Tatacara pengurusan aset

1. 702 : 1.0 TATACARA PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
Pengenalan
Pengurusan Stor amnya dan pengurusan inventori dan aset khasnya adalah satu aspek
pengurusan kewangan yang perlu diberi perhatian yang sama berat dengan pengurusan wang
tunai. Untuk mengelak pembaziran, wang terikat dengan stok yang berlebihan, kecurian dan
keusangan barang-barang yang disimpan, satu kawalan terhadap stor, inventori, aset hendaklah
diwujudkan supaya pengendaliannya dan cara penyimpanannya lebih kemas, cekap dan teratur.
Stok ialah barang gunahabis seperti alat tulis, alat ganti bagi tujuan penyelenggaraan dan barang
kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya di mana tidak ekonomik untuk dikesan satu
persatu.
Semua barang-barang tak luak ialah barang-barang yang mana bila digunakan masih dalam
bentuk asalnya yang mempunyai jangka hayat lebih daripada setahun dan nilai/kosnya kurang
daripada RM3000 seunit.
Aset adalah barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat lebih daripada setahun dan
nilai/kosnya RM3000 atau lebih seunit.

2. CARTA ALIR PENGENDALIAN INVENTORI DAN HARTA MODAL
Proses Carta Alir
Pegawai
Bertanggungjawab
Dokumen Rujukan &
Rekod Terbitan
.
PT (W) H1, PT(W) H3
KPSUK (W) H
PT (W) H3
Pesanan
Penghantaran dan
Invois
Tatacara Pengurusan
Aset Alih Kerajaan
Tatacara Pengurusan
Aset Alih Kerajaan
Harta Modal :
KEW.PA-2
Inventori : KEW.PA-3
Mul
a
Menerima permohonan
Harga
A
Kos perolehan
di atas RM
1,000
Rekod di dalam
Daftar Harta
Modal
(KEW.PA-2)
Kos perolehan
di bawah RM
1,000
Rekod di dalam
Daftar Inventori
(KEW.PA-3)
Kemaskini
Senarai Daftar
Inventori
(KEW.PA-5)
Kemaskini
Senarai Daftar
Harta Modal
(KEW.PA-4)

3. PT (W) H3
Tatacara Pengurusan
Aset Alih Kerajaan
Senarai Daftar Harta
Modal : KEW.PA-4
Senarai Daftar
Inventori : KEW.PA-5
Mengenalpasti aktiviti di dalam pengurusan aset dan inventori.
A. MERANCANG KEPERLUAN
1. Menentukan keperluan
2. Mengkaji penggunaan
3. Membuat anggaran penggunaan
B. PEROLEHAN / PEMBELIAN
Tujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik.
1. Pembelian yang paling menguntungkan.
2. Pastikan peruntukan mencukupi.
3. Kuasa pembelian diperolehi.
4. Spesifikasi barang ditentukan.
5. Nasihat teknikal diperolehi.
6. Dasar dan pertaturan pembelian dipatuhi.

4. C. PENYIMPANAN
Tujuan: untuk mengelakkan daripada kehilangan, kekurangan, kerosakan, keusangan dan
kelusuhan.
1. Simpan di tempat yang sesuai dengan jenis barang.
2. Memberi perhatian kepada cara susunan barang-barang.
3. Pastikan keselamatan barang-barang.
4. Sediakan tanda-tanda amaran.
D. PENYELENGGARAAN
Tujuan: Untuk melanjutkan usia penggunaan barang dan sentiasa di peringkat yang efisyen.
Untuk menentukan keselamatan pengguna.
JENIS PENYELENGGARAAN:
1. Penyelenggaraan dirancang.
2. Penyelenggaraan tidak dirancang.
E. PEMINDAHAN / PENGELUARAN
Tujuan: Bagi mempastikan bahawa kesemua pemindahan atau pengeluaran dibuat dengan
kebenaran.
1. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat dengan kebenaran bertulis.
2. Pastikan barang yang dipindah sampai ke destinasinya.
3. Dapatkan perakuan terima pemindahan.
4. Pengeluaran biarlah dalam kuantiti yang munasabah.
F. PENGGUNAAN
Tujuan: Bagi mempastikan harta Kerajaan digunakan dengan berkesan untuk mencapai objektif
tertentu.
1. Penggunaan mengikut keperluan barang-barang.
2. Penggunaan mengikut cara yang ditetapkan.
3. Penggunaan adalah di bawah kawalan/penyeliaan.
4. Penggunaan hendaklah dibuat secara berhati-hati.

