Managementul proiectelor pe intelesul tuturor

1. MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
6-7 Mai 2014, Cluj
Napoca

2. Tematica
 Ce este un proiect? Cand definim un
proiect?
 Fazele proiectului
o Initierea
o Planificarea
o Executia
o Controlul
o Incheierea
 Constructia bugetului
 Comunicarea in cadrul proiectului

3. “Nimeni nu poate realiza lucruri mari cu eforturi mici.”
(Euripide)

4. Ce este un proiect?
 Notiunea de proiect îsi are originea în limba latina, din
cuvântul „projectus”, care înseamna a propulsa, a
arunca înainte.
• un punct de plecare – definirea stadiului actual al
problemei pe care vrem sa o rezolvam
• scopul proiectului – rezolvarea problemei; stadiul la
care aceasta va ajunge dupa derularea proiectului
• “aruncarea înainte” – planificarea si executarea
modului in care atingem scopul

5. Ce este un proiect?
PROIECTUL =
un proces care trebuie sa atinga un obiectiv clar definit,
printr-o serie de activitati si care trebuie sa se înscrie într-
o perioada de timp bine definita, o suma de resurse
alocate si responsabilitati clare.

6. Caracteristici specifice:
Unicitatea - să fie nerepetitiv, cu elemente de noutate
Scop / Obiective clar definite
Costuri / resurse clar alocate
Rezultate impuse - calitate determinată, masurabile
Timp de implementare delimitat
REALIZAREA SE FACE PRINTR-O ECHIPĂ
CONSTITUITĂ ÎN MOD SPECIAL
Ce este un proiect?

7. Managementul Proiectului este MAGIA unui proces conştient şi
controlat
ce atinge cele 4 laturi

8. Prin prisma abordării, munca este privită în două
ipostaze:
1. operaţii cotidiene (munca obişnuită)
 gestionate prin managementul operaţiunilor
2. proiecte
 gestionate prin managementul proiectelor
Ce este un proiect?
Exerciţiu
Dati cate 2 exemple de operatii cotidiene,
respectiv de proiecte, din activitatea pe
care o desfasurati in prezent

9. Exemple proiecte vs. Munca obisnuita
MUNCA "NORMALA" PROIECTE / MINI PROIECTE
O scrisoare de mulţumire către Elaborarea unei reclame pentru un produs al firmei
un distribuitor dumneavoastră
Eliberarea de adeverinte de angajat Deschiderea filialei din Timisoara a firmei
Aducerea unui produs nou pe piaţă
Implementarea unui sistem de control al preţurilor
Participarea la şedinţe Efectuarea unei sesiuni de training pentru managerii firmei
Implementarea unui sistem de verificare a calităţii conform
Conducerea întâlnirii de lucru ISO 9001
săptămânale a managerilor din Schimbarea structurii organizatorice a firmei
departamentul pe care-l conduceţi
Reorganizarea compartimentului de vânzări a producţiei
Ce este un proiect?

11. Etapele
parcurse de
un proiect:
Fazele proiectului

12. 1. “Sponsorul” stabileste scopul proiectului
Scop: Ce anume trebuie sa se obtina dupa implementarea
proiectului.
2. “Sponsorul” propune echipa de proiect si Project Manager- ul (PM)
3. PM-ul isi asuma explicit rolul primit
4. PM-ul convoaca echipa de proiect si construieste impreuna cu ea
planul de proiect
Planul contine cel putin:
Obiectiv operational (SMART) / Activitati / Livrabile / Responsabil /
Deadline / Resurse / Buget*
Periodicitatea intalnirilor de proiect / modul de lucru
5. PM-ul valideaza cu sponsorul planul de proiect
6. PM-ul confirma cu fiecare membru al echipei daca a inteles exact ce
are de facut; ia commitment-ul
Rezumat

13. 6. PM-ul organizeaza cu periodicitatea agreata intalniri de lucru; ia
masuri active daca sunt deviatii de la plan, indiferent de motiv;
raporteaza sponsorului statusul.
7. PM-ul actualizeaza permanent planul de proiect; scrie punctele
agreate la intalniri si le trimite echipei
8. Membii echipei tin PM-ul informat permanent, legat de tot ceea ce
fac pe proiect; PM-ul nu se escaladeaza sub niciun motiv!
9. Sarbatorirea succesului – minim o sedinta de proiect dupa finalizare,
pentru concluzii, etc
11. Sponsorul face follow-up; daca implementarea proiectului a rezolvat
real problema de la care s-a pornit
Rezumat

