3. … mengapa e-gov (belum) berhasil
Belum adanya / Tidak Taat pada Blue Print
Berfokus pada infrastruktur dan database
sentris application
Memulai terlalu besar atau terlalu kecil
Melupakan aspek paling penting dalam
implementasi IT : MANUSIA
7. Telkom Case Study Fase-4
Single Window to
Company 2005- Now
Fitur
Fase-3
Enhancement •E-mail & Nota Dinas
2001-2004 •Knowledge Management
Fase-2 •Slip Gaji
Internet ready OA •Employee Self-Service
1998-2001 (SPPD, Cuti)
Fase-1 •Pooling-Survey
Office Automation •HR competence Assessment
•E-mail & Nota Dinas •E-Document
1990-1997 •Koneksi Internet •Performance Mgmt
•Knowledge Mgmt •Executive Dashboard
•E-mail & Nota Dinas •Slip Gaji •Any (time-where-device)
•Koneksi Internet
•E-mail Dinas
•500 users •3000 users
•Anytime-anywhere
•16.000 Users
•30.000 Users
(s.d manager) 11 Th 3 Th 3 Th
t
8.
9. Kenapa Nota Dinas ?
Surat / Memo Dinas adalah tulang punggung
komunikasi dan distribusi penugasan dalam satu
organisasi / perusahaan
Surat / Memo Dinas bersifat terstruktur /
hirarkis yang tidak bisa digantikan oleh email
system yang sifatnya terbuka dan tidak
terstruktur
Surat / Memo Dinas memiliki bentuk yang
standar dan jangkauan user yang luas, sehingga
pengelolaan dalam bentuk elektronis akan
menjadi dasar bagi pembentukan sistem kerja
yang keseluruhannya bersifat elektronik
( electronic workspace )
10. Objective
Kecepatan penyebaran informasi dan pengambilan
keputusan
Efisiensi waktu dan biaya pengelolaan Surat
menyurat, Dokumen, & Knowledge
Pengendalian tata komunikasi yang lebih mudah
Keamanan terhadap lalu lintas informasi dan
komunikasi dalam organisasi
11. Bisnis Proses Nota Dinas
Surat Keluar
•Internal
•Ekseternal
Surat Masuk
•Elektronis
•Manual (Scan)
Disposisi
Agenda
Fitur
•Staff Ahli
•Delegasi (POH/PJS)
•Searching
•Sekretaris/Pengendali
Surat
•Penomoran Surat
12. Benefit
Peningkatan efektivitas dan efisiensi waktu
Menghindari kehilangan dokumen / surat penting
Mendukung good corporate governance
Menjadi dasar bagi penerapan budaya kerja
elektronik menuju sebuah sistem kerja berbasis
elektronik ( electronic workspace )
13. Benefit
SEBELUM SETELAH
Konseptor: memakai E-Office memakai E-Office
Konsep Surat
Isi baju surat
Print
0,5 – 1 Hari 5’ – 10’
P1
Approver :
0,5 – 1 Hari Koreksi Surat 5’ – 10’
P2 Approval
Return
Reject
0,5 – 1 Hari 5’ – 10’
P3
X
Sekretaris :
Penomoran 0,5 – 1 Hari
Pencatatan
Pengiriman
kurir
2 - 4 Hari 15’ – 30’
P= Pemeriksa/Approver
14.
15. Sistem manajemen tata persuratan , yang mentransformasikan
seluruh proses surat-menyurat dinas mulai dari pembuatan draft,
review, persetujuan, hingga distribusi dan pengarsipan , ke dalam
bentuk elektronik
Sistem pengelolaan penugasan yang akan memudahkan manajemen
dalam mendistribusikan serta melakukan pengawasan kepada setiap
tugas yang diberikan baik yang bersifat kelompok (kepanitiaan) atau
yang bersifat personal