5. G. MEREKOD
Tujuan: Kawalan secara dokumen supaya dapat mengesan dan mengakaun semua harta yang
dimiliki.
1. Pastikan semua harta kerajaan direkod dengan kemaskini. (rujuk pekeliling perbendaharaan
2/1991)
2. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi memudahkan pihak
pengurusan mencapai penggunaan yang optima serta pengurusan harta yang cekap.
3. Pastikan semua harta kerajaan mempunyai label hak milik kerajaan dan nombor kod.
H. PEMERIKSAAN / VERIFIKASI
Tujuan: Kawalan secara fizikal supaya dapat mempastikan barang-barang masih ada dalam
keadaan yang baik.
1. Verifikasi/pemeriksaan perlu diadakan mengikut lat masa yang ditentukan.
2. Pemeriksa/pemverifikasi stok perlu dilantik secara bertulis.
3. Pemeriksaan dibuat secara sistematik.
4. Sediakan laporan-laporan yang tertentu.
I. PELUPUSAN
Tujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod barang-barang daripada daftar.
1. Membolehkan jabatan membeli atau mendapatkan barang baru.
2. Menjimatkan ruang simpanan.
3. Mengelakkan susut nilai yang berterusan.
4. Mengelakkan kemungkinan barang disalahgunakan.
5. Mengelakkan risiko kehilangan.

6. J. KEHILANGAN
Tujuan: Mempastikan bahawa segala kes kehilangan harta kerajaan disiasat, dilapor dan tindakan
sewajarnya diambil.
1. Semua kehilangan perlu dilaporkan.
2. Kehilangan jenayah memerlukan laporan polis serta laporan awal
3. Siasatan jabatan/kementerian perlu diadakan.
4. Laporan akhir.
5. Dapatkan ganti jika kehilangan wang.
6. Hapuskira jika kehilangan barang/ wang.
Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Pusat Tanggungjawab
Pegawai Pengawal/Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah memastikan: -
a) Mengawasi aktiviti perolehan serta pengurusan stor berjalan dengan lancar, teratur dan
sistematik.
b) Setiap pembelian dibuat mengikut perancangan bagi mengawal pembaziran di mana paras
stok hendaklah sentiasa dipantau seperti berikut: -
(i) Semua barang-barang hendaklah dibahagikan kepada Kumpulan A dan Kumpulan B
▪ Kumpulan A mengandungi 30% daripada barang-barang yang disimpan yang mempunyai
nilai pembelian tahunan tertinggi;
▪ Kumpulan B mengandungi 70% bakinya.
(ii) Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa bagi barang-barang yang boleh
dibeli di
pasaran tempatan adalah seperti berikut: -
Kumpulan A
Kuantiti Stok Maksima - 4 bulan penggunaan
Angka Menokok Stok - 3 bulan penggunaan
Kuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaan
Kumpulan B
Kuantiti Stok Maksima - 6 bulan penggunaan
Angka Menokok Stok - 3 bulan penggunaan
Kuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaan

7. (c) Memastikan semua inventori dan aset diselenggara dengan teratur dan Pegawai
Pengawal/Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah memastikan kawalan seperti berikut
dilaksanakan: -
(i) Daftar-daftar (inventori, aset dan pergerakan) hendaklah disenggarakan dan semua harta
hendaklah mempunyai tanda Hak Syarikat dan apabila dijual pada orang awam Hak
Syarikat hendaklah dipadam atau dibatalkan.
(ii) Supaya semua inventori dan aset tetap hendaklah diperiksa pada setiap hujung tahun
dan hendaklah menandatangani dan menarikhkan daftar yang berkenaan dan
mengemukakan satu laporan kepada Pengurus syarikat. Laporan itu hendaklah
mengandungi tahun diperolehi, kos, lokasi, jenis inventori/aset dan catatan.
(iii) Memastikan bahawa proses keusangan stok tidak dibiarkan berpanjangan dan
tindakan pelupusan hendaklah disegerakan supaya tidak timbul masalah kesesakan di
ruangan stor dan kerumitan dalam pengurusan stor.
(iv) Memastikan Harta Syarikat hanya digunakan untuk tujuan rasmi.
(v) Menginsurankan harta dengan memaklumkan kepada Pengurus syarikat dan perkara-
perkara yang berkaitan dengannya.
(vi) Semua kos penyelenggaraan/servis harta hendaklah direkod dan dikemaskini.
(vii) Melapor dan merekodkan penerimaan harta yang diterima dalam bentuk hadiah
kepada Pengurus syarikat.
(viii) Ketua Pusat Tanggungjawab dan pegawai –pegawai yang diberikuasa hendaklah
mematuhi sepenuhnya peraturan tatacara pengurusan Harta Syarikat. Kecuaian atau
pelanggaran peraturan adalah terikat kepada undang-undang.
(ix) Membuat laporan serta-merta apabila harta Syarikat didapati hilang.
(x) Mencadangkan pelupusan dengan membuat laporan kepada Jawatankuasa Pelupusan
Syarikat.