15. Etapele
parcurse de
un proiect:
Fazele proiectului

16. Initierea proiectului
Constatarea problemei /
inovatie
Poate veni din orice sursa / orice nivel
Validarea problemei /
inovatiei
Se face la nivelul de competenta cel mai inalt pe
zona respectiva - sef de departament / director
general (“sponsor”)
Initierea proiectului
Sponsorul stabileste scopul proiectului
Sponsorul consulta specialistii / financiarul pentru
analiza cost / beneficii, ROI*
Sponsorul propune echipa de proiect si Project
Manager- ul (PM)
Demararea proiectului PM-ul isi asuma explicit rolul primit
Din acest moment avem un proiect si trecem la etapa de
PLANIFICARE

17. 1. Faceti o lista cu estimarea principalelor costuri si beneficiile
/ pierderile, in situatia inactiunii
2. Ganditi-va care vor fi inclusiv costurile de intretinere dupa
terminarea si implementarea proiectului
3. Atribuiti o valoare monetara tuturor costurilor si beneficiilor
(a impactului lor)
4. Comparati costurile cu veniturile (beneficiile)
5. Calculati momentul proiectat al amortizarii costurilor (Break
Even Point)
6. Decideti planul de actiune – demararea / anularea
proiectului
*Analiza cost-beneficii

18. Scopul proiectului este …..
 Rezolvarea problemei
sau
 Stadiul in care dorim sa ajunga problema in
urma derularii proiectului
Notiuni
! Se enunta scurt si concis
! Nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia “si”; (s-ar
putea ca atunci sa fie vorba de 2 scopuri)
! Nu detaliaza modul de rezolvare a problemei (“prin …”)

19. Managerul de proiect este …..
 Persoana desemnata sau aleasa care are, pe
lânga competenta necesara, întreaga
autoritate si completa responsabilitate în ceea
ce priveste conducerea proiectului!
 Project managerul este 100% responsabil de
atingerea scopului!
Notiuni

20.  Coordoneza constructia proiectului: obiective,
activităţi, resurse, buget, rezultate, indicatori,
monitorizare, evaluare
 Clarifica rolul si responsabilitatile fiecarui
membru al echipei in realizarea cu succes a
proiectului
 Acorda si cere in permanenta feedback
 Convoaca si conduce sedintele de proiect
Managerul de proiect - responsabilitati
Notiuni

21.  Evalueaza si monitorizeaza proiectul si actiunile
specifice derulate
 Urmareste si analizeaza progresul proiectului
 Ia masuri imediate daca exista deviatii de la plan
 Informeaza sponsorul periodic / la aparitia
deviatiilor despre evolutia proiectului
 Realizeaza rapoarte specifice
Managerul de proiect - responsabilitati
Notiuni

22. Managerul de proiect - responsabilitati
COMUNICA IN PERMANENTA CU TOTI
CEI IMPLICATI IN PROIECT
NU DUCE LA BUN SFARSIT PROIECTUL DE UNUL
SINGUR
Notiuni

24. Etapele
parcurse de
un proiect:
Fazele proiectului

26. Pornind de la un studiu efectuat de organizatia
Standish Group pe un esantion de 365 întreprinderi si
1880 interviuri, reiese ca:
• 31 % dintre proiecte sunt anulate înainte de terminare
• 52,7 % îsi depasesc costurile si termenele fixate;
depasirile de cost sunt în medie de 22,2 %;
• doar 16,2 % dintre proiecte se încadreaza în obiectivele
si termenele initiale.
Planificarea proiectului
S-a ajuns la concluzia ca lipsa stabilirii cu
precizie a scopului si a obiectivelor proiectului
constituie cauzele principale în esuarea proiectelor!

