Lean basiscursus
Welkom!
(3, 4, 9, 10, 11 april)

Lean Basiscursus Dag 3
Besturing & Waardenhuis

Programma van de dag
• 9:00 ~ Inchecken & Programma
• 9:30 ~ Presentatie over Besturing
• 10:30 ~ Pauze
• 10:40 ~ Workshop Heinemann
• 12:00 ~ Lunch
• 13.00 ~ Oefening Dagstart / Doelenboom / ED scan
• 14.00 ~ Pauze
• 14.00 ~ Waardenhuis
Klant
Proce
s
Besturin
g
Leiderscha
p
Gedra
g

Inchecken
Welke plek neem jij aan ten opzichte van Lean?
Zijn er nog vragen over de vorige cursusdag?
Energizer

Besturing
Op basis van leanprincipes

Doelen van deze Lean training over
besturing
• Ontdekken wat de Lean besturing inhoudt

Waar denk je aan bij Lean besturing?
Leider-
schap
Gedrag
Besturing
Proces

Besturen
plan
doen
check

Besturen
plan
doen
check
act

Deming Wheel
Doelstelling, Budgetten, KPI´s,
Stappenplan, Bezettingsplannen,
Flexmatrix maken
Bij positieve resultaten: plannen in
de praktijk brengen, incl
verbeteroverleg, actielijsten &
verbeteringen doorvoeren
De plannen testen & uitvoeren
werkinstructies maken, resultaten
registreren
Registraties rapporteren &
analyseren om het effect (van de
praktijk) op het beoogde doel te
toetsen

Sturing op alle niveaus
Organisatie
Afdeling
Team
Niveau
Medewerker
Nog pijltjes
invoegen
van en naar
medewerker

Prognos
e
Do
Plan Check Act
wee
k
dag
Dagstart
VerbeterBord
actielijs
t
week
plannin
g
• Teammanager
• Medewerkers
Verbeter
Punten(bor
d)
Week
rapport
Keek op de week
Actielij
st
• Teammanager
• Medewerkers
Gestructureerd overleg op TEAM- niveau is
de BASIS van “Lean” besturen (voorbeeld)

Prognos
e
Do
Plan Check
kwart
aal
jaar
Act
week
dag
Budget rondes
Budge
t &
progn
oses
Master
Sched
ule
Plannings-
overleg
Master
Sched
ule
Master
Sched
ule
week
planni
ng
• Manager
• Bedrijfsbureau
Actielij
st
portefeuille
Overleg
(2 wk)
Rappo
rtage
Actielij
st
• Manager
• teammanagers
• bedrijfsbureau
Keten-
overleg
actielij
st
actielij
st
• Manager
• Partners
week
planni
ng
week
planni
ng
Week
Productie
Overleg
Week
rappor
t
Actielij
st
• Afdelingshoofd
• Teammanagers
• bedrijfsbureau
Kaizen
Sessies
(2 wk)
verbet
er
punte
n
Actielij
st
• Teamman
ager
• Deelnemr
rs (PM)
Dagstart
dagra
pport
actielij
st
week
planni
ng
week
planni
ng
• Teammanager
• Medewerkers
• (mw
bedrijfsbureau)
verbet
er
Punte
n(bord
Plannings-
overleg
Master
Sched
ule
Master
Sched
ule
• Manager
• P&C
Actielij
st
Week
rappor
t
Keek op de week
Actielij
st
• Teammanager
• Medewerkers
Actielij
st
Verbet
er
punte
maan
d
haalbaarheid
impact
grootte
quentie, kosten/jr, # probleemeigenaren) De Kaizen wordt geleid door C&I, met 4-5 probleemeigenaren als deelnemers
De planning wordt 4 x / jaar gebruikt om capaciteit op hoofdlijnen in te plannen. Dit overleg vormt het fundament voor de maand
Het ketenoverleg (keten) en de dagstart (kanaal) worden gebruikt om kort-cyclisch te sturen. Issues worden direct geïdentificeerd en gecommuniceerd, zodat dag en weekplannin
De planning wordt maandelijks geactualiseerd tbv tijdige bijsturing zodat achterstanden voorkomen worden
1 x per 6 weken wordt de dagstart zwaarder aangezet,
Alle rapportages en overleggen moeten op elkaar zijn
afgestemd

