Pengawalan stok di dalam ladang akuakultur Bahan PdPc untuk DVM Kolej Vokasional, SVM, SKM, PVMA Semoga bermanfaat

1. TOPIK 4 : MENGAWAL
SELIA STOK
Disediakan oleh : PN SURIANIM BINTI AZMI

2. Menerangkan mengenai menyemak
laporan
Memeriksa status stok
Mencadangkan tindakan susulan
Mengesahkan laporan benih mengikut
amalan akuakultur baik

3. Untuk
menjimatkan
kewangan
Stok baik,
pengurusan baik
Kurangkan
pembaziran
menjamin
penyelenggaraan
Pengawalan
sempurna

4. “ satu kombinasi tindakan atau
langkah-langkah yang diambil
untuk mengekalkan atau
membaik pulih sesuatu sumber
fizikal dalam keadaan berfungsi
dan selamat”

5. “ Tempat bagi melaksanakan
penerimaan , perekodan,
penyimpanan,
penyelenggaraan,
pengendalian dan
pengeluaran stok”

6. “ barang-barang belum guna dan perlu
disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk bekalan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti,
keselamatan, makmal, bengkel, dapur,
sukan, pertanian, latihan, penyiaran,
domestik, dokumen atau buku yang
dikawal dan sebagainya. “

7. TERSEDIA
• Memastikan stok barang-barang
sentiasa tersedia (readily
available) apabila dikehendaki
oleh pelanggan.
KUALITI
• Memastikan kualiti stok sentiasa
terjamin dengan cara memberi
perlindungan, penjagaan dan
penyelenggaraan yang
sewajarnya semasa dalam
simpanan.
PENGURUSAN
STOR
OBJEKTIF

8. • Menerima barang-barang yang dipesan
dengan mengesah dan memperaku serahan
barang-barang oleh pembekal.
terima
• Menyimpan stok mengikut kaedah dan
lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan
menggunakan ruang stor secara optimum.
simpan
• Menjaga dan menyelenggara stok supaya
sentiasa dalam keadaan baik dan boleh
digunakan.
selenggara

9. • Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.
keluar
• Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi
keluar masuk stok secara tepat, teratur dan
kemaskini.
rekod
• Merancang dan mengurus penokokan
(penambahan/ pengurangan) stok bagi memastikan
kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan.
rancang

10. • Mengendali pembungkusan dan
penghantaran stok kepada pelanggan.
kendali
• Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan
mengenalpasti sebarang kelemahan yang
menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok
rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan
tidak bergerak.
periksa
• Menyediakan sistem kawalan
keselamatan dan kebakaran serta
penyelenggaraan kebersihan stor.
sistem

11. • Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang
usang/obselete, rosak, luput tempoh
penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak
diperlukan, tidak bergerak atau melebihi
keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan
mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan.
lupus
• Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok
yang hilang.
Hapus
kira

12. Semak nota atau bil serahan, nota
bungkusan dan invois
Semak dan menghitung kuantiti yang
diterima
Memberi akuan terima setelah dipastikan
semua barang yang diterima adalah mengikut
spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup
kuantitinya.

13. Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal,
urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam
baucar penerimaan barang-barang.
Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad
Kawalan Stok / Kad Petak / Lejar dengan secepat
mungkin.

14. merekodkan stok yang diterima
dengan menggunakan kad yang
telah ditetapkan bagi tujuan
mengetahui kedudukan stok
simpanan, memastikan bilangan
dan fizikal stok sentiasa tepat dan
mengawal paras stok

15. mengamalkan konsep 5S iaitu
sisih, susun, sapu, seragam dan
sentiasa amal. Amalan ini
dipraktiskan supaya stok tidak
mudah rosak, senang
dikeluarkan dan penggunaan
ruang yang optimum

16. • Setiap pengeluaran barang-barang dari
stor hendaklah dibuat hanya setelah
dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua
Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan
bertulis kepada Pegawai Stor memberi
kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran
barang-barang stor. Setiap pengeluaran
hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan
kad stok dengan serta merta supaya baki
sentiasa kemaskini.
1.
pengeluaran

