan zie je de link naar
het formulier waar je moet
zijn om de agenda en het
verslag te vullen.

7. 7
Stap 2 Opmaken agenda
Je kunt ook bij het formulier komen door te klikken op ‘Mijn Menu’:

8. 8
En dan te kiezen voor Mijn formulieren > Agenda en verslag resultaatgesprek.
Stap 2 Opmaken agenda

9. 9
Stap 2 Opmaken agenda
Vul de agenda dan in en klik
onderaan op opslaan.
De agenda wordt nu
automatisch naar je
leidinggevende verzonden.

10. 10
Stap 3 Aanvullen agenda
Als leidinggevende stel je vervolgens de agenda vast.

11. 11
Stap 4 Voeren gesprek
Via Mijn Meldingen kan je altijd weer bij de agenda / het verslag komen om het na te
kijken of er verder in te werken.

12. 12
Stap 4 Voeren gesprek
Bespreek de punten die op de agenda staan.
Er staan een heel aantal onderwerpen op de agenda.
Ga je met je muis over het blauwe rondje met
vraagtekentje dan zie je nadere uitleg bij ieder punt.
Wat wordt er bedoeld met het onderwerp?
Gebruik zoveel mogelijk management informatie
(maraps, grafieken van de MIC’s etc) om hierover in
gesprek te gaan. Niet alle onderwerpen hoeven altijd
aan de orde te komen.
Neem wel altijd vooraf je verbeterregister door; wat kan
er afgesloten worden? Missen er punten? Neem je
laatste versie van je verbeterregister als vertrekpunt
voor het gesprek!
Bekijk wat er op dit moment speelt, maar doorloop de
onderwerpen wel even; misschien staat er nog iets
tussen wat je niet had bedacht.

13. 13
Stap 5 Maken verslag
Maak na het gesprek het verslag. Doet dat op hoofdlijnen.
Neem de afgesproken
verbeterpunten op in het
verbeterregister.
Ter voorbereiding op het
volgende gesprek bekijk je
dan weer het verbeterregister
en zo houd je de
verbetercyclus draaiend!

14. 14
Stap 5 Maken verslag
Vul tenslotte nog de evaluatie in.