27. • Indiferent de marimea proiectelor,
PRINCIPIILE realizarii acestora
sunt aceleasi
• Este tentant sa sari peste faza de
planificare daca proiectul este
mic
Planificarea proiectului

28. PM-ul convoaca echipa de proiect si construieste
impreuna cu ea planul de proiect
Planul contine cel putin:
 Obiective operationale (SMART) / Activitati /
Livrabile / Responsabili / Deadline / Resurse
 Buget
 Periodicitatea intalnirilor de proiect / modul de
lucru
Planificarea proiectului

29. Planificarea proiectului
Scopul proiectului
Obiective
Operationale
- Etapele care duc la
indeplinirea scopului
Activitati
- Actiunile care duc la
indeplinirea fiecarui obiectiv
Buget / resurse
- Ce avem nevoie pentru a
realiza fiecare activitate
Rezultate asteptate
- Ce obtinem in urma fiecarei
activitati?

30. Planificarea proiectului
Obiective Operationale
 Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in
efortul de atingere al scopului, si implicit, al rezolvarii
problemei
 Obiectivele reprezinta “un sfarsit” (in timp de activitatile
reprezinta “un drum”)
 Fiecare obiectiv trebuie sa raspunda la intrebarile:
CINE trebuie sa faca, CE si CAT, CAND, UNDE
 Obiectivele sunt SMART
 In medie se definesc trei obiective operationale

31. Planificarea proiectului
Obiective Operationale - Exemplu
CINE - subiectul obiectivului
“Managerii …”
CE – sarcina ce trebuie facuta sau ce schimbare este asteptata
“Managerii … vor efectua evaluarile de performanta ….”
CAT – cantitate / calitate / standarde
“Managerii … vor efectua evaluarile de performanta ….ale tuturor
persoanelor din subordine”
CAND – se va intampla actiunea
“In urmatoarele 2 saptamani … managerii … vor efectua evaluarile de
performanta ….ale tuturor persoanelor din subordine”
UNDE – se va intampla actiunea
“In urmatoarele 2 saptamani … la CEMACON… managerii … vor efectua
evaluarile de performanta ….ale tuturor persoanelor din subordine … ”

32. Planificarea proiectului
Activitati
 Ce trebuie intreprins pentru atingerea obiectivelor
 Activitatea este mijlocul prin care se atinge un obiectiv (max 8-9
activitati)
 Fiecare activitate trebuie sa aiba specificate:
 Responsabilul activitatii respective
 Resursele necesare (personal, echipament, buget)
 Timpul estimat pentru realizarea activitatii
! Obs. Rezervati 20% mai mult timp decat credeti ca va dura
activitatea
 Riscuri / conditii care pot impiedica realizarea activitatii
 Rezultate asteptate

33. Diagrama GANTT
• Este un instrument de planificare, elaborat in
1917 de Henry Gantt, inginer si sociolog
Ordonarea activitatilor in GRAFICUL GANTT
• Estimarea timpului necesar fiecarei activitati se
face tinand cont de lucruri neasteptate care se
pot intampla
• Puneti ”cap la cap” activitatile si luati in
considerare ca unele din activitati depind de
altele
Planificarea proiectului

34. Secventele de lucru cu graficul Gantt
A. Identificarea tuturor activitatilor
• Listarea tuturor activitatilor planificate
• Timpul estimat pentru efectuarea fiecarei
sarcini
B. Identificarea relatiilor intre activitati
• Activitati paralele
• Activitati secventiale
Planificarea proiectului

35. Activitati PARALELE
• Nu depind una de cealalta; se pot desfasura
concomitent
Activitati SECVENTIALE
• De tip FINAL  START (FS) – nu pot incepe
inainte ca activitatea anterioara sa fie terminata
• De tip START  START (SS) – nu pot incepe
pana cand activitatea anterioara nu a inceput
• De tip FINAL  FINAL (FF) – nu pot fi
finalizate pana cand activitatea anterioara nu a
fost finalizata
Planificarea proiectului

36. Secventele de lucru cu graficul Gantt
Atentie:
• Sarcinile pot fi in acelasi timp si
paralele si secventiale
• Pentru scurtarea timpului, pot fi
realizate mai multe sarcini paralele
simultan
Planificarea proiectului

