Organizarea de evenimente MEDIA

7,565 views

Published on

Published in: Business, Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
7,565
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
92
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Organizarea de evenimente MEDIA

  1. 1. Organizare de evenimente Alex
  2. 2. Ce este un eveniment?
  3. 3. Un eveniment este…. <ul><li>DEX: Întâmplare importantă, fapt de mare însemnătate </li></ul><ul><li>Ceva ce se întâmplă într-un anumit loc, la un moment dat </li></ul><ul><li>Un incident sau o situaţie ce apare la un moment dat </li></ul><ul><li>Manifestare al cărei scop este atingerea unui obiectiv de marketing/PR/comunicare prestabilit </li></ul>
  4. 4. Evenimentul – instrument de comunicare <ul><li>contact direct cu publicul ţintă </li></ul><ul><li>mai mulţi “ iepuri ” deodată </li></ul><ul><li>eficace și eficient </li></ul>
  5. 5. Opiniile consumatorilor cu privire la evenimente <ul><li>“ Evenimentele influenţează comportamentul meu de cumpărare “ </li></ul><ul><li>Procentajul celor care susţin acest lucru: </li></ul><ul><li>Tinerii adulţi 60% </li></ul>
  6. 6. Opiniile consumatorilor cu privire la evenimente <ul><li>79% dintre caucazieni spun că decizia lor de cumpărare este influenţată “foarte mult” de evenimente </li></ul><ul><li>68% dintre afro-americani spun că decizia lor de cumpărare este influenţată “foarte mult” de evenimente </li></ul><ul><li>58% dintre spanioli spun că decizia lor de cumpărare este influenţată “foarte mult” de evenimente </li></ul>
  7. 7. Tipologia evenimentelor <ul><li>Evenimente legate de timpul liber </li></ul><ul><li>Evenimente personale </li></ul><ul><li>Evenimente culturale </li></ul><ul><li>Evenimente organizaţionale </li></ul>
  8. 8. Iceberg <ul><li>??????? </li></ul>
  9. 9. Etapele unui eveniment <ul><li>Conştientizarea nevoii /formularea scopului </li></ul><ul><li>Alegerea şi analiza publicului ţintă </li></ul><ul><li>Realizarea programului </li></ul><ul><li>Evaluarea viabilităţii </li></ul><ul><li>Stabilirea obiectivelor </li></ul><ul><li>Planificarea resurselor </li></ul><ul><li>Stabilirea bugetului iniţial </li></ul><ul><li>Promovarea </li></ul><ul><li>Derularea propriu-zisă </li></ul><ul><li>Evaluarea </li></ul>
  10. 10. Etapele unui eveniment <ul><li>Derularea propriu-zisă </li></ul><ul><li>Promovarea </li></ul><ul><li>Stabilirea bugetului iniţial </li></ul><ul><li>Planificarea resurselor </li></ul><ul><li>Stabilirea obiectivelor </li></ul><ul><li>Evaluarea viabilităţii </li></ul><ul><li>Realizarea programului </li></ul><ul><li>Alegerea şi analiza publicului ţintă </li></ul><ul><li>Conştientizarea nevoii /formularea scopului </li></ul>
  11. 11. De ce organizăm un eveniment? <ul><li>Conştientizarea nevoii </li></ul><ul><li>Care ar putea fi motivele ? </li></ul><ul><li>Definirea clară a scopului -> stabilirea obiectivelor + derularea cercetării </li></ul>
  12. 12. Publicul ţintă <ul><li>Cu cine vrem să comunicăm? </li></ul><ul><li>Ce ne propunem să transmitem? </li></ul><ul><li>Informaţie </li></ul><ul><li>Emoţie </li></ul><ul><li>Motivaţie </li></ul><ul><li>Acţiune </li></ul>
  13. 13. Publicul ţintă <ul><li>Identificarea beneficiilor pentru fiecare categorie în parte </li></ul><ul><li>Identificarea particularităţilor pentru fiecare categorie în parte (protocol, simpatii, nivel de receptare al mesajului) </li></ul>
  14. 14. Realizarea programului - stă la baza majorităţii activităţilor - <ul><li>Ora, ziua şi locaţia evenimentului </li></ul><ul><li>Momentele distincte ale evenimentului </li></ul><ul><li>Consultarea cu “actorii” implicaţi pentru a stabili cât mai exact intervalele de timp necesare </li></ul>
  15. 15. Viabilitate şi fezabilitate <ul><li>Un eveniment este viabil dacă el se poate derula cu succes (nu întâmpină obstacole care să îi pericliteze finalitatea) </li></ul><ul><li>Un eveniment este fezabil dacă el poate fi realizat relativ uşor </li></ul>
  16. 16. Viabilitate şi fezabilitate <ul><li>O minimă cercetare este necesară înainte de a demara orice eveniment </li></ul><ul><li>Beneficii – minimizarea costurilor şi maximizarea beneficiilor pentru cei implicaţi </li></ul><ul><li>Ce urmărim? </li></ul><ul><li>-> dacă există potenţial interes pentru eveniment </li></ul><ul><li>-> dacă există suprapuneri </li></ul><ul><li>-> dacă se poate realiza (aprobări, programări,tehnic) </li></ul><ul><li>Se stabilesc în cadrul echipei termene de colectare ale datelor </li></ul>