17. • Pemeriksaan perlu dijalankan dari
semasa ke semasa untuk
mengesan dan mengenal pasti
kelemahan-kelemahan yang
menyebabkan stok berlebihan,
berkurangan, rosak, usang, luput
tempoh dan sebagainya supaya
tindakan susulan dapat diambil
2.
pemeriksaan

18. • Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa
dijaga bagi memastikan barangan atau peralatan tahan
dan tidak rosak.
• Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam
memastikan tidak berlaku kehilangan atau kecurian
barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan
dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan
memadai seperti fire alarm, smoke detector, water
sprinkler dan lain-lain.
• Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan
hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan
diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan
Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa
3.
Keselamatan
&
kebersihan

19. • Pelupusan merupakan satu proses untuk
mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan untuk memastikan
jabatan tidak menyimpan aset yang tidak
boleh diguna atau tidak diperlukan.
• Pelupusan dilakukan untuk menjimatkan
ruang simpanan. Kuasa untuk meluluskan
pelupusan terbahagi kepada dua peringkat
iaitu Perbendaharaan dan
Kementerian/Jabatan.
4.
pelupusan

20. TIDAK SESUAI
Kekurangan dan ketidaksuaian
infrastruktur;
RUANG
Ruang stor tidak mencukupi/kurang
ekonomik;
KURANG MEMUASKAN
Pengurusan/pengendalian rekod kurang
memuaskan;

21. TANPA PERANCANGAN
Perolehan dibuat tanpa perancangan;
TIDAK DIUJI
Penerimaan barang-barang dibuat tanpa
diuji kualiti atau disemak spesifikasi;
TIADA PEMERIKSAAN
Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan

22. KURANG MEMUASKAN
Cara penyimpanan/susunatur kurang
memuaskan
BERLEBIHAN
Pegangan stok berlebihan
KURANG KEMAHIRAN
Kurang pengetahuan/kemahiran dalam
pengurusan stor

23. TIDAK PATUH
Perolehan tidak dirancang dan perolehan
tidak mematuhi peraturan
TIADA KUALITI
Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.
TIADA VERIFIKASI
Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di
laksanakan mengikut jadual.

24. KURANG PENYELIAAN
Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan
atasan
LEWAT LUPUS
Kelewatan tindakan pelupusan. .
MUDAH HILANG
Kehilangan barang stor terus berlaku

25. REKOD- REKOD PENGURUSAN KOLAM

26. 1. No. Kolam.
2. Saiz kolam.
3. Jenis benih yang
diternak.
4. Kadar perlepasan
5. Jumlah ikan yang
dilepaskan.
6. Tarikh benih
dilepaskan.
7. Jangka masa
ternakan.
8. Tarikh ikan
dihasilkan.
1. REKOD
PELEPASAN
BENIH

27. 1. Tarikh pembelian
2. Nama pembekal
3. Jumlah beg
makanan
4. Rekod masuk
5. Rekod keluar
6. Rekod baki
7. T/ Tangan pegawai
2. REKOD STOK
MAKANAN IKAN

28. 1. Tarikh pembelian
2. Nama pembekal
3. Jumlah beg
makanan
4. Rekod masuk
5. Rekod keluar
6. Rekod baki
7. T/ Tangan pegawai
3. REKOD
PEMBERIAN
MAKANAN IKAN

29. 1. Tarikh
penyampelan
2. Masa
penyampelan
3. Bil ikan disampel
4. Bacaan berat ikan
5. Bacaan panjang
ikan
6. Jantina ikan
7. Umur ikan
4. REKOD
PENYAMPELAN

30. 1. Jenis input/ stok
2. Tarikh dibeli
3. Harga
4. Nama pembekal
5. Bil dalam buku
stok
5. REKOD
PEMBELIAN
STOK

31. 1. Jenis input/ stok
2. Tarikh dibeli
3. Harga
4. Nama pembekal
5. Bil dalam buku
stok
5. REKOD
PEMBELIAN
STOK

32. 1. Tarikh kutipan
2. Nama pelanggan
3. No telefon
4. Harga jualan
5. Kuantiti hasil
dijual
6. REKOD
JUALAN

33. 1. Jenis ikan
2. Tarikh pelepasan
benih
3. Kadar pelepasan
4. Jumlah benih
5. Tempoh ternakan
6. Kadar hidup
7. Jumlah
pengeluaran
7. REKOD
PENGELUARAN