8. (d) Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-kenderaan Syarikat.
Penyimpanan rekod
Semua aset dan inventori yang diperolehi hendaklah direkodkan/disenggarakan secara tepat dan
memudahkan pengesanannya. Borang-borang berikut hendaklah digunakan untuk tujuan
perekodan. Borang yang digunapakai ialah: -
KEW 312 - Daftar Aset
KEW 312A - Butir-butir Penyelenggaraan Aset
KEW 313 - Daftar Inventori
KEW 315 - Daftar Pergerakan Aset dan Inventori
Ketua Pusat Tanggungjawab hendak memastikan penyimpanan borang-borang KEW 312, KEW
312A, KEW 313 dan KEW 315 adalah dalam keadaan selamat dan kemaskini. Tiap-tiap borang
itu hendaklah difailkan mengikut nombor siri bilangan borang.
A. INVENTORI
Maksud
-Inventori ialah bahan-bahan atau barangan yang disimpan di dalam stor. Terdiri daripada bahan
mentah, barang dalam proses dan juga barang siap.
-Penyimpanan inventori penting bagi memastikan proses pengeluaran dapat berjalan lancar dan
sempurna. Permintaan pengguna dapat dipenuhi dengan cepat dan berterusan.
-Sistem Kawalan inventori merujuk kepada bagaimana organisasi menentukan supaya inventori
dapat diagihkan dengan cekap dan berkesan
Jenis inventori
1. Bahan mentah : brg yg dibeli & diterima tp belum melalui proses pengeluaran
2. Kerja dalam proses : bahan mnetah yg telah memasuki proses pengeluaran
3. Produk/ Barang siap : hasil dpd proses pengeluaran dan sedia utk dijual
Contoh: Pengeluaran Perabot
Bahan Mentah Kayu,paku,cat,tukul
Kerja Dalam Proses Kayu telah dipotong, Pintu almari
Barang Siap Perabot- meja, kerusi

9. Kepentingan / Objektif Sistem Kawalan Inventori :
1. Memastikan inventori berada pada tahap optimum
- Bagi menentukan bahawa inventori sentiasa berada pada paras yang mencukupi dan
menguntungkan
2. Mengelakkan risiko kerosakan dan kecurian
- Bagi mengelakkan pembaziran seperti lebihan stok menyebabkan kerosakan dan using.
Kehilangan inventor juga dapat dielakkan
3. Memastikan aktiviti pengeluaran dijalankan secara berterusan
- Gangguan pengeluaran akibat kekurangan bekalan bahan mentah dapat dielakkan
4. Memenuhi keperluan pasaran apabila diperlukan
5. Memastikan stok mencukupi dan dapat memenuhi permintaan pasaran
- Supaya dpt mengelakkan rasa tidak puas hati pelanggan dan masalah penghantaran
barangan yang lambat
6. Meminimumkan kos pegangan inventori
- Simpan ikut keperluan supaya tidak menjejaskan aliran tunai perniagaan
B. ASET
Aset ialah pemilikan sesuatu yang berharga yang diperolehi bagi tujuan memegang atau
menggunakan dalam sesuatu tempoh atau sepanjang masa di dalam menguruskan sesuatu
institusi.
Cth :ASET KERAJAAN :Wang awam Harta berbentuk fizikal Tanah dan bangunan Jalan raya
Kenderajaan/loji Senjatapi dan peluru Stor perubatan Stor pakaian Kelengkapan pejabat
DEFINISI ASET Aset adalah harta modal, barang-barang stok, hartanah, bangunan, jalan dan
tanah yang diperolehi secara pembelian daripada peruntukan kerajaan, disita, dilucuthak,
dirampas, tidak dituntut, tidak bertuan, hadiah atau pemberian.
DEFINISI HARTA MODAL Barang-barang takluak yang bernilai rm500 atau lebih setiap unit
(tidak termasuk perabut, permaidani, langsir dsbnya)

10. KATEGORI HARTA MODAL Kenderaan (kereta, van, motorsikal dan sebagainya). Loji (loji
pusat hawa dingin, loji pembersihan air dan sebagainya). Mesin peralatan dan kelengkapan
pejabat dan sebagainya.(Kamera, komputer, mesin taip dsb).
Aktiviti pengukuhan:
1. Berdasarkan gambar rajah di atas, cuba anda berikan contoh aset bagi setiap jenis aset berikut:
a) Aset tak alih
b) Aset alih
c) Aset hidup
2. Berikan perbezaan antara aset fizikal dengan aset bukan fizikal.

11. Contoh carta alir bagi proses penyelenggaraan asset