  17. 17. Scop ->Obiective <ul><li>Definirea scopului /scopurilor creaz ă viziunea evenimentului </li></ul><ul><li>Viziunea ne ajută la crearea identităţii </li></ul><ul><li>Viziunea trebuie să fie aceeaşi pentru întreaga echipă </li></ul>
  18. 18. Scop ->Obiective <ul><li>Obiectivele SMART </li></ul><ul><li>Viziunea + obiectivele SMART duc la: </li></ul><ul><li>o monitorizare mai uşoară a evenimentului </li></ul><ul><li>evaluarea concretă a beneficiilor </li></ul>
  19. 19. Planificarea resurselor <ul><li>Financiare </li></ul><ul><li>Umane </li></ul><ul><li>Logistice </li></ul>
  20. 20. Resurse financiare <ul><li>Cât costă evenimentul? </li></ul><ul><li>Cât suntem dispuşi să cheltuim? </li></ul><ul><li>De unde vin banii? </li></ul>
  21. 21. Bugetul iniţial <ul><li>Ce este un buget? </li></ul><ul><li>Surse de finanţare? </li></ul><ul><li>Gestionarea bugetului </li></ul>
  22. 22. Ce este un buget? <ul><li>O previziune financiară a unui eveniment </li></ul><ul><li>Un plan financiar pentru un eveniment ce urmează a fi derulat şi care se bazează pe cheltuieli prognozate ( evidenţă a cheltuielilor şi a veniturilor) </li></ul>
  23. 23. De unde ne vin banii? <ul><li>Contul asociaţiei </li></ul><ul><li>Sponsori </li></ul><ul><li>Universitate </li></ul><ul><li>Donaţii Asociaţii Alumni </li></ul>
  24. 24. Gestionarea bugetului <ul><li>Planul, Planul, Planul !!! Întotdeauna aveţi grijă că se proiectează în viitor pentru a evita supra-cheltuielile </li></ul><ul><li>Stabiliţi un buget separat pentru fiecare eveniment </li></ul><ul><li>Costuri puţin mai mari atunci când se realizează bugetul iniţial </li></ul><ul><li>Cheltuieli neprevăzute (retipărire flyere) </li></ul><ul><li>O persoană supraveghează cheltuielile şi rambursările </li></ul>
  25. 25. Cheile succesului unui buget <ul><li>Planul </li></ul><ul><li>Evidenţa cheltuielilor </li></ul><ul><li>Fii creativ! </li></ul>
  26. 26. Cheltuieli cu evenimentele <ul><li>Totalul cheltuielilor în 2002 =132 miliarde dolari (cu 15% în creştere faţă de 2001) </li></ul><ul><li>17,4% din firme au cheltuit între 100.000 şi 250.000 dolari </li></ul><ul><li>12,4% din firme au cheltuit între 50.000 şi 99.999 dolari </li></ul><ul><li>Sursa: Revista Promo Magazine, SUA </li></ul>
  27. 27. Resurse umane <ul><li>Care sunt membrii echipei? </li></ul><ul><li>Care sunt sarcinile fiecărui membru? </li></ul><ul><li>Care sunt specialiştii de care avem nevoie şi nu se regăsesc în echipă? </li></ul><ul><li>(Ex: sunetist, pirotehnist, agenţi de pază şi curăţenie ,etc. ) </li></ul>
  28. 28. Resurse logistice <ul><li>Cum este asigurat transportul? </li></ul><ul><li>Care sunt dotările tehnice necesare pregătirii şi derulării evenimentului? </li></ul><ul><li>Când trebuie să ajungă fiecare obiect la locul lui? </li></ul><ul><li>Alte elemente necesare bunei desfăşurări a evenimentului (decoraţiuni, apă, etc.) </li></ul>
  29. 29. Promovarea <ul><li>Viziunea-crearea brandului evenimentului </li></ul><ul><li>Evenimentul: entitate vie ce transmite un mesaj </li></ul><ul><li>Ideal ar fi crearea unei identităţi proprii a evenimentului </li></ul><ul><li>Identitatea coerentă ajută la o mai bună mediatizare şi fixare în mintea publicurilor ţintă </li></ul><ul><li>Atenţie specială sponsorilor </li></ul>
  30. 30. Promo - Ziua Absolventului
  31. 31. Promovarea <ul><li>În funcţie de obiectivele, amploarea şi tipologia evenimentului stabilim: </li></ul><ul><li>strategi a de promovare </li></ul><ul><li>canalele de promovare </li></ul><ul><li>vehiculele de promovare </li></ul>
  32. 32. Desfăşurarea evenimentului <ul><li>Elementul central este programul evenimentului </li></ul><ul><li>Asiguraţi-vă că evenimentul începe la ora stabilită </li></ul><ul><li>Monitorizarea fiecărui moment al programului </li></ul><ul><li>Întâmplări neprevăzute </li></ul>
  33. 33. Evaluarea <ul><li>Foarte importantă pentru evenimentele viitoare (nu trebuie să lipsească) </li></ul><ul><li>Oglinda îndeplinirii obiectivelor </li></ul><ul><li>Sursele de informaţii privind evaluarea evenimentului: </li></ul><ul><li>Participanţi </li></ul><ul><li>Coordonatori </li></ul><ul><li>Team-leaderi </li></ul><ul><li>Voluntari </li></ul><ul><li>Sponsori </li></ul><ul><li>Oficialităţi </li></ul><ul><li>Comunitate (includem aici şi mass-media) </li></ul>
  34. 34. Evaluarea <ul><li>Modalităţi de evaluare </li></ul><ul><li>Chestionar </li></ul><ul><li>Monitorizarea presei </li></ul><ul><li>Debrief meetings </li></ul><ul><li>Secţiune de comentarii pe site </li></ul><ul><li>Confruntarea cu “to-do list” </li></ul>
  35. 35. Mult succes în organizarea de evenimente!!!!!!!

×