Lean Management, Pengurusan Lean, Kualiti, Pembaziran, Kejat

1. LEAN MANAGEMENT
https://belajariso90012015.wordpress.com
https://kepimpinanberkualiti.wordpress.com
28 Februari 2013

2. MAHATHIR FANSURI BIN AZIZAN
Emel : kurtfansuri@gmail.com
KEBITARAAN SIJIL
PROFESSIONAL
PENERBITAN
BUKU
PENCAPAIAN
ISO 9001 IRCA LEAD
AUDITOR (Gold
Seal)
ISO 9001 :
Pemangkin
Lonjakan
Organisasi
Ketua Audit Dalaman
Pembina Modul Latihan Kursus
Pengurusan Lean
Pengurusan
Lean
Green Belt Lean
Six Sigma
Pengurusan
Lean :
Kemuncak
Keberkesanan
& Kecekapan
Pembina Modul Latihan Kursus
Pengurusan Lean
Kumpulan
Inovatif
Kreatif (KIK)
- - 2012 Johan KIK Kementerian
Pendidikan (Kategori Pengurusan),
2013 National MPC ICC 2013 (Gold),
KIK Kementerian Pendidikan 2013
(Emas), Anugerah Inovasi IAB 2013,
2016 Inovasi Fakulti Pendidikan UKM
2016 (Gangsa),
2017 Inovasi Fakulti Pendidikan UKM
(Perak) .
www.themegalle

3. Matlamat Kursus
 Mengenali dan mendalami prinsip-prinsip pengurusan
lean
 Menyedari pentingnya memenuhi keperluan pelanggan
dan menetapkan standard bagi memuaskan hati
pelanggan
 Membangunkan modal insan (knowledge worker) dan
keperluan meningkatkan mutu kerja.
 Mengenali bentuk-bentuk pembaziran
 Mengenali dan menggunakan tool bagi mengurangkan
pembaziran dan meningkatkan kualiti kerja.
 Mengenali proses kerja dan menambah kualiti produk
dengan menambahbaik proses yang telibat.
 Mewujudkan budaya kerja memcambah idea dan
sentiasa menambahbaik mutu kerja.

4. JADUAL
Masa 8.30-10.30 11.00-1.00 2.30-4.30
Selasa Taklimat Kursus
Pengenalan
REH
AT
Pembaziran
Bengkel -
Pembaziran
Value Stream
Mapping
Rabu Bengkel
Value Stream
Mapping
Lean Tool Lean Tool
Khami
s
Kaizen Bengkel Kaizen

5. Cabaran Kini..
Prestasi negara dalam pentaksiran antarabangsa berbanding perbelanjaan
awam per murid pisA 2009+

6.  YAB Dato’ Sri Mohd Najib Tun Haji Abdul Razak,
Perdana Menteri Malaysia melalui ucapan beliau
semasa Majlis Perdana Perkhidmatan Awam Kedua
Belas (MAPPA XII) pada 22 Mac 2011 telah
memperkenalkan lean civil service atau
Perkhidmatan Awam yang kejap yang ditafsirkan
sebagai sebuah Perkhidmatan Awam yang
mempunyai saiz penjawat awam yang mantap,
digembleng sepenuhnya untuk beroperasi ke arah
mencapai matlamat perkhidmatan. Pendekatan ini
menuntut perubahan di mana kini, pegawai-pegawai
perlu bekerja dengan lebih efisien dan
mengamalkan multitasking.

7.  Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan Agensi
Kerajaan Pertama Laksana Pengurusan Lean
 KUANTAN – Pejabat Daerah dan Tanah (PTD)
Kuantan menjadi agensi kerajaan pertama yang
bakal melaksanakan Pengurusan Lean selepas
jabatan itu menandatangani memorandum
persefahaman (MoU) dengan Perbadanan
Produktiviti Malaysia (MPC), semalam.
Sumber : http://www.pahang.gov.my/index.php/berita/massa/1456-pejabat-daerah-dan-
tanah-kuantan-agensi-kerajaan-pertama-laksana-pengurusan-lean

8. Contoh Inisiatif Lean
 Kerajaan telah mengambil inisiatif untuk
menubuhkan Pasukan Petugas Khas
Pemudahcara Perniagaan, yang dikenali secara
ringkas sebagai PEMUDAH.
 Tempoh pengeluaran passport dari beberapa
minggu sehingga hanya dua (2) jam yang
merupakan satu rekod sedunia.
 Pembayaran dalam tempoh 14 hari ialah
96.67% dengan melibatkan 446,147 bil, di
mana 86.66% mencapai tahap pembayaran
dalam tempoh 7 hari yang melibatkan 391,858
bil

9.  DEODA (Discovery, Euphoria, Everextension-
Derision-Abandonment) iaitu penemuan,
keghairahan, terlebih jangkaan, penemuan ,
ditinggalkan (Altinkemer, Chaturdevy,
Kondareddy 1998).