Besturingselementen
• Meerjarig masterplan
• Doelenboom
• Jaarplan
• Afdelingsplan
• Dashboard
• Individuele werkafspraken (plangesprek)
• ED SCAN

PAUZE

Heineman besturingssimulatie
• Doelstelling:
• Ervaren hoe besturing werkt
• Werkwijze: bedrijfssimulatie Kan beter BV
• Opdracht 1:
• 4 teams (A, B, C, en D) samenstellen
• UItvoeren
• Opdracht zo snel mogelijk uitvoeren.
• Meten
• Tijd meten (stopwatch)
• Evalueren (welke verspillingen gezien)
• Rapporteren

Heineman besturingssimulatie
• Werkwijze: bedrijfssimulatie Kan beter BV
• Opdracht 2:
• Nieuw plan maken
• 4 teams (A, B, C, en D) samenstellen
• Planning maken.
• UItvoeren
• Opdracht zo snel mogelijk uitvoeren.
• Meten
• Tijd meten (stopwatch)
• Evalueren (welke verspillingen gezien)
• Rapporteren

Heineman besturingssimulatie
• Werkwijze: bedrijfssimulatie Kan beter BV
• Opdracht 3:
• Nieuw plan maken
• 4 teams (A, B, C, en D) samenstellen
• Planning maken.
• UItvoeren
• Opdracht zo snel mogelijk uitvoeren.
• Meten
• Tijd meten (stopwatch)
• Evalueren (welke verspillingen gezien)
• Rapporteren

Heineman besturingssimulatie
• Werkwijze: bedrijfssimulatie Kan beter BV
• Eindevaluatie van de bedrijfssimulatie.
• Wat hebben we geleerd?
• Het belang van:
• Plantijden
• Planning
• Rapportage met vergelijking planning en actualiteit
• Opvolgingsvergadering
• Werkend actiesysteem
• Gezonde teamgeest

De eigen praktijk
• Het belang van:
• Planning (SMART doelstelling)
• Plantijden (prestatiekriteria)
• Rapportage met vergelijking planning en actualiteit (visueel)
• Opvolgingsvergadering (keek op de week)
• Werkend actiesysteem (cyclus)
• Gezonde teamgeest (waardenhuis)

PAUZE

Doelenboom van SZW Den Haag
Stimuleren dat iedereen regie heeft over het
eigen leven
Wanneer heb je regie over je leven?
Als je…
Missie, Visie, Leitmotiv,
Bestaansrecht…etc.
In eigen onderhoud
kunt voorzien
Mee kunt doen in de
maatschappij
Een eigen
huishouding kunt
voeren
en en
Inleidin
Wat doet SZW om dit te stimuleren
Aanspreken op eigen
kracht en
verantwoordelijkheid
Ondersteunen met een
passend aanbod
Vergroten van
zelfredzaamheid
Welke producten en diensten biedt SZW
aan
en Intern en extern
samenwerken
en en