37. Cate o
culoare
pentru
fiecare
persoana/
grup
responsabil
Planificarea proiectului

38. Planificarea proiectului

39. 0.3 spt 21 0.3 spt
stabilire
obiectiv
e
3
selectare
a celor 3
echipe
18
analiza
oferte
banci
0.15
spt
19
4
pauza
1
spt inlaturat
var/faiant
a
50.6
spt
20
21
6
schimb
cabluri
electrice
0.55
spt
25
31
23
montat
tevi noi
instalatii
0.7 spt 24
montat
apometr
e
0.15
spt
7
indreptat
pereti /
pardoseala
0.85
spt
8
gletuit
1 spt 9
dat
amorsa
0.15
spt
10
varuit
0.85
spt
11
montat
gresie /
faianta
2 spt 12
montat
corpuri
sanitar
e/
calorife
re
1 spt 130.3
spt
30
montat
geamur
i PVC
14
montat
AC
0.6 spt 15
montat
prize /
corpuri
de
iluminat
1 spt 16
montat usa
noua de la
intrare
0.15 spt
29
17
finisaje dupa
ultimele
montaje /
instalari
1 spt
26
confectionat usi
de interior
2.5
spt
27
28 cumparat
parchet
0.3 spt
comanda si programare montaj AC
1 spt
S
0
S
0.3
S
0.6
S
1.6
S
2.2
S
1.75
S 1.9
22
S
2.05
S
2.75
S 2.9
S
0.15
S
0.45
S
2.75
S 3.6 S 4.6 S
4.75
S
3.15
S
3.15
S 5.6
S 4
S 7.6
S 8.6
S 8.9
S 9.5 S 10.5
S 10.65 S 11.65
S 6
8.3
S 6 S 9.2
3.1
5
S 3.3
Drumul Critic
Planificarea proiectului

40. Secventele de lucru cu graficul Gantt
C. Introducerea activitatilor in graficul Gantt
• Software dedicat / gratuit / cloud
• Grafice create in Microsoft Excel
• Grafice create manual
D. Urmarirea progresului
• Cand este constatata o problema, stim ce alte
sarcini vor fi suspendate/oprite
• Graficul se updateaza imediat pt. ca toti cei
implicati sa stie
Planificarea proiectului

42. Etapele
parcurse de
un proiect:
Fazele proiectului

43. Sponsor:
- “Eliberarea” timpului necesar pentru managerul
de proiect si echipa de proiect
- Alocarea bugetului, conform planului de
cheltuieli
- Stabilirea standardelor; controlul calitatii
- Comunicarea cu clientii proiectului
Executia proiectului

44. Manager de proiect:
Deschiderea procesului de implementare
- sistem unitar de raportare, inteles si acceptat
de toti cei implicati
Obtinerea de informatii
- Se cumuleaza informatii “la zi” despre evolutia
proiectului
Actualizarea permenenta a fisierelor de proiect
Analiza rezultatelor
- Compararea planului de proiect cu informatiile
actualizate (variatii plan, buget)
Actiuni corective
Executia proiectului

46. Etapele
parcurse de
un proiect:
Fazele proiectului

47. Controlul proiectului
• Măsurarea activităților de proiect în curs de
desfășurare (unde suntem);
• Monitorizarea variabilelor proiectului (costuri,
efort, domeniul de aplicare, etc), versus plan și
nivel de referință (unde ar trebui sa fim);
• Identifica acțiunile corective pentru a aborda
problemele și riscurile în mod corespunzător
(cum putem ajunge din nou pe drumul cel bun);
• Influențarea factorilor care ar putea eluda
controlul integrat, astfel incat doar modificarile
aprobate vor fi implementate

48. • Gestionarea schimbarilor;
• Controlul sferei de influenta;
• Monitorizarea atingerii obiectivelor;
• Monitorizarea si auditarea consumului
de resurse;
• Controlul calitatii;
• Comunicarea starii proiectului
Controlul proiectului

49. Tabloul de bord
• Stadiul activitatilor
• Stadiul resurselor
• Stadiul bugetelor
Controlul proiectului

50. Tabloul de bord
Asociaza fiecarei
activitati un cod
de culoare, in
functie de stadiul
acesteia
stare
critica
necesit
ă
atenţie
OK
Controlul proiectului

51. Exemplu
STADIU ACTIVITATE RESPONSABIL COMENTARII
Achizitie materiale Ion Ion Filierele livrate
in 12
septembrie
Completarea echipei
de proiect
Vasile Ion Decizia de
angajare
oameni noi in
asteptare
Buget general Gheorghe Ion Cheltuieli mai
mici cu 2%
Controlul proiectului