11. Pengurusan Lean
 Tujuan
 Memuaskan kehendak dan keperluan pelanggan
dengan meningkatkan produktiviti dan kualiti dengan
kos yang minima.

12. Penggunaan Lean
 Pengurusan lean diadaptasikan merentasi
industry, bukan sahaja automatif, aerospace,
bank, tenaga, kesihatan, kerajaan dan
pembinaan.
 The Shingo Prize yang digelar Anugerah Nobel
dalam industry oleh Business Week merupakan
anugerah bagi pelaksanaan lean dalam industry.

13. Sejarah Lean
 Selepas Perang Dunia Ke-2, Deming dan Juran
memperkenalkan sistem pengurusan kualiti kepada
industri di Jepun.
 Toyota yang hampir muflis pada masa itu melawat
ke kilang Ford.
 Toyota mendapati sukar untuk mencontohi Ford
Motor Company yang sistem pengeluaran adalah
berdasarkan on Mass Production System.
 Selepas Perang Dunia Kedua, ekonomi Jepun
dalam kekacauan dan Toyota tidak mampu
melaksanakan Mass Production System kerana
saiz pasaran yang lebih kecil.

14. Sejarah Lean
 Toyota Production System, TPS telah dikaji oleh
pengkaji oleh MIT pada tahun 1988.
 Jim Womack, Daniel Jones, and Daniel Roos dalam
buku mereka The Machine That Changed the World
telah memperkenalkan konsep pengurusan lean
berdasarkan TPS.
 Asas kepada sistem TPS ialah "the right process will
produce the right result". Dengan adanya sistem ini,
mereka cuba mewujudkan budaya kerja yang "not
fixing the problem, but get quality right at the first
place."

15.  Lean principles for the Knowledge Workers area
followed much later (some companies have not
yet started!)

17. Asas Lean
 Mengutamakan pelanggan
 Menghapuskan pembaziran
 Menghormati manusia
 Make it visual
 Perjalanan jauh
 Simple lebih baik
 Kualiti pada puncanya
 Sistem Pengukuran mengukuhkan tabiat lean
 Pembelajaran sepanjang hidup

18. Rumah Lean

21. Top leadership commitment required

22. Samurai Bushido
 Pekerjaan sesuatu penghormatan dan amanah
 Berjuang untuk negara dan ketua/majikan
dengan ikhlas dan bersungguh
 Jadi dan buatkan yang terbaik
 Mati itu lebih baik daripada mengkianati dan
menghampakan ketua

23. People – Our Greatest Asset
• Cross-trained and multi-skilled employees
• Continuous improvement philosophy
• Use of participatory / team decision-
making
• Listen to your people & implement their
ideas
• Inspire & challenge for personal growth
• Provide the resources so they can be
successful
No company can be successful with a
detached and unmotivated workforce.
No competitor can match your highly
charged, motivated people who care.

24. Lean thinking
“The basics of Lean Thinking is ‘the customer first”
How do we do that?
“By creating thinking people”
And how do we do that?
“By creating workplaces that are more human and encourage people

25.  Mengutamakan pekerja sebagai sumber utama.
 Mesin hanya memudahkan kerja sahaja
 Mencari penyelesaian bukannya mencari
kesalahan
 TPS mengenalpasti masalah, manusia
menyelesaikan masalah
 Give Me Six Hours To Chop Down A Tree And I
Will Spend The First Four Hours SharpeningThe
Axe. Abraham Lincoln

27. Pelanggan : Need, Wants, Satisfied
Kano Modelling

28. Contoh Model Kano ( Bilik Hotel )
Needs (expected
required)
Wants (one-
dimensional
requirements)
Delighter ( unexpected
requirements)
Bed Nonsmoking Free in-room WiFi
Television King-size bed Free full breakfast
Cleanliness Fresh linens daily Bottled water
Safety Specific room location Coffeemaker

29. Membina Nilai Tambah
 Imagine the ideal customer experience and
strive to provide it.
 Quality first, not profit first – an enterprise can
prosper only if customers who purchase its
products or services are satisfied.
 Mudahkan urusan pelanggan

30. Pembaziran
The waste we see …
is just the tip
of
the iceberg.
(Typically,
management is
aware of less than 5%
of
the actual waste)

31. Pembaziran
Typically 95% of all
lead time is non-
value-added

32. Pembaziran
 STRATEGI LEAN
 SEDAR wujudnya PEMBAZIRAN
 KENALPASTI Pembaziran itu dimana
 HAPUSKAN atau KURANGKAN pembaziran
tersebut
 Strategi pertama untuk perlaksanaan LEAN
adalah kesedaran tentang WASTE ataupun
PEMBAZIRAN.
 Kita perlu faham sebelum lain-lain pembaziran
berlaku, ia berlaku kerana ada PROSES yang
tidak perlu DILAKUKAN.