Voorbeeld Jaarplan afdeling
“Gericht kansen bieden op het zo snel mogelijk bereiken
van zelfredzaamheid”
DHOM: Het dichtbij de burger bieden van excellente dienstverlening door
integraliteit, maatwerk en snelheid via gerichte en systematische
samenwerking
Vanuit Organisatie &
Samenwerken
perspectief betekent dit:
Vanuit Klant
perspectief betekent dit:
De klant ervaart dat DHOM met
haar dienstverlening hem of
haar verder heeft geholpen om
mee te kunnen doen in de
samenleving.
Vanuit het Medewerker
perspectief betekent dit:
De medewerker ervaart werken bij
DHOM als een omgeving waar
fouten maken mag in een cultuur
die continue leren ondersteunt.
Medewerker ervaart erkenning van
zijn/haar professionaliteit en voelt
zich gefaciliteerd in het beter
worden in dit vakmanschap.
De medewerker ervaart dat hij/ zij
verantwoordelijkheid kan nemen
voor zijn of haar eigen ontwikkeling.
.
Wij werken vanuit het
perspectief van de klant waarbij
onze werkprocessen en
systemen ons optimaal
ondersteunen.
Het werk wordt bestuurt op basis
van feiten en cijfers.
Wij werken samen met interne
en externe ketenpartners om
dienstverlening te kunnen
verbeteren

Oefening dagstart
• We gaan als team een dagstart doen.
• We hebben een verbeterbord met twee punten.
• Wie wil de rol dagstart leiden?
• Een dagstart duurt normaal 15 minuten max.
• Omdat er maar twee punten op het bord staan duurt deze
dagstart max 10 minuten…

Datum
in
Inbrenger
Omschrijving probleem /
verbetermogelijkheid
Voorstel oplossing / actie
Actie-
houder
Deadline
9-4 Victor
Jeanne en ik maken een boekje
over de ED Scan. We hebben
nog niemand die de 1e versie
kan checken
9-4 Jeanne
Ik kan de gemaakte afspraken
over de werkwijze niet vinden
op de harde schijf
Verbeterbord (Waar loop ik tegen aan)

Feedback
• Door de teammanager:
• Hoe ging het?
• Feedback van het team:
• Wat deed de teammanager goed?
• Benoem een verbeterpunt voor de teammanager.
• Voor allen:
• Kan het punt van het bord?

De dagstart- aandachtspunten
• De dagstart duurt maximaal 15 minuten
• De verbeterpunten die de dag ervoor op het bord zijn gezet worden behandeld
• Alleen de aanwezigen bij een dagstart kunnen een actie op zich nemen
• De inbrenger van de actie is niet perse de actiehouder
• De deadline moet realistisch gepland worden, zodat de actie haalbaar is
• Sla acties ‘plat’ zodat ze goed uitvoerbaar zijn: iedere stap is er één
• Alleen als de inbrenger aanwezig is, of je collega uitvoerig is geïnformeerd, wordt de actie
besproken
• Een verbetermogelijkheid gaat ALTIJD samen met een voorstel tot oplossing
• Iedereen neemt evenredig veel acties op zich
(QUICK REFERENCE CARD)

Hoe gaat het?
• Hoe vonden jullie het gisteren gaan?
• Welk probleem van het bord gaan we
bespreken en waarom?
• Wat merkt de klant er van?
• Hoe vaak komt het voor?
• Hoe groot is dit probleem en is het
makkelijk op te lossen?
• Wie herkent deze afwijking?
• Is de situatie herkenbaar?
• Wie kan dit proces uitleggen?
Waarom wijkt het af?
• 5x waarom
• Wat moet je kunnen om dit te
voorkomen?
• Welk proces veroorzaakt de fout?
• Wat/waarom/wanneer/wie/hoe?
Wat gaan we daaraan doen?
• Wie heeft een idee om dit op te lossen?
• Lossen we hier het hele probleem mee op?
• Is dit het makkelijkste en snelste idee?
• Is dit door ons team zelf op te lossen?
• Voorkomen we hiermee ook dat de afwijking
opnieuw voorkomt?
Testen en uitvoeren!
• Wie gaat het idee testen?
• Wat moeten we aanpassen in onze manier van
werken?
• Hoe controleren we of dit een echte
verbetering is?
• Welke andere teams zouden
dit willen weten/gebruiken?
• Hoe kunnen we dit uitvoeren op
een manier die blijft hangen?
• Wat wordt de nieuwe standaard?
Voorbeeld vragen voor dagstart
(QUICK REFERENCE CARD)

Voorbeeld dashboard

ED Ontwikkelscan
GROEIBRILJANT
En hoe besturen wij de “Lean Implementatie”?