53. Fazele proiectului
Etapele
parcurse de
un proiect:

54. • Sărbătoriti succesul
• Eliberati / realocati resursele
• Verificati lista activitatilor pentru a va asigura ca toate sunt
finalizate
• Testati rezultatul, pentru a vedea daca functioneaza
• Scrieti documentatia / manualul de utilizare
• Livrati rezultatele clientului / utilizatorului
• Instruiti personalul care va utiliza rezultatele
• Raportati principalele probleme cu care v-ati confruntat si
solutiile gasite, recomandarile pe care le aveti
• Evaluati in scris performanțele intregului personal al
proiectului
• Oferiți feedback pentru performanță tuturor membrilor
proiectului
• Scrieti Raportul final
• Revizuiti derularea proiectului cu sponsorul de proiect
Inchiderea proiectului

56. Tipuri de buget:
A. Pe categorii de cheltuieli – grupeaza veniturile
si cheltuielile pe categorii
B. Pe categorii de cheltuieli si pe activitati – are
in vedere toate activitatile si toate cheltuielile
C. Pe surse – grupeaza cheltuielile pe categorii si
surse (cash, in natura, etc)
Bugetul

57. Etape in realizarea bugetului:
I. Defalcarea proiectului in activitati care consuma resurse
II. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate si
subactivitate
III. Estimarea cheltuielilor in detaliu, pentru fiecare activitate,
subactivitate, precum si a celor totale
IV. Estimarea potentialelor surse de venituri
Bugetul

58. Bugetul
Nr Activitati
Ore de munca /
post
Echipament
e
Consumabile
Achizitii,
servicii
1
Recrutare 1
post
2 ore profil , anunt,
screening HR
8 ore interviuri HR +
manager (4 pers)
computer,
internet
10 foi hartie, toner
imprimanta, pix
1 anunt BJ
2
Organizare
training PM
48 ore trainer -
realizare suport curs
16 ore trainer
sustinere curs
computer,
internet,
proiector
1 top hartie, toner
imprimanta, 15
pixuri
Motorina 2 masini
* 240 km
cafea, apa, etc
chirie sala 2
zlie
cazare 3
camere
3
4
Calcularea resurselor

59. Bugetul
Estimarea costurilor
Dupa listarea resurelor, se estimeaza costul unei unitati pe
categorii de cheltuieli si se calculeaza costul total
• Obtineti informatii / oferte de la furnizori
• Cereti membrilor echipei, din dpeartamentele
specializate sa faca o estimare a costurilor din zona lor
• Folositi informatii in proiectele anterioare

61. Toata activitatile din cadrul unui
proiect necesita corelarea
eforturilor tuturor partilor
implicate.
Pentru succesul proiectului
existenta unei comunicari
eficace, chiar procedurale între
toate partile implicate este un
element vital.
Comunicarea in cadrul managementului
proiectelor
Comunicarea

62. O comunicare eficace =
o comunicare care conduce la
actiunile si rezultatele dorite creând
un climat de încredere reciproca.
Pastrati legatura in permanenta cu toti membrii
echipei
Comunicarea

63. Recomandari pentru asigurarea unei
comunicari eficace cu toti cei implicati in proiect
:
• informati clientii în legatura cu orice aspect
care are sau ar putea avea impact asupra
termenului de executie, costului sau calitatii;
• tineti legatura in permanenta prin rapoarte
formale, telefon, e-mail si întâlniri „fata în fata”;
Comunicarea

64. • daca apare o problema informati imediat
clientul chiar daca nu aveti înca o solutie.
Acesta ar putea sa ajute în rezolvarea
problemei;
• asigurati-va ca orice nelamurire sau
problema a clientului va primi un raspuns.
• clientul trebuie sa fie multumit de progresul
si rezultatele proiectului.
Recomandari pentru asigurarea unei
comunicari eficace cu toti cei implicati in
proiect :
Comunicarea

65. Comunicati in permanenta,
pastrând o onestitate totala
asupra stadiului proiectului si
problemelor aparute
Comunicarea
SUCCES

66. Spor la Proiecte !!!
Va multumim !