33. Pembaziran
 1) Termasuklah proses yang tidak diperlukan
oleh PELANGGAN. Dalam erti kata lain,
pelanggan tak kisah, kita buat ataupun tak buat.
- MENUNGGU
- PERGERAKAN DALAM PEJABAT
- MENYEMAK BERULANG-ULANG mahupun
approval atau birokrasi

34. Pembaziran
 2) Proses yang tidak diperlukan oleh
ORGANISASI. Selalunya proses ini dicipta
kerana perasaan TAKUT-TAKUT
Contohnya -
takut-takut salah... jadi kena la check banyak
kali
takut-takut tak cukup... beli barang banyak
takut-takut pelanggan minta
takut-takut BOSS marah
taku-takut mesin rosak
takut-takut ambik masa ynag lama untuk set-up
dan macam-macam takut-takut

35. Pembaziran
 Pihak pengurusan Toyota melihat kaedah yang
sebenarnya bagi melaksanakan Lean
bukan terletak pada alatnya tetapi bagaimana
untuk mengurangkan 3 jenis pembaziran iaitu:
 Muda(kerja yang tidak menambah nilai)
 muri(terlebih beban/kapasiti)
 mura (ketidakseragaman)

36. Muda
 Muda dikelaskan kepada dua jenis.
 Jenis Pertama : Tindakan yang tidak menambah nilai
tetapi penting untuk syarikat. Jenis pembaziran ini
selalunya taidak boleh dihapuskan dengan segera.
 Jenis Kedua: Tindakan yang tidak menambah nilai
dan tidak perlu untuk syarikat. Ini merupakan sasaran
utama untuk dihapuskan.

37. Kriteria Nilai Tambah
 Pelanggan sanggup membayar untuk aktiviti
tersebut.
 Aktiviti tersebut menghasilkan produk atau
perkhidmatan.
 Aktiviti tersebut dilakukan betul pada langkah
pertama.

38. Nilai dan Keperluan
TIDAK BOLEH
BERLAKU
MATLAMAT
UTAMA
BERHENTI
MELAKUKANNYA
KURANGKAN
INTEGRASI
MUDAHKAN
HAPUSKAN
Tamba
h
Nilai
Tidak
Tamba
h
Nilai Tidak Perlu Perlu

39. Penghapusan Pembaziran melalui Lean
Keadaan Sekarang
Nilai Muda Jenis 1 Muda Jenis 2
Keadaan Selepas Lean
Nilai Muda
Jenis1

40. Bentuk-Bentuk Muda
 7 jenis punca pembaziran mengikut Toyota adalah seperti berikut:-
1.Pengangkutan contohnya mengangkut produk yang sebenarnya tidak
diperlukan dalam melaksanakan proses pengeluaran.
2.Inventori ,semua stok material,stok di proses termasuklah produk siap
yang belum dipasarkan.
3.Pergerakkan,pekerja atau mesin yang bergerak atau berjalan melebihi
keperluan dalam proses pembuatan.
4.Menunggu,menunggu untuk melakukan kerja seterusnya.
5.Lebihan pengeluaran,pengeluaran yang melebihi permintaan.
6.Lebihan proses,berlaku disebabkan oleh kelemahan alatan atau rekaan.
7.Defek,usaha untuk mengasingkan,memeriksa dan membaiki kecacatan.
 Satu lagi punca yang ditambah ialah – pekerja yang kurang dimanafaatkan.

41. Punca Pembaziran : Pengangkutan &
Pengerakkan
 Pergerakan orang, barang, maklumat atau
kertas kerja yang tidak menambah nilai kepada
produk atau perkhidmatan.
 Contoh:
 Penghantaran dokumen ke PPD atau JPN
 Susun atur pejabat yang kurang effektif
 Mesin photostat yang jauh
 Pemfailan yang lemah

43. Punca Pembaziran : Inventori
 Simpanan yang melebihi apa yang dianggap
perlu.
 Contoh
 Peralatan sukan yang ditidak boleh digunakan distor.
 Buku-buku silibus lama.
 BBM yang tidak digunakan.
 Perabot rosak.

44. Punca Pembaziran: Menunggu
 Satu tempoh masa tanpa membuat sesuatu.
 Contoh:
 System downtime
 Menunggu kelulusan
 Kelewatan dalam menerima maklumat
 Menunggu untuk bekalan
 Menunggu arahan

45.  Pengeluaran sesuatu melebihi apa yang
diperlukan
 Contoh:
 Membuat laporan tanpa keperluan atau tiada siapa
membacanya.
 Melaksanakan program yang tiada impak.
 Mencetak lebihan.
Punca Pembaziran: Lebihan Pengeluaran

46. Punca Pembaziran : Lebihan Proses
 Usaha yang tidak menambah nilai dalam kaca
mata pelanggan.
 Contoh :
 Mengisi semula data.
 Kerosakan komputer.
 Birokrasi yang berlebihan.