Lean Basiscursus Dag 3
Doelenboom & Waardenhuis

Doelenboom
• De Doelenboom is een middel om missie,
doelen en werkzaamheden/projecten van een
organisatie of afdeling in kaart te brengen
alsmede de relaties daar tussen.
• De doelenboom geeft hiermee focus en kan
medewerkers helpen inzien aan welk groter
geheel hun werkzaamheden bijdragen.

Doelenboom van SZW Den Haag
Stimuleren dat iedereen regie heeft
over het eigen leven
Wanneer heb je regie over je leven?
Als je…
Missie, Visie, Leitmotiv,
Bestaansrecht…etc.
In eigen onderhoud
kunt voorzien
Mee kunt doen in de
maatschappij
Een eigen
huishouding kunt
voeren
en en
Inleidin
Wat doet SZW om dit te stimuleren
Aanspreken op eigen
kracht en
verantwoordelijkheid
Ondersteunen met een
passend aanbod
Vergroten van
zelfredzaamheid
Welke producten en diensten biedt SZW
aan
en Intern en extern
samenwerken
en en

Opdracht Doelenboom
• Groepjes van 3
• Op welke wijze levert jouw afdeling / team een bijdrage aan de
missie van SZW?
• Welke producten & diensten levert jouw afdeling/ team om dit
te doen?
• 30 min

Stelling
• Professionaliteit:
“Op mijn werk draag ik sneakers / slippers
als ik dit wil”

Stelling
• Initiatief:
“Het is mijn eigen verantwoordelijkheid om mijn
kennis up to date te houden”

Stelling
• Betrokkenheid:
“Ik vind dat werk en privé gescheiden
moet blijven”

Stelling
• Klantgerichtheid:
“Het is geoorloofd om de regels rondom
klantbejegening los te laten als een klant mij onheus
bejegent”

Stelling
• Aanspreken:
“Het is belangrijker om collega’s te vriend te houden
dan te zeggen wat ik ervan vind”

Filmpje over samenwerken
• Wie is er vóór dat samenwerken belangrijk is?
• Voorbeeld van ultieme samenwerking in een filmpje:
http://www.youtube.com/watch?v=1qzzYrCTKuk&list=RD02i_Psl0nFEzw&NR=1&feature=endscreen

Waardenhuis
• Het Waardenhuis is bedoeld om richting te geven
aan het handelen van medewerkers en
leidinggevenden binnen de dienst.
• Het Waardenhuis helpt om erachter te komen wat
we van elkaar verwachten binnen de organisatie.

Samenwerken
Excellente Dienstverlening
Snelheid
Zorgvuldig
Integraliteit Maatwerk
Wat merkt de
klant?
Klantgericht
Resultaatgericht
Efficient
Bestuurbaar
Wat betekent
dit voor het
proces?
Wat vraagt
dit van mw
en leiding-
gevenden?
Afspreken en
aanspreken
Professioneel Initiatief nemen Betrokken
Succes
vieren
Zichtbaar en
toegankelijk
Vertrouwen
geven
Helderheid en
kaders bieden
Veilige
leeromgeving
bieden
Vasthoudend in
doelen
Continu
verbeteren!
Voorbeeld Waardenhuis SZW

Opdracht Concretiseren Waarden
❖In 3 groepen:
❖ 2 flipovers mee (1 per waarde)
❖ Uitwerken per waarden:
❖ Wat zie ik je doen?
❖ Wat hoor ik je zeggen?
❖ Terugpresenteren top 3 per waarde

VRAGEN?

Morgen
• Verandercurve
• Feedback geven en ontvangen
Tot dan!