47. Punca Pembaziran : Defek
 Apa-apa proses, produk dan perkhidmatan
yanga gagal memenuhi spesifikasi.
 Contoh:
 Kesilapan kemasukkan data
 Rekod hilang
 Maklumat tidak tepat

48. Punca Pembaziran : Kurang Penggunaan
Kemampuan Pekerja
 Kebolehan pekerja tidak digunakan
sepenuhnya.
 Contoh:
 Pekerja IT diberi tugas stor
 Kuasa dan tanggungjawab terhad untuk
melaksanakan tugas asas
 Peralatan ICT kurang untuk pelaksanaan tugas
 Guru sukan diberikan tugas Penolong Kanan HEM

50. Mura ( ketidakseragaman )
 Jika proses pengeluaran prosedur standard
tidak diikuti, terdapat kecenderungan untuk hasil
yang berbeza yang akan dijana untuk aktiviti
tunggal. Sebagai contoh, jika 8 orang yang
berlainan menguji proses atau produk, dengan
tiada prosedur standard untuk diikuti, hasilnya
akan menjadi 8 keputusan berbeza untuk ujian
yang sama. Walau bagaimanapun, jika terdapat
prosedur standard, dasar, atau keperluan di
tempat untuk ujian itu, maka ada kemungkinan
bahawa setiap ujian akan berubah dengan
keputusan yang sama bagi setiap individu.

51. Mura
Mura boleh dielakkan melalui kaedah/sistem Just In Time
dimana inventori hanya sedikit atau dihapuskan,dengan
membekalkan ke bahagian pengeluaran dengan bahan
yang tepat,pada masa yang tepat,pada kuantiti yang
tepat,dan juga aliran komponen yang berdasarkan prinsip
masuk dahulu keluar dahulu /FIFO.Just In Time bekerja
berdasarkan Pull Sistem/Sistem Tarikan dimana proses
sediada akan meminta keperluannya daripada proses
sebelumnya dan begitulah seterusnya sehinggalah ke
pihak pembekal luaran.Apabila proses sebelumnya tidak
menerima permintaan atau permohonan dari proses
selepasnya keperluan atau tersebut tidak akan
dihasilkan.JIT direka sebagai satu sistem yang
memaksimakan produktiviti dengan meminimakan kos
penyimpanan/stok.

52. Muri ( berlebihan)
 MURI ialah bebanan yang tidak munasabaah kepada
manusia, peralatan dan sistem yang melebihi kapasiti. Muri
adalah berdasarkan kepada kepercayaan bahawa "tekanan
berlebihan diletakkan di atas proses pembangunan dan
pasukan yang bermungkinan untuk menghasilkan hasil yang
tidak realistik dengan masa yang terhad". Apabila keadaan
seperti ini timbul, ia berkemungkinan disebabkan oleh
kekurangan kemahiran, perancangan yang lemah, di bawah
anggaran dan jadual tugas yang lemah. Jadi, bagaimana cara
boleh dielakkan semasa pengeluaran? Jawapannya adalah
mudah: merancang serta proses pembuatan; aktiviti
keutamaan, memahami pembolehubah proses seperti masa,
sumber, dan tahap kemahiran pekerja; memastikan anggaran
dilakukan dengan betul, dan lain-lain. Tambahan pula, ia
boleh membantu untuk mengetahui asas pasaran organisasi.
Ini mungkin berguna dalam menyelesaikan beberapa isu yang
disebutkan tadi, seperti mengetahui sumber dan masa yang
diperlukan.

53. Muri
Di dalam terma pengeluaran,ianya termasuk:
1-Aliran Kerja,atau arah yang logik perlu dibuat
2-Langkah proses atau mesin yang berulangan,atau kaedah rasional
untuk mencapainya,dan
3-Takt time,atau masa dibenarkan yang munasabah dan kelonggaran
proses.
Bagi menentukan penyeragaman kerja yang efektif perkara berikut
perlu diteliti;
1-Persoalan dari segi ergonomik dan keselamatan
2-Isu-isu kualiti
3-Produktiviti,dan
4-Manafaat dari segi kos.
Apabila semua orang tahu keadaan yang standard/seragam,dan juga
turutan kerja yang seragam ianya boleh meningkatkan moral pekerja
dan pencapaian kualiti yang tinggi.Produktiviti dapat ditingkatkan dan
kos boleh dikurangkan.

55. Ada banyak lagi nota LEAN….
Ingin lebih banyak nota….
ADD facebook
https://www.facebook.com/GuruKualiti
www